Đến thời điểm 31/12/2019, luợng vốn luu động của công ty bị chiếm dụng khá lớn. Việc chiếm dụng và đi chiếm dụng vốn là điều bình thuờng trong hoạt động kinh doanh của các doanh nghiệp, tuy nhiên nếu để luợng vốn bị chiếm dụng lớn sẽ dẫn đến lãng phí vốn, giảm hiệu quả kinh doanh của công ty.
Căn cứ vào thực tế bảng c ân đối kế toán của Công ty cổ phần Đầu tu Y tế Việt Mỹ, ta thấy các khoản phải thu tại thời điểm cuối năm 2019 tăng lên so với đầu năm và chiếm tỷ trọng cao trong tổng VLĐ điều này gây ảnh huởng rất lớn đến hiệu quả kinh doanh của công ty. Với đặc thù đối tác đầu ra hầu hết là các cơ sở y tế, bệnh viện công lập thời gian quyết toán vốn ng ân sách nhà nuớc, quyết toán chi phí bảo hiểm xã hội tuơng đối lâu. Do đó, để đẩy mạnh công tác thanh toán và thu hồi công nợ, trong thời gian tới công ty cần thực hiện:
- Đối với khoản phải thu hình thành do bị phong tỏa khoản tiền ứng truớc từ các hợp đồng tại các Tổ chức tín dụng, công ty cần làm việc trực tiếp với các Tổ chức tín dụng để có giải pháp linh hoạt đối với khoản tiền trên, cùng với đó có kế hoạch sử dụng tối uu nhất đối với khoản tiền ứng truớc từ khách h ng, tránh để bị ứ đọng vốn quá lây làm giảm hiệu quả sử dụng vốn kinh doanh của công ty.
- Xây dựng cơ chế làm việc với bộ phận kế toán của đối tác đầu ra một cách rõ ràng, cụ thể. Ngoài ra, công ty cần có đầu mối liên hệ làm việc với bộ phận kho bạc nh nuớc phụ trách làm các thủ tục thanh toán của các bệnh viện công, sát sao trong việc nhắc nợ, đôn đốc khách hàng trả nợ.
- Phân tích từng đối tuợng khách hàng để có chính sách tín dụng hợp lý, tránh cho nợ tr n lan. Đối với những khách hàng có mối quan hệ thuờng xuyên và
64
thực hiện đúng chế độ thanh toán đối với công ty thì công ty có thể cung cấp với số lượng lớn và chấp nhận thanh toán chậm. Đối với những khách hàng mới của công ty chưa nắm bắt được nhiều về khả năng thanh toán của họ, hay chưa có uy tín và mức độ tin cậy không cao thì chỉ cho hưởng những khoản tín dụng thương mại với khối lượng nhỏ, thời gian cho chịu ngắn, để một mặt tạo mối quan hệ mở rộng thị trường tiêu thụ, một mặt hạn chế được rủi ro như yêu cầu đặt cọc, trả trước một phần giá trị đơn hàng hay giới hạn giá trị tín dụng ở một số tiền cho chịu tối đa nào đó. Nếu khách hàng không có khả năng thanh toán ngay thì công ty nên cho họ thế chấp hoặc có người bảo lãnh trung gian. Khi xác định chính sách bán chịu công ty cần chú ý tới các yếu tố chủ yếu ảnh hưởng tới công tác xác định chính sách bán chịu của mình như: mục tiêu mở rộng thị trường tiêu thụ, tăng doanh thu hay lợi nhuận, sự cạnh tranh, tình hình tài chính của công ty...
- Bên cạnh chính sách tín dụng thương mại, công ty nên tăng cường thực hiện chính sách chiết khấu thanh toán, khuyến khích khách hàng thanh toán sớm trước thời hạn để hưởng những khoản tiền chiết khấu. Để chiết khấu thanh toán phát huy được hiệu quả, thúc đẩy khách hàng thanh toán nhanh tiền hàng thì tỷ lệ chiết khấu phải đặt ra sao cho phù hợp. Muốn vậy thì phải đặt tỷ lệ chiết khấu trong mối quan hệ với lãi suất vay hiện hành của Ngân hàng và các tổ chức tín dụng, bởi vì khi khách hàng trả chậm, công ty sẽ phải đi vay vốn để đáp ứng kịp thời cho các hoạt động kinh doanh liên tục của mình.
- Song song với việc đẩy mạnh công tác thu hồi nợ, công ty nên trích lập dự phòng các khoản nợ phải thu khó đòi. Trên thực tế, có rất nhiều rủi ro bất ngờ xảy ra trong quá trình kinh doanh nên một bộ phận nợ phải thu khách hàng không thu được là điều rất dễ xảy ra.
- Công ty cần đào tạo, bồi dưỡng đội ngũ cán bộ có ý thức trách nhiệm trong thanh quyết toán v đòi nợ, đồng thời gắn trách nhiệm của họ với công tác này, có chính sách khen thưởng cũng như kỷ luật hợp lý để nâng cao hiệu quả công việc của họ.
- Tăng cường hoàn thiện quy trình cũng như công tác đôn đốc thu hồi nợ, hợp tác cùng có lợi với các đối tác, ngân hàng và các tổ chức tín dụng.
65
❖Đề xuất quy trình thu hồi nợ như sau:
1, Xác định số tiền tối thiểu cần đòi từ mỗi khách nợ
Đ ây là công việc đầu tiên cần làm trước khi tiến hành bắt tay vào công tác thu hồi nợ. Tất nhiên, việc này buộc công ty phải phân tích nhu cầu VLĐ để tìm ra số tiền tối thiểu mà công ty cần phải có để duy trì hoạt động kinh doanh. Việc phân tích nhu cầu VLĐ giúp công ty có kế hoạch triển khai thu hồi nợ cụ thể để từ đó đo lường được kết quả công việc.
2, Phân loại khách nợ
Khách nợ có nhiều loại. Công ty nên chia khách nợ thành hai nhóm theo tiêu chí: quan trọng và có thể chấm dứt hợp tác. Công ty sẽ cố gắng không làm mất lòng nhóm khách nợ quan trọng, nhưng có thể tỏ ra cứng rắn đối với nhóm kia. Lên kế hoạch phân loại khách nợ giúp công ty phân chia để chuẩn bị các tài liệu cũng như kỹ năng ứng phó với từng nhóm cụ thể.
3, Chọn người thu hồi nợ
Không phải ai cũng có kỹ năng đòi nợ nên công ty phải chọn người phù hợp nhất trong số nhân viên để tới gặp khách nợ. Người đó có thể thuộc bộ phận kế toán hoặc là một nhân viên có mối quan hệ tốt nhất với khách nợ. Tuy nhiên nên chọn người đang trực tiếp tương tác với khách nợ trước đó vì họ hiểu rõ về hồ sơ vụ việc và khoản nợ cần thu hồi, hiểu rõ về khách nợ.
4, Nhắc khách nợ thanh toán trước khi nợ đến hạn
Khoảng 10 ng ày trước khi khách nợ đến hạn phải thanh toán, công ty nên nhắc nhở họ chuẩn bị tiền. Có thể gửi email nhắc nhở khách nợ, cũng có thể, đối với một số trường hợp khách nợ đặc biệt, nên sắp xếp một cuộc hẹn để trao đổi trước.
5, Đàm phán với khách nợ
Đ ây là bước quan trọng nhất trong quy trình thu hồi nợ đòi hỏi công ty phải có nghệ thuật khéo léo để thu hồi nợ thành công. Tránh dùng đến luật pháp thu hồi nợ, tốn kém chi phí và không giữ được mối quan hệ tốt với khách hàng.
Một công thức hiệu quả trong quá trình đàm phán đó l à công ty có thể: + Vạch ra kế hoạch trả nợ cho khách hàng.
66
+ Chấp nhận thanh toán bằng hàng hóa.
6. Nhờ đến toà án để đòi nợ
Một khi gặp phải khách nợ cố tình lẩn tránh, thiếu trách nhiệm hoặc thanh toán chậm, nhỏ giọt thì to à án là cách đòi nợ hiệu quả nhất.
Tuy nhiên, đây đuợc xem là giải pháp cuối cùng, khi tất cả những cách thức đòi nợ khác đều không hiệu quả, vì giải pháp này rất mất thời gian (có khi cả năm), lại tốn kém (chi phí thuê luật su, chuẩn bị đơn kiện).
7. Cẩn trọng từ khâu bán chịu là cách tốt nhất để hạn chế các khoản nợ
Trong khi các khoản nợ phải thu của công ty chiếm tới 30,73% tổng TSNH. Những khoản nợ khó đòi thuờng đua vốn luu động của công ty vào tình thế bế tắc và rủi ro. Vì thế, công ty muốn kiểm soát và hạn chế tối đa tình trạng bị nợ xấu, nợ khó đòi thì hãy cẩn trọng ngay từ khâu bán chịu.
Cách tốt nhất để hạn chế rủi ro từ nợ là vẫn bán chịu nhung cẩn trọng hơn trong việc đặt ra tiêu chuẩn, điều khoản cũng nhu thời hạn bán chịu. Tiêu chuẩn xét bán chịu nên dựa trên mức vốn, khả năng trả nợ, uy tín, thông tin về tín dụng của khách nợ trong quá khứ... Ngo ài ra, công ty cần tính xem nên bán chịu ở mức nào, khi nào nên nới lỏng, khi nào nên thắt chặt để vừa giữ chân của họ, vừa hạn chế rủi ro trong việc không đòi đuợc nợ.