Các chi phí sản xuất phát sinh trong hoạt động xây lắp tại Sigma bao gồm: CPNVLTT, CPNCTT, CPMTC, CPSXC.
Một là, về chi phí nguyên vật liệu trực tiếp
Như đã chỉ ra trong những phân tích trên, quá trình kế toán tập hợp chi phí sản xuất tại Công ty có thời điểm cách biệt khá xa so với thời điểm phát sinh chi phí. Các chứng từ kế toán phát sinh từ công trình và được kế toán văn phòng Công ty tập hợp và theo dõi vào thời điểm cuối quý. Độ trễ lớn của việc ghi nhận phát sinh sẽ khó khăn trong việc theo dõi chi phí, xử lý các phát sinh và độ chính xác của các ghi nhận. Việc khắc phục vấn đề này không chỉ đẩy nhanh tốc độ truyền và lưu trữ thông tin kế toán, còn giúp thông tin có độ tin cậy cao hơn khi bám sát đối tượng được phản ánh.
Công ty cần rút ngắn thời gian tập hợp các phiếu nhập - xuất vật tư và lên chứng từ ghi sổ từ quý xuống tháng hoặc định kì theo số ngày. Mục đích của việc này là giảm tải cho công tác kế toán vào thời điểm cuối quý, cuối năm, dàn đều khối lượng công việc trong năm. Ngoài ra, việc rút ngắn thời gian tập hợp chứng từ có thể khả thi khi Công ty đã thực hiện đồng bộ các biện pháp về phần mềm kế toán và nhân sự kế toán.
Để theo dõi sát sao CPNVLTT phát sinh đúng với thực tế, sát với thời điểm tính giá thành đòi hỏi công tác kiểm kê cần được thực hiện nghiêm túc và hiệu quả, có sự tham gia của đầy đủ các bên: thủ kho, kế toán công trường, kế toán văn phòng Công ty, phòng kĩ thuật, cán bộ quản lý. Công việc này không chỉ giúp xử lý kịp thời các phát sinh như mất mát, hư hỏng vật tư, hao hụt nguyên vật liệu mà còn giám sát chặt chẽ được định mức tiêu hao, góp phần nâng cao hiệu quả công tác lập dự toán. Vì chi phí NVLTT là chi phí chiếm tỷ trọng lớn nhất trong giá thành sản phẩm xây lắp của Sigma, các vật tư, vật liệu chưa sử dụng hết còn nằm tại công
T
T Tên máy
Đơn vị
tính Khối lượng hoạt động Tổng số camáy
THDL TBĐC
Máy lu Ca máy 12 6 18
"2 ..
trình sẽ được kịp thời đưa ra khỏi giá thành vào thời điểm xác định, qua đó đem lại kết quả hoạt động kinh doanh chính xác hơn cho Công ty.
Hai là, về chi phí nhân công trực tiếp
Để đảm bảo cho giá thành không bị đột biến tăng lên, quản lý và tính toán chi phí sản xuất một cách chính xác, hợp lý, tiền lương nghỉ phép của công nhân nên được tính vào chi phí sản xuất thông qua phương pháp trích trước theo kế hoạch. Cuối năm sẽ tiến hành điều chỉnh số trích trước theo kế hoạch cho phù hợp với tiền lương nghỉ phép. Việc trích trước tiền lương nghỉ phép chỉ áp dụng đối với công nhân trực tiếp sản xuất và được tiến hành trích như sau:
Tỷ lệ trích trước theo kế hoạch tiền lương của công nhấn sản xuất = Tổng tiền lương nghỉ phép phải trả cho công nhân sản xuất theo kế hoạch trong năm / Tổng tiền lương chính phải trả cho công nhân sản xuất theo kế hoạch trong năm.
Tổng tiền lương nghỉ phép phải trả cho công nhân sản xuất theo kế hoạch trong năm= Số công nhân trong DN × Mức lương bình quân một công nhân sản xuất × Số ngày nghỉ phép thường niên của một công nhân sản xuất
Kế toán sử dụng TK 335 để thể hiện khoản trích trước này, hàng tháng căn cứ vào kế hoạch trích trước tiền lương nghỉ phép của công nhân, định khoản: Nợ TK 622/ Có TK 335. Khi thực tế phát sinh tiền lương nghỉ phép phải trả cho CNTT SX, kế toán hạch toán: Nợ TK 622/ Có TK 334. Cuối năm tiến hành điều chỉnh số chênh lệch giữa số trích trước và thực tế phải trả.
Ba là, về chi phí máy thi công
Đặc thù của máy thi công là có thể dùng cho nhiều công trình, thời gian máy nằm tại mỗi công trình không cố định và mức tiêu hao nguyên nhiên vật liệu để hoạt động máy còn phụ thuộc vào điều kiện thời tiết cũng như hiện trạng hoạt động của máy. Công ty nên lập Bảng theo dõi ca máy chạy thi công để phục vụ cho công tác theo dõi tình hình sử dụng máy và phân bổ chi phí một cách hợp lý. Chi phí khấu hao phát sinh sẽ được tập hợp chính xác hơn khi sử dụng tiêu thức phân bổ chi phí khấu hao cho các công trình, hạng mục công trình theo số giờ ca máy chạy.
, Chi phí khấu hao
Chi phí khấu Số giờ ca máy chạy
máy thi công
hao máy thi = ---,--- x dùng cho công trình, Tổng số giờ máy
công phân bổ hạng mục công trình
chạy
Công ty có thể lập bảng theo dõi hoạt động của máy thi công như sau:
Bảng 3.1: Bảng theo dõi hoạt động của máy thi công
Công ty cần tập hợp chung cho toàn bộ các công trình rồi mới tiến hành phân bổ theo tiêu thức thích hợp cho các đối tượng giá thành vào cuối kỳ hạch toán.
Đối với CCDC sử dụng cho nhiều kỳ kế toán như: cuốc, xẻng, dụng cụ bảo hộ.kế toán cần tiến hành phân bổ giá trị xuất dùng.
Giá trị CCDC phân Giá trị CCDC xuất dùng
bổ trong kỳ Số lần hoặc số kỳ dự kiến phân bổ
Đối với chi phí sản xuất chung: vì một tổ đội sản xuất có thể đảm nhiệm nhiều công trình nên đối với chi phí liên quan đến nhiều đối tượng chịu chi phí thì cuối kỳ hạch toán sẽ được phân bổ cho các công trình, hạng mục công trình có liên quan theo những tiêu thức thích hợp như tiêu thức giá trị dự toán hoàn thành bàn giao, hoặc tiêu thức tổng chi phí công nhân trực tiếp sản xuất. Chẳng hạn, đối với CPSXC được phân bổ theo tiêu thức tổng chi phí công nhân trực tiếp sản xuất, kế toán phân bổ như sau:
, , Tổng chi phí cần phân bổ
Hệ sô Phân bổ = ---—---ɪ--- Tổng chi phí công nhân trực tiếp sản xuất
Chi phí SXC Ẫ
Chi phí công nhân trực tiếp sản phân bổ từng = Hệ sô phân bổ
xuất từng công trình công trình
Hiện tại, công ty vẫn tiến hành trích BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ dựa trên lương cơ bản, làm cho chi phí sản xuất chung thấp hơn so với thực tế. Vì vậy, cần phải tiến hành trích lập đúng quy định dể đảm bảo quyền lợi của công nhân viên, đồng thời chi phí giá thành sản phẩm được tính một cách chính xác.
Đôi với việc phân bổ khấu hao TSCĐ, công ty nên tiến hành trích khấu hao theo tháng, theo công thức:
Mức khấu hao trong tháng = ( Nguyên giá TSCĐ × Tỷ lệ khấu hao ) ÷ 12 Tỷ lệ khấu hao = 1÷ sô năm sử dụng
3.1.5. Ảp dụng kế toán quản trị chi phí sản xuất và hạ giá thành sản phẩm
Hiện nay, Công ty TNHH Sigma Việt Nam tổ chức bộ máy kế toán với mục tiêu hoàn thành được các sô liệu, các chỉ tiêu phục vụ cho công tác BCTC của doanh nghiệp. Còn với nội dung báo cáo chi phí để phục vụ hoạt động quản lý của doanh nghiệp, Công ty thường giao cho các bộ phận khác thực hiện. Việc bộ phận kế toán công ty không thể làm tôt chức năng kiểm soát chi phí và lập báo cáo quản trị do nguyên nhân: Mô hình tổ chức bộ máy kế toán đặt nặng mục tiêu phục vụ kế toán tài chính mà xem nhẹ mục tiêu kế toán quản trị. Do vậy khi xây lắp cơ cấu tổ chức, phòng kế toán tập trung vào bô trí nhân sự theo phần hành kế toán, được đóng khung bởi các nghiệp vụ của kế toán tài chính. Công tác phân tích chi phí nếu có thường do kế toán tổng hợp đảm nhiệm. Do vậy chất lượng của các BCTC thường không đạt yêu cầu phân tích của ban lãnh đạo công ty. Việc quyết định quản lý chi phí, phân tích và lập kế hoạch thường được căn cứ vào báo cáo của các bộ phận “phi kế toán”. Từ đó quan điểm nhìn nhận và đánh giá của công ty về vai trò của kế
nghiệp
toán chi phí bị hạ thấp, dẫn đến công ty phải tốn thêm nguồn lực để tổ chức hệ thống thông tin chi phí trong khi khả năng quản lý chi phí của bộ máy kế toán không được khai thác đúng chức năng.
Để khắc phục tình trạng trên, khi tổ chức hoàn thiện hệ thống công tác kế toán chi phí, Tác giả xin kiến nghị tiến hành cơ cấu lại bộ máy kế toán, nâng cấp kế toán công trường ngang với kế toán chi phí hiện nay, nâng cấp kế toán chi phí để hình thành thêm bộ máy kế toán quản trị trong phòng kế toán công ty, trong đó phần hành kế toán quản trị được xây dựng lại nhiệm vụ, chú trọng hơn trong công tác tư vấn, kiểm tra, phân tích chi phí. Còn công việc tác nghiệp trực tiếp trên phần mềm liên quan đến chi phí trực tiếp dưới các ban điều hành dự án do kế toán công trường thực hiện. Ve chức năng, kế toán quản trị có chức năng thực hiện công tác quản lý và tính giá thành sản phẩm của Công ty.
Ve nhiệm vụ, kế toán quản trị có nhiệm vụ:
- Tính giá thành sản phẩm cho toàn công ty, soạn thảo các quy định, quy chế hướng dẫn và kiểm tra các khoản chi phí hoạt động định kì hoặc đột xuất theo quy chế hạch toán của công ty; Phân tích các khoản mục giá thành; chủ trì công tác kiểm tra quyết toán chi phí để xác định hiệu quả chi phí của các dự án.
- Lập các báo cáo nội bộ về chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm, về tồn kho vật tư thiết bị, đánh giá sản phẩm dở dang. Tổng hợp, hiệu chỉnh các quy định, quy trình, định mức tồn kho để làm cơ sở kiểm tra kiểm saots tình hình tồn kho của các nan, các công ty
- Theo dõi, kiểm soát định mức chi phí sản xuất, lập dự toán chi phí sản xuất và dự toán giá thành.
Lập các báo cáo phân tích biến động chi phí, báo cáo kết quả quản lý chi phí của các dự án ví dụ như:
(1) Báo cáo quản trị chi phí sản xuất theo từng công trình, hạng mục công trình. Căn cứ vào sổ chi tiết chi phí sản xuất của từng hạng mục, công trình, kế toán quản trị có thể giúp nhà quản lý có được những thông tin chi tiết về tình hình chi phí sản xuất gắn liền với từng đối tượng tập hợp chi phí. Qua đó, Công ty có thể giám sát tình hình thực hiện các loại định mức chi phí, góp phần xử lý kịp thời các phát sinh trong quá trình thi công và tính toán hiệu quả các phương án dự phòng.
Bảng 3.2: Mau báo cáo quản trị chi phí sản xuất theo từng hạng mục, công trình
CÔNG TY TNHH SIGMA VIỆT NAM
BÁO CÁO QUẢN TRỊ CHI PHÍ SẢN XUẤT THEO TỪNG HẠNG MỤC, CÔNG TRÌNH
2. Chi phí sản xuất chung - Biến phí
- Định phí
Chỉ tiêu chi
phí Dự toán Thực hiện Chênh lệch
1. Biến phí sản xuất chung - Chi phí vật liệu
Ngày... Tháng... Năm...
(2) Báo cáo quản trị chi phí sản xuất chung
Căn cứ vào sổ chi tiết chi phí sản xuất chung của từng hạng mục, công trình và chi phí sản xuất chung dự toán, kế toán quản trị có thể cung cấp cho nhà quản lý thông tin về tình hình thực hiện định mức chi phí sản xuất chung, từ đó điều chỉnh hệ thống định mức phù hợp và kiểm tra giám sát kịp thời.
Bảng 3.3: Mau báo cáo quản trị chi phí sản xuất chung
CÔNG TY TNHH SIGMA VIỆT NAM
- Chi phí CCDC
- Chi phí dịch vụ mua ngoài - Chi phí bằng tiền khác - ...
2. Định phí sản xuất chung - Chi phí khấu hao TSCĐ - Chi phí điện thoại - Chi phí khác
3. Phân bổ cho các địa điểm - Công trình...
- Công trình.
Đối tượng Giá thành đơn vị Tổng giá thành
KH TT Chênh lệch KH TT Chênh lệch
Hạng mục - ...
- ... Ngày... Tháng... Năm...
(3) Báo cáo quản trị giá thành sản phẩm
Căn cứ trên sổ chi tiết chi phí sản xuất, giá thành và số liệu dự toán chi phí sản xuất, giá thành, kế toán quản trị có thể cung cấp thông tin về tổng giá thành đơn vị theo từng sản phẩm xây lắp của Công ty. Qua đó, Công ty có thể phân tích, xây dựng biện pháp tiết kiệm chi phí sản xuất, tối đa hóa các nguồn lực để hạ giá thành sản phẩm, tăng lợi nhuận.
Bảng 3.4: Mầu báo cáo quản trị giá thành sản xuất sản phẩm
CÔNG TY TNHH SIGMA VIỆT NAM
3.1.6. Nhóm giải pháp bổ trợ nhằm nâng cao hiệu quả quản lý chi phí
❖Quản lý chi phí Nguyên vật liệu
Việc mua NVL phục vụ cho sản xuất trực tiếp tại công trường nên được phân quyền cho ban điều hành dự án chủ động thu mua và nhập kho tại chân công trình, đáp ứng kịp thời nhu cầu thực tế tại công trường, tránh tình trạng vật tư lúc thiếu hụt hoặc dư thừa, không đúng chủng loại, kiểu cách cần thiết. Công ty nên tăng cường kiểm soát nội bộ bằng việc phân công phân quyền trách nhiệm giữa nhân viên quản lý, ghi chép, thu mua, thủ kho, bảo vệ vật tư, các chứng từ luân chuyển phải được sự xét duyệt của ban Giám đốc và các phòng ban chức năng.
Công ty cũng nên quan tâm đến chất lượng kho bãi, do tính chất đặc thù thi công hệ thống cơ điện với chi phí vật tư thiết bị rất lớn, đặc biệt những thiết bị hệ thống có giá trị lớn và cần điều kiện bảo quản đặc biệt như hệ thống tủ điện, máy biến áp, tủ trung thế, hệ thống thanh dẫn busway... cần được bảo quản trong môi trường khô ráo, không ẩm mốc, ngấm nước,tránh va đập mạnh, thì chất lượng kho bãi là rất quan trọng đối với chất lượng vật tư thiết bị đầu vào.
Để quản lý biến động giá nguyên vật liệu, trong hợp đồng xây lắp với chủ đầu tư, Sigma nên đàm phán chỉ chịu rủi ro trong khoảng biến động +/-3-5% giá nguyên vật liệu, nếu giá vượt qua khoảng 3-5% (tùy từng hợp đồng), chủ đầu tư sẽ chịu phần chênh lệch còn lại.
Đối với NVL chính, Công ty nên có một danh sách những nhà cung cấp ổn định và duy trì mối quan hệ với họ, tạo điều kiện cho Công ty chủ động trong giao dịch khi cần lượng NVL lớn kịp tiến độ thi công, đồng thời có thể giảm chi phí vận
chuyển. Hơn nữa, nếu gặp rủi ro và giá cả trên thị trường thì công ty cũng có nhiều nhà cung cấp để lựa chọn và mốí quan hệ tốt sẽ giúp công ty có những ưu đãi tốt khi mua hàng. Công ty cũng nên thường xuyên nghiên cứu, khảo sát giá thành, dự đoán về xu hướng giá cả NVL để có biện pháp tích trữ NVL trước khi giá tăng, hoặc không để tồn kho quá nhiều khi NVL có xu hướng giảm giá, ví dụ như vật tư cáp điện - chiếm giá trị lớn của hợp đồng nhưng giá cáp điện thường chịu sự biến động mạnh của giá đồng trên thế giới, tại thời điểm giá đấu thầu so với thời điểm thực tế nhập hàng thi công giá đồng có thể chênh lệch tới 20-30%. Đối với vật liệu phụ, tuy số lượng không lớn, nhưng công ty vẫn cần quản lý chặt chẽ, vật liệu mua về phải nằm trong bảng kế hoạch vật tư đã được duyệt, đồng thời phải đảm bảo về số lượng lẫn chất lượng.
❖Quản lý chi phí nhân công
Sigma chịu rủi ro hoàn toàn từ biến động của chi phí nhân công. Ngoài sử