Qua quá trình tìm hiểu về KSNB tại ITECOM có thể nhận thấy một số kết quả mà công ty đã đạt được như: đã duy trì tại đơn vị KSNB với đầy đủ các thành phần đặt trong mối quan hệ qua lại tác động lẫn nhau. Công ty đã ban hành một số văn bản, tài liệu cần thiết để cụ thể hóa và chuẩn hóa về kiểm soát. BLĐ đã coi kiểm soát là mục tiêu công việc hàng đầu trong quản trị. Cụ thể xem xét những mặt đạt được theo từng yếu tố cấu thành.
2.3.1.1 về môi trường kiểm soát
về đặc thù quản lý: Tính chính trực và giá trị đạo đức luôn được thực thi tại
ITECOM, được coi là một tiêu chuẩn không thể thiếu trong quá trình đánh giá thành tích của nhân viên và đề bạt cán bộ quản lý. Các chính sách và thủ tục kiểm soát đang ngày càng được quan tâm hơn và một số chính sách, thủ tục đã phát huy được
những tác dụng tích cực trong hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty
về cơ cấu tổ chức: Hiện tại, cơ cấu tổ chức của công ty là tương đối phù hợp
để thực hiện các hoạt động sản xuất kinh doanh cũng như điều hành, giám sát các hoạt động. Có sự phân công nhiệm vụ và quy định về mối quan hệ phối hợp giữa các phòng, ban, bộ phận để đảm bảo công việc được giao cho các bộ phận là phù hợp, không chồng chéo đồng thời đảm bảo khả năng kiểm soát lẫn nhau. Từng cá nhân trong bộ phận được phân công công việc và trách nhiệm rõ ràng thông qua bản mô tả công việc làm cơ sở để NQL ra quyết định, triển khai thực hiện và kiểm tra kết quả thực hiện công việc của cá nhân trong bộ phận.
về chính sách nhân sự: Trên cơ sở nghiên cứu các quy định của pháp luật
hiện hành, công ty đã cụ thể hóa các chính sách liên quan đến việc tuyển dụng, đào tạo, bổ nhiệm, đánh giá, sa thải, đề bạt, khen thưởng và kỷ luật cán bộ, nhân viên thành các quy định của doanh nghiệp và tổ chức thực hiện một cách triệt để đảm bảo quyền lợi của người lao động. Các tiêu chuẩn đánh giá CBNV được xây dựng tới từng bộ phận, từ đó khuyến khích nhân viên luôn phấn đấu hoàn thành nhiệm vụ và khẳng định vị trí vai trò của mình. Công ty cũng đã ban hành chính sách liên quan tới phúc lợi cho người lao động, chế độ lương, thưởng tương đối tốt, đảm bảo khuyến khích và giữ chân được người lao động.
về công tác kế hoạch: BLĐ công ty rất coi trọng việc xây dựng kế hoạch đặc
biệt là kế hoạch tài chính và kế hoạch kinh doanh. Hầu hết các phòng ban đã có ý thức trong việc xây dựng kế hoạch ngắn hạn và trung, dài hạn để đảm bảo quá trình kinh doanh được diễn ra thông suốt.
về bộ máy kiểm soát. Các nguyên tắc KS như nguyên tắc phân công, phân
nhiệm; nguyên tắc bất kiêm nhiệm và nguyên tắc phê chuẩn ủy quyền được thực hiện tương đối tốt giúp cho hoạt động KS ngày càng phát huy tác dụng tích cực trong hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
2.3.1.2 về đánh giá rủi ro
Công ty đã bước đầu nhận thức được tầm quan trọng của công tác đánh giá rủi ro đối với quá trình hoạt động của mình. Việc nhận dạng và đánh giá các rủi ro
tuy chưa được thực hiện trên tất cả các mặt hoạt động nhưng cũng đã bắt đầu được thực hiện rải rác trên các hoạt động cơ bản nhất. Công ty đã đưa ra một số chính sách nhằm ngăn ngừa rủi ro trên cơ sở có sự đánh giá về rủi ro đó. Trên thực tế, các chính sách này cũng ít nhiều phát huy tác dụng chứng tỏ việc đánh giá là sát thực tế và có độ chính xác.
2.3.1.3 về hệ thống thông tin và truyền thông
Hệ thống thông tin chung: về cơ bản hệ thống thông tin đáp ứng được yêu cầu truyền đạt thông tin trong doanh nghiệp, thông tin được truyền kịp thời và chính xác có tác dụng lớn để các NQT nắm bắt được tình hình kinh doanh của công ty, từ đó có thể đưa ra các điều chỉnh phù hợp, kịp thời.
Hệ thống thông tin kế toán: Hệ thống thông tin kế toán được vận dụng hợp lý với đặc điểm của doanh nghiệp, đặc biệt là việc thiết kế các tài khoản chi tiết đến cấp 2,3 để phân loại và tổng hợp số liệu theo yêu cầu quản lý. Bộ máy kế toán được thiết lập thành ban kế toán - tài chính thực hiện đầy đủ các nhiệm vụ của kế toán gồm lập chứng từ, thu nhận chứng từ, kiểm tra chứng từ, ghi sổ, lập các báo cáo kế toán. Trách nhiệm và quyền hạn của nhân viên trong bộ máy kế toán tương đối rõ ràng. Công ty có phần mềm kế toán nên việc quản lý và xử lý dữ liệu tài chính kế toán là tương đối thuận lợi. Việc phân tách các trách nhiệm ghi sổ với trách nhiệm bảo vệ tài sản, trách nhiệm thực hiện hoạt động với trách nhiệm ghi sổ được thực hiện đầy đủ. Sắp xếp và lưu trữ chứng từ thực hiện đúng quy định. Công ty đã thực hiện các công việc chuẩn bị trước khi lập BCTC như kiểm kê, đối chiếu số liệu, khóa sổ kế toán, thực hiện các câu lệnh trên phần mềm kế toán để kết chuyển số liệu lập báo cáo.
2.3.1.4 về các hoạt động kiểm soát
Các nguyên tắc cơ bản về kiểm soát đều được đảm bảo và áp dụng nhất quán giữa các kỳ khác nhau. Phân công và phân nhiệm rõ ràng về trách nhiệm và quyền hạn, nghĩa vụ của mọi vị trí trong công ty. Việc phê chuẩn, ủy quyền được đảm bảo giúp giảm nguy cơ gian lận về thông tin, tài sản gây ra do việc kiêm nhiệm một lúc nhiều chức năng: cấp quản trị cao nhất đưa ra phê duyệt với các chính sách tổng
quát, cấp quản trị thấp hơn sẽ phê duyệt với các chính sách đặc thù và cấp trên thực hiện phân công công việc và quyền hạn tới cấp thấp hơn, cấp thấp hơn phân chia nhiệm vụ tới các nhân viên thực hiện tạo thành một hệ thống thống nhất. Phần lớn quy định thẩm quyền phê duyệt đều đuợc thực hiện bằng văn bản. Trong kiểm soát trực tiếp một số hoạt động chính tại đơn vị cho thấy các kết quả đáng ghi nhận.
Kiểm soát mua hàng - thanh toán: có bộ phận mua hàng riêng là phòng
thuơng mại, bộ phận nhận hàng là tại các kho, các công trình... đảm bảo phân tách trách nhiệm. Lập kế hoạch mua hàng căn cứ vào các hợp đồng đã ký kết và tiến độ hợp đồng và cam kết thực hiện công việc. Có sự so sánh khi lựa chọn nhà cung cấp. Kiểm soát khâu đàm phán, ký kết hợp đồng đã thực hiện tốt. Kiểm soát về nhận hàng đã đảm bảo theo dõi và ghi chép lại tiến độ giao hàng và kiểm soát chất luợng hàng giao. Kiểm soát thanh toán với nhà cung cấp: đảm bảo thanh toán đúng tiến độ và đúng nghĩa vụ và phê duyệt trên các chứng từ là đầy đủ.
Kiểm soát bán hàng - thu tiền: bộ phận quản lý dự án, triển khai dự án, thu
tiền, hạch toán riêng biệt đảm bảo đuợc phân tách trách nhiệm và có sự kiểm soát lẫn nhau. Có sự kiểm soát trong quá trình thực hiện hợp đồng đảm bảo tiến độ cam kết, thu hồi tiền đúng hạn không để bị ứ đọng vốn, chứng từ kế toán để ghi sổ đảm bảo đúng quy định, phê duyệt trên các chứng từ là đầy đủ.
2.3.1.5 về giám sát kiểm soát
Công ty đã buớc đầu thiết kế, xây dựng và thực hiện giám sát thuờng xuyên lồng ghép trong các quy trình nghiệp vụ, qua các báo cáo và giám sát định kỳ. Giám sát thuờng xuyên chủ yếu là hình thức cung cấp các báo cáo cho BGĐ nhu BCTC và báo cáo của kế toán quản trị do bộ phận kế toán lập. Giám sát định kỳ thuờng thực hiện theo khoảng thời gian nhất định hoặc khi có tình huống đặc biệt xảy ra.
Với kết quả đạt đuợc, KSNB đã hỗ trợ cho sự phát triển của công ty nhung hệ thống vẫn còn có một số hạn chế cần hoàn thiện.
2.3.2 Những hạn chế
2.3.2.1 về môi trường kiểm soát
quản lý. NQL chưa coi trọng đúng mực việc phân tích, nhận diện, đánh giá rủi ro trong quá trình hoạt động. Do đó việc thiết kế nên các thủ tục KS thích hợp nhằm hạn chế rủi ro ảnh hưởng đến việc thực hiện mục tiêu của doanh nghiệp chưa thực sự phù hợp với thực tiễn hoạt động. Công tác nhận diện và đánh giá rủi ro chủ yếu còn dựa trên kinh nghiệm của cá nhân là chính. Chưa có văn bản quy định về tính chính trực và các giá trị đạo đức như một tiêu chuẩn, chuẩn mực đạo đức, cách cư xử trong công việc tạo ra một nét văn hóa riêng của công ty trong quá trình thực hiện. Có một số quản lý chưa thực sự chủ động, quản lý nhiều khi mang tính chấp hành , thủ tục.
về cơ cấu tổ chức: Công ty chưa tổ chức riêng bộ phận thực hiện chức năng
phân tích đánh giá rủi ro làm cơ sở thiết lập các thủ tục KSNB. Công ty chưa ban hành quy định bằng văn bản chính thức về quyền hạn, chức năng, nhiệm vụ, trách nhiệm, nghĩa vụ, mối quan hệ hợp tác và sự phối hợp giữa các phòng ban, bộ phận trong đơn vị để có cơ sở tham chiếu, giải quyết và quy trách nhiệm rõ ràng khi có sai sót xảy ra. Hiện tại việc phối hợp giữa các bộ phận là do thói quen, và khi có sai sót
xảy ra có tình trạng đùn đẩy trách nhiệm, không có căn cứ để quy trách nhiệm cho cá
nhân, bộ phận, dẫn đến ách tắc hoạt động, ảnh hưởng đến hiệu quả chung của toàn công ty.
về chính sách nhân sự: Quy trình tuyển dụng nhân sự chưa tốt. Việc tuyển
dụng chỉ qua hồ sơ giới thiệu mà Kết quả đánh giá thành tích không được phản hồi, trao đổi lại với CBNV, việc đánh giá hoàn toàn phụ thuộc vào đánh giá của trưởng, phó phòng ban nên đôi khi thiếu chính xác và công bằng. Việc không phổ biến chi tiết quy chế cụ thể về việc tính lương, thưởng dẫn đến việc CBNV không kiểm tra được tính chính xác của tiền lương trong tháng của mình làm giảm tính minh bạch. Cơ chế bảo mật thu nhập nhưng không có ủy ban lương, thưởng đánh giá một cách minh bạch dẫn đến tình trạng người có năng lực kém hơn, mức độ công việc ít hơn nhưng có thể có mức lương cao hơn do họ thỏa thuận được mức lương tốt, thiếu công bằng trong đánh giá năng lực làm việc. Đây cũng là nguyên nhân chủ yếu dẫn đến việc thất thoát nhân sự. Việc đào tạo, nâng cao năng lực quản lý, điều hành cho
cán bộ quản lý và nâng cao năng lực chuyên môn của nhân viên chua đuợc quan tâm đúng mực. Công ty chua tổ chức đuợc các khóa đào tạo cụ thể về nâng cao kỹ năng, phuơng pháp quản lý mà chủ yếu là do tiếp xúc BLĐ để đúc rút kinh nghiệm, tự học hỏi. Việc này đem lại hiệu quả không cao do khả năng tiếp thu của từng nguời khác nhau, hơn nữa tâm lý làm việc với lãnh đạo của nhân viên cấp duới là phục tùng mệnh lệnh, chứ không phải trao đổi bình đẳng nên việc tiếp thu lại càng khó khăn hơn. Đối với CBNV chỉ tham gia các khóa tập huấn theo yêu cầu mà chua có hỗ trợ chi phí để tham gia các chuơng trình đào tạo khác giúp nâng cao trình độ.
về công tác kế hoạch: Công ty chua quan tâm đúng mức đến công tác đào
tạo cán bộ làm công việc lập kế hoạch. Chua ứng dụng phần mềm chuyên trách cho việc lập kế hoạch mà việc lập kế hoạch vẫn đuợc thực hiện thủ công. Việc lập kế hoạch còn mang nặng tính thủ tục và thuờng xuyên dựa vào kế hoạch kỳ truớc để lập cho kỳ sau là chủ yếu. Trong kế hoạch đuợc lập ra mới chỉ dừng lại ở việc nêu ra các chỉ tiêu kế hoạch chứ chua đua ra đuợc các giải pháp để thực hiện kế hoạch; chua có quy định rõ về trình tự, thời gian, trách nhiệm, nhiệm vụ, quyền hạn của những cá nhân, bộ phận tham gia vào việc lập kế hoạch. Sự gắn kết giữa các kế hoạch còn lỏng lẻo và chua thành một thể thống nhất do các kế hoạch khác nhau do các bộ phận khác nhau lập. Nhân sự lập kế hoạch của mỗi bộ phận chua đuợc quan tâm bồi duỡng đúng mức, chua có chế tài xử phạt hoặc chính sách khen thuởng bằng văn bản khi hoàn thành hoặc không hoàn thành kế hoạch đặt ra.
về ban kiểm soát và kiểm toán nội bộ: công ty chua xây dựng bộ máy kiểm
soát thích hợp nên các hoạt động chua đuợc kiểm tra kiểm soát thuờng xuyên. Công tác kiểm soát chủ yếu trên cơ chế tự kiểm soát lẫn nhau của các phòng ban nên đôi khi có tình trạng bỏ qua lỗi cho nhau.
2.3.2.2 về đánh giá rủi ro
Việc thiết lập các chính sách và thủ tục KS trong công ty mới chỉ đuợc xây dựng với một số hoạt động, không dựa trên cơ sở đánh giá rủi ro một cách chính xác mà chỉ dựa vào đánh giá chủ quan nên có thể có một số thủ tục KS không phù hợp. Công ty không có một bộ phận riêng biệt để thực hiện chức năng phân tính,
đánh giá rủi ro, chưa ban hành các chính sách khuyến khích nhân viên ở các bộ phận quan tâm phát hiện, đánh giá và phân tích định lượng tác hại của các rủi ro hiện hữu và tiềm ẩn cũng như chưa có các biện pháp cụ thể để nhân viên nhận thức rõ ràng về tác hại của rủi ro cũng như giới hạn rủi ro tối thiểu mà doanh nghiệp có thể chấp nhận được.
2.3.2.3 về hệ thống thông tin và truyền thông
Công ty chưa xây dựng được hệ thống mạng nội bộ để truyền đạt thông tin mà việc truyền đạt thông tin hiện một cách chuyên nghiệp và chính xác hơn. Việc truyền thông tin chủ yếu qua email như hiện nay dẫn đến thông tin không đảm bảo thông tin được truyền đi một cách hiệu quả vì có thể người gửi email quên không đưa tên người nhận hoặc gõ nhầm địa chỉ email người nhận, người nhận quá nhiều email và khó sàng lọc thông tin. Các kênh thông tin từ cấp trên xuống cấp dưới, phản hồi từ cấp dưới lên cấp trên chưa được thông suốt tạo ra khó khăn không nhỏ trong việc nắm bắt các thông tin hàng ngày của các NQT. Việc tổ chức mối liên hệ giữa hệ thống thông tin kế toán với các hệ thống thông tin khác còn chưa đồng bộ và nhất quán. Quy trình luân chuyển chứng từ chưa được cụ thể bằng văn bản. Công ty không thực hiện in sổ sách kế toán thường xuyên theo tháng, điều này dẫn tới rủi ro mất số liệu khi phần mềm gặp trục trặc hoặc có vấn đề. Công ty chưa có sự quan tâm cần thiết đến việc thu thập thông tin để lên được báo cáo quản trị kế toán quản trị mà đây mới là báo cáo giúp ích cho NQT trong việc quyết định chiến lược công ty chứ không phải là BCTC. Phần mềm kế toán mới chỉ hỗ trợ cho việc lập BCTC mà chưa hỗ trợ cho việc lập báo cáo quản trị.
2.3.2.4 về các hoạt động kiểm soát
về nguyên tắc kiểm soát
Nguyên tắc phân công, phân nhiệm: chưa rõ ràng còn lồng ghép trong phân
công nhiệm vụ. Quyền hạn của người được phân công không được quy định rõ ràng để họ nắm được dẫn đến khi xảy ra sai phạm thì không quy được trách nhiệm một cách chính xác. Việc phân công cho từng cá nhân trong mỗi phòng, ban đôi khi chưa được phù hợp. Công ty mới chỉ đang thực hiện tốt việc phân công từ cấp
trưởng phòng trở lên.
Nguyên tắc ủy quyền, phê chuẩn: chưa có quy định bằng văn bản đối với một