Chế độ kế toán và hệ thống tài khoản của Công ty CP vật tư nông nghiệp tổng hợp tỉnh Lào Cai thực hiện theo Thông tư 133/2016/TT-BTC của Bộ trưởng Bộ Tài chính ban ngày 26/08/2016. Công ty tiến hành nghiên cứu, vận dụng và chi tiết hóa hệ thống tài khoản kế toán phù hợp với đặc điểm kinh doanh và theo yêu cầu quản lý của mình
Do khối lượng và nội dung các nghiệp vụ phát sinh của doanh nghiệp còn chưa phức tạp nên doanh nghiệp chỉ áp dụng một vài tài khoản cấp 2 và cấp 3. Hệ thống tài khoản được sử dụng bao gồm tài khoản trong bảng cân đối tài khoản. Danh mục hệ thống tài khoản kế toán áp dụng tại Công ty CP vật tư nông nghiệp tổng hợp tỉnh Lào Cai theo Thông tư 133/2016/TT-BTC của Bộ trưởng Bộ Tài chính ban ngày 26/08/2016.
Công ty thực hiện mã hóa hệ thống tài khoản kế toán , đây là việc tổ chức lưu trữ hệ thống tài khoản trong máy tính, phục vụ yêu cầu xử lý các công việc của kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết để cung cấp các thông tin cần thiết cho kế toán chi tiết, mỗi tài khoản ngoài các thông tin phục vụ kế toán tổng hợp còn lưu thêm danh mục mã đối tượng chi tiết. Việc mã hóa tài khoản kế toán tại công ty được thực hiện như sau:
59
- Tên tài khoản: dùng tên theo số hiệu trong hệ thống tài khoản
- Loại tài khoản: theo tính chất của tài khoản, có tài khoản Nợ, tài khoản Có
- Địa chỉ danh mục mã đối tượng chi tiết: Mỗi mã tài khoản cần theo dõi chi tiết đều có một danh mục mã các đối tượng chi tiết.
Công ty sử dụng nhiều tài khoản thuận tiện cho người dùng trong việc tổ chức xây dựng hệ thống mã danh mục các đối tượng chi tiết, trong việc tổng hợp số liệu của kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết. Công ty đã tách riêng hệ thống mã hóa tài khoản thành một tệp, còn hệ thống mã hóa các đối tượng chi tiết để ở tệp khác.
Ví dụ 3: Chế độ tài khoản về vật tư hàng hóa > Hạch toán chi tiết:
Kế toán chi tiết vật tư hàng hoá áp dụng theo phương pháp: thẻ song song trên cơ sở nhập, xuất vật tư hàng hoá. Hàng ngày thủ kho phải ghi giá trị nhập, xuất vật tư hàng hoá vào sổ kho để làm căn cứ đối chiếu số liệu với kế toán liên quan.
- Tại kho: Việc ghi chép tình hình nhập - xuất - tồn vật tư hàng ngày do thủ kho tiến hành. Khi nhận được các chứng từ nhập xuất vật tư, thủ kho phải tiến hành kiểm tra các chứng từ gốc rồi ghi sổ giá trị thực nhập, thực xuất vào sổ kho. Định kỳ, thủ kho phải chuyển các chứng từ nhập, xuất theo từng loại vật tư lên cho phòng kế toán.
- Tại phòng kế toán: kế toán hàng hoá mở sổ chi tiết vật tư hàng hoá để ghi chép tình hình nhập - xuất - tồn vật tư hàng hoá theo cả chỉ tiêu hiện vật và giá trị. Kế toán tiến hành kiểm tra, đối chiếu sổ kế toán chi tiết với thẻ kho. Cuối tháng cộng sổ chi tiết để ghi vào bảng nhập - xuất - tồn vật tư hàng hoá...
Kế toán sử dụng phương pháp thẻ song song đơn giản, dễ làm, dễ kiểm tra, dễ đối chiếu song công việc ghi chép lại có tính trùng lặp.
60
Sơ đồ 2.8: Quy trình hạch toán chi tiết vật tư hàng hoá
(Theo phương pháp thẻ song song)
Ghi chú: ---► Ghi hàng ngày ---► Ghi cuối tháng ◄---► Quan hệ đối chiếu > Hạch toán tổng hợp:
Công ty cổ phần Vật tư nông nghiệp tổng hợp Lào Cai sử dụng TK 156 để theo dõi tình hình biến động vật tư hàng hoá trong kỳ.
Hàng ngày căn cứ vào các phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, hóa đơn GTGT... đã qua kiểm tra, kế toán tiến hành nhập dữ liệu vào máy vi tính. Theo đó, phần mềm sẽ tự động cập nhật thông tin vào bảng tổng hợp Nhập Xuất Tồn và Sổ cái TK156.
Qua kết quả của phiếu điều tra thì 60% trên tổng số phiếu đánh giá hệ thống tài khoản của công ty đang sử dụng là khoa học, hợp lý, 40% là chưa khoa học hợp lý. Đây cũng là lý do để công ty nên xem xét mở rộng hệ thống tài khoản.