CHƯƠNG 1 TỔNG QUAN VỀ ĐỀ TÀI NGHIÊN CỨU
4.3. Giải pháp hoàn thiện công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh
4.3.2. Những giải pháp về kế toán quản trị
Tính đến thời điểm 31/12/2015, Công ty không thực hiện các công tác liên quan đến kế toán quản trị. Do vậy, tác giả dựa trên những đánh giá của mình đã đưa ra những giải pháp như sau, để từ đó đưa ra cách lập dự toán doanh thu, lập dự toán giá vốn, chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp, kết quả kinh doanh.
113
Xây dựng bộ máy kế toán quản trị: Công ty nên tổ chức kế toán quản trị theo mô hình tổ chức kế toán quản trị kết hợp với kế toán tài chính để phù hợp với đặc điểm quy mô vừa và nhỏ nhằm đảm bảo nguyên tắc hiệu quả và tiết kiệm. Mỗi một nhân viên kế toán tài chính sẽ đồng thời thực hiện công việc của kế toán quản trị. Như thế, công việc của các nhân viên kế toán sẽ được kết hợp chặt chẽ hơn, đồng thời những yêu cầu căn bản về tìm hiểu thông tin của kế toán quản trị sẽ được đáp ứng một cách trung thực, đầy đủ. Kế toán chi tiết sẽ thu nhập, theo dõi và ghi chép từng yếu tố, từng đối tượng cần xác định doanh thu, chi phí theo từng lĩnh vực theo từng loại mặt hàng thông qua việc xây dựng các báo cáo doanh thu, giá vốn, chi phí phục vụ cho việc tiêu thụ hàng hóa, sản phẩm. Kế toán tổng hợp căn cứ vào các báo cáo doanh thu, giá vốn, chi phí phục vụ cho việc tiêu thụ của kế toán chi tiết cung cấp để xây dựng định mức chi phí, giá mua định mức đơn vị sản phẩm, giá bán định mức đơn vị sản phẩm. Kế toán trưởng căn cứ vào các tài liệu do kế toán tổng hợp cung cấp, tiến hành lập dự toán doanh thu cho từng lĩnh vực được chi tiết cho từng mặt hàng, dự toán giá vốn, chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp lĩnh vực kinh doanh chính của Công ty từ đó tiến hành lập báo cáo bộ phận cho toàn công ty xét trên lĩnh vực đó.
Xây dựng việc lập dự toán trong công ty: Để đơn giản hóa quá trình lập dự toán, Công ty nên tiến hành dự toán theo tháng hoặc theo quý, từ đó tổng hợp lại theo năm hoặc thời gian dài hơn. Bên cạnh đó, việc lập dự toán trong Công ty cũng cần thay đổi theo những biến động của thị trường để đảm bảo tính chính xác và linh hoạt, đồng thời cũng đáp ứng được yêu cầu của các kế toán viên: “tránh công việc nhàm chán mà không học được gì”!
Xây dựng kế toán quản trị doanh thu: Kế toán tài chính của Công ty đã tiến hành xác định doanh thu theo lĩnh vực tiêu thụ, và trên thực tế có cả dựa trên các mặt hàng nhập về như máy in, máy xén giấy... Tuy nhiên, việc xác định dựa trên các mặt hàng còn mang tính chất mơ hồ, chưa sát với tình hình thực tế cũng như thay đổi của thị trường. Do vậy, cần tổ chức lại việc xác định doanh thu dựa trên các mặt hàng. Lúc đó mô hình kế toán quản trị doanh thu sẽ được xây dựng và việc lập dự
Chỉ tiêu
Doanh thu hàng hóa Doanh thu dịch vụ Má y in Máy bế hộp • • • Làm lô in Sửa chữa •
1. Số lượng tiêu thụ dự kiến 2. Đơn giá bán
3. Tổng doanh thu dự kiến
114
toán doanh thu cho từng quý cũng sẽ được thực hiện. Công tác này có thể xem xét chi tiết hơn đến từng tháng, và phải thường xuyên được cập nhật.
Lập dự toán doanh thu: Trên cơ sở xây dựng dự toán doanh thu cho từng quý hoặc chi tiết hơn là từng tháng, Công ty sẽ đưa ra các dự kiến cho tổng doanh thu sẽ thu được cho cả năm bằng cách cộng dọc các khoản mục doanh thu sau khi trừ đi các khoản giảm trừ. Vì Công ty đưa ra việc xác định kết quả kinh doanh cho từng lĩnh vực này vào cuối quý nên việc dự toán doanh thu cũng được lập dự toán cho các lĩnh vực hoạt động chính vào cuối quý thông qua các chỉ tiêu như doanh thu bán hàng hóa, doanh thu bán sản phẩm. Trong dự toán doanh thu bán hàng hóa sẽ bao gồm mức dự toán doanh thu của từng mặt hàng thuộc lĩnh vực thương mại trong dự toán doanh thu bán thành phẩm sẽ bao gồm mức dự toán doanh thu của mặt hàng truyền thống như máy in và doanh thu được dự toán của các mặt hàng mới mà công ty sẽ nhập về. Dự toán doanh thu sẽ dựa trên tình hình phát triển của thị trường, tình hình quan hệ Việt Nam - Trung Quốc hiện nay (do đa phần các mặt hàng nhập từ nước này về, với giá tương đối rẻ); khả năng tiêu thụ tại các cửa hàng hay siêu thị lớn, cũng như sức mua các cửa hàng in ấn trên các trục đường dọc các trường đại học, cao đẳng. Bên cạnh đó, dự toán doanh thu còn phải dựa trên các đối thủ cạnh tranh chính của Công ty trên thị trường, để có những khoản giảm trừ phù hợp cho khách hàng. Trên cơ sở dự toán doanh thu, kế toán sẽ tiến hành dự toán mức giá vốn, chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp phải bỏ phù hợp với doanh thu dự toán (theo nguyên tắc phù hợp) và từ đó sẽ dự toán được kết quả hoạt động kinh doanh của toàn công ty. Dự toán các loại doanh thu sẽ được lập cho 2 loại doanh thu là doanh thu bán hàng hóa và doanh thu bán sản phẩm và được chi tiết cho từng loại mặt hàng sau đó sẽ tổng hợp lại để xác định doanh thu dự kiến cho cả năm của công ty.
115
Bảng 4.1: Bảng dự toán doanh thu BẢNG DỰ TOÁN DOANH THU
Chỉ tiêu Biến phí Định phí Chi phí hỗn hợp
Chi phí NV bán hàng và quản lý x
Chi phí dụng cụ, đồ dùng x
Chi phí dịch vụ mua ngoài x
Chi phí khấu hao TSCĐ x
Chi phí quảng cáo, tiếp thị x
Chi phí bảo hành sản phẩm x
Tiền thuê cửa hàng x
Chi phí huấn luyện, đào tạo, công tác phí x
Thuế, phí, lệ phí x
Chi phí tiếp khách, hội nghị x
Giá vốn hàng hóa tiêu thụ x
Giá vốn sản phẩm tiêu thụ x
Chỉ tiêu
Giá vốn hàng hóa Giá vốn phụ kiện, nhân công Máy in Máy bế hộp • • • Làm lô in Sửa chữa •
1. Số lượng tiêu thụ dự kiến 2. Chi phí đơn vị
3. Tổng chi phí (3=1*2)
Xây dựng kế toán quản trị chi phí: Trong kế toán quản trị khi nhận thức chi phí cần chú ý đến sự lựa chọn so sánh theo mục đích sử dụng, ra quyết định hơn là chú trọng vào chứng từ, sổ kế toán. Bên cạnh việc hạch toán vào các đầu tài khoản sử dụng, kế toán quản trị còn cần phải bóc tách các khoản mục ra thành chi phí nhân công trực tiếp, chi phí quản lý doanh nghiệp, giá vốn hàng bán, cũng như bóc tách khấu hao các TSCĐ vào các khoản mục nhất định. Việc phân loại này sẽ giúp Ban Lãnh đạo công ty sử dụng một cách hợp lý và hợp lệ các hóa đơn chứng từ, đồng thời có cái nhìn bao quát hơn về chi phí, khối lượng, giá cả và cả quá trình ra quyết định đối với việc mua hàng hóa từ Trung Quốc hay tìm kiếm một số thị trường khác, có những yêu cầu đối với nhà cung cấp hàng hóa đầu vào. Thêm vào đó, Công ty sẽ có khả năng cân đối các khoản nợ, chủ yếu là khoản vay của Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển nông thôn thông qua khấu hao TSCĐ. Cuối cùng, hoạt động này sẽ góp phần xác định bán bao nhiêu sản phẩm với đơn giá bán là bao nhiêu, từ đó căn cứ xác định điểm hòa vốn, lợi nhuận thu được trong tương lai và là căn cứ để công ty lập báo cáo bộ phận.
116
Bảng 4.2: Phân loại định phí, biến phí, chi phí hỗn hợp
- Quản lý giá vốn hàng hóa: Giá vốn hàng bán được xác định dựa trên tình hình của tháng trước hoặc quý trước, sau đó phân tích ra tình hình của năm tới. Việc lập dự toán giá vốn hàng bán được phân ra thành 2 loại đó là giá vốn hàng hóa tiêu thụ và giá vốn sản phẩm tiêu thụ. Trong giá vốn hàng hóa tiêu thụ lại theo dõi cho từng mặt hàng với các chỉ tiêu số lượng, chi phí đơn vị, tổng chi phí.
Bảng 4.3: Bảng dự toán giá vốn hàng bán
Chỉ tiêu Tháng 1 Tháng 2 Tháng 3 Tổng 1. Sản lượng sản phẩm tiêu thụ
2. Biến phí bán hàng và quản lý đơn vị SP 3. Tổng biến phí bán hàng và quản lý 4. Định phí bán hàng và quản lý 5. Tổng chi phí bán hàng và QLDN
117
- Lập dự toán chi phí bán hàng và quản lý doanh nghiệp: Để thấy được những chi phí phải bỏ ra để bán được hàng hóa, chủ yếu liên quan đến chi phí tiếp khách của giám đốc Công ty cũng như Ban lãnh đạo, hoặc chi phí của các nhân viên khi phải gặp gỡ khách hàng. Khi Công ty xây dựng dự toán cho 2 loại chi phí này cũng cần chú ý đến những điều kiện và khả năng tiết kiệm chi phí cho 2 loại chi phí đó.
- Lập dự toán chi phí bán hàng: Các kế toán sẽ tiến hành phân tích xem đối với những hàng hóa cụ thể sẽ có những loại chi phí nào phát sinh và chi phí nào có thể tiết kiệm dựa trên thông tin của quá khứ cũng như đề xuất của phòng kinh doanh. Kế toán sẽ dựa trên chi phí bán hàng thực tế phát sinh ở hiện tại, tình hình tiêu thụ thực tế tại thời điểm hiện tại, chính sách bán hàng, định mức chi phí và đặc điểm của doanh nghiệp để lập dự toán chi phí bán hàng cho kỳ tới theo từng quý, sau đó sẽ xem xét đến dòng tiền dự tính của công ty đối với mảng chính là bán máy in, máy xén giấy... để có thể đề xuất những vấn đề về cân đối vốn và chi phí của từng mặt hàng.
- Lập dự toán chi phí quản lý doanh nghiệp: Tương tự đối với chi phí bán hàng, kế toán sẽ dựa trên chi phí quản lý doanh nghiệp thực tế phát sinh ở hiện tại và doanh thu dự kiến từ hoạt động bán các sản phẩm trong tương lại, cũng như các dự toán hoạt động khác để lập dự toán chi phí quản lý doanh nghiệp cho kỳ tới theo từng quý.
Việc lập dự toán chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp căn cứ vào các chỉ tiêu như: Sản lượng sản phẩm tiêu thụ, biến phí bán hàng và quản lý, tổng biến phí bán hàng và quản lý, định phí bán hàng và quản lý.
118
Bảng 4.4: Bảng dự toán chi phí bán hàng và quản lý doanh nghiệp
Chỉ tiêu Lĩnh vực thương mại Lĩnh vực dịch vụ
1. Doanh thu
2. Giá vốn hàng bán 3. Lợi nhuận gộp 4. Chi phí bán hàng
5. Chi phí quản lý doanh nghiệp 6. Lợi nhuận trước thuế
7. Chi phí thuế TNDN
8. Lợi nhuận sau thuế TNDN
Chỉ tiêu Mặt hàng Mặt hàng Cộng tổng các mặt hàng Tổng số 1 đơn vị SP 1. Doanh thu 2. Biến phí
- Biến phí ngoài sản xuất - Biến phí trong sản xuất
3. Lợi nhuân gộp (3=1-2)
- Lập dự toán kết quả hoạt động kinh doanh: Ket quả của hoạt động bán hàng sẽ được dự toán bằng cách lấy tổng doanh thu dự kiến trừ đi tổng chi phí dự kiến. Đây là phần vô cùng quan trọng để Công ty đưa ra những chính sách trong tương lai như chính sách khách hàng, chính sách về sản phẩm như nhập sản phẩm nào, chú trọng vào sản phẩm nào, chính sách đối với nhân viên cũng như chính sách đối với phát triển thị trường trong tương lai. Tại công ty việc lập dự toán kết quả hoạt động kinh doanh sẽ được lập cho lĩnh vực hoạt động chính dựa trên cơ sở các bảng dự toán doanh thu của từng lĩnh vực, dự toán giá vốn của từng lĩnh vực, dự toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp được phân bổ cho lĩnh vực hoạt động chính, các bảng dự toán khác và dựa trên những quy định về chế độ quản lý tài chính, kế toán cũng như thuế hiện hành, kế toán Công ty sẽ đưa ra bảng dự toán kết quả hoạt động kinh doanh cho từng lĩnh vực, sau đó sẽ tổng hợp dự toán kết quả hoạt động kinh doanh cho từng lĩnh vực, sau đó sẽ tổng hợp dự toán kết quả hoạt động kinh doanh cho toàn công ty.
119
Bảng 4.5: Bảng dự toán kết quả kinh doanh
Quý ... năm ...
- Lập báo cáo kết quả kinh doanh: Để đánh giá hiệu quả kinh doanh của từng mặt hàng để từ đó đưa ra các quyết định có nên tiếp tục kinh doanh các loại hàng hóa đó nữa hay không hay nên đầu tư thêm để có thể đẩy mạnh kinh doanh loại hàng hóa đó công ty phải lập Báo cáo kết quả kinh doanh dạng lãi trên biến phí của từng mặt hàng từ đó sẽ xác định được tổng lợi nhuận của hoạt động kinh doanh.
Bảng 4.6: Báo cáo kết quả kinh doanh
5. Lợi nhuận (5=3-4)
Chỉ tiêu Toàn công ty Chi tiết theo lĩnh vực
kinh doanh Lĩnh vực thương mại Lĩnh vực dịch vụ
1. Doanh thu tiêu thụ 2. Biến phí 3. Lợi nhuận gộp 4. Định phí bộ phận 5. Lợi nhuận bộ phận 6. Định phí chung 7. Lợi nhuận 120
- Lập báo cáo bộ phận: Để đánh giá chính xác kết quả và hiệu quả của toàn công ty cần phân tích báo cáo bộ phận để thấy rõ được mối quan hệ mật thiết giữa các lĩnh vực ảnh hưởng đến các chỉ tiêu phản ánh kết quả và hiệu quả kinh doanh
Căn cứ vào báo cáo bộ phận của toàn Công ty, ta thấy được lĩnh vực với các mặt hàng thuộc lĩnh vực đó để từ đó thấy được mặt hàng nào tạo ra lợi nhuận cao nhất, thấp nhất để có biện pháp cho từng mặt hàng cho các kỳ tiếp.
Bảng 4.7: Báo cáo bộ phận cho toàn công ty
Chỉ tiêu
Lĩnh vực thương
mại
Chi tiết theo mặt hàng kinh doanh Cao su in Mực in Máy in Máy bế hộp • • •
1. Doanh thu tiêu thụ 2. Biến phí 3. Lợi nhuận gộp 4. Định phí bộ phận 5. Lợi nhuận bộ phận 6. Định phí chung 7. Lợi nhuận 121
Bảng 4.8: Báo cáo bộ phận cho lĩnh vực thương mại
4.4. Kiến nghị hoàn thiện công tác kế toán bán hàng và xác định kếtquả kinh doanh tại công ty cổ phần xuất nhập khẩu ngành in SIC