1 CHƯƠNG : CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KẾ TOÁN DOANH THU, CHI PHÍ VÀ XÁC
2.1.3 Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý
Bộ máy quản lý của Công ty Cổ phần Vận tải Vạn Xuân được tổ chức theo hình thức tập trung, mọi hoạt động kinh doanh hay mọi phòng ban đều chịu sự điều hành của Ban Giám Đốc. (Sơ đồ 2.1)
Chức năng nhiệm vụ của các bộ phận:
Chủ tịch hội đồng quản trị: là người có số cổ phần lớn nhất và có quyền
lực cao nhất trong Công ty; giữ nhiệm vụ bổ nhiệm, bãi nhiệm Giám đốc, kế toán trưởng. Đồng thời đưa ra các quyết định, các chủ trương chính sách của công ty và đề ra các quyết định để mở rộng công ty.
Giám đốc: do hội đồng quản trị bổ nhiệm và miễ nhiệm, là người đại
diện
pháp nhân của công ty trong mọi giao dịch, điều hành mọi hoạt động kinh doanh
của công ty, chịu trách nhiệm trước hội đồng quản trị và cán bộ nhân viên về trách nhiêm quản lý, điều hành công ty.
Phòng tài chính kế toán: Đặt dưới sự chỉ đạo trực tiếp của giám đốc,có
45
chức hệ thống kế toán. Đồng thời là nơi cập nhật, xử lý các số liệu kế toán phát sinh của từng bộ phận, lập báo cáo tài chính, báo cáo thống kê. Định kỳ, Phòng tài chính kế toán trình các báo cáo tài chính lên Ban giám đốc và các cơ quan có liên quan.
Sơ đồ 2.1: Sơ đồ chức của công ty cổ phần vận tải Vạn Xuân
Phòng hành chính nhân sự có nhiệm vụ theo dõi, cung ứng đúng, đủ
nhân lực theo yêu cầu về chất lượng và số lượng đáp ứng các hoạt động SXKD và quản lý của công ty. Nghiên cứu, thực hiện tất cả các chế độ chính sách đối với lao động nhằm động viên và đảm bảo quyền lợi công bằng cho người lao
46
động. Ngoài ra, là nơi cung cấp các dịch vụ hành chính, quản trị văn phòng, thông tin liên lạc, đảm bảo các hồ sơ pháp lý về các hoạt động của doann nghiệp.
Phòng kinh doanh: Nghiên cứu tìm hiểu va chịu trách nhiệm về khách
hàng, tình hình cạnh tranh trên thị trường, lập kế hoạch và thực hiện các chương
trình tiếp thị đã được giám đốc duyệt cho các dich vụ của công ty. Xây dựng các định mức, quản lý chi phí và chịu trách nhiệm trước giám đốc công ty về hiệu quả hoạt động của các bộ phận trực tiếp kinh doanh, khai thác các loại hình dịch vụ trực thuộc phòng.
Tổng đài: Tổng đài là một bộ phận nhỏ thuộc phòng kinh doanh, nhân
viên tổng đài có nhiệm vụ thông báo thông tin về điểm gọi, điểm khách vãng lai cho lái xe để kịp thời phục vụ khách hàng.
Phòng điều hành đội xe: Quản lý điều phối phương tiện và lái xe lên
xuống
ca kinh doanh; duy trì kỷ luật kinh doanh, đảm bảo việc thực hiện chính sách kinh doanh của công ty đối với khách hàng; phối kết hợp với các bộ phận liên quan để thực hiện kế hoạch bảo dưỡng xe, huấn luyên, giáo dục xử lí sai phạm lái xe; quản lí doanh thu, chi phí, công nợ phát sinh tại đội xe.
Phòng kỹ thuật vật tư: Xác định hệ thống tiêu chuẩn kỹ thuật đối với máy
móc, trang thiết bị, xe cộ; xác định định mức và thực hiện mua vật tư đáp ứng cho việc sửa chữa ô tô.
2.1.4 Đặc điểm tổ chức kế toán tại công ty CP vận tải Vạn Xuân 2.1.4.1 Tổ chức bộ máy kế toán
Bộ máy kế toán của Công ty được tổ chức theo hình thức tập trung, thực hiện toàn bộ công tác kế toán, công tác thống kê trong phạm vi của Công ty. Trong Phòng kế toán mọi nhân viên kế toán dều làm việc dưới sự chỉ đạo của Kế toán trưởng.
Kế toán trưởng: Kế toán trưởng là người chịu trách nhiệm chung, chịu
trách nhiệm trước pháp luật Nhà nước về chế độ kế toán và chịu trách nhiệm trước Công ty về mọi hoạt động tài chính của DN. Là người có nhiệm vụ theo
47
dõi, kiểm tra tình hình thực hiện kế hoạch thu chi tài chính; tổ chức bộ máy kế toán công ty, thông tin kịp thời cho lãnh đạo nắm bắt được tình hình DN
Sơ đồ 2.2: Bộ máy kế toán
Kế toán tổng hợp: Chịu trách nhiệm trước Kế toán trưởng về toàn bộ
hoạt
động của phòng. Lập các báo cáo tài chính tháng, quý, năm. Kiểm tra, theo dõi tình hình công nợ.
Kế toán tiền mặt: Làm nhiệm vụ hạch toán thu chi bằng tiền mặt; đối
chiếu
sổ quỹ tiền mặt với thủ quỹ; theo dõi doanh thu bằng tiền mặt; cập nhật số liệu thu chi tiền mặt trên sổ kế toán đồng thời báo cáo quỹ tiền mặt cho Giám đốc hàng tuần.
Kế toán thanh toán: nhận bộ chứng từ thanh toán; kiểm tra tính hợp lý,
hợp lệ của chứng từ.Trường hợp vượt qua thẩm quyền phải báo cáo trưởng phòng xin ý kiến chỉ đạo của Giám đốc. Ngoài ra, phải mở sổ kế toán theo dõi, hàng tháng lên nhật ký chứng từ. Lưu giữ chứng từ thu chi; Lập báo cáo thu chi
tiền vào ngày mùng 5 và 20 hàng tháng.
Kế toán thuế: tổng hợp kê khai thuế hàng tháng, lập báo cáo thuế (GTGT,
thuế thu nhập cá nhân) theo quy định của Nhà nước. Lập hồ sơ hoàn thuế; Theo
dõi việc giải toả cưỡng chế thuế (nếu phát sinh).
Kế toán công nợ: chịu trách nhiệm tập hợp công nợ khách hàng thường
xuyên liên tục, lập báo cáo vào cuối tháng cho Giám đốc. Công nợ sữa chữa xe
48
tai nạn, các khoản tạm ứng của nhận viên văn phòng, tạm ứng công tác, theo dõi ký quỹ lái xe.
Thủ quỹ: quản lý quỹ tiền mặt, quản lý thẻ TXC, Cuopon, kết hợp kiểm
tra thẻ Taxi hằng ngày đồng thời thủ quỹ còn là người nộp tiền, rút tiền tại ngân
hàng và thực hiện công tác thủ quỹ hàng tháng theo quy định.
2.1.4.2 Chính sách kế toán áp dụng tại công ty
Hoạt động kế toán của công ty cổ phần vận tải taxi Vạn Xuân thực hiện theo Thông tư 200/2014/TT-BTC ban hành ngày 22/12/2014 của Bộ tài chính, các chuẩn mực kế toán Việt Nam do Bộ tài chính ban hành và sửa đổi, bổ sung,
hướng dẫn thực hiện kèm theo.
Niên độ kế toán của công ty từ ngày 01/01 đến ngày 31/12 dương lịch. Đơn vị tiền tệ là Việt Nam đồng (VNĐ)
Công ty áp dụng tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ.
Hệ thống chứng kế toán: Kế toán công ty sử dụng các chứng từ theo mẫu
ban hành của BTC theo TT 200/2014/TT-BTC. Trong đó, hệ thống chứng từ tuân thủ theo đúng chế độ và văn bản hướng dẫn.
Hệ thống tài khoản: Công ty sử dụng hệ thống tài khoản kế toán theo hệ thống tài khoản doanh nghiệp ban hành theo TT 200/2014/TT-BTC .
Hình thức ghi sổ: Xuất phát từ hoạt động kinh doanh và khối lượng nghiệp vụ hạch toán nhiều và liên tục nên công ty lựa chọn hình thức ghi sổ kê toán “Nhật kí chung”
Phần mềm kế toán: Hiện nay để doanh nghiệp đang thực hiện quản lý kế
toán trên 3 phần mềm quản lý kế toán CADS viết đặc thù cho doanh nghiệp taxi. Phần mềm kế toán là phần mềm chính quản lý kế toán tổng hợp tất cả các nghiệp vụ phát sinh trong doanh nghiệp; phần mềm thẻ taxi là phần mềm hỗ trợ quản lý công nợ của từng khách hàng có mã đi theo thẻ taxi trong doanh nghiệp; phần mềm quản lý vận doanh là phần mềm hỗ trợ quản lý theo dõi từng doanh thu, công nợ của từng lái xe hỗ trợ theo dõi chi tiết doanh thu ngày,
49
chi phí xăng, chi phí các khoản phải trừ theo lương cho từng lái xe và công nợ chi tiết của từng lái xe; cung cấp tổng doanh thu, chi phí theo ngày của cả doanh
nghiệp cho phần mềm kế toán chính.
2.1.4.3 Hệ thống chứng từ kế toán
Phòng kế toán của công ty có trách nhiệm làm công tác kế toán từ ghi chép, tổng hợp, lập báo cáo tài chính, phân tích kinh tế, hướng dẫn kiểm tra kế toán toàn doanh nghiệp.
Chứng từ công ty áp dụng như sau
- Phiếu thu, phiếu chi
- Báo nợ, báo có
- Phiếu bù trừ công nợ, phiếu kế toán khác
- Phiếu xuất nhập kho
- Hóa đơn giá trị gia tăng
2.1.4.4 Hệ thống sổ sách của công ty
Công ty sử dụng hình thức chứng từ kế toán: Kế toán máy nhật kí chung Công ty đang sử dụng các loại sổ
- Sổ nhật kí chung
- Sổ cái.
- Sổ chi tiết tài khoản.
Trình tự ghi sổ kế toán
Hàng ngày căn cứ vào chứng từ gốc ghi các nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào phần mềm kế toán. Cuối tháng kế toán tổng hợp xét tính trung thực và hợp lí của số liệu từ sổ cái so với sổ chi tiết, rồi tổng hợp theo phương pháp cộng dồn và loại trừ để in ra các báo cáo dưới sự xác nhận của mình nộp cho kế toán trưởng. Căn vào đó, để kế toán trưởng lập lên BCTC.
50
2.2 THỰC TRẠNG KẾ TOÁN DOANH THU, CHI PHÍ VÀ XÁC ĐỊNH
KẾT QUẢ HOẠT ĐỘNG KINH DOANH TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN
VẬN TẢI VẠN XUÂN DƯỚI GÓC ĐỘ KẾ TOÁN TÀI CHÍNH 2.2.1 Phương thức cung cấp dịch vụ và thanh toán tại doanh nghiệp
Công ty Cổ phần vận tải Vạn Xuân là doanh nghiệp cung cấp dịch vụ vận tải hành khách bằng đường bộ. Hiện nay doanh nghiệp đang cung cấp hai hình thức là bán buôn và bán lẻ.
Bán lẻ là hình thức cung cấp dịch vụ cho khách hàng vãng lai không đăng
kí thông tin tại doanh nghiệp và phát sinh không thường xuyên. Khi lái xe thực hiện xong việc cung cấp vận chuyển, khách hàng sẽ thanh toán bằng tiền mặt hoặc thanh toán bằng thẻ thanh toán cá nhân cho lái xe.
Bán buôn là hình thức cung cấp dịch vụ đối với khách hàng hay tổ chức đăng kí thông tin tại doanh nghiệp. Hàng ngày, khách hàng sẽ thanh toán bằng thẻ taxi được doanh nghiệp cung cấp theo mã cá nhân của khách hàng. Khách hàng thanh toán bằng taxi card sẽ được giảm giá 5% giá trị hóa đơn cần thanh toán. Cuối tháng, khách hàng sẽ thanh toán công nợ trong tháng sau khi doanh nghiệp gửi bảng kê công nợ kèm hóa đơn GTGT cho khách hàng.
2.2.2 Kế toán doanh thu dịch vụ
Doanh thu cung cấp dịch vụ tại công ty cổ phần Vận tải Vạn Xuân đến từ việc cung cấp vận tải hành khách trong thành phố. Doanh thu dịch vụ kinh doanh taxi với giá tiền trên 1km gần như tương đương với các hãng xe truyền thống thì yếu tố khách hàng chính là nhân tố lớn quyết định đến giá trị doanh thu đạt được của hãng.
Chính sách ghi nhận doanh thu: Doanh thu cung cấp dịch vụ được ghi nhận khi phần lớn rủi ro và lợi ích gắn liền với việc sử dụng dịch vụ trên đã phục vụ đến khách hàng.
Chứng từ sử dụng
Ngày Số CT Diễn Giải Đ/ƯTK PS nợ PS có
/ / . ...
51
- Các chứng từ thanh toán (Phiếu thu, báo có,...)
-Một số mẫu biểu phục vụ hoạt động quản lý: Bảng kê cung cấp dịch vụ, bảng kê doanh thu, lịch trình xe của nhân viên lái xe,...
Tài khoản: Doanh nghiệp sử dụng TK 511: Doanh thu cung cấp dịch vụ
Quy trình hạch toán
Lái xe trong công ty sẽ được phân thành 4 bãi xe để phù hợp với địa bàn sinh sống và địa bàn kinh doanh chủ yếu: Bãi Linh Đàm, Trần Nhân Tông, Tây hồ, Pháp Vân. Ca làm việc của lái xe được tính theo từng ngày. Vào sáng sớm, các lái xe tập trung tại bãi xe để nộp doanh thu cùng với lịch trình xe trong ngày của mình. Nhân viên thu ngân và nhân viên kiểm tra lịch trình sẽ kiểm tra tính chính xác của doanh số của mỗi lái xe thông qua thiết bị đồng hồ tính tiền.
Nhân viên kiểm tra lịch trình nhập liệu quãng đường, giá tiền, doanh thu vào hệ thống máy theo dõi cho từng lái xe để tính lương tháng cho lái xe.
Nhân viên thu ngân nộp doanh số của bãi xe mình quản lý và bảng kê doanh thu theo lái xe về cho kế toán thanh toán. Công ty sử dụng TK 3387 làm tài khoản trung gian để hạch toán tiền mặt được thu từ thu ngân nhưng chưa xuất hóa đơn ngay tại thời điểm hạch toán thu.
Nợ TK 111: Tiền mặt thu được theo từng bãi Có TK 3387: Doanh thu chưa thực hiện
Trong ngày, kế toán thanh toán xuất hóa đơn GTGT cho khách hàng cá nhân có yêu cầu xuất hóa đơn, hạch toán Nợ TK 3387, có TK 511; đối với khách hàng sử dụng thẻ taxi - trả tiền sau, kế toán công nợ sẽ theo dõi riêng để xuất hóa đơn vào cuối tháng.
- Xuất hóa đơn cho Khách hàng vãng lai lấy hóa đơn, Kế toán hạch toán: Nợ TK 3387: Doanh chưa thực hiện
Có TK 511: Doanh thu cung cấp dịch vụ Có TK 3331: Thuế GTGT đầu ra
- Giá trị doanh thu bằng tiền mặt còn lại trên TK 3387 trong ngày sau khi đã xuất hóa đơn cho khách hàng lẻ có yêu cầu, công ty xuất hóa đơn ngày nốt
52
giá trị doanh thu bằng tiền mặt còn lại. Cuối ngày, TK 3387 không còn số dư.
- Cuối tháng, kế toán công nợ dựa theo công nợ từng mã xác định (đã được theo dõi trong phần mềm Thẻ Taxi, kế toán hạch toán xuất hóa đơn cho từng mã khách hàng cụ thể giá trị công nợ của một tháng
Nợ TK131: Phải thu từng đối tượng Có TK 511: Doanh thu cung cấp dịch vụ Có TK 3331: Thuế GTGT đầu ra
Hóa đơn GTGT có 3 liên: Liên 1 lưu tại hồ sơ thuế, liên 2 giao cho khách hàng, liên, liên 3 lưu trữ nội bộ theo dõi công nợ.
Căn cứ hóa đơn đã xuất, liên 3 chuyển kế toán công nợ cập nhật vào phần mềm để theo dõi công nợ khách hàng. Phần mềm sẽ tự kết xuất vào các sổ nhật ký chung, chi tiết và sổ cái phù hợp.
Công ty cổ phần vận tải Vạn Xuân
Địa chỉ: Tầng 5 Tòa nhà CC2A. Bắc Linh Đàm, P Đại Kim, Q Hoàng Mai, HN
(V ) Vι√h W SỔ CÁI TÀI KHOẢN 511 (Trích)
Từ ngày 01/12/2017 đến 31/12/2017
01/12/2017 G12023 Doanh thu DV taxi T12/2017 ngày01/12/2017 3387 186 495 455
05/12/2017 G12046 Doanh thu DV taxi Card VXC112 131 786 364
06/12/2017 G12054 Doanh thu DV taxi Card VXC210,648 131 4 858 182
...
31/12/2017 G12123 Doanh thu DV taxi Card VXC313 131 1 015 455
31/12/2017 228
4 Kết chuyển chiết khấu 521-51111 521 110 459 300
31/12/2017 228
4 Kết chuyển doanh thu DV 51111-÷911 3656 661 172
/ / . Tông phát sinh 6 781 315
965 6 781 315 965
/ /
Ngày 31 tháng 12 năm 2017 Người lập Bảng Ke toán trưởng Thủ trưởng đơn vị
Kí họ, tên Kí họ, tên Kí họ, tên
Bảng 2.1: Sổ cái tài khoản 511
Ngày Số CT Diễn giải ãM KH
PS nợ PS có
05/12/2017 G12046 Chiết khấu dịch vụ Taxi CardVXC112 ______________ 131 41 393
53
Kế toán ghi nhận doanh thu cung cấp dịch vụ theo nguyên tắc doanh thu là giá bán chưa có thuế GTGT.
2.2.3 Kế toán các khoản giảm trừ doanh thu
Doanh nghiệp có đặc thù kinh doanh vận tải taxi nên chỉ phát sinh duy nhất khoản giảm trừ doanh thu là khoản chiết khấu thương mại cho khách hàng; ngoài ra không phát sinh khoản giảm trừ hàng bán bị trả lại và giảm giá hàng bán. Doanh nghiệp sử dụng đầu chung tài khoản 521 cho khoản chiết khấu thương mại cho khách hàng.
Chính sách chiết khấu như sau
-Đối với những khách hàng đăng kí mã với công ty và có lượng phát sinh đều đặn, công ty sẽ phát cho khách hàng quyển thẻ taxi có giá trị như tiền của khách hàng để thanh toán cho lái xe.
-Đến cuối tháng, kế toán công nợ tập hợp công nợ cho khách hàng, chiết khấu 5% trên tổng giá trị công nợ.
Nợ tài khoản 521: Giá trị chiết khấu thương mại (5%) Có tài khoản 511: Số tiền phải thu khách hàng (Giảm 5%)