2.3.2.1 Một số tồn tại trong kế toán tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm tại Công ty TNHHSigma Việt Nam
❖Quy trình xử lý kế toán chưa đồng bộ với phần mềm kế toán
trường chỉ có nhiệm vụ tập hợp chứng từ và theo dõi chi phí. Tại văn phòng kế toán Công ty đang sử dụng phần mềm kế toán Fast Accounting, bộ phận kế toán công trường sử dụng chương trình kế toán tự viết như Excel, Foxpro. Hai phần mềm này độc lập lẫn nhau, không có tính năng liên kết và tích hợp. Điều này đã tăng thêm khối lượng thao tác của kế toán viên, cũng như không có khả năng tổng hợp và thiết lập các báo cáo một cách kịp thời, chính xác theo yêu cầu quản trị. Dẫn đến kế toán công trường là người quản lý chi phí trực tiếp, thông thạo các loại chi phí hiểu rõ quy trình sản xuất nhưng không tham gia vào quản lý chi phí. Trong khi đó, kế toán văn phòng Công ty trực tiếp quản lý chi phí nhưng lại không hiểu sâu về quy trình sản xuất và đặc thù từng dự án, từng loại chi phí và tập hợp thụ động dựa vào kết quả báo cáo của kế toán tại công trường.
Chi phí được tập hợp chuyển lên văn phòng, kế toán chi phí tại văn phòng phải đổ lại toàn bộ dữ liệu Excel lên phần mềm kế toán, áp toàn bộ đơn giá nhập xuất kho. Công việc mang tính chất thủ công với khối lượng lớn đã khiến Công ty phải tốn kém chi phí cho đội kế toán chi phí lên tới 10 người chỉ để nhập hóa đơn chi phí công trường cũng như nhập xuất kho, trong khi đó, bằng việc sử dụng phần mềm kế toán tích hợp giữa công trường và văn phòng, nâng cao chuyên môn của kế toán công trường bằng cách sàng lọc đầu vào và nâng cao thu nhập, phân quyền cho Kế toán công trường được phép hạch toán kế toán trên phần mềm, kế toán công trường hoàn toàn có thể đảm nhiệm phân hệ Kho và Chi phí, đảm bảo chính xác và cập nhật hàng ngày. Giải quyết được vấn đề về chi phí cũng như chậm luân chuyển chứng từ như hiện nay.
Kế toán tại văn phòng Công ty chưa tổ chức được hệ thống kiểm soát chi phí xuyên suốt từ Công ty tới các dự án thi công. Do đó việc theo dõi mọi biến động của quy trình công nghệ, hệ thống giá thành kế hoạch, sự biến động của chi phí không kịp thời, dẫn đến không có biện pháp xem xét điều chỉnh phù hợp cũng như phục vụ công tác định hướng của sản phẩm sản xuất của Công ty. Đặc biệt, công tác phân tích tình hình thực hiện kế hoạch chi phí sản phẩm để có biện pháp hạ giá
thành sản phẩm hoặc phân tích so sánh chi phí kì này với chi phí kì trước để rút ra những thông tin chi phí cần thiết cho quản lý hầu như chưa được thực hiện hoặc thực hiện chưa đạt nên phần hành kế toán chi phí không được coi trọng, kết quả tính chi phí và giá thành sản phẩm chỉ có tính phục vụ cho các BCTC.
❖ Hệ thống tài khoản áp dụng chưa đáp ứng yêu cầu quản lý chi phí sản xuất.
Hệ thống tài khoản kế toán được xây dựng riêng dựa trên cơ sở hệ thống tài khoản kế toán thống nhất ban hành theo Thông tư 200/2014/TT-BTC. Hệ thống tài khoản này được mở chi tiết thành các tài khoản cấp 3, cấp 4 có liên quan để phục vụ công tác hạch toán một cách chi tiết. Tuy nhiên, trong quá trình triển khai công tác quản lý chi phí tại Công ty, hệ thống tài khoản kế toán đã thể hiện một số tồn tại như sau:
Trong quá trình tổng hợp chi phí gắn liền với đặc thù của ngành sản xuất xây lắp, phát sinh thêm khoản chi phí biến động so với định mức, chi phí thiệt hại trong sản xuất. Tuy nhiên hệ thống tài khoản hiện nay không có tài khoản riêng để phản ánh và theo dõi, tổng hợp nhanh khoản thiệt hại này, việc theo dõi được thực hiện bằng các sổ chi tiết, mang tính thủ công và độc lập. Do vậy, khi phân tích biến động chi phí sẽ khó khăn trong việc tập hợp số liệu, cũng như tính kịp thời của thông tin khi Công ty chỉ có được số liệu biến động chi phí vào cuối quý sau khi kế toán đã tổng hợp xong, còn giữa kì kế toán, lãnh đạo Công ty và ban điều hành dự án không thể biết được tình hình biến động chi phí sản xuất, vì vậy không thể có biện pháp quản lý chi phí và điều chỉnh kịp thời.
Đặc điểm của sản xuất xây lắp là có nhiều tổ, đội xây lắp đi theo công trình, hạch toán kế toán tại công trình phụ thuộc với công tác kế toán tại Công ty. Hệ thống tài khoản mới ban hành không có tài khoản tổng hợp các công nợ nội bộ giúp các đơn vị xây lắp như Sigma có thể theo dõi các khoản phản ánh biến động chi phí so với định mức của từng dự án và quan hệ kinh tế nội bộ giữa dự án và Công ty.
❖ Luân chuyển, xử lý chứng từ chậm
kế toán dồn một lượng lớn đến cuối các giai đoạn nghiệm thu hoàn thành, nên việc hạch toán không kịp thời, thiếu chính xác. Do đó chưa đáp ứng kịp thời khi có yêu cầu theo dõi tiến độ thi công nói chung và quản lý chi phí giá thành nói riêng.
- Tại các tổ đội sản xuất không có nhân viên ghi chép và tập hợp các chứng từ, tất cả đều do các tổ đội trưởng kiêm nhiệm vừa quản lý vừa phụ trách ghi chép, các chứng từ thường có thời gian luân chuyển lên phòng kế toán Công ty rất chậm, công trường lại ở xa văn phòng trụ sở, do vậy, ảnh hưởng đến tính trung thực hợp lý của các chứng từ, dẫn đến việc hạch toán và tính toán chi phí giá thành, thất thoát nguồn lực của Công ty.
- Tại các dự án phát sinh rất nhiều trường hợp không tuân thủ quy định lập chứng từ. Cụ thể những lỗi: Không lập chứng từ khi đã phát sinh nghiệp vụ nhập xuất kho, lập chứng từ sai tên hàng, mã số. Việc cập nhật số liệu thường chậm trễ, sót phiếu, hàng đã xuất kho nhưng chưa làm phiếu nhập kho, hàng luân chuyển sang sử dụng ở dự án khác nhưng chưa có chứng từ thể hiện...
- Phần mềm kế toán sử dụng ở công trường và văn phòng Công ty không đồng bộ, viết tay nên khả năng tích hợp dữ liệu không thực hiện được, kế toán văn phòng muốn xử lý đều phải thực hiện chuyển đổi thủ công rất mất thời gian, sai dữ liệu.
❖ Kế toán tập hợp chi phí sản xuất chưa chính xác, kịp thời
> Về chi phi nguyên vật liệu trực tiếp
Hiện tại, công tác thu mua vật tư thiết bị của Công ty được thực hiện qua phòng vật tư, cán bộ phòng vật tư và ban điều hành dự án căn cứ vào dự toán và tiến độ thi công công trình để tiến hành mua vật tư nhập kho. Đặc điểm của ngành xây lắp là công trình thi công thường ở khắp nơi, phân tán cách xa văn phòng Công ty, việc thu mua NVL như trên tuy Công ty có thể đảm bảo chặt chẽ hơn về quản lý, nhưng quá trình tương tác mua vật tư thiết bị qua nhiều phòng ban như vậy đã kéo dài thời gian mua hàng, nhất là với đặc thù xây lắp cơ điện, phần thiết bị hệ thống rất nhiều hạng mục đặt hàng theo bản vẽ thiết kế riêng nhà cung cấp mới sản xuất được, trong quá trình thi công sự thay đổi về thiết kế là thường xảy ra để đáp ứng
yêu cầu của khách hàng cũng như đảm bảo chất lượng kĩ thuật, việc mỗi lần thay đổi công trường đều phải báo lại phòng vật tư để làm việc lại với nhà cung cấp trong khi đội kĩ thuật công trường với chuyên môn kĩ thuật của mình hoàn toàn có thể làm việc trực tiếp với nhà cung cấp để đặt hàng kịp thời và chính xác nhất, đáp ứng tiến độ thi công.
Với những vật tư nhỏ lẻ, giá trị thấp, tuy nhiên lại thường cần gấp để hoàn thiện hệ thống, cán bộ vật tư công trường cũng đều phải gửi đơn hàng về phòng vật tư để phòng vật tư đặt hàng, kéo dài thời gian đặt hàng lên tới hai đến ba ngày, trong khi đó nếu công trường đặt hàng trực tiếp, hàng có thể giao luôn trong ngày để thi công hoàn thiện.
> về chi phí nhân công trực tiếp
Hiện nay Công ty đang tiến hành trả lương theo thời gian cho các phòng ban thuộc ban điều hành dự án, hàng tháng từ dữ liệu chấm công từ máy chấm công vân tay, các cán bộ nhân viên tiến hành giải trình chấm công, trưởng các bộ phận và chỉ huy trưởng công trình tiến hành đánh giá và chấm điểm hiệu quả công việc của các cán bộ nhân viên trực thuộc bộ phận mình. Phòng nhân sự căn cứ vào bảng chấm công, bảng điểm và mức lương thời gian quy định tại hợp đồng lao động, quy chế tính lương thưởng để tính lương cho cán bộ công nhân viên.
Cách tính lương theo thời gian cũng có những hạn chế, việc chấm điểm hiệu quả công việc nhiều lúc còn mang tính chất chủ quan đã có nhiều ảnh hưởng không tốt tới tâm lý của người lao động. Công ty nên thực hiện cơ chế khoán cho các bộ phận để tạo động lực thúc đẩy người lao động có ý thức trách nhiệm hơn với công việc cả về chất lượng lẫn thời gian, đảm bảo đúng tiến độ thi công công trình.
> về chi phí sản xuất chung
- Công ty thực hiện trích các khoản theo lương đều dựa trên mức lương cơ bản, trong khi đó, theo quy định BHXH và BHYT trích theo tỷ lệ dựa trên lương cơ bản + phụ cấp, còn KPCĐ trích theo tỷ lệ lương thực tế, dẫn đến việc xác định chi phí nhân công trực tiếp thiếu chính xác.
- Đối với chi phí CCDC dùng cho sản xuất công trình như cuốc, xẻng, dụng cụ bảo hộ lao động... đều được kế toán phân bổ một lần vào chi phí sản xuất trong kì của công trình nhưng thực tế lại luân chuyển dùng cho nhiều kì. Đối với các CCDC có giá trị lớn như giàn giáo, cốp pha nhưng chưa đủ tiêu chuẩn là TSCĐ khi xuất dùng kế toán cũng không phân bổ.
- Cũng có những trường hợp một nhân viên quản lý nhiều công trình, hoặc giai đoạn đầu tham gia dự án khác sau đó điều chuyển vào dự án khác, Công ty lại hạch toán và tập hợp CPSXC cho từng công trình, hạng mục công trình mà không có tiêu thức phân bổ rõ ràng.
- Công ty cũng chưa có những chính sách quản lý chi phí mua ngoài hiệu quả, ví dụ như chi phí xăng xe, điện nước, điện thoại... nhân viên sử dụng lãng phí. Điều này làm ảnh hưởng đến chỉ tiêu về chi phí, giá thành, gây biến động lớn về CPSXC giữa các kì.
- Chi phí khoán cho các ban điều hành dự án hiện nay chưa có định mức và tiêu thức rõ ràng, chi phí khoán đang áp theo tỷ lệ giá trị hợp đồng kí trong khi mỗi dự án có những điểm đặc thù khác nhau và cần có sự linh hoạt khi phân bổ tỷ lệ.
❖ Chưa có hệ thống báo cáo kế toán quản trị chi phí sản xuất & tính giá thành sản phẩm
Công ty vẫn chưa dành sự quan tâm đúng mức đối với công tác kế toán quản trị nói chung, kế toán quản trị chi phí và tính giá thành sản phẩm nói riêng dẫn tới thiếu sự kết hợp chặt chẽ giữa kế toán tài chính và kế toán quản trị. Điều này là một vấn đề gặp phải trong rất nhiều doanh nghiệp tại Việt Nam mà không chỉ tại Sigma. Bộ máy kế toán tại Công ty chỉ tập trung vào các công cụ và vai trò của kế toán tài chính mà chưa đánh giá đúng vai trò của kế toán quản trị. Công tác kế toán quản trị tại Công ty mới dừng lại ở bước đầu thực hiện là lập kế hoạch ngân sách. Trong nội dung của kế toán tập hợp chi phí và tính giá thành sản phẩm, hệ thống dự toán chi phí sản xuất, định mức tiêu hao vật tư, định mức tiêu hao nhiên liệu, định mức nhân công, tiến độ thực hiện kế hoạch. do phòng kĩ thuật thực hiện trên cơ sở khung
hướng dẫn của nhà nước đối với hoạt động xây lắp, thông số kĩ thuật của nhà sản xuất đối với máy thi công. Chính vì vậy vai trò của kế toán quản trị trong nội dung này chưa được định hình, chưa phát huy tác dụng.
2.3.2.2. Nguyên nhân của những tồn tại
Thứ nhất, do những đặc thù của doanh nghiệp xây lắp và sản phẩm xây lắp.
Đối tượng tập hợp chi phí và tính giá thành trong Công ty là các công trình, hạng mục công trình, chu kì sản xuất dài, kì tính giá thành sản phẩm xây lắp không đều đặn hàng tháng. Việc tính giá thành được thực hiện trong thời gian dài dẫn tới khối lượng công việc kế toán không được phân bổ đều trong kì, bị dồn dập vào cuối kì và những hạn chế từ khối lượng công việc cũng như áp lực thời gian là điều không tránh khỏi. Việc tổ chức quản lý khi hoạt động kế toán tập trung nhưng đối tượng kế toán lại khác biệt về vị trí địa lý đặt ra không ít khó khăn cho công tác theo dõi và kiểm soát.
Bên cạnh đó, quá trình tập hợp chi phí và tính giá thành sản phẩm có liên quan đến rất nhiều bộ phận: bộ phận kĩ thuật với hệ thống dự toán và định mức, bộ phận đấu thầu, các nhà thầu phụ, chủ đầu tư... Kết quả của quá trình này chịu ảnh hưởng của nhiều yếu tố: biến động kinh tế (giá cả, nhà cung cấp, lạm phát.), thay đổi trong hệ thống pháp lý.
Những vấn đề này gặp phải trong tất cả các doanh nghiệp xây lắp mà không chỉ riêng Sigma.
Thứ hai, do chất lượng nhân sự kế toán chi phí sản xuất & tính giá thành sản phẩm nói riêng, và của bộ máy kế toán nói chung chưa đáp ứng yêu cầu.
Do hoạt động kinh tế luôn phát triển, đối tượng kế toán cũng phức tạp hơn từng ngày. Trình độ quản lý kinh tế của đội ngũ giám đốc và bộ máy kế toán phải đáp ứng được những đòi hỏi rất cao từ nền kinh tế. Vì vậy, sự chưa đáp ứng kịp thời về năng lực và trình độ cũng là một trong những nguyên nhân lớn gây ra những khó khăn trong công tác quản lý nói chung và công tác kế toán nói riêng. Ngoài ra, sự phát triển của công nghệ thông tin vừa tạo điều kiện cho con người nâng cao năng
suất lao động và xử lý thông tin, nhưng cũng đồng thời đặt ra yêu cầu về trình độ ứng dụng trong thực tiễn. Bộ máy kế toán với năng lực không đồng đều, có sự khác biệt giữa kế toán tại văn phòng và kế toán tại công trình cũng dẫn đến việc sử dụng các phần mềm kế toán gặp khó khăn, công tác đồng bộ trong quản lý kế toán chưa được thực hiện
Thứ ba, do ban lãnh đạo công ty chưa phân định rõ trách nhiệm về các quy trình và phần hành kế toán, dẫn tới các bộ phận bị chồng chéo công việc, chưa phát huy hết vai trò và năng lực của các cá nhân.
Thứ tư, do ban lãnh đạo chưa nhận thức đúng về vai trò của kế toán quản trị.
Hệ thống dự toán và định mức được sử dụng trong hoạt động xây lắp là rất nhiều, tuy nhiên, vai trò của kế toán trong đó chủ yếu trên lĩnh vực ngân sách. Điều này một phần do đặc thù của sản phẩm xây lắp và hoạt động xây lắp, một phần do vai trò của kế toán quản trị trong tập hợp chi phí và tính giá thành sản phẩm chưa được đánh giá đúng mức. Trên phương diện tổng quát, công tác kế toán quản trị được đánh đồng với kế toán tài chính, việc xử lý các nghiệp vụ kinh tế phát sinh thiên về