> Tổ chức công tác kế toán tại công ty cổ phần Stevia Ventures
Sơ đồ 2.2: Cơ cấu tổ chức phòng kế toán
34
Nhiệm vụ của các kế toán: - Kế toán trưởng:
• Là người do Giám đốc lựa chọn và bổ nhiệm, chịu trách nhiệm trước công ty về công tác điều hành và quản lý hoạt động của hệ thống kế toán tài chính trong công ty.
• Hỗ trợ ban giám đốc tổ chức, chỉ đạo toàn bộ công tác kế toán, thống kê thông tin kinh tế và hạch toán theo cơ chế quản lý của Nhà nước.
• Xác định kết quả kinh doanh của công ty trong kỳ và đề ra các biện pháp thích hợp, kịp thời nhằm hạ chi phí và nâng cao lợi nhuận.
• Kiểm tra đối chiếu số liệu giữa các đơn vị nội bộ, hạch toán và tổng hợp các
nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
• Lập báo cáo tài chính, thực hiện quyết toán thuế với cơ quan nhà nước.
• Theo dõi việc nhập xuất tồn hàng hóa. - Kế toán vốn bằng tiền và công nợ:
• Theo dõi các khoản phải trả nhà cung cấp, các khoản phải thu khách hang chi tiết cho từng đối tượng.
• Theo dõi các khoản thanh toán, các khoản công nợ nội bộ, các khoản tạm ứng cho nhân viên trong công ty và các khoản thu hồi tạm ứng.
• Thu hồi các khoản nợ; theo dõi và báo cáo cho kế toán trưởng về các khoản
nợ khó đòi.
- Kế toán vật tư:
• Theo dõi hàng nhập, xuất, tồn trong kỳ.
• Kiếm kê số lượng hàng tồn kho thực tế hàng tuần và báo cáo với kế toán tổng hợp.
• Ký xác nhận và lưu trữ các chứng từ liên quan đến nhập - xuất hàng hóa. - Kế toán tiền lương:
35
động, thời gian kết quả lao động, năng suất lao động, tính luơng và các khoản trích theo luơng, sau đó phân bổ chi phí lao động theo các đối tuợng sử dụng lao động.
• Huớng dẫn, giám sát, kiểm tra các nhân viên hạch toán kế toán ở các bộ phận sản xuất- kinh doanh, các phòng ban thực hiện đầy đủ các chừng từ ghi chép ban đầu về lao động, tiền luơng đúng chế độ, đúng phuơng pháp.
• Theo dõi tình hình trả - tạm ứng tiền luơng, tiền thuởng các khoản phụ cấp, trợ cấp cho nguời lao động.
• Lập các báo cáo về lao động, tiền luơng và các khoản trích theo luơng, theo định kỳ tiến hành phân tích điều chỉnh tình hình lao động, tình hình quản lý và chi tiêu quỹ luơng, cung cấp các thông tin chi tiết chính xác về lao động tiền luơng cho bộ phận quản lý một cách kịp thời.
- Ke toán doanh thu và xác định kết quả kinh doanh:
• Phản ánh và giám đốc kịp thời, chi tiết khối luợng hàng hoá dịch vụ mua vào, bán ra, tồn kho cả về số luợng, chất luợng và giá trị. Tính toán đúng đắn giá vốn của hàng hoá và dịch vụ đã cung cấp, chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp và các chi phí khác nhằm xác định kết quả bán hàng.
• Kiểm tra giám sát tình hình thực hiện chỉ tiêu kế hoạch bán hàng, doanh thu bán hàng của đơn vị, tình hình thanh toán tiền hàng, nộp thuế với Nhà nuớc.
• Phản ánh kịp thời doanh thu bán hàng để xác định kết quả bán hàng, đôn đốc, kiểm tra, đảm bảo thu đủ và kịp thời tiền bán hàng, tránh bị chiếm dụng vốn bất hợp lý.
• Cung cấp thông tin chính xác trung thực, lập quyết toán đầy đủ kịp thời để đánh giá đúng hiệu quả kinh doanh cũng nhu tình hình thực hiện nghĩa vụ với Nhà nuớc
- Thủ quỹ:
• Chịu trách nhiệm thanh toán tiền cho khách hàng và các bộ phận trong nội bộ công ty.
Chỉ tiêu Năm 2014 Năm 2015 Năm 2016
1.Tổng tài sản hiện có: 2.003.101.658 4.149.464.558 8.441.928.348
2.Tài sản ngắn hạn: 1.833.310.410 4.006.199.745 7.714.053.703
3.Tổng nợ phải trả: 170.637.334 119.817.372 2.955.572.933
36
• Thu tiền hàng của khách hàng (trường hợp khách thanh toán trực tiếp tại công ty).
• Quản lý quỹ tiền mặt của công ty.
• Giao dịch với ngân hàng.
> Chế độ, chính sách kế toán áp dụng tại công ty
- Công ty đang áp dụng Chế độ kế toán doanh nghiệp ban hành theo Thông tư 200/2014/TT-BTC ban hành ngày 22/12/2014 của Bộ Tài chính. Hệ thống tài khoản và sổ kế toán cũng áp dụng theo Thông tư 200/2014/TT-BTC. Hệ thống báo cáo tài chính của công ty có 4 loại sau:
+ Bảng cân đối kế toán ( mẫu B01-DN)
+ Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh ( mẫu B02-DN) + Báo cáo lưu chuyển tiền tệ ( mẫu B03-DN)
+ Thuyết minh báo cáo tài chính ( mẫu B09-DN)
- Niên độ kế toán : Từ ngày 01 / 01 đến ngày 31/12 dương lịch - Phương pháp hạch toán thuế GTGT : Theo phương pháp khấu trừ
- Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: Theo phương pháp kê khai thường xuyên, tính giá hàng tồn kho theo phương pháp nhập trước xuất trước.
- Ghi sổ theo hình thức nhật ký chung trên máy tính, không mở các sổ nhật ký đặc biệt. Theo phương pháp này thì tất cả các nghiệp vụ kinh tế được nhập vào máy tính, phần mềm máy tính tự động kết xuất vào sổ nhật ký chung theo thứ tự thời gian, sau đó số liệu từ sổ nhật ký chung sẽ được chuyển vào sổ cái tương ứng để phản ánh và cung cấp thông tin về tình hình hiện có cũng như biến động của mỗi đối tượng kế toán cụ thể. Hiện nay công ty đang sử dụng phần mềm kế toán Simba 2017
- Tính khấu hao tài sản cố định theo phương pháp khấu hao đường thẳng - Đơn vị tiền tệ được áp dụng để ghi chép là VNĐ.
37
2.1.4 Một số chỉ tiêu phản ánh kết quả và hiệu quả sản xuất kinh doanh của DN
Tình hình tài chính và kết quả kinh doanh trong những năm gần đây được thể hiện quan bảng sau:
Bảng tóm tắt tình hình tài chính của Công ty năm 2014, 2015, 2016
4.Nguồn vốn chủ sở hữu: 1.832.464.324 3.029.647.186 5.486.355.415 5.Doanh thu thuần: 446.104.114 1.851.866.307 6.932.866.86
5
6. Lợi nhuận trước thuế: 205.132.500 513.420.137 1.060.320.145
7. Lợi nhuận sau thuế: 153.849.375 385.065.102,8 795.240.108, 8
Chỉ tiêu Năm 2014 Năm 2015 Năm 2016
Lợi nhuận trước thuế/Doanh thu thuần 45,98% 27,72% 12,56%
Lợi nhuận sau thuế/Doanh thu thuần 34,49% 20,79% 11,47%
Lợi nhuận trước thuế/Tổng tài sản (ROA) 10,24% 12,37% 12,56%
Lợi nhuận sau thuế/Vốn chủ sở hữu (ROE) 8,39% 12,71% 14,5%
( Trích nguồn công ty cổ phần Stevia Ventures)
Qua bảng tóm tắt tình hình tài chính của Công ty năm 2014, 2015, 2016 của công ty ta thấy:
- Tổng tài sản hiện có tăng lên: năm 2015 so với năm 2014 tổng tài sản hiện có của công ty tăng lên hơn 2 lần ( tăng 2.146.362.900 đ), năm 2016 tăng lên hơn 2 lần so với năm 2015 ( tăng 4.292.463.790 đ) và tăng hơn 4 lần so với năm 2014 ( tăng 6.438.826.690 đ)
- Tài sản ngắn hạn tăng lên: năm 2015 tăng hơn 2 lần so với năm 2014 ( tăng 2.172.889.336 đ), năm 2016 tăng gần 2 lần so với năm 2015 ( tăng 3.707.853.958 đ) và tăng gần 4 lần so với năm 2014 ( tăng 5.880.743.293 đ)
38
- Tổng nợ phải trả của năm 2015 giảm so với năm 2014 ( giảm 50.819.962 đ) nhưng năm 2016 thì lại tăng lên đột biến, tăng gấp nhiều lần so với năm 2015 ( tăng 2.835.755.561 đ)
- Nguồn vốn chủ sở hữu cũng tăng mạnh qua các năm
- Doanh thu thuần tăng lên gấp nhiều lần: năm 2015 tăng hơn 4 lần so với 2014 ( tăng 1.408.762.193 đ), năm 2016 tăng hơn 3 lần so với năm 2015 ( tăng 5.081.000.558 đ)
- Lợi nhuận sau thuế của công ty cũng biến động theo chiều tăng: năm 2015 tăng hơn 2 lần so với năm 2014 ( tăng 231.215.727,8 đ), năm 2016 tăng hơn 2 lần so với năm 2015 ( tăng 410.175.006 đ) và tăng gấp 4 lần so với năm 2014 ( tăng 641.390.733,8 đ)
( Trích nguồn công ty cổ phần Stevia Ventures)
Qua bảng chỉ tiêu tài chính về tỷ suất lợi nhuận của Công ty năm 2014, 2015, 2016 ta thấy các chỉ tiêu ROA, ROE qua 3 năm đều biến động tăng:
- ROA năm 2015 tăng 2,13% so với năm 2014, năm 2016 tăng 0,19 % so với năm 2015 và tăng 2,32 % so với năm 2014
39
- ROE năm 2015 tăng 4,32% so với năm 2014, năm 2016 tăng 1, 79% so với năm 2015 và tăng 6,11 % so với năm 2014
- Lợi nhuận trước thuế / doanh thu thuần giảm qua 3 năm: năm 2015 giảm 2 lần so với năm 2014 ( giảm 18,26%), năm 2016 giảm hơn 2 lần so với năm 2015 ( giảm 15,16%) và giảm gần 4 lần so với năm 2014 ( giảm 33,42 %)
- Lợi nhuận sau thuế / doanh thu thuần biến động theo chiều giảm: năm 2015 giảm 13,7% so với năm 2014, năm 2016 giảm 9,32% so với năm 2015 và giảm 23,02% so với năm 2014
Qua 2 bảng phân tích trên, nhìn chung tình hình kinh doanh của công ty qua 3 năm gần nhất là khả quan, phát triển tốt, là cơ hội cho các nhà đầu tư trong và ngoài nước.
2.2. Thực trạng kế toán doanh thu bán hàng và xác định kết quả kinh doanh tại công ty cổ phần Stevia Ventures
2.2.1. Thực trạng kế toán doanh thu bán hàng và các khoản giảm trừ doanh thutại công ty cổ phần Stevia Ventures tại công ty cổ phần Stevia Ventures
2.2.1.1. Phương thức bán hàng và phương thức thanh toán
> Phương thức bán hàng
Công ty cổ phần Stevia Ventures có 2 hình thức bán hàng chủ yếu sau:
Thứ nhất, bán hàng trả góp: khách hàng có thể trả trước một phần giá trị của mặt hàng mua và số còn lại tiến hành trả sau nhưng phải chịu lãi suất trả chậm
Thứ hai, công ty nhận đặt cọc trước của khách hàng (ghi nhận doanh thu chưa thực hiện), sau đó tiến hành cung cấp cho khách hàng theo điều khoản hợp đồng hoặc theo yêu cầu của khách hàng.
> Phương thức thanh toán
Tùy từng khách hàng có quan hệ mua bán với doanh nghiệp thường xuyên hay không thường xuyên, số lượng mỗi lần mua hàng nhiều hay ít và tùy thuộc vào
40
thời gian thanh toán nhanh hay chậm để áp dụng phương thức thanh toán cho phù hợp. Trên thực tế công ty thường áp dụng phương thức thanh toán chủ yếu qua ngân hàng và một phần thanh toán bằng tiền mặt. Đối với khách hàng là khách quen, đáng tin cậy công ty có thể chấp nhận cho thanh toán chậm với khoảng thời gian từ 15 - 45 ngày nhưng công ty chưa tiến hành cho khách hàng hưởng CKTM, CKTT trong các hợp đồng bán hàng.
Đối với từng đơn đặt hàng, hai bên tiến hành thỏa thuận với nhau các điều kiện về số lượng, chất lượng, thời gian, địa chỉ giao hàng, phương thức thanh toán,... ghi rõ trong hợp đồng kinh tế. Căn cứ vào hợp đồng đã ký, công ty sẽ giao hàng cho khách hàng theo hợp đồng hoặc hai bên thỏa thuận phát sinh sau hợp đồng.
2.2.1.2 Tìm hiểu khái quát phần mềm kế toán Simba 2017 tại công ty Cổ phần Stevia Ventures
Trong hoạt động thương mại, chất lượng hệ thống thông tin kế toán có ảnh hưởng lớn đến hiệu quả sản xuất, kinh doanh. Vì thế một hệ thống quản lý tài chính nhanh, mạnh cung cấp một cách chính xác và kịp thời thông tin làm cơ sở cho các nhà lãnh đạo ra quyết định quản trị một cách có hiệu quả, nhanh chóng là vô cùng cần thiết. Công ty cổ phần Stevia Ventures đã nắm bắt được vấn đề này nên đã sớm đưa phần mềm Simba vào áp dụng.
Hiện tại, công ty cổ phần Stevia Ventures đang sử dụng phần mềm kế toán Simba 2017. Phần mềm kế toán Simba 2017 có đặc điểm:
- Là phần mềm đóng gói, mang tính phổ biến. - Giải pháp kế toán cho doanh nghiệp vừa và nhỏ - Đơn giản, dễ sử dụng, giao diện hình ảnh thân thiện.
- Cho phép nhập bàng kê hóa đơn, chứng từ hàng hóa dịch vụ mua vào, bảng kê hóa đơn, chứng từ hàng hóa dịch vụ bán ra vào chương trình Hỗ trợ kê khai của tổng cục thuế.
41
- Cập nhật chế độ kế toán mới theo Thông tư 200/ 2014/TT-BTC ngày 22 tháng 12 năm 2014.
- Các số liệu lấy lên rất chính xác, việc kiểm tra kiểm soát cũng dễ dàng. Tiết kiệm được nhiều thời gian và công sức.
2.2.1.3. Thực trạng kế toán doanh thu bán hàng tại công ty cổ phần Stevia Ventures
* Chứng từ sử dụng
Để ghi nhận doanh thu chính xác, kịp thời và hợp lý tại trụ sở chính công ty cổ phần Stevia Ventures sử dụng các chứng từ sau:
Hóa đơn giá trị gia tăng Phiếu thu tiền mặt
Giấy báo có của ngân hàng Sổ phụ ngân hàng
Bảng kê hóa đơn, chúng từ hàng hóa, dịch vụ bán hàng Đơn đặt hàng
Phiếu xuất kho
Phiếu nhập hàng bán trả lại
* Tài khoản sử dụng: TK 511 - Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ. * Quy trình hạch toán
Công ty thực hiện nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ nên hóa đơn bán hàng mà công ty sử dụng là hóa đơn GTGT mẫu 01GTKT3/001 do Bộ tài chính ban hành và phiếu xuất kho để phản ánh lượng hàng hóa xuất kho. Tại công ty mọi trường hợp xuất kho sản phẩm hàng hóa đều được xác định là tiêu thu và ghi nhận doanh thu bán hàng. Mọi hàng hóa trong công ty đều thuộc đối tượng chịu thuế GTGT.
42
Khi phát sinh nghiệp vụ bán hàng, kế toán vật tư nhận lệnh đặt hàng của khách hàng sau đó tiến hành lập và in thành 2 liên đơn đặt hàng ( 1 liên lưu tại bộ phận, liên còn lại chuyển đi), chờ sau khi được xét duyệt bởi ban giám đốc thì lập hóa đơn bán hàng thành 3 liên:
Liên 1: màu tím, lưu tại gốc để tính thuế Liên 2: màu đỏ, giao khách hàng
Liên 3: màu xanh, chuyển sang bộ phận khác ghi sổ và làm chứng từ kế toán.
Hình 2.1: Hình ảnh hóa đơn bán hàng tại công ty
(Trích nguồn công ty Cổ phần Stevia Ventures)
Sau đó kế toán vật tư căn cứ vào đơn đặt hàng đã xét duyệt và hóa đơn bán hàng để nhập dữ liệu vào phần mềm có sẵn trên máy vi tính tại mục kế toán vật tư. Kiểm tra số lượng hàng tồn kho đủ để xuất hay không và chi tiết hóa đơn phải khớp với dữ liệu nhập vào máy để đảm bảo tính chính xác. Sau đó in phiếu thu và chuyển ba chứng từ (đơn đặt hàng đã xét duyệt, hóa đơn bán hàng, phiếu thu) cùng tiền khách hàng đã thanh toán ( nếu có) đến thủ quỹ.
43
Thủ quỹ truy xuất thông tin từ cơ sở dữ liệu và căn cứ vào các chứng từ trên tiến hành nhập liệu vào máy số tiền đã thu ( hoặc sẽ thu đuợc) để theo dõi luợng nhập - xuất - tồn quỹ. Rồi chuyển hóa đơn bán hàng cùng phiếu thu đến kế toán vốn bằng tiền. Các chứng từ còn lại luu tại bộ phận thủ quỹ
Kế toán vốn bằng tiền truy xuất thông tin từ cơ sở dữ liệu và căn cứ vào các chứng từ trên tiến hành kiểm tra và đối chiếu các số liệu đã đuợc nhập chính xác hay chua. Các chứng từ này luu tại bộ phận (tất cả các chứng từ kế toán đều đuợc luu theo số thứ tự tại mỗi bộ phận kế toán). Sau khi nhập liệu vào máy vi tính, phần mềm kế toán tự động cập nhật dữ liệu của hóa đơn để vào sổ chi tiết, sổ cái doanh thu tài khoản 511. Từ đó làm cơ sở in báo cáo tài chính nộp cho giám đốc theo yêu cầu hoặc theo kỳ kinh doanh
Cũng lấy dữ liệu từ hóa đơn bán hàng, kế toán tập hợp rồi ghi trực tiếp vào bảng kê hóa đơn, chứng từ hàng hóa dịch vụ bán ra để lấy số liệu đối chiếu vào cuối kỳ kế toán.
Điều này đuợc thể hiện rõ hơn thông qua sơ đồ sau:
STT Tên hàng hoá, dịch vụ ĐV
T Số lượng Đơn Giá Thành Tiền
“2 "4 ~5 ~6
Đường Stevia Kg ^500 285.000 142.500.000
^2 Trà Hoàng Gia Hộp lõõ 32.000 25.600.000
1 Trà Đen Hộp ^600 28.500 17.100.000