2.3.1.1. Môi trường kiểm soát
S về đặc thù quản lý
Ban quản trị ACB thực hiện công tác điều hành chặt chẽ, thống nhất trên toàn hệ thống tuân thủ theo các quy định của pháp luật, quy định tốt về kiểm soát rủi ro trong huy động vốn, khẳng định vai trò quản trị điều hành trong hoạt động huy động vốn của Ngân hàng là tích cực, đúng hướng, đúng trọng tâm, phù hợp với thực trạng, khả năng phát triển nguồn vốn huy động của Ngân hàng trong từng giai đoạn đồng thời tăng cường hiệu quả trong huy động vốn.
S về cơ cấu tổ chức
Thực hiện cơ cấu tổ chức có sự phân cấp, phân quyền rõ ràng tạo ra sự chuyên môn hoá trong công việc tránh được sự chồng chéo; xác định rõ quyền hạn, trách nhiệm của từng đơn vị, từng cán bộ theo phân cấp ủy quyền và chức năng, nhiệm vụ được giao đồng thời có sự kết hợp chặt chẽ giữa các đơn vị tạo nên sự ăn khớp nhịp nhàng, hỗ trợ nhau giữa các bộ phận giúp cho công tác huy động vốn được triển khai
kịp thời, chính xác, hiệu quả. Bên cạnh đó, là nâng cao tinh thần trách nhiệm ở mỗi phòng ban, từng bộ phận, từng cán bộ giúp nhằm đảm bảo tính tuân thủ pháp luật, các quy định của ACB, nâng cao hiệu quả công tác huy động vốn.
S về chính sách nhân sự
- ACB đã hoàn thiện hệ thống văn bản, thủ tục, huớng dẫn chi tiết về quy trình tuyển
dụng nhân sự; quy chế đào tạo; quy trình đánh giá chất luợng công việc; tiến trình nghề nghiệp cụ thể và tiêu chuẩn bổ nhiệm nhân sự; chính sách tăng luơng, phụ cấp và tăng chế độ phúc lợi...
- ACB đã xây dựng đuợc Bộ quy tắc chuẩn mực về chức danh, công việc bao gồm cả
yếu tố định tính, định luợng bên cạnh Bản Mô tả công việc và Tiến trình nghề nghiệp cụ thể, hỗ trợ cho cơ chế xếp loại thi đua và khen thuởng dễ dàng, hợp lý.
- Hàng năm, ACB đều tổ chức chuơng trình tuyển dụng công khai, minh bạch nhằm
tuyển chọn đuợc nhân viên giỏi, xây dựng đội ngũ nhân sự có trình độ tuơng đối đồng đều và ở mức cao (tỷ lệ cử nhân đại học trên 85%, trên đại học 5%, cao đẳng 10%).
- Nhân sự tác nghiệp tại KPP đuợc quan tâm và chú trọng hơn: số luợng nhân sự định
biên tối thiểu đủ đáp ứng yêu cầu công việc; Ngân hàng thuờng xuyên tổ chức các chuơng trình đào tạo nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ cho nhân viên, nâng cao khả năng quản lý thời gian, nâng cao chất luợng dịch vụ khách hàng với hình thức giảng dạy đa dạng: đào tạo tập trung, đào tạo trực tuyến, đào tạo tại chỗ...
- Quy định luân chuyển định kỳ Kiểm soát viên giúp đánh giá khách quan tính tuân thủ
trong vận hành giao dịch giữa các đơn vị KPP, kiểm soát chéo giữa các bộ phận.
- Đánh giá chất luợng nghiệp vụ chính xác, công bằng, công khai qua kỳ thi Nghiệp vụ
hàng năm đối với mọi chức danh; sử dụng kết quả thi nghiệp vụ là một trong các tiêu chí xét luơng, thuởng cuối năm để tạo động lực cho Nhân viên hoàn thiện chuyên môn nghiệp vụ.
- Đua ra chính sách đãi ngộ, khen thuởng phù hợp trên tinh thần động viên, khuyến
khích, đảm bảo chất luợng cuộc sống nhân viên. Quan tâm đến đời sống từng nhân viên về vật chất và tinh thần nhằm xây dựng một đội ngũ năng động, đoàn kết.
2.3.1.2. Nhận diện và đánh giá rủi ro
- ACB đã có những cải tiến mạnh mẽ trong công tác quản trị bảo mật và quản lý rủi ro
bảo theo cách không những có thể tuân thủ các quy định của các cơ quan quản lý nhà nuớc, mà các thông tin còn có thể đuợc sử dụng để xây dựng trải nghiệm khách hàng theo cách tối uu nhất.
- Ngoài ra, ACB vẫn đang tiếp tục hoàn thiện các quy trình, chính sách và các hạn mức
quản lý rủi ro nhằm phù hợp với quy định hiện hành của NHNN và tiếp cận thông lệ quốc tế. Khung Quản lý rủi ro hoạt động đuợc ban hành và áp dụng cho toàn hệ thống ACB cùng với việc hình thành Hội đồng Quản lý rủi ro hoạt động đã hỗ trợ công tác quản lý rủi ro hiệu quả hơn.
2.3.1.3. Hoạt động kiểm soát
- Sự trợ giúp của hệ thống công nghệ thông tin (camera) đã hạn chế đuợc phần lớn rủi
ro trong quá trình huy động vốn xuất phát từ trình độ chuyên môn và đạo đức nghề nghiệp của nhân sự tác nghiệp, nhu: thu/ chi tiền không đúng quy trình hoặc do chủ quan cá nhân dẫn đến thừa/ thiếu tiền mặt; nhập thông tin khách hàng sai, làm giả mạo chứng từ, tạo hồ sơ giả nhằm để rút tiền của khách hàng; gian lận bằng cách hủy bút toán và nhập lại với số tiền nộp ít hơn...
- Hệ thống chứng từ, văn bản, mẫu biểu đuợc thiết kế khoa học, linh hoạt sử dụng, dễ
dàng tìm kiếm trên cổng thông tin nội bộ, giúp Nhân viên và Cấp quản lý rút ngắn thời gian giao dịch, nâng cao hiệu suất công việc mà vẫn bảo đảm đuợc chất luợng, tính đầy đủ, tính cập nhật của nguồn dữ liệu ban đầu trong quy trình tác nghiệp.
2.3.1.4. Hệ thống thông tin và trao đổi thông tin
- Ngân hàng đã xây đựng đuợc một hệ thống dữ liệu thông tin tuơng đối đầy đủ, đáp
ứng đuợc nhu cầu truy xuất, sử dụng thông tin phục vụ cho hoạt động của ngân hàng nói chung và hoạt động huy động vốn nói riêng. Ban điều hành đuợc đáp ứng nguồn dữ liệu đầu vào tối đa, hỗ trợ trong công tác phân tích, lập kế hoạch, dự báo và ra quyết định.
- Hệ thống ngân hàng lõi core banking thuờng xuyên đuợc nâng cấp, nguời sử dụng số
liệu chiết xuất từ chuơng trình DNA hoàn toàn có thể tin tuởng vào tính ghi nhận đúng đắn trên các loại sổ kế toán, quá trình chuyển sổ và tổng hợp chính xác do đuợc thiết lập tự động (GDV chỉ cần nhập thông tin cơ bản theo chứng từ gốc và chọn tài khoản hạch toán ban đầu), đảm bảo mọi giao dịch huy động vốn đều phải qua sự phê chuẩn hợp lý và phản ánh trọn vẹn các nghiệp vụ rút, gửi, chuyển tiền phát sinh. Đây là cơ sở
để bộ phận KTNB và các đơn vị kiểm toán độc lập thực hiện kiểm tra tính có thực của các bút toán dựa trên hệ thống chứng từ ban đầu.
- Quy định lưu trữ hồ sơ chứng từ, thông tin ban đầu của khách hàng khá chặt chẽ; sự
phân tách chức năng giữa các bộ phận: nhân viên tiếp nhận hồ sơ, nhân viên nhập liệu thông tin, nhân sự kiểm soát phê duyệt thông tin khách hàng trên chương trình quản lý ( DNA, chương trình giao dịch ngoại lệ) và bộ phận lưu giữ hồ sơ, thì việc làm giả chứng từ yêu cầu rút tiền, chuyển tiền tương đối khó khăn. Mặt khác, nhân viên nghiệp vụ và nhân sự kiểm soát thường xuyên được tham gia các khóa học đào tạo về “nhận dạng, chữ ký, con dấu” do TTĐT tổ chức, cộng thêm kinh nghiệm thực tế trong việc nhận diện KH nên việc giả mạo chứng từ có thể được phát hiện dễ dàng.
2.3.1.5. Hoạt động giám sát
S về xây dựng danh mục lỗi nghiệp vụ
- Khối Vận hành cùng Khối QLRR đã đưa ra các thủ tục quy định thống nhất quy trình
phối hợp thực hiện giám sát lỗi nhằm mục tiêu giảm lỗi nghiệp vụ vận hành.
- Ban Kiểm soát tổ chức thực hiện công tác kiểm toán nội bộ thường xuyên, liên tục.
Ngoài việc thành lập các Đoàn kiểm toán đến một số đơn vị kinh doanh, công tác kiểm toán từ xa với các mục tiêu trọng yếu cũng được tiến hành nghiêm túc, chất lượng các cuộc kiểm toán được nâng cao hơn, nội dung kiểm toán và các kiến nghị đề xuất được tập trung vào quy trình nghiệp vụ huy động vốn đã hạn chế và ngăn ngừa được nhiều rủi ro trong hoạt động huy động vốn.
- Xây dựng được bộ chỉ tiêu, Tiêu chí đánh giá chất lượng kiểm toán nội bộ.
- KVH đã xây dựng được Danh mục lỗi nghiệp vụ vận hành và biện pháp khắc phục.
S về hoạt động kiểm toán nội bộ
- Ban KTNB thực hiện kế hoạch kiểm toán theo định hướng rủi ro, chú trọng các sản
phẩm/ nghiệp vụ chủ yếu của Ngân hàng có thể phát sinh rủi ro; đã kiểm toán toàn diện hoạt động của: 80 chi nhánh và phòng giao dịch; Kiểm toán Trung tâm Thẻ, Trung tâm dịch vụ khách hàng 24/7, Khối Công nghệ Thông tin, Công ty Cho thuê tài chính Á Châu; Kiểm toán Nghiệp vụ bảo lãnh; Quy trình liên quan đến nghiệp vụ Ngân hàng điện tử; Nghiệp vụ Thanh toán nội địa; Nghiệp vụ Tiền gửi, ngoài ra còn thực hiện kiểm toán các nội dung theo yêu cầu của HĐQT, Ban kiểm soát và Ban điều hành.
- Ban KTNB là đầu mối rà soát và hỗ trợ cung cấp tài liệu, hồ sơ cần xuất trình cho cơ quan thanh tra giám sát tại các đơn vị trong toàn hệ thống; đôn đốc các đơn vị thực hiện khắc phục các kiến nghị sau thanh tra, kiểm tra.
- Ngoài hoạt động kiểm toán trực tiếp tại chỗ, Ban KTNB còn thực hiện kiểm toán
giám sát từ xa tất cả các đơn vị trên toàn hệ thống theo các tiêu chí giám sát đuợc bổ sung và cập nhật theo từng thời kỳ. Kết quả kiểm toán đã đua ra các kiến nghị đề xuất nhằm khắc phục sai sót, vi phạm; điều chỉnh, bổ sung quy định, quy trình nghiệp vụ; tăng cuờng hệ thống kiểm tra kiểm soát nội bộ; kiến nghị xử lý trách nhiệm cá nhân có sai phạm tại các đơn vị đuợc kiểm toán; giúp công tác huy động vốn và quản lý huy động vốn ngày càng an toàn và hiệu quả.
- Liên quan đến công tác an toàn kho quỹ, Ban KTNB đã thực hiện kiểm quỹ đột xuất
và kiểm tra kho quỹ định kỳ tại tất cả các đơn vị kinh doanh trong toàn hệ thống, kho quỹ Hội sở tại thành phố Hồ Chí Minh và Hà Nội;chứng kiến việc tiêu hủy ấn chỉ hỏng
- Kế hoạch kiểm toán thuờng niên và kế hoạch kiểm toán chi tiết (cho từng cuộc kiểm
toán đoàn) đuợc xây dựng dựa trên kết quả đánh giá rủi ro tổng thể và kết quả đánh giá rủi ro chi tiết đối với từng đơn vị đuợc kiểm toán.
- Đội ngũ nhân sự Ban KTNB:
+ Tính khách quan của KTV đuợc quản lý, giám sát chặt chẽ thông qua việc đào tạo nâng cao nhận thức và bố trí sắp xếp nhân sự cho các cuộc kiểm toán.
+ Đã xây dựng, triển khai chuơng trình đào tạo cơ bản cho các Trợ lý kiểm toán, Kiểm toán viên mới tuyển dụng; đào tạo thuờng xuyên trên công việc cho đội ngũ KTV.
+ Cập nhật các rủi ro mới nổi, các xu huớng mới trong hoạt động KSNB, quản lý rủi ro, quản trị Doanh nghiệp, KTNB và các lĩnh vực thuộc phạm vi kiểm toán.
- Ban KTNB thuờng xuyên tự đánh giá rút kinh nghiệm và khảo sát mức độ hài lòng
của các đơn vị đuợc kiểm toán sau mỗi cuộc kiểm toán; định kỳ tham gia khảo sát mức độ hài lòng của Các đơn vị kinh doanh, đơn vị nghiệp vụ thông qua chuơng trình khảo sát NICE ACB; đánh giá nội bộ định kỳ thông qua việc rà soát, báo cáo kết quả hoạt động hàng quý tới Ban Kiểm soát và HĐQT.