2.2.3.1 Sử dụng thông tin phù hợp Hệ thống thông tin chung
Tại công ty, chưa xây dựng mạng nội bộ chuyên nghiệp để truyền đạt thông tin. Hiện tại chủ yếu hình thức truyền đạt thông tin qua email. Công ty cũng đã thiết lập một hệ thống danh bạ online, trong hệ thống này có sẵn các thông tin về số lượng phòng, ban trong công ty cũng như số lượng người trong từng phòng, số điện thoại, email, chức danh của từng người trong phòng. Điều này rất thuận tiện trong việc liên hệ và giải quyết các công việc. Tuy nhiên, việc trao đổi thông tin chính thống qua email như hiện nay cũng bộc lộ nhược điểm có sự bỏ sót thông tin do không phải ai cũng có thói quen check email thường xuyên, và việc nhập thiếu địa chỉ email cũng thường xảy ra. Công ty cũng đặt ra cơ chế bảo mật trong truyền đạt thông tin như sau: mọi thông tin chung của công ty xuất phát từ ban quản trị nhân được sẽ chỉ được gửi cho các trưởng, phó phòng từ đó truyền đạt thông tin cho nhân viên trong phòng. Việc này có ưu điểm có những thông tin được bảo mật cần thiết nhưng cũng có hệ lụy là việc truyền đạt thông tin không được kịp thời hoặc có thể là không có sự truyền đạt nếu trưởng, phó phòng quên, việc nắm bắt thông tin của nhân viên từ đó cũng bị ảnh hưởng không nhỏ. Nếu nhân viên cần thông tin sẽ phải tự hỏi trưởng, phó phòng mình và đôi khi làm tốn thời gian không cần thiết. Sự truyền đạt thông tin như vậy chưa được hiệu quả, nhanh chóng và kịp thời, đầy đủ và hệ thống thông tin chưa giúp ích cho NQL có thể nhận diện, đối phó rủi ro và nhận diện tối đa cơ hội kinh doanh. Thông tin không thông suốt, thu nhận và xử lý không kịp thời sẽ dẫn đến việc bỏ lỡ cơ hội kinh doanh và đối phó với rủi ro kém hiệu quả.
Hiện tại công ty có dùng phần mềm Amis do Misa cung cấp để tích hợp toàn bộ thông tin của doanh nghiệp với mục đích trở thành kênh thông tin chính của doanh nghiệp. Theo quy định, khi nhân viên được tiếp nhận chính thức và ký hợp đồng lao động với công ty sẽ được cung cấp tên đăng nhập và mật khẩu để truy cập phần mềm. Tuy nhiên, vì cũng mới được đưa vào sử dụng nên nhân viên còn chưa
thành thạo, chưa biết cách khai thác hết công dụng của ứng dụng, cũng chưa phổ biến cho toàn thể CBNV trong công ty được biết để có thể khai thác thông tin. Với chi phí sử dụng phần mềm phù hợp, hi vọng trong thời gian tới doanh nghiệp có thể tận dụng, khai thác được các tính năng của phần mềm để nâng cao hiệu quả truyền đạt thông tin của doanh nghiệp.
Hệ thống thông tin kế toán
Hệ thống thông tin kế toán đóng vai trò quan trọng trong KSNB tại tất cả các doanh nghiệp nói chung cũng như của ITECOM nói riêng. Thực trạng hệ thống thông tin kế toán được khảo sát, đánh giá, tìm hiểu trên các phương diện: chế độ kế toán áp dụng, mô hình tổ chức, hệ thống tài khoản, hệ thống sổ kế toán và hệ thống báo cáo kế toán.
Mô hình tổ chức hệ thống thông tin kế toán và chế độ kế toán áp dụng :
> Mối quan hệ chỉ đạo Mối quan hệ hỗ trợ
Sơ đồ 2.4: Mô hình tổ chức bộ máy kế toán
(Nguồn: Tác giả tự tổng hợp từ thực tế tại Công ty Cổ phần Viễn thông Đầu tư và Thương mại Quốc tế)
Mô hình tổ chức hệ thông thông tin kế toán tại Itecom là công ty mẹ - là trụ sở chính của công ty và đơn vị hạch toán phụ thuộc công ty mẹ là Chi nhánh miền Nam. Nhìn chung, bộ máy kế toán đuợc thiết kế phù hợp với đặc điểm của công ty. Trong mô hình tổ chức này đã quy rõ trách nhiệm và quyền hạn của nhân viên trong bộ máy kế toán. Công ty có sử dụng phần mềm kế toán nên việc phân công phân nhiệm càng đuợc đảm bảo qua việc mỗi nhân viên kế toán chịu trách nhiệm một phần hành thì sẽ chỉ đuợc truy nhập vào phần dữ liệu mà mình quản lý và gửi thông tin về kế toán tổng hợp để tập hợp số liệu lập BCTC. Đồng thời, phần mềm kế toán cũng giúp cho việc quản lý và xử lý dữ liệu tài chính kế toán là tuơng đối thuận lợi. Việc phân cách trách nhiệm ghi sổ với trách nhiệm bảo vệ tài sản đuợc thực hiện đầy đủ, không có có thủ kho kiêm kế toán, thủ quỹ kiêm kế toán. Trách nhiệm thực hiện hoạt động với trách nhiệm ghi sổ cũng đuợc đảm bảo trong tổ chức bộ máy kế toán tại công ty, trách nhiệm ghi sổ thuộc về ban tài chính kế toán còn thực hiện công việc sẽ liên quan tới các bộ phận khác nhu quản lý dự án, triển khai, thuơng mại... Công ty cũng chỉ rõ việc ghi sổ kế toán kết hợp với kiểm tra nhu đối chiếu giữa chi tiết với tổng hợp, chi phí vật liệu với giá trị xuất kho trong kế toán hàng tồn kho, doanh thu với thanh toán và vốn bằng tiền,... Tại công ty đã có bộ phận chuyên trách về vốn và tài chính và có tổ chức công tác kế toán quản trị giúp cung cấp thông tin về chi phí, dự toán, định mức, doanh thu....
Tuy nhiên, công tác tổ chức kế toán tại công ty có những vấn đề sau: việc phân chia công việc của từng thành viên trong từng phần hành, bảo mật thông tin, luu giữ thông tin trên hệ thống máy tính, sửa chữa thông tin chua cụ thể. Công tác kế toán quản trị tuy có đuợc tổ chức nhung chua đuợc quan tâm đúng mức, chua có phần mềm chuyên biệt để tổng hợp thông tin lên báo cáo mà vẫn đang làm thủ công trên excel, dữ liệu tổng hợp để lên báo cáo cũng lấy từ dữ liệu trên phần mềm kế toán tài chính nên thông tin quản trị chua thực sự hữu ích.
Hiện tại, ITECOM đang áp dụng chế độ kế toán theo thông tu 200/2014/TT- BTC do Bộ truởng Bộ Tài chính ban hành ngày 22/12/2014 (từ đây gọi là TT 200). Vì vậy hệ thống chứng từ, tài khoản, sổ sách kế toán và báo cáo kế toán đều tuân thủ theo Quyết định này.
Hệ thống chứng từ kế toán và luân chuyển chứng từ
Tại ITECOM, phần lớn chứng từ kế toán đuợc tổ chức theo TT 200. Chứng từ đuợc lập, kiểm tra và luân chuyển theo đúng trình tự chung, giúp ích cho công tác theo dõi chứng từ đầy đủ, hạch toán kế toán đuợc chính xác. Ví dụ về quy trình luân chuyển chứng từ:
Người đề nghị Ke toán tiền Ke toán trưởng Giám đốc Thủ quỹ
chi mặt
Sơ đồ 2.5: Quy trình lưu chuyển chứng từ chi tiền mặt
Thương mại Quốc tế)
Sơ đồ 2.6: Quy trình luân chuyển chứng từ thu tiền
(Nguồn: Tác giả tự tổng hợp từ thực tế tại Công ty Cổ phần Viễn thông Đầu tư và Thương mại Quốc tế)
Sơ đồ 2.7: Quy trình luân chuyển chứng từ xuất kho
(Nguồn: Tác giả tự tổng hợp từ thực tế tại Công ty Cổ phần Viễn thông Đầu tư và Thương mại Quốc tế)
Tại các đơn vị cũng sử dụng tương đối đầy đủ các chứng từ hướng dẫn theo TT 200 gồm Phiếu xuất kho, Phiếu nhập kho, Biên bản kiểm kê vật tư hàng hóa, Biên bản giao nhận TSCĐ, bảng chấm công, giấy đề nghị thanh toán. Các chứng từ này tại các đơn vị được lập đảm bảo đầy đủ các yếu tố cơ bản và có thêm một số yếu tố bổ sung để làm rõ hơn phục vụ yêu cầu quản trị. Ngoài ra, để đáp ứng nhu cầu đi công tác, cũng như thực hiện các dự án thương mại, tại công ty còn có các chứng từ khác như giấy đi đường, chứng từ về nhập khẩu (vận đơn, chứng nhận nguồn gốc, chứng nhận chất lượng). Ngoài cách phân loại theo yêu cầu quản lý chứng từ, chứng từ cũng được phân loại theo nội dung là chứng từ vốn bằng tiền, chứng từ hàng tồn kho, chứng từ tài sản cố định, chứng từ tiền lương. Tóm lại, các loại chứng từ và chương trình luân chuyển chứng từ được thiết lập tương đối đầy đủ. Tuy nhiên, chứng từ phục vụ kế toán quản trị nội dung so với yêu cầu còn sơ
sài. Hệ thống chứng từ là đầy đủ để phản ánh nghiệp vụ tại đơn vị nhưng các quy định về chứng từ và chương trình luân chuyển chứng từ không được ban hành nên gây hạn chế nhất định cho việc kiểm tra. về kiểm tra và xét duyệt chứng từ, có quy định rất chặt chẽ về việc xét duyệt trên chứng từ. Các chứng từ tại đơn vị đều phải đảm bảo đánh số liên tục để tránh thất lạc và phù hợp với việc xử lý dữ liệu trên hệ thống máy tính. về công tác sắp xếp và lưu trữ chứng từ, công ty tiến hành đầy đủ nhưng thường sắp xếp theo ngày tháng và nội dung chứng từ và tiến hành lưu trữ toàn
bộ chứng từ tại phòng kế toán.
Nhìn chung, các công việc liên quan đến chứng từ kế toán được công ty thực hiện tương đối đầy đủ trong từ khâu lập, kiểm tra, luân chuyển, sử dụng ghi sổ, lưu trữ nhưng vẫn còn có những hạn chế như: quy trình luân chuyển một số chứng từ chưa hợp lý; chưa hoàn thiện hệ thống chứng từ kế toán quản trị.
Hệ thống tài khoản
ITECOM sử dụng đầy đủ các tài khoản tổng hợp trong hệ thống tài khoản kế toán theo TT 200, và cũng thiết lập các tài khoản chi tiết đến cấp 2, cấp 3 trên cơ sở kết hợp với yêu cầu của kế toán quản trị phù hợp với đặc thù quản lý và quy mô của đơn vị. Nhìn chung việc tổ chức hệ thống tài khoản là đáp ứng nhu cầu ghi chép tại đơn vị.
Hệ thống sổ kế toán
Hình thức ghi sổ được áp dụng tại công ty là hình thức Nhật ký chung có sử dụng phần mềm kế toán.
Sơ đồ 2.8 Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán trên máy vi tính
(Nguồn: Công ty Cổ phần Viễn thông Đầu tư và Thương mại Quốc tế)
Hệ thống các báo cáo
Mau biểu BCTC đuợc thực hiện theo chế độ kế toán bao gồm BCTC và báo cáo kế toán quản trị. BCTC gồm Bảng cân đối kế toán, báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, báo cáo luu chuyển tiền tệ và thuyết minh BCTC. Việc lập BCTC tại công ty thuờng ít khi đảm bảo về mặt thời gian, bị chậm trễ do nhiều lý do áp lực về khối luợng công việc, áp lực về thời gian... và chua có sự quan tâm đúng mực đến các báo cáo kế toán quản trị. Căn cứ lập BCTC của công ty là theo Chuẩn mực kế toán Việt Nam số 21 “Trình bày báo cáo tài chính” và các văn bản huớng dẫn có liên quan. Công ty đảm bảo thực hiện các công việc chuẩn bị truớc khi lập BCTC nhu kiểm kê, đối chiếu số liệu, khóa sổ kế toán , thực hiện các câu lệnh trên phần mềm kế toán để kết chuyển số liệu lập báo cáo. Mau biểu đã đảm bảo tuân thủ đúng mẫu biểu quy định.
2.2.3.2 Hệ thống truyền thông
Truyền thông nội bộ: kênh để truyền thông tin đến toàn bộ CBNV trong công
ty là qua mạng bằng hình thức email, thông qua việc gửi văn bản bản cứng, trao đổi trực tiếp hoặc điện thoại. Mặc dù có sử dụng phần mềm quản lý nội bộ nhung công ty chua sử dụng nó nhu kênh truyền đạt thông tin nội bộ chính thống. Dù vậy các
mệnh lệnh từ NQT cấp cao vẫn được truyền đạt đầy đủ xuống cấp dưới và nhân viên thực hiện, tuy nhiên chiều ngược lại của thông tin phản hồi từ người thực hiện lên NQT cấp trên còn chưa đầy đủ tại do quy mô và phạm vi hoạt động rộng, địa bàn hoạt động phân tán và có thể do đặc điểm văn hóa Á Đông trong tư duy của người thực hiện: tuân thủ, chấp hành, ngại đề đạt. Kênh thông tin chiều ngang được tổ chức cũng tương đối tốt trong công ty, việc trao đổi thông tin giữa các phòng ban, bộ phận được thực hiện đầy đủ nhưng thể chế hóa thành văn bản để tăng tính hợp tác
giữa các bộ phận.
Truyền thông bên ngoài: công ty chưa xây dựng được hệ thống thu nhận
thông tin từ bên ngoài và cung cấp thông tin ra bên ngoài cho hiệu quả, hoạt động truyền thông để quảng bá cho công ty không được thực hiện một cách tích cực, chính vì thế việc thu nhận thông tin rất thụ đông, đôi khi không nắm bắt được cơ hội kinh doanh. Cũng chính vì hạn chế trong việc truyền thông nên đối tác đầu ra và đầu vào của công ty cũng khá hạn chế, hầu hết là các doanh nghiệp đã làm thường xuyên, ít mở rộng các đối tượng khác.
Qua tìm hiểu thực trạng tác giả nhận thấy tại ITECOM chủ yếu vẫn chú trọng vào công bố thông tin tài chính từ hệ thống kế toán là chủ yếu, chưa có bộ phận tổng hợp thông tin từ các nguồn và chưa quan tâm nhiều tới công tác truyền thông các nguồn thông tin khác.