Để thu thập thông tin, Tác giả sử dụng Bảng hỏi (Phụ lục 01: Bảng hỏi đối với kế toán trưởng Công ty và Phụ lục 02: Bảng hỏi với kế toán viên).
❖ Đặc điểm chi phí sản xuất tại Công ty TNHH Sigma Việt Nam
Là một doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực xây lắp, Sigma Việt Nam luôn sử dụng nhiều yếu tố chi phí phục vụ cho quá trình thi công. Các công trình trước khi bắt đầu thi công đều phải lập dự toán thiết kế để các bên duyệt và làm cơ sở cho việc kí kết Hợp đồng kinh tế. Các dự toán XDCB được lập theo từng công trình, hạng mục công trình và được phân tích theo từng hạng mục chi phí. Như vậy toàn bộ chi phí của Công ty bao gồm: CPNVLTT, CPNCTT, CPSDMTC, CPSXC.
❖ Đối tượng hạch toán chi phí và tính giá thành sản phẩm xây lắp
Xuất phát từ đặc điểm của ngành xây lắp và sản phẩm của xây lắp cơ bản đồng thời để đáp ứng nhu cầu quản lý, đối tượng tập hợp chi phí sản xuất của Công ty được xác định là từng công trình, hạng mục công trình.
Mỗi công trình từ khi khởi công xây lắp cho tới khi hoàn thành, bàn giao đều được mở sổ chi tiết riêng để tập hợp chi phí sản xuất phát sinh cho từng công trình, hạng mục công trình đó.
❖ Phương pháp kế toán chi phí sản xuất và tính giá thành tại công ty TNHH Sigma Việt Nam
Công ty sử dụng phương pháp tập hợp chi phí trực tiếp. Các chi phí phát sinh hàng tháng được kế toán tập hợp, phân loại vào các bảng kê chứng từ chi phí theo từng khoản mục liên quan đến từng công trình, hạng mục công trình. Cuối mỗi giai đoạn, khi xác định khối lượng công trình, hạng mục công trình hoàn thành theo giai đoạn hoặc hoàn thành bàn giao đưa vào sử dụng, kế toán sử dụng CPSX đã tập hợp, tổng hợp số liệu từ khi bắt đầu thi công đến khi hoàn thành theo từng đối tượng đề
làm căn cứ tính giá thành sản phẩm.
2.2.1. Ke toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp
CPNVLTT thường chiếm tỷ trọng lớn trong giá thành xây lắp (70- 75%), đặc biệt đối với doanh nghiệp đặc thù chỉ thi công hệ thống cơ điện như Sigma Việt Nam thì CPNVLTT lên tới 80%-85% giá thành dự toán, nên việc hạch toán CPNVL, quản lý NVL là vô cùng quan trọng, nó ảnh hưởng lớn đến hiệu quả SXKD của doanh nghiệp. NVL chủ yếu là mua ngoài, đặc biệt phần thiết bị hệ thống chủ yếu là hàng nhập khẩu và phải đặt hàng theo giờ mà thời gian thi công thì kéo dài nên giá cả NVL biến động gây ảnh hưởng lớn đến quản lý và hạch toán công trình. Hiểu rõ được tầm quan trọng đó, Công ty luôn chú trọng tới việc hạch toán, quản lý NVL từ khâu thu mua, vận chuyển cho tới khi xuất dùng và cả trong quá trình sản xuất thi công ở công trường.
❖ Vật tư thiết bị chính dùng trong thi công công trình
- Hệ Điện nhẹ: ông luồn dây & phụ kiện, Tủ điện, Thang máng cáp & phụ kiện, Cáp điện, thiết bị hệ thống truyền hình, thiết bị hệ thống điện thoại, hệ thống mạng, hệ thống âm thanh, camera, chuông hình, quản lý bãi đỗ xe.
- Hệ Điện: Tủ điện, máy biến áp, máy phát điện, bộ lưu điện, tủ trung thế, hệ thống chống sét & tiếp địa.
- Hệ thống Cấp thoát nước: ông cấp nước PPR & phụ kiện, ống thoát nước uPVC & phụ kiện, Van & phụ kiện, Thiết bị vệ sinh, Bể nước, Hệ thống lọc nước, Hệ thống xử lý nước thải.
- Hệ thống Điều hòa thông gió: Thiết bị điều hòa Chiller, Hệ thống xử lý nước Chiller, thiết bị điều hòa Multi, thiết bị điều hòa VRV, ống thoát nước ngưng uPVC & phụ kiện, thiết bị điều hòa cục bộ.
❖ Phương pháp tập hợp
Công ty thực hiện kế toán tập hợp CPNVLTT theo hình thức kê khai thường xuyên. Giá NVL xuất kho được xác định theo phương pháp bình quân gia quyền cuối kì. Chi phí này được tập hợp riêng cho từng công trình, hạng mục công trình.
Giá trị thực tế của NVL = Giá mua trên hóa đơn + Chi phí thu mua
CP NVL phát sinh trong kì = Số dư NVL đầu kì + Số NVL mua trong kì - Số dư NVL cuối kì.
❖ Chứng từ sử dụng
- Phiếu xuất kho; Phiếu nhập kho; Hóa đơn GTGT; Bảng kê nhập, xuất vật tư. - Ngoài ra, công ty còn sử dụng một số chứng từ khác như: phiếu tạm ứng, phiếu yêu cầu vật tư, biên bản nghiệm thu vật tư thiết bị nhập về công trường...
❖ Tài khoản sử dụng
Kế toán CPNVLTT ở Công ty TNHH Sigma Việt Nam sử dụng tài khoản 621- CPNVLTT. Tài khoản này được theo dõi theo mã công trình (ví dụ: 89LH- Thi công hệ thống cơ điện tòa tháp VP Bank- 89 Láng Hạ), được mở chi tiết cho từng công trình, hạng mục công trình.
Chi tiết như sau:
TK 621101: Chi phí nguyên liệu, vật liệu chính TK 621201: Chi phí nguyên liệu, vật liệu phụ TK 621301: Chi phí nguyên liệu, vật liệu khác
❖ Quy trình đặt hàng vật tư thiết bị tại Công ty
Bảng dự toán khối lượng chi tiết • Tiến hành trình mẫu vật tư • Lên đơn đặt hàng gửi về phòng vật tư Đặt hàng, kí kết hợp ồng mua hàng với nhà cung cấp Nghiệm thu &Nhâp kho vật tư Xuất kho cho tổ đội thi công
Sơ đồ 2.5. Quy trình đặt hàng vật tư thiết bị tại Công ty
❖ Quy trình hạch toán chi tiết:
Căn cứ vào bảng dự toán khối lượng chi tiết khi đấu thầu của phòng kĩ thuật, căn cứ vào tiến độ thi công được lập từ ban điều hành dự án, cán bộ vật tư ở công
trường lập tiến độ cung ứng vật tư. Từ đó, trình phê duyệt hồ sơ trình mẫu vật tư thiết bị tới kĩ sư thiết kế dự án, ban quản lý dự án và cán bộ tư vấn giám sát của dự án phê duyệt. Căn cứ vào hồ sơ trình mẫu đã được phê duyệt, kĩ sư dự án lên đơn đặt hàng theo tiến độ thi công, cán bộ vật tư chuyển đơn hàng về phòng vật tư mua hàng để phòng vật tư đàm phán kí kết hợp đồng với nhà cung cấp.
Khi vật tư thiết bị về nhập kho tại công trường, cán bộ vật tư, kĩ sư thiết kế, cán bộ tư vấn giám sát và đại diện ban quản lý dự án cùng kiểm nghiệm chất lượng và số lượng vật tư, xác nhận bằng biên bản nghiệm thu vật tư thiết bị nhập về chân công trường có chữ kí của các bên tham gia.
Sau khi nghiệm thu, thủ kho tiến hành lập phiếu nhập kho, Phiếu nhập kho được lập thành 2 liên, một liên thủ kho giữ làm căn cứ ghi vào thẻ kho, còn một liên gửi cho kế toán công trường cùng với hóa đơn kiêm phiếu nhập kho để theo dõi, tập hợp gửi lên phòng kế toán Công ty hạch toán vào phần mềm và đối chiếu công nợ, thanh toán cho nhà cung cấp.
Căn cứ theo yêu cầu, tiến độ và nhu cầu thực tế về NVL phục vụ thi công công trình, đội trưởng các tổ đội thi công sẽ viết giấy đề nghị xin lĩnh vật tư trong đó liệt kê các danh mục vật tư cần dùng, sau đó trình lên chỉ huy trưởng công trình phê duyệt. Căn cứ vào giấy đề nghị cung ứng vật tư, thủ kho tiến hành xuất vật tư, cân đo đong đếm đúng số lượng, chủng loại. Phiếu xuất kho được lập làm 2 liên, một liên gửi cho kế toán công trường để tập hợp theo dõi, gửi số liệu về văn phòng kế toán công ty hạch toán, một liên thủ kho giữ để ghi vào thẻ kho.
Thủ kho với kế toán công trường đối chiếu về số lượng xuất thống nhất giữa hai bên, thủ kho kí xác nhận vào phiếu xuất kho và nộp lại cho kế toán.
Tại Phòng Kế toán, trên cơ sở phiếu nhập xuất kho, hóa đơn mua hàng và chứng từ tổng hợp từ kế toán công trường, Kế toán vật tư tiến hành nhập kho, xuất kho, lập bảng kê chi phí NVL trực tiếp dùng cho công trình trong tháng theo giá trị NVL hoặc số tiền hàng, số tiền thuế và tổng tiền thanh toán. Những vật tư dùng cho sản xuất nếu không dùng hết Công ty nhập lại kho, đồng thời ghi giảm trên các sổ
chi tiết của TK 621, những vật tư chưa đưa vào xây lắp thi công theo tiến độ nhưng đã xuất kho, vẫn để tại công trường để tiếp tục dùng cho kì sau, căn cứ vào Phiếu báo vật tư còn lại cuối kì , kế toán ghi âm để giảm CPNVLTT. Sau đó, Kế toán tiến hành lập chứng từ ghi sổ và vào sổ chi tiết TK 621. Phiếu xuất và nhập kho là căn cứ để kế toán theo dõi lượng nhập và xuất NVL trong kho. Đồng thời phiếu xuất kho cũng là căn cứ để tập hợp chi phí và tính giá thành cho từng công trình, hạng mục công trình.
100% các dự án mà Sigma đang thực hiện đều là hợp đồng xây lắp thanh toán theo giai đoạn, xác định giá trị dựa trên khối lượng thực hiện từng giai đoạn.
Cuối mỗi giai đoạn, căn cứ vào phiếu nhập, xuất kho nguyên vật liệu, kế toán lập bảng kê nhập, xuất NVL chi tiết cho từng phần hạng mục đã thực hiện nghiệm thu xuất hóa đơn, kết chuyển CPNVLTT và xác định giá trị khối lượng xây lắp dở dang chuyển sang giai đoạn tiếp theo. Đối với dự án thi công hệ thống cơ điện - Tòa tháp VP Bank 89 Láng Hạ, việc ghi sổ kế toán chi tiết NVL được thực hiện như sau:
> Ngày 20/07/2015, căn cứ vào phiếu nhập kho (Phụ lục 04-3), biên bản nghiệm thu vật tư thiết bị nhập về chân công trường (Phụ lục 04-2), hóa đơn số 003630 (Phụ lục 04-1), kế toán tiến hành ghi sổ NVL về việc Công ty TNHH Sigma Việt Nam mua vật tư thiết bị ống thép mạ kẽm của Công ty CP thép Hòa Phát, phục vụ cho công trình 89 Láng Hạ, nhập tại kho công trường là 946 m thép ống mạ kẽm và 250 cây thép Việt Nhật với giá chưa thuế là 264.574.070 đ, thuế GTGT 10%.
Bút toán định khoản: Nợ TK 621 : 264.574.070 Nợ TK 133: 26.457.407
Có TK 112: 291.031.477
> Khi sử dụng NVL trong sản xuất xây lắp. Ngày 21/07/2015, Đội xây lắp A gửi đến phòng cung ứng vật tư giấy đề nghị xin cấp vật tư là thép ống mạ và thép cây Việt Nhật kích cỡ các loại phục vụ cho thi công công trình trường 89 Láng Hạ. Căn cứ vào “Giấy đề nghị xin cấp vật tư” (Phụ lục 04-5), Chỉ huy trưởng kí duyệt phiếu yêu cầu cấp vật tư. Trên cơ sở yêu cầu sử dụng vật tư được phê duyệt, Thủ
kho lập phiếu xuất kho liên 2 (Phụ lục 04-6). Giá xuất kho là giá thực tế đích danh theo hóa đơn 0003630 ngày 20/07/2015.
Cuối mỗi quý, căn cứ vào phiếu xuất kho và các chứng từ có liên quan, kế toán tiến hành lập bảng kê chứng từ xuất vật liệu thi công, chi tiết cho từng công trình (Phụ
lục 04-7).
Từ bảng kê xuất nguyên vật liệu, kế toán tiến hành lập mở sổ chi tiết TK 621 cho từng công trình và vào sổ cái TK 621 cho tất cả các công trình.
❖ Nhận xét
Quy trình đặt hàng và kiểm soát nguyên vật liệu trực tiếp của công ty khá chặt chẽ, qua nhiều bộ phận kiểm tra đối chiếu, đảm bảo sai sót đặt hàng do sai mã hàng, sai quy cách, số lượng so với hợp đồng ở mức tối thiếu, về cơ bản đáp ứng tiến độ theo kế hoạch tổng thể.
Tuy nhiên, việc chưa tổ chức kế toán quản trị dẫn tới không có báo cáo cập nhật tổng hợp và báo cáo đánh giá tiến độ thực hiện tổng thể tại các thời điểm thực tế so với kế hoạch & dự toán ban đầu, khiến tại nhiều thời điểm, hàng tồn kho về quá sớm, thời gian lưu kho dài, ảnh hưởng tới chi phí tài chính của công ty. Một số trường hợp, việc đặt hàng qua nhiều công đoạn, các ban điều hành dự án không được đặt hàng trực tiếp, dẫn tới hàng về không kịp tiến độ kế hoạch. Công ty cần có giải pháp để hoàn thiện quy trình đặt hàng nhanh gọn nhưng vẫn đảm bảo chính xác, đồng thời hoàn thiện kế toán tập hợp chi phí nguyên vật liệu trực tiếp để có thể tinh toán kịp thời & chính xác các biến động về chi phí NVLTT.
2.2.2. Ke toán chi phí nhân công trực tiếp
2.2.2.1. Đặc điểm chi phí nhân công trực tiếp
Trong điều kiện máy thi công và công nghệ sản xuất còn nhiều hạn chế, khoản mục chi phí nhân công trực tiếp là khoản mục chiếm tỷ trọng chi phí lớn trong giá thành công trình xây lắp ở Công ty TNHH Sigma Việt Nam.
CPNCTT tại Công ty bao gồm: lương chính, lương phụ và các khoản phụ cấp tính theo lương của công nhân trực tiếp sản xuất, tiền công thuê lao động hợp đồng
thời vụ, lao động thuê ngoài... Chi phí NCTT không bao gồm: các khoản trích BHYT, BHXH, KPCĐ của công nhân trực tiếp sản xuất xây lắp, lương của công nhân vận chuyển ngoài công trường, lương nhân viên thu mua, bốc dỡ, bảo quản vật liệu trước khi đến kho công trường, lương công nhân sản xuất phụ, nhân viên quản lý, công nhân điều khiển máy thi công, người làm công tác bảo quản công trường.
Do đặc điểm của Công ty có thể thi công một lúc nhiều công trình, các công trình nằm ở xa nhau nên ngoài lực lượng lao động trong danh sách, tại chân mỗi công trình, Công ty thường tiến hành thuê ngoài các tổ công nhân địa phương (nhân công thời vụ) do giá nhân công rẻ, tiết kiệm chi phí lưu động và thường thuê thông qua các Hợp đồng giao khoán, các công nhân này nằm trong các tổ khác nhau. Đứng đầu mỗi tổ là các tổ trưởng chịu trách nhiệm trước chủ nhiệm công trình về quản lý lao động, thực hiện thi công phần công việc được giao, đảm bảo đúng chất lượng và tiến độ. Sau khi công việc giao khoán hoàn thành sẽ có biên bản nghiệm thu khối lượng, chất lượng các thành phần công việc hoàn thành trong tháng.
a) Hình thức trả lương
Hiện nay, Công ty đang áp dụng hình thức tính lương thời gian cho bộ máy quản lý chỉ đạo thi công, và hình thức lương khoán cho các tổ đội công nhân trực tiếp tham gia sản xuất xây lắp theo khối lượng công việc hoàn thành và khoán gọn công việc. Công ty giao khoán đơn vị thi công và quản lý cả công trình cho đội xây lắp nên đội xây lắp chủ động trong quản lý lao động.
Trả lương khoán: Hợp đồng giao khoán do giám đốc Công ty, kế toán công
trình và tổ trưởng nhận khoán tiến hành lập khi giao khoán công việc. Trong hợp đồng có ghi rõ về khối lượng công việc được giao, yêu cầu kĩ thuật và đơn giá khoán. Hợp đồng giao khoán được lập thành hai bản, bên nhận khoán giữ một bản và bên giao khoán giữ một bản. Cùng với hợp đồng giao khoán là biên bản thanh lý, nghiệm thu hợp đồng, là căn cứ để kế toán Công ty, đội trưởng các tổ đội sản xuất chấm công và tính lương phù hợp cho công nhân.
sản phẩm hoàn thành bàn giao lượng công việc hoàn thành
Cuối mỗi tháng, dựa trên Bảng chấm công của từng tổ, Hợp đồng giao khoán, Biên bản nghiệm thu công trình, kế toán Công ty xác định đơn giá tiền công tại công trình và lập bảng thanh toán lương.
Lượng công nhân trực Số công của công nhân Đơn giá tiền công
= x
tiếp thi công trực tiếp thi công tại công trình Tổng số lương
Đơn giá một công = --- Tổng số công
> Ví dụ khi tính lương cho CNTT thi công công trình 89 Láng Hạ tháng 7/2015. Theo biên bản nghiệm thu hợp đồng giao khoán tháng 7/2015, xác định tổng giá trị hợp đồng đã thực hiện là 216.000.000 đồng, và căn cứ vào bảng chấm công xác định tổng số công đã thực hiện là 720 công.
Lương bình quân = 216.000.000 : 720 = 300.000đ