Cán bộ quản lý là những người thực hiện các chức năng quản lý và nhiệm vụ quản lý nhất định trong bộ máy quản lý nhằm đảm bảo cho tổ chức đạt được những mục đích của mình với kết quả và hiệu quả cao. Cán bộ quản lý cần phải đảm bảo các yêu cầu về năng lực (kiến thức, kỹ năng, phẩm chất nhân cách) như sau:
Phẩm chất của người quản lý: phải có bản lĩnh vững vàng cả về chính trị và khoa học; có ước muốn làm công việc quản lý; có tính nguyên tắc trong công việc, biết đặt lợi ích của xã hội, của tổ chức lên trên lợi ích cá nhân; có văn hóa, có được sự tín nhiệm, tôn trọng của những người xung quanh, hành xử đúng đắn và có sáng tạo theo pháp luật và chuẩn mực đạo đức xã hội; có ý chí và khả năng duy trì công việc trong những điều kiện bất ổn định; có tư duy cầu thị và hướng thiện, phải biết tiếp thu phê bình và tự phê bình, dám thừa nhận cái sai và điều chỉnh kịp thời.
Phong cách của người quản lý: Phong cách quản lý được coi là nhân tố quan trọng trong lãnh đạo, quản lý; nó gắn liền với kiểu người quản lý, nghệ thuật lãnh đạo, quản lý. Phong cách của người QL NNL là hệ thống những biện pháp, phương pháp tác động của người quản lý tới cá nhân, tập thể nhằm nâng cao hiệu quả và chất lượng của công tác QL NNL. Phong cách quản lý là phong cách cá nhân song nó luôn gắn liền với tính lịch sử, tính giai cấp, hệ tư tưởng, giá trị đạo đức, tâm lý xã hội, truyền thống của quốc gia, dân tộc, tổ chức và cộng đồng. Thông thường, mỗi người quản lý trong quá trình tác động, gây ảnh hưởng đến cá nhân, tập thể luôn có ý thức về hướng ưu tiên nhất định trong lựa chọn mục tiêu, cách thức hay biện pháp, lề lối ứng xử trong quá trình thu thập thông tin, ra quyết định hay xử lý một tình huống nhất định. Việc lựa chọn phong cách của người quản lý như thế nào sẽ liên quan đến sự thành công hay thất bại của người đó và của cả tập thể. Thành công của người quản lý phụ thuộc vào sự phù hợp giữa phong cách của người quản lý với các thành viên của tổ chức và tình huống cụ thể. Phong cách QL NNL được
phân chia làm các loại: phong cách quản lý độc đoán, phong cách quản lý quan liêu, phong cách quản lý dân chủ và phong cách quản lý tự do, trong đó phong cách quản lý dân chủ là phong cách quản lý thành công, được nhiều người thừa nhận và vận dụng. Phong cách quản lý được biểu hiện qua các tác phong làm việc dân chủ, khoa học, hiệu quả, thiết thực, thân thiện, tôn trọng và lắng nghe, khiêm tốn học hỏi và thực sự cầu thị, năng động và sáng tạo, gương mẫu và tiên phong.
Kỹ năng của người quản lý: cần có cả trình độ và kỹ năng chuyên môn. Người quản lý phải thể hiện được kiến thức và tài năng trong quá trình quản lý các hoạt động thuộc lĩnh vực chuyên môn của mình, phải không ngừng nghiên cứu, bổ sung kiến thức mới, kinh nghiệm triển khai tốt để có những vận dụng linh hoạt vào hoạt động chuyên môn của tổ chức đồng thời hoạch định đường chiến lược phát triển chuyên môn của tổ chức. Mặt khác, người quản lý phải có kiến thức, trình độ về các khoa học liên ngành như trình độ lý luận chính trị, trình độ quản lý, kiến thức chuyên môn của ngành/đơn vị chủ quản, kiến thức trợ giúp quá trình quản lý (quản lý tài chính, ...). Họ phải thành thạo các kỹ năng thực hiện các quy trình quản lý; kỹ năng thực hiện các mối quan hệ: biết tự đánh giá chính mình để hoàn thiện bản thân, đánh giá đúng con người và thấu hiểu, thông cảm với những tâm tư nguyện vọng của nhân viên; có khả năng dành quyền lực và tạo ảnh hưởng; có kỹ năng giao tiếp, đàm phán và thuyết trình; có khả năng xây dựng và quản lý nhóm; quản lý điều hành hội họp; quản lý thời gian và kiểm soát cá nhân; kỹ năng nhận thức (khả năng phát hiện, phân tích và giải quyết những vấn đề phức tạp). Có kỹ năng sử dụng thành thạo ngoại ngữ, công nghệ thông tin và thiết bị làm việc.
Trong một cơ quan TT-TV, người làm công tác quản lý, ngoài những phẩm chất, năng lực và phong cách cần đối với một người quản lý nói chung thì phải có được những phẩm chất và kỹ năng của người làm công tác TT-TV, đó là năng lực quản lý tri thức. Thông tin là nguyên liệu chủ yếu của nền kinh tế tri thức, lượng thông tin được sản sinh, trao đổi hàng ngày trong xã hội thông tin đòi hỏi mỗi cán bộ TT-TV phải tiến hành thu thập, phân tích, sàng lọc, tổng hợp, lựa chọn để tìm ra thông tin, tài liệu đáp ứng các yêu cầu tin cho cá nhân và tổ chức. Vì vậy, người quản
lý cơ quan TT-TV nói chung và QL NNL TT-TV phải là một trong những người có năng lực xử lý thông tin tốt nhất để đảm bảo kiểm soát được quá trình thông tin của cá nhân và tổ chức, làm cho tổ chức thực hiện được nhiệm vụ đáp ứng tối đa nhu cầu thông tin, tài liệu cho sự phát triển của tổ chức và các đối tượng NDT.
1.3. Các nội dung cuả hoạt động quản lý nguồn nhân lực