Các hoạt động nghiệp vụ và hoạt động chung của Ngân hàng đều chứa đựng các rủi ro tiềm ẩn. Yêu cầu của hệ thống KSNB là phải đảm bảo các rủi ro có nguy cơ ảnh hưởng xấu đến hiệu quả và mục tiêu hoạt động của Ngân hàng phải được nhận dạng, đo lường, đánh giá thường xuyên, liên tục để kịp thời phát hiện, ngăn ngừa và có biện pháp quản lý thích hợp. Khi có sự thay đổi về mục tiêu kinh doanh, sản phẩm, dịch vụ và hoạt động kinh doanh mới, Hệ thống KSNB phải rà soát, nhận dạng rủi ro liên quan để xây dựng, sửa đổi, bổ sung các quy trình, quy định phù hợp.
Hoạt động của hệ thống KSNB phải đảm bảo các nguyên tắc sau:
(a) Hoạt động của hệ thống KSNB là một phần không tách rời các hoạt động hằng ngày của NHTM. KSNB được thiết kế, cài đặt, tổ chức thực hiện ngay trong mọi
quy trình nghiệp vụ tại tất cả các đơn vị, bộ phận của NHTM dưới nhiều hình thức như:
- Phân cấp ủy quyền rõ ràng minh bạch, đảm bảo tách bạch nhiệm vụ, quyền hạn của cá nhân, các bộ phận trong Ngân hàng;
- Quy định về hạn mức rủi ro cụ thể đối với từng cá nhân, bộ phận trong việc thực hiện
giao dịch;
- Quy trình thẩm định, chấp thuận và duyệt cho phép thực hiện giao dịch; bảo đảm một
quy trình nghiệp vụ có ít nhất hai cán bộ tham gia, một người thực hiện giao dịch và một người kiểm soát giao dịch, không có cá nhân nào có thể một mình thực hiện và
quyết định một quy trình nghiệp vụ, một giao dịch cụ thể, ngoại trừ những giao dịch trong hạn mức cho phép phù hợp với quy định của Pháp luật.
(b) Phân cấp ủy quyền phải đuợc thiết lập, thực hiện hợp lý, cụ thể, rõ ràng, tránh xung đột lợi ích, bảo đảm một cá nhân không đảm nhiệm cùng lúc những cuơng vị, nhiệm vụ có mục đích, quyền lợi mâu thuẫn hoặc chồng chéo với nhau, đảm bảo mọi nhân viên trong tổ chức không có điều kiện thao túng hoạt động, không minh bạch
thông tin phục vụ cho mục đích cá nhân hoặc che giấu hành vi vi phạm quy định pháp luật và quy định nội bộ ngân hàng.
(c) Đảm bảo chấp hành chế độ hạch toán, kế toán theo quy định và phải có hệ thống thông tin nội bộ về tài chính, về hoạt động, về tình hình tuân thủ trong Ngân hàng và tình hình kinh tế, thị truờng bên ngoài hợp lý, tin cậy, kịp thời nhằm phục vụ cho công tác quản trị điều hành hiệu quả.
(d) Hệ thống thông tin, công nghệ thông tin của Ngân hàng phải đuợc giám sát,
bảo vệ hợp lý, an toàn và phải có cơ chế quản lý dự phòng độc lập nhằm xử lý kịp thời
những tình huống bất ngờ, bao gồm cả thiên tai, cháy, nổ, hệ thống bị xâm nhập, đảm bảo tuân thủ quy định về an toàn, bảo mật hệ thống công nghệ thông tin của ngành ngân hàng, đảm bảo hoạt động kinh doanh thuờng xuyên liên tục của Ngân hàng.
(e) Đảm bảo cán bộ, nhân viên của Ngân hàng đều phải hiểu đuợc tầm quan trọng của hoạt động KSNB, vai trò của từng cá nhân trong quá trình KSNB có liên quan đến chức năng, nhiệm vụ đuợc giao và phải thực hiện đầy đủ, hiệu quả các quy định, quy trình kiểm soát liên quan.
(f) Nguời điều hành các đơn vị, cá nhân có liên quan phải thuờng xuyên xem xét, đánh giá về tính hiệu lực, hiệu quả của hệ thống KSNB; các tồn tại, bất cập của hệ
thống KSNB phải đuợc báo cáo kịp thời với cấp quản lý trực tiếp; các tồn tại, bất cập lớn có thể gây tổn thất hoặc nguy cơ rủi ro phải đuợc báo cáo ngay cho Tổng giám đốc, Hội đồng quản trị, Ban kiểm soát.
(g) Cá nhân, bộ phận ở các cấp của Ngân hàng phải thuờng xuyên, liên tục kiểm tra, tự kiểm tra việc thực hiện các quy định, quy trình nội bộ có liên quan; phải chịu trách nhiệm về kết quả thực hiện hoạt động nghiệp vụ đuợc giao truớc Ngân hàng, Pháp luật.
(h) Lãnh đạo đơn vị, lãnh đạo công ty trực thuộc của Ngân hàng phải báo cáo về kết quả tự đánh giá về hệ thống KSNB tại đơn vị mình; đề xuất biện pháp xử lý đối
với những tồn tại, bất cập (nếu có) gửi lãnh đạo các cấp quản lý trực tiếp theo định kỳ hoặc đột xuất, theo yêu cầu của lãnh đạo cấp quản lý trực tiếp.