CHƯƠNG 1 TỔNG QUAN VỀ ĐỀ TÀI NGHIÊN CỨU
2.4.1. Lập dự toán về hoạt động bán hàng và kết quả kinh doanh
Dự toán và tác dụng của lập dự toán
Dự toán là một kế hoạch hành động được tính toán một cách cụ thể, chi tiết, nó định lượng các mục tiêu hoạt động của doanh nghiệp trong từng thời kỳ và là chỉ tiêu để đánh giá kết quả hoạt động sử dụng và khai thác các nguồn lực của doanh nghiệp.
Dự toán phải lập trên nhiều nguồn thông tin khác nhau như thông tin về kinh tế tài chính, quan hệ cung cầu hàng hóa, quan hệ với các bên hữu quan, hoạt động
54
của bản thân tài chính doanh nghiệp, tổ chức và chất lượng của niên độ tài chính đã qua, khả năng phân tích, đánh giá của nhà quản lý.
Tác dụng lớn nhất của dự toán đối với nhà quản trị là cung cấp phương tiện thông tin một cách có hệ thống toàn bộ kế hoạch của doanh nghiệp. Khi dự toán được lập có thể hiểu rõ doanh nghiệp muốn đạt được mục tiêu thế nào và thực hiện mục tiêu đó bằng cách nào. Ngoài ra, dự toán còn có tác dụng (1) xác định mục tiêu làm căn cứ đánh giá việc thực hiện các hoạt động sau này; (2) đưa ra phương án đề phòng khó khăn có thể xảy ra sau này; (3) kết hợp toàn bộ hoạt động của doanh nghiệp bằng các kế hoạch của từng bộ phận khác nhau. Nhờ vậy, dự toán đảm bảo cho các kế hoạch của từng bộ phận phù hợp với mục tiêu chung của doanh nghiệp. [21]
2.4.1.1. Dự toán doanh thu bán hàng
Trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, doanh thu là mục đích cuối cùng nhưng để quản lý và ra quyết định về doanh thu không chỉ dựa vào hoàn toàn kế toán tài chính. Doanh thu dưới góc độ kế toán quản trị thường được so sánh, đánh giá, phân tích trên mối liên hệ so sánh với các chỉ tiêu khác. Như vậy, dự toán doanh thu là 1 khâu trong dự toán tiêu thụ. Do vậy, trong các doanh nghiệp kinh doanh, dự toán doanh thu là 1 khâu quan trọng được xây dựng cho từng mặt hàng cụ thể, nhóm mặt hàng và toàn doanh nghiệp.
Căn cứ để xây dựng dự toán tiêu thụ cần phải tổng hợp và phân tích các nhân tố ảnh hưởng đến xây dựng dự toán:
- Hàng tồn kho đầu kỳ, cơ cấu các mặt hàng tồn kho, hàng hóa dự trữ cuối kỳ mong muốn, hàng hóa mua dự kiến.
- Chính sách giá của doanh nghiệp, đơn giá cho từng mặt hàng cụ thể.
- Các đơn đặt hàng của doanh nghiệp chưa có khả năng cung cấp và những đơn đặt hàng dự kiến mới.
- Các phương thức thanh toán tiền hàng, thời gian thanh toán. Các hình thức quảng cáo, tiếp thị, khuyến mại, chiết khấu, giảm giá... đều tác động tới mức
55
- Nhu cầu thị hiếu của khách hàng, thu nhập của từng vùng dân cư.
- Trên cơ sở phân tích các thông tin trên, dự kiến mức sản lượng tiêu thụ của từng mặt hàng, đơn giá để xác định doanh thu.
Dự toán doanh thu của từng mặt hàng = Dự kiến sản lượng tiêu thụ x Đơn giá bán
[21]
2.4.1.2. Dự toán chi phí kinh doanh
Chi phí kinh doanh là 1 trong những thông tin cực kỳ quan trọng đối với các nhà quản lý doanh nghiệp, chi phí có ảnh hưởng trực tiếp đến lợi nhuận của doanh nghiệp.Vì vậy, việc kiểm soát chặt chi phí là vấn đề quan trọng trong quá trình phát triển doanh nghiệp.
Kế toán quản trị chi phí là việc ghi chép, đo lường tính toán, thu thập, tổng hợp, xử lý và cung cấp thông tin kinh tế về chi phí có thể định lượng nhằm phục vụ chủ yếu cho nhà quản trị trong quá trình hoạch định, kiểm soát và ra quyết định kinh doanh. [21]
Để quản lý được chi phí phải phân loại chi phí theo những tiêu chí phù hợp với yêu cầu quản lý, xét với tiêu thức phân loại chi phí theo mức độ hoạt động, bao gồm biến phí, định phí, chi phí hỗn hợp.
a. Phân loại chi phí sản xuất theo mối quan hệ giữa chi phí và mức độ hoạt động
Biến phí là những chi phí có thể thay đổi về tổng số khi có sự thay đổi mức hoạt động doanh nghiệp. Mức độ hoạt động của doanh nghiệp có thể là số lượng sản phẩm sản xuất ra, số lượng sản phẩm tiêu thụ, số giờ máy hoạt động, doanh thu bán hàng thực hiện. Trong 1 doanh nghiệp sản xuất, biến phí có thể tồn tại nhiều dạng như chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí nhân công trực tiếp, chi phí năng lượng... Những chi phí này khi mức độ hoạt động của doanh nghiệp gia tăng thì cũng sẽ gia tăng.
Định phí: là những chi phí mà tổng số không thay đổi khi có sự thay đổi về mức độ hoạt động của đơn vị theo giới hạn công suất thiết kế. Nếu xét tổng chi phí thì định phí không thay đổi. Ngược lại, nếu xét định phí trên 1 đơn vị khối lượng hoạt động thì nó tỉ lệ nghịch với mức độ hoạt động. Như vậy dù doanh nghiệp có
56
hoạt động hay không hoạt động thì định phí vẫn tồn tại. Khi mức độ hoạt động tăng thì định phí trên 1 đơn vị hoạt động sẽ giảm dần.
Chi phí hỗn hợp: là loại chi phí mà bản thân nó gồm cả yếu tố của định phí và biến phí như chi phí thuê phương tiện vận tải hàng hóa, chi phí điện năng, điện thoại hàng tháng... Có nhiều phương pháp để phân tích như phương pháp đồ thị, phương pháp bình phương nhỏ nhất, phương pháp cực đại cực tiểu.
Việc phân biệt định phí, biến phí có ý nghĩa quan trọng trong việc thiết kế xây dựng mô hình chi phí trong mối quan hệ giữa chi phí, khối lượng và lợi nhuận, xác định điểm hòa vốn cũng như đưa ra các quyết định kinh doanh quan trọng. Mặt khác việc phân biệt này còn giúp các nhà quản trị doanh nghiệp xác định đúng đắn phương hướng để nâng cao hiệu quả của chi phí và xây dựng dự toán chi phí hợp lý.
b. Dự toán giá vốn hàng bán
Dự toán giá vốn hàng bán nhằm xác định giá vốn sản phẩm, hàng hóa tiêu thụ cho kỳ tới. Căn cứ để lập dự toán tiêu thụ và định mức chi phí sản xuất đã xây dựng. Dự toán giá vốn hàng bán là cơ sở để xây dựng dự toán báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh. Với doanh nghiệp sản xuất, việc dự toán giá vốn được xác định như sau:
Giá vốn hàng bán dự kiến = sản lượng sản phẩm tiêu thụ dự kiến x Định mức chi phí sản xuất (giá thành sản xuất đơn vị)
Với doanh nghiệp thương mại, để lâp dự toán giá vốn hàng bán cũng tương tự như doanh nghiệp sản xuất
Giá vốn hàng bán dự kiến = sản lượng sản phẩm tiêu thụ dự kiến x Giá mua đơn vị sản phẩm
c. Dự toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp
Chi phí bán hàng là những hao phí phát sinh liên quan đến hoạt động tiêu thụ sản phẩm, dịch vụ, hàng hóa nhằm đẩy nhanh quá trình đưa sản phẩm, hàng hóa đến tay người tiêu dùng.
Chi phí quản lý doanh nghiệp là những hao phí liên quan đến hoạt động tổ chức hành chính, văn phòng. của doanh nghiệp.
57
Chi phí bán hàng và quản lý doanh nghiệp thường bao gồm nhiều yếu tố, mỗi yếu tố thể hiện một nội dung kinh tế như lương nhân viên bán hàng, quản lý, chi phí dịch vụ mua ngoài, chi phí khấu hao tài sản cố định... Do vậy, có thể xây dựng dự toán theo từng yếu tố. Tuy nhiên, các yếu tố chi phí thường phụ thuộc vào quy mô hoạt động, sản lượng tiêu thụ, cơ cấu tổ chức hoạt động. Vì vậy, xây dựng theo cách này thường phức tạp, mất thời gian.
Bên cạnh đó, chi phí bán hàng và quản lý doanh nghiệp là chi phí hỗn hợp như chi phí sản xuất chung nên doanh nghiệp khi xây dựng dự toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp cũng có thể phân chia thành biến phí bán hàng, quản lý doanh nghiệp và định phí bán hàng, quản lý doanh nghiệp.
Dự toán chi phí bán hàng phản ánh các chi phí liên quan đến việc tiêu thụ sản phẩm, hàng hóa dự tính của kỳ sau. Dự toán này nhằm mục đích tính trước và tập hợp các phương tiện chủ yếu trong quá trình bán hàng. Khi xây dựng dự toán cho các chi phí này cần tính đến nội dung kinh tế của chi phí cũng như yếu tố biến đổi và yếu tố cố định trong thành phần chi phí.
Dự toán chi phí quản lý doanh nghiệp thường phụ thuộc vào cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp. Chi phí này liên quanđến toàn bộ doanh nghiệp, mà không liên quan đến từng bộ phận, hoạt động nào.
Dự toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp được xác định theo công thức sau:
Dự toán chi phí bán hàng (QLDN) = Dự toán biến phí bán hàng (QLDN) + Dự toán định phí bán hàng (QLDN)
2.4.1.3. Dự toán kết quả kinh doanh
Kết quả kinh doanh dưới góc độ kế toán quản trị được thực hiện chi tiết theo từng hợp đồng, từng thương vụ hay từng kỳ báo cáo trên cơ sở doanh thu và chi phí đã tập hợp. Như vậy, nhiệm vụ của kế toán quản trị trong việc hạch toán kế toán kết quả kinh doanh là cung cấp thông tin chi tiết thể hiện mối quan hệ doanh thu, chi phí, lợi nhuận. Để làm được điều đó, kế toán quản trị cần lập dự toán kết quả kinh doanh. Dự toán kết quả kinh doanh có nghĩa như sau:
58
Nhằm khái quát tình hình doanh thu, chi phí và lợi nhuận trong kỳ tới, từ đó nhà quản trị chủ động trong các quyết định điều hành doanh nghiệp.
Đây là nguồn thông tin quan trọng cung cấp cho mọi đối tượng các chỉ tiêu dự kiến về kết quả kinh doanh trong kỳ tới. Từ các chỉ tiêu phản ánh kết quả sẽ đánh giá hiệu quả kinh doanh của từng hoạt động và toàn doanh nghiệp, nguồn thông tin hữu ích sẽ cung cấp cho các nhà đầu tư, tổ chức tín dụng và các đối tác đưa ra quyết định tối ưu.
Dự toán kết quả kinh doanh được lập căn cứ vào dự toán doanh thu, dự toán giá vốn và các chi phí sản xuất ngoài đã được lập.
Dự toán kết quả kinh doanh có thể được xây dựng theo 1 trong 2 phương pháp toàn bộ và phương pháp trực tiếp. [21]