TẬP HỢP CHI PHÍ SẢN XUẤT VÀ TÍNH GIÁ THÀNH SẢN
PHẨM TẠI CÔNG TY TNHH SIGMA VIỆT NAM
3.1. Giải pháp hoàn thiện kế toán tập hợp chi phí và tính giá thành sản phẩm tại Công ty TNHH Sigma Việt Nam
3.1.1. Nâng cấp phần mềm kế toán nhằm đồng bộ hóa quy trình xử lý thông tinkế toán kế toán
Hệ thống thông tin kế toán hiệu quả sẽ đảm bảo thông tin quan trọng thường xuyên được báo cáo cho các cấp quản lý và các bộ phận có liên quan cùng hệ thống. Khi đó, nhân viên ở bất kỳ vị trí nào trong hệ thống đều có thể hiểu và thực hiện đúng các nội quy trong hệ thống. Đồng thời, đảm bảo sự an toàn cho hệ thống, thông tin được bảo mật, phòng ngừa sự truy cập, khai thác bất hợp pháp hoặc vì mục đích gây hại cho đơn vị; Đảm bảo sự an toàn cho hệ thống trước những biến cố bất thường, thiên tai...
Như đã phân tích trong chương 2, hệ thống thông tin kế toán tại Sigma chưa có sự đồng nhất giữa các yếu tố tham gia vào hệ thống. Để hoàn thiện bộ máy kế toán nói chung, trước hết phải khắc phục sự rời rạc và cục bộ trong hệ thống. Công ty cần thiết kế và xây dựng một phần mềm kế toán phù hợp với đặc thù hoạt động của mình. Cơ sở cho việc xây dựng phần mềm kế toán phải dựa vào đặc điểm của đối tượng kế toán là các sản phẩm xây lắp, mô hình kế toán đang áp dụng là mô hình tập trung, mục đích của hệ thống là cập nhật dữ liệu nhanh chóng, giám sát và quản lý thông tin kế toán kịp thời, thông suốt. Hiệu quả của việc đồng nhất này còn thể hiện ở việc giảm bớt thời gian nhập liệu và theo dõi thông tin được phản ánh, giảm bớt các công việc trùng lặp tại kế toán Công ty và kế toán công trình.
Phần mềm kế toán phải đảm bảo áp dụng được tại văn phòng Công ty và có phân cấp truy cập nhập liệu theo dõi tại các công trình để kế toán Công ty có thể theo dõi công tác tập hợp chi phí tại các công trình từ xa, kế toán công trình có thể
tham gia vào quá trình phản ánh dữ liệu trực tiếp, phần mềm mới cần thỏa mãn như yêu cầu sau:
- Thiết kế và xử lý nhập liệu dễ dàng, tiện lợi, đồng thời tự động kiểm tra nhằm giảm thiểu sai sót trong quá trình nhập liệu;
- Để tận dụng cơ sở dữ liệu của hệ thống, phần mềm cần có chức năng kế thừa dữ liệu. Mỗi nghiệp vụ kinh tế phát sinh chỉ nhập liệu một lần, các phần hành kế tiếp trong quy trình chỉ việc kế thừa số liệu đã nhập từ phần hành trước;
- Do có nhiều người nhập liệu và tham gia vào hệ thống, nên cần phải có sự phân quyền chặt chẽ: Quyen xem thông tin, quyền chỉnh sửa dữ liệu của một hoặc nhiều phân hệ trong hệ thống kế toán;
- Tự động định khoản các nghiệp vụ theo chế độ cài đặt và khai báo hệ thống ban đầu, đồng thời cho phép người sử dụng điều chỉnh định khoản nếu xét thấy chưa phù hợp với nghiệp vụ cụ thể nào đó. Mục tiêu là để cả bộ phận kế toán quản trị và kế toán tài chính đều có thể sử dụng chung tài nguyên của hệ thống, các chứng từ đều có thể phản ánh các chỉ tiêu của kế toán tài chính cũng như mang đủ các chỉ tiêu của kế toán quản trị;
- Cho phép người sử dụng báo cáo tổng hợp từ các chi tiết dữ liệu của hệ thống đồng thời cho phép truy ngược từ báo cáo tổng hợp đến chi tiết phát sinh và truy đến chứng từu gốc để xem và hiệu chỉnh trên cơ sở được phân quyền của người quản lý hệ thống;
- Có khả năng linh hoạt lựa chọn tiêu thức phân cáp đối với các báo cáo có nhiều đối tượng theo dõi, có khả năng thiết lập các báo cáo linh động dựa trên các chỉ tiêu được lưu trong cơ sở dữ liệu.
Khi hệ thống kế toán đồng bộ, mức độ áp dụng công nghệ thông tin tương xứng sẽ nâng cao hiệu quả xử lý nghiệp vụ phát sinh tại các công trình cũng như tốc độ cập nhật thông tin, thực hiện được kịp thời chức năng giám sát từ kế toán Công ty đối với kế toán công trình.