Hoạt động kiểm soát nội bộ là việc thực hiện kiểm tra, kiểm soát việc tuân thủ quy định của pháp luật và các chính sách, quy trình, quy định nội bộ đối với tất cả các cá nhân, đơn vị trong ngân hàng, bao gồm:
- Kiểm tra, giám sát nội bộ hàng ngày tại mọi hoạt động nghiệp vụ: Kiểm soát việc phê duyệt và phân cấp ủy quyền; kiểm soát vật chất, tài sản đối với từng cá nhân, đơn vị; kiểm tra và đối chiếu; kiểm soát việc chấp hành pháp luật và các quy định nội bộ; kiểm soát, phòng ngừa các hành vi gian lận và thực hiện các biện pháp khắc phục; Tự kiểm tra, đánh giá về hoạt động kiểm soát nội và báo cáo sai phạm.
- Kiểm soát sự vận hành của hệ thống thông tin quản lý (MIS), cơ chế chia sẻ thông tin: Theo dõi, phân tích và dự báo tình hình kinh tế vĩ mô, thị trường tài chính, tiền tệ và lĩnh vực có liên quan; theo dõi, giám sát, cập nhật tình hình hoạt động và tuân thủ; giám sát, đánh giá, phân tích các tài sản, nợ phải trả, vốn chủ sở hữu và rủi ro phát sinh trong các lĩnh vực liên quan đến hoạt động kinh doanh của ngân hàng; phát hiện, cảnh báo, báo cáo tới các cấp quản lý kịp thời các vi phạm, nguy cơ vi phạm; mọi cá nhân, đơn vị đều được
97
phổ biến, tuyên truyền, trao đổi thông tin đầy đủ, kịp thời.
Qua hoạt động kiểm soát nội bộ nhằm đảm bảo mọi hoạt động ngân hàng đuợc thực hiện đầy đủ, an toàn, hiệu quả, tuân thủ quy định của pháp luật; thông tin quản lý và thông tin tài chính có độ tin cậy, đầy đủ và kịp thời; các xung đột lợi ích đuợc phát hiện và ngăn chặn; các sai phạm, hành vi gian lận đuợc phòng ngừa, nhận dạng, giám sát, báo cáo và xử lý kịp thời. Bộ phận KSNB của TCTD đảm bảo tính độc lập và hoạt động có hiệu quả sẽ đảm bảo an toàn hoạt động của TCTD, vì bản thân bộ phận KSNB nằm ngay trong hệ thống cơ cấu tổ chức của TCTD, có đầy đủ thông tin, đuợc trang bị mọi nguồn lực để đảm bảo thực thi nhiệm vụ, nên chất luợng hoạt động tuơng đối cao. Nguồn thông tin từ báo cáo kết quả KSNB là hết sức quan trọng, giúp thanh tra định huớng nội dung, pham vi thanh tra, cũng nhu tránh việc hợp thức hóa vi phạm của TCTD.
Ví dụ: khi các thanh tra viên xác định rằng chức năng kiểm soátnội bộ của TCTD hoạt động rất hiệu quả và có năng lực giám sát những lĩnh vực rủi ro nhất định, thanh tra viên có thể sử dụng những phát hiện của bộ phận KSNB thay vì kiểm tra lại lĩnh vực có rủi ro lần thứ hai.Thay vào việc kiểm tra lại một lần nữa, thanh tra viên có thể tập trung vào công việc mà KSNB đã làm và theo dõi những phát hiện của họ. Nhờ lợi dụng công việc của KSNB, thanh tra viên có thể củng cố vị thế của KSNB trong nội bộTCTD và đảm bảo rằng những phát hiện quan trọng sẽ nhận đuợc sự quan tâm đúng mức.
Do đó, cần chú trọng thanh tra hoạt động KSNB, đồng thời phối hợp tốt giữa công tác thanh tra trực tiếp và bộ phận KSNB của TCTD.
Hàng năm Chi nhánh nên Tổ chức hội thảo giữa cán bộ Thanh tra, giám sát với Kiểm soát, kiểm toán nội bộ chi nhánh TCTD trên địa bàn để trao đổi, nắm bắt thông tin, kinh nghiệm thực tiễn.
3.2.6. Tăng cường phối hợp giữa Ngân hàng Nhà nước Chi nhánh với cáccơ quan chức năng trong công tác thanh tra trực tiếp