Quá trình thực hiện công tác QL NNL cần thiết phải sử dụng các công cụ quản lý như: bộ tiêu chuẩn nghề nghiệp, bộ định mức công việc, bộ chỉ số đo lường kết quả thực hiện công việc,... Đây là công cụ thiết yếu đối với quá trình QL NNL. Việc ứng dụng công nghệ thông tin trong QL NNL cũng rất quan trọng, giúp ích cho quản lý hồ sơ NNL, theo dõi, đánh giá toàn diện, chi tiết từng nhân lực cụ thể và quản lý các mảng thuộc nội dung QL NNL. Thông thường, các cơ quan, tổ chức sử dụng phần mềm QL NNL hoặc có module QL NNL trong hệ thống phần mềm quản lý điều hành của tổ chức.
Có thể sử dụng nhiều công cụ khác nhau để đo lường, đánh giá kết quả của QL NNL tại Trung tâm như: thống kê số liệu, khảo sát thông qua bảng câu hỏi, phỏng vấn, thảo luận nhóm, thu thập thông tin phản hồi từ NDT,... Việc lựa chọn công cụ nào phụ thuộc vào tiêu chí cần đo lường mức độ yêu cầu chính xác, quy mô của tổ chức, quy mô của đợt đánh giá, kinh phí, năng lực của người thực hiện,. BQL Trung tâm có thể tham khảo một số công cụ sau:
Bảng mô tả chức năng nhiệm vụ và vị trí việc làm và Quy trình công tác:
Hiện tại, Trung tâm CNTT của HVNH đang xây dựng và thử nghiệm triển khai Bảng mô tả chức năng nhiệm vụ, vị trí việc làm, quy trình công tác. Trung tâm TT- TV có thể nghiên cứu áp dụng Bảng khung này Trung tâm CNTT để xác lập các định mức công việc, định biên cho từng công việc, phân nhiệm và phân bổ thời gian tổ chức công việc của bộ phận, cá nhân thuộc đơn vị. [Phụ lục 3]
Công cụ đo lường kết quả quản lý NNL
Trung tâm có thể xây dựng hệ thống tiêu chí, các chỉ số, cách thức đo lường để khảo sát, đánh giá hiệu quả của công tác QL NNL như sau:
101
Tình cảm của nhân viên và sự gắn bó với Trung tâm
- Yêu mến Trung tâm - Nỗ lực hết mình với
Trung tâm
- Trung thành với Trung tâm
- Khảo sát thông qua bảng hỏi - Phỏng vấn - Thảo luận nhóm - Quan sát - Kết quả thực hiện Thỏa mãn của nhân viên - Chỉ số về mức độ thỏa
mãn
- Tỷ lệ nghỉ việc
- Khảo sát thông qua bảng hỏi - Phỏng vấn - Thảo luận nhóm - Thống kê tỷ lệ nghỉ việc Tín nhiệm, tin cậy - Mức độ thỏa mãn với
lãnh đạo
- Tự do trao đổi thông tin - Hợp tác trong công việc - Cởi mở
- Trung thực
- Khảo sát thông qua bảng hỏi - Phỏng vấn - Thảo luận nhóm - Quan sát - Kết quả xếp hạng thực hiện Sự phù hợp - Chấp nhận các giá trị cốt lõi - Nhất quán về mục tiêu giữa
nhân viên và Trung tâm
- Khảo sát thông qua bảng
hỏi
- Phỏng vấn - Thảo luận nhóm
Linh hoạt điều chỉnh - Linh hoạt
- Chấp nhận thay đổi - Đổi mới
- Sáng tạo
- Khảo sát thông qua bảng hỏi - Phỏng vấn - Thảo luận nhóm - Quan sát - Kết quả thực hiện Công bằng - Nhận thức về tính công bằng - Cách đối xử của cán bộ quản lý trực tiếp - Hành vi đạo đức - Phàn nàn - Tranh chấp lao động - Tỷ lệ nghỉ việc - Mức độ thỏa mãn với quản lý nhân lực
- Khảo sát thông qua bảng hỏi - Phỏng vấn - Thảo luận nhóm - Quan sát - Thống kê tỷ lệ nghỉ việc - Kết quả xếp hạng thực hiện công việc - Mức độ phàn nàn 102
Hiện nay, việc đo lường, đánh giá kết quả QL NNL thông qua các chỉ số thực hiện công việc chủ yếu (KPI - Key Performance Indicators) ngày càng được áp dụng phổ biến. BLĐ HVNH và Trung tâm TT-TV có thể xem xét áp dụng như sau:
KPI trong tuyển dụng nhân sự: căn cứ theo các tiêu chí cơ bản như tổng số hồ sơ trong đợt tuyển dụng, tỷ lệ ứng viên đạt yêu cầu so với tổng số ứng viên, kết quả của kênh tuyển dụng, thời gian đáp ứng tuyển dụng, chi phí tuyển dụng bình quân 1 ứng viên, mức độ đáp ứng nhu cầu tuyển, mức độ hài lòng của ứng viên
KPI trong đào tạo: căn cứ theo các tiêu chí cơ bản như tổng số thời lượng đào tạo trung bình cho một nhân viên hoặc một chức danh, chi phí đào tạo trung bình cho một nhân viên, tỷ lệ nhân viên được đào tạo, tỷ lệ chi phí đào tạo/ tổng quỹ lương, kết quả đào tạo.
KPI trong hệ thống lương thưởng và phúc lợi: căn cứ theo các tiêu chí cơ bản như thu nhập bình quân theo chức danh, chi phí nhân sự bình quân theo từng nhóm chức danh, chi phí lương tăng do làm thêm gio',...
KPI về thoi gian làm việc: căn cứ theo các tiêu chí cơ bản như tỷ lệ vắng mặt, mức độ thường xuyên vắng mặt, tỷ lệ tăng ca so với tổng thoi gian làm việc theo quy định, tỷ lệ thoi gian làm việc thực tế, ...
KPI về hoạt động cải tiến, sáng kiến: căn cứ theo các tiêu chí như tổng giá trị gia tăng lên do các cải tiến sáng kiến trong tháng, năm; tổng số ý kiến cải tiến, sáng kiến theo từng tháng, năm.
KPI đánh giá tổng hợp về kết quả quản trị NNL bao gồm các KPI năng suất (khối lượng công việc trung bình mà một nhân viên thực hiện trong một đơn vị thoi gian) và các KPI hiệu quả (hiệu suất đầu tư, sử dụng NNL). [30].
Ứng dụng CNTT trong QL NNL: HVNH đã nhận thức được tầm quan trọng của phần mềm QL NNL chuyên dụng, đã giao Phòng TCCB phối hợp với Khoa Hệ thống thông tin quản lý triển khai đề án lập trình phần mềm QL NNL từ năm 2014 nhưng đến nay phần mềm vẫn chưa đủ năng lực để chính thức đi vào sử dụng. Do đó, HVNH nên điều chỉnh theo hướng lựa chọn mua bản quyền một trong số các phần mềm thương mại đã được triển khai thành công như: Giải pháp phần mềm quản lý tổng thể NNL HiStaff của Công ty Tinhvan Consulting (Giải thưởng Sao Khuê các năm 2008, 2009, 2010, 2011, 2012, 2015, 2016), Phần mềm QL NNL S- HRM của Công ty phần mềm SDIC, Phần mềm QL NNL SINNOVA - HRMS 4.0 của Công ty cổ phần giải pháp SINNOVASOFT, Phần mềm QL NNL MISA HRM của Công ty MISA, ..vv.
3.2. Giải pháp đối với nhân lực tác nghiệp
3.2.1. Nâng cao phẩm chất, đạo đức nghề nghiệp
Bên cạnh việc trang bị kiến thức, kỹ năng, đội ngũ nhân viên phải có nhận thức đúng đắn về nghề nghiệp, có lòng yêu nghề. Họ phải cần có phẩm chất đạo đức tốt, đây chính là đạo đức nghề nghiệp được bồi đắp trong suốt quá trình công tác, tạo nên động cơ, thái độ làm việc, là yếu tố quan trọng tạo ra hiệu quả lao động của
từng cán bộ nhân viên. Chấp hành tốt chính sách, pháp luật, tuân thủ quy định, hành xử theo chuẩn mực văn hóa của tổ chức; làm việc với tinh thần trách nhiệm, chủ động, sáng tạo; có ý thức cầu thị, cầu tiến, không ngừng học hỏi nâng cao trình độ và kỹ năng làm việc. Có một vấn đề chung về nhận thức nghề nghiệp của người làm công tác TT-TV không chỉ ở HVNH mà đây là tình trạng phổ biến của ngành Thư viện Việt Nam, đó là họ cảm nhận nghề thư viện chưa được xã hội và các cơ quan quản lý nhà nước nhìn nhận đúng vai trò đối với sự phát triển của nền kinh tế xã hội, do đó chưa được đãi ngộ xứng đáng, nhận thức này ảnh hưởng rất nhiều đến sự gắn bó, toàn tâm toàn ý với nghề.
HVNH cần quan tâm hơn nữa đến công tác tư tưởng, nhận thức của NNL TT-TV, ghi nhận thành quả, động viên họ bằng cả tinh thần và vật chất, tạo cho họ sự tin tưởng, yên tâm công tác, hăng hái nhiệt tình cống hiến tâm sức cho nghề.
Mặt khác, mỗi cán bộ viên chức của Trung tâm phải tự nhận thức trách nhiệm,
nghĩa vụ của bản thân trong làm việc, học tập; có sự say mê với công việc, sẵn sàng hy sinh lợi ích cá nhân để vì lợi ích của tập thể nếu cần thiết, phải có trách nhiệm với môi trường sinh thái và trách nhiệm với gia đình, xã hội. Cùng với sự quan tâm, khuyến khích của các cấp quản lý, họ phải có ý thức tự thân phấn đấu, cầu tiến, tự hoàn thiện để đáp ứng yêu cầu xã hội, hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao.
về phẩm chất, tác phong
Theo kết quả thống kê khảo sát ý kiến của NDT về năng lực của NNL TT- TV HVNH, những ý kiến đánh giá ở mức độ chưa tốt đối với nhiều tiêu chí như: tính chuyên nghiệp, tính thân thiện,... Những chỉ số này dù không đến mức phải e ngại, gây ảnh hưởng đến nhìn nhận, đánh giá về hiệu quả thư viện nhưng dù vậy, Trung tâm TT-TV vẫn phải chú ý giảm hơn nữa các chỉ số này ở những lần đánh giá sau. Điều đó có nghĩa là Trung tâm cần làm cho NNL nhận thức rõ hơn những nguyên tắc, tiêu chí về tác phong làm việc, tăng cường giám sát NNL trong quá trình tương tác với NDT, có kế hoạch đào tạo nâng cao về kỹ năng trong quá trình giao tiếp, nghiêm khắc trong xử lý các vấn đề về thái độ, tác phong chưa chuẩn mực của NNL.
3.2.2. Nâng cao kiến thức & kỹ năng tác nghiệp
Để công tác quản lý NNL đạt hiệu quả cao một trong những nhiệm vụ nữa rất quan trọng của người lãnh đạo quản lý là phải chú trọng nâng cao năng lực cho đội ngũ nhân viên. Người nhân viên phải có trình độ chuyên môn vừa rộng vừa sâu.Sự hiểu biết về chuyên môn càng sâu, kỹ năng càng thành thạo thì chất lượng, hiệu quả công việc càng cao. Đồng thời, nếu có kiến thức liên ngành, đa ngành thì càng tăng lên khả năng bao quát toàn diện vấn đề, khả năng dự báo trong lập kế hoạch, phòng ngừa rủi ro. Những kỹ năng đặc biệt quan trọng đối với NNL TT-TV là kỹ năng quản lý tri thức, sử dụng CNTT, sử dụng ngoại ngữ. Những kỹ năng này giúp cho công tác tổ chức, quản lý NLTT của cơ quan. Trong quá trình cung cấp các SP&DV TT-TV, người cán bộ thư viện phải tiếp xúc trực tiếp với các đối tượng NDT. Để thực hiện tốt công tác này, đòi hỏi phải có kỹ năng tư vấn, kỹ năng giao tiếp và kỹ năng làm việc theo nhóm, kỹ năng giải quyết vấn đề.
Theo thống kê, tỷ lệ nhân lực có trình trên đại học chuyên ngành TT-TV ở Trung tâm khá cao (60% trên tổng số cán bộ thư viện), do đó, NNL chủ yếu cần tự đào đạo, cập nhật, bổ sung kiến thức mới về khoa học TT-TV và kiến thức xã hội. Trung tâm nên tập trung chú ý phát triển NNL theo hướng mở rộng hiểu biết về chuyên ngành khác và tăng cường về các kỹ năng.
Cần thiết phải cử thư viện viên tham gia các khóa đào tạo ngắn hạn thuộc các chuyên ngành đào tạo của HVNH. Nội dung này đã được đề cập trong phương hướng công tác của năm học 2014 - 2015 nhưng đến nay vẫn chưa có điều kiện thực hiện. Theo đó, cán bộ thư viện sẽ được cử tham gia một số khóa đào tạo tại Trung tâm Đào tạo Bồi dưỡng của HVNH về kiến thức cơ bản của chuyên ngành tài chính, ngân hàng, quản trị kinh doanh, kế toán kiểm toán. Đối với nhóm nhân lực bảo vệ, cần thiết phải cử tham gia các khóa đào tạo chuyên nghiệp về nghiệp vụ công tác bảo vệ và tổ chức đào tạo cho họ kiến thức cơ bản chuyên ngành TT-TV để họ có được kiến thức, kỹ năng của nhiệm vụ chính là bảo đảm an ninh, an toàn về con người và tài sản thư viện, đồng thời hiểu biết về chức năng, nhiệm vụ, quy định của đơn vị công tác, giúp cho họ hòa mình vào môi trường thư viện.
về kỹ năng ngoại ngữ: tiếp tục cử cán bộ nhân viên tham gia các khóa đào tạo về tiếng Anh giao tiếp, tiếng Anh chuyên ngành, khuyến khích tự đào tạo và có các biện pháp kích thích sử dụng tiếng Anh thường xuyên trong công việc hàng ngày.
về kỹ năng tin học: chọn lựa đào tạo nâng cao kỹ năng tin học cho một nhóm cán bộ, chủ yếu đào tạo về kiến thức mạng máy tính, xử lý các sự cố về phần cứng, kiến thức về bảo mật dữ liệu, quản trị tài liệu số.
về kỹ năng giao tiếp, ứng xử: tiếp tục tổ chức tập huấn về kỹ năng giao tiếp với bạn đọc, chú ý theo hướng phù hợp với từng nhóm bạn đọc khác nhau về tâm lý, giới tính, trình độ, vị trí,...
Về kỹ năng làm việc: tiếp tục chú trọng đào tạo NNL về các kỹ năng làm việc nhóm, quản lý thời gian, lập kế hoạch, lập báo cáo.
Về kỹ năng chuyên môn: tổ chức đào tạo tại chỗ hoặc cử cán bộ nhân viên tham gia các khóa tập huấn, hội thảo nghề nghiệp để họ có cơ hội tiếp nhận những kiến thức mới, kinh nghiệm mới.
3.3. Giải pháp đối với nhân lực quản lý
3.3.1. Xây dựng và đảm bảo tuân thủ nguyên tắc quản lý
BQL Trung tâm cần phải chú ý các khâu công việc xây dựng nguyên tắc, quy chế, quy trình,. phải làm tốt hơn việc phổ biến và giám sát thực hiện, bản thân phải gương mẫu trong tuân thủ nguyên tắc để nâng cao hơn nữa mức độ triệt để của yêu cầu tuân thủ nguyên tắc cho tất cả đội ngũ cán bộ nhân viên. HVNH và Trung tâm TT-TV cần thường xuyên và tăng cường thực hiện công tác giám sát, kiểm tra, đánh giá hiệu quả của từng cá nhân, bộ phận trong dây chuyền công tác, qua đó, đánh giá tính đúng đắn, mức độ phù hợp của các quyết định quản lý đối với mục tiêu của kế hoạch. Làm được điều này thì mới đáp ứng được nguyện vọng của NNL trong đảm bảo các nguyên tắc làm việc đã được xác lập, trong đó đặc biệt là nguyên tắc về dân chủ, hiệu quả, công bằng, công khai, minh bạch,. Từ đó mới có thể giảm được các chỉ số ở mức độ khá trong kết quả khảo sát ý kiến của đội ngũ nhân viên đối với công tác quản lý, điều hành của BQL Trung tâm theo các tiêu chí: Phổ
biến và giám sát thực hiện kế hoạch của Trung tâm (21.43%), Xác lập và đảm bảo tuân thủ nguyên tắc làm việc (28.57%), Xác lập và đảm bảo tuân thủ tiêu chuẩn công việc(35.71%), Tạo kênh phản hồi (35.71%), Tính khách quan, tính công bằng trong công tác đánh giá (21.43%),...
3.3.2. Hoàn thiện phong cách quản lý
Mặc dù kết quả khảo sát cho thấy mức độ hài lòng cao của nhân viên đối với phong cách của nhóm người quản lý Trung tâm, nhưng để đảm bảo sự ổn định và phát triển bền vững môi trường văn hóa thư viện, đòi hỏi người quản lý Trung tâm phải lựa chọn phong cách phù hợp với hướng ưu tiên là phong cách dân chủ. Tuy nhiên, nhìn ở góc độ nhân văn và hiệu quả, không có một phong cách nào hoàn toàn tốt hoặc hoàn toàn xấu, cũng như không có phong cách nào duy nhất đem lại thành công trong mọi trường hợp. Người chịu trách nhiệm QL NNL cần có sự nhạy bén, tinh tế khi lựa chọn phong cách đặc trưng, pha trộn phong cách, linh hoạt ứng dụng phong cách phù hợp với tình huống cụ thể.
Người quản lý Trung tâm muốn có được phong cách đặc trưng và tính đa phong cách thì cần phải rèn luyện đạt được các tác phong làm việc dân chủ, khoa học, hiệu quả và thiết thực, thân thiện, tôn trọng và lắng nghe, khiêm tốn học hỏi và thực sự cầu thị, năng động và sáng tạo, gương mẫu và tiên phong. Trong đó, cần chú ý những vấn đề về như sau: Chú trọng dân chủ không có nghĩa là buông lỏng trách nhiệm, người quản lý phải luôn luôn thực hiện nguyên tắc tập thể lãnh đạo, cá