2.2.1. Thực trạng kế toán doanh thu bán hàng và các khoản giảm trừ doanh thutại công ty cổ phần Stevia Ventures tại công ty cổ phần Stevia Ventures
2.2.1.1. Phương thức bán hàng và phương thức thanh toán
> Phương thức bán hàng
Công ty cổ phần Stevia Ventures có 2 hình thức bán hàng chủ yếu sau:
Thứ nhất, bán hàng trả góp: khách hàng có thể trả trước một phần giá trị của mặt hàng mua và số còn lại tiến hành trả sau nhưng phải chịu lãi suất trả chậm
Thứ hai, công ty nhận đặt cọc trước của khách hàng (ghi nhận doanh thu chưa thực hiện), sau đó tiến hành cung cấp cho khách hàng theo điều khoản hợp đồng hoặc theo yêu cầu của khách hàng.
> Phương thức thanh toán
Tùy từng khách hàng có quan hệ mua bán với doanh nghiệp thường xuyên hay không thường xuyên, số lượng mỗi lần mua hàng nhiều hay ít và tùy thuộc vào
40
thời gian thanh toán nhanh hay chậm để áp dụng phương thức thanh toán cho phù hợp. Trên thực tế công ty thường áp dụng phương thức thanh toán chủ yếu qua ngân hàng và một phần thanh toán bằng tiền mặt. Đối với khách hàng là khách quen, đáng tin cậy công ty có thể chấp nhận cho thanh toán chậm với khoảng thời gian từ 15 - 45 ngày nhưng công ty chưa tiến hành cho khách hàng hưởng CKTM, CKTT trong các hợp đồng bán hàng.
Đối với từng đơn đặt hàng, hai bên tiến hành thỏa thuận với nhau các điều kiện về số lượng, chất lượng, thời gian, địa chỉ giao hàng, phương thức thanh toán,... ghi rõ trong hợp đồng kinh tế. Căn cứ vào hợp đồng đã ký, công ty sẽ giao hàng cho khách hàng theo hợp đồng hoặc hai bên thỏa thuận phát sinh sau hợp đồng.
2.2.1.2 Tìm hiểu khái quát phần mềm kế toán Simba 2017 tại công ty Cổ phần Stevia Ventures
Trong hoạt động thương mại, chất lượng hệ thống thông tin kế toán có ảnh hưởng lớn đến hiệu quả sản xuất, kinh doanh. Vì thế một hệ thống quản lý tài chính nhanh, mạnh cung cấp một cách chính xác và kịp thời thông tin làm cơ sở cho các nhà lãnh đạo ra quyết định quản trị một cách có hiệu quả, nhanh chóng là vô cùng cần thiết. Công ty cổ phần Stevia Ventures đã nắm bắt được vấn đề này nên đã sớm đưa phần mềm Simba vào áp dụng.
Hiện tại, công ty cổ phần Stevia Ventures đang sử dụng phần mềm kế toán Simba 2017. Phần mềm kế toán Simba 2017 có đặc điểm:
- Là phần mềm đóng gói, mang tính phổ biến. - Giải pháp kế toán cho doanh nghiệp vừa và nhỏ - Đơn giản, dễ sử dụng, giao diện hình ảnh thân thiện.
- Cho phép nhập bàng kê hóa đơn, chứng từ hàng hóa dịch vụ mua vào, bảng kê hóa đơn, chứng từ hàng hóa dịch vụ bán ra vào chương trình Hỗ trợ kê khai của tổng cục thuế.
41
- Cập nhật chế độ kế toán mới theo Thông tư 200/ 2014/TT-BTC ngày 22 tháng 12 năm 2014.
- Các số liệu lấy lên rất chính xác, việc kiểm tra kiểm soát cũng dễ dàng. Tiết kiệm được nhiều thời gian và công sức.
2.2.1.3. Thực trạng kế toán doanh thu bán hàng tại công ty cổ phần Stevia Ventures
* Chứng từ sử dụng
Để ghi nhận doanh thu chính xác, kịp thời và hợp lý tại trụ sở chính công ty cổ phần Stevia Ventures sử dụng các chứng từ sau:
Hóa đơn giá trị gia tăng Phiếu thu tiền mặt
Giấy báo có của ngân hàng Sổ phụ ngân hàng
Bảng kê hóa đơn, chúng từ hàng hóa, dịch vụ bán hàng Đơn đặt hàng
Phiếu xuất kho
Phiếu nhập hàng bán trả lại
* Tài khoản sử dụng: TK 511 - Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ. * Quy trình hạch toán
Công ty thực hiện nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ nên hóa đơn bán hàng mà công ty sử dụng là hóa đơn GTGT mẫu 01GTKT3/001 do Bộ tài chính ban hành và phiếu xuất kho để phản ánh lượng hàng hóa xuất kho. Tại công ty mọi trường hợp xuất kho sản phẩm hàng hóa đều được xác định là tiêu thu và ghi nhận doanh thu bán hàng. Mọi hàng hóa trong công ty đều thuộc đối tượng chịu thuế GTGT.
42
Khi phát sinh nghiệp vụ bán hàng, kế toán vật tư nhận lệnh đặt hàng của khách hàng sau đó tiến hành lập và in thành 2 liên đơn đặt hàng ( 1 liên lưu tại bộ phận, liên còn lại chuyển đi), chờ sau khi được xét duyệt bởi ban giám đốc thì lập hóa đơn bán hàng thành 3 liên:
Liên 1: màu tím, lưu tại gốc để tính thuế Liên 2: màu đỏ, giao khách hàng
Liên 3: màu xanh, chuyển sang bộ phận khác ghi sổ và làm chứng từ kế toán.
Hình 2.1: Hình ảnh hóa đơn bán hàng tại công ty
(Trích nguồn công ty Cổ phần Stevia Ventures)
Sau đó kế toán vật tư căn cứ vào đơn đặt hàng đã xét duyệt và hóa đơn bán hàng để nhập dữ liệu vào phần mềm có sẵn trên máy vi tính tại mục kế toán vật tư. Kiểm tra số lượng hàng tồn kho đủ để xuất hay không và chi tiết hóa đơn phải khớp với dữ liệu nhập vào máy để đảm bảo tính chính xác. Sau đó in phiếu thu và chuyển ba chứng từ (đơn đặt hàng đã xét duyệt, hóa đơn bán hàng, phiếu thu) cùng tiền khách hàng đã thanh toán ( nếu có) đến thủ quỹ.
43
Thủ quỹ truy xuất thông tin từ cơ sở dữ liệu và căn cứ vào các chứng từ trên tiến hành nhập liệu vào máy số tiền đã thu ( hoặc sẽ thu đuợc) để theo dõi luợng nhập - xuất - tồn quỹ. Rồi chuyển hóa đơn bán hàng cùng phiếu thu đến kế toán vốn bằng tiền. Các chứng từ còn lại luu tại bộ phận thủ quỹ
Kế toán vốn bằng tiền truy xuất thông tin từ cơ sở dữ liệu và căn cứ vào các chứng từ trên tiến hành kiểm tra và đối chiếu các số liệu đã đuợc nhập chính xác hay chua. Các chứng từ này luu tại bộ phận (tất cả các chứng từ kế toán đều đuợc luu theo số thứ tự tại mỗi bộ phận kế toán). Sau khi nhập liệu vào máy vi tính, phần mềm kế toán tự động cập nhật dữ liệu của hóa đơn để vào sổ chi tiết, sổ cái doanh thu tài khoản 511. Từ đó làm cơ sở in báo cáo tài chính nộp cho giám đốc theo yêu cầu hoặc theo kỳ kinh doanh
Cũng lấy dữ liệu từ hóa đơn bán hàng, kế toán tập hợp rồi ghi trực tiếp vào bảng kê hóa đơn, chứng từ hàng hóa dịch vụ bán ra để lấy số liệu đối chiếu vào cuối kỳ kế toán.
Điều này đuợc thể hiện rõ hơn thông qua sơ đồ sau:
STT Tên hàng hoá, dịch vụ ĐV
T Số lượng Đơn Giá Thành Tiền
“2 "4 ~5 ~6
Đường Stevia Kg ^500 285.000 142.500.000
^2 Trà Hoàng Gia Hộp lõõ 32.000 25.600.000
1 Trà Đen Hộp ^600 28.500 17.100.000
Cộng tiền hàng 185.200.000
Thuế suât GTGT: 10% Tiền thuế
GTGT
18.520.000
Tổng cộng tiền thanh toán 203.720.000
44
Sơ đồ 2.3: Quy trình ghi sổ doanh thu bán hàng Giám đốc
Kế toán vật tư Thủ quỹ Kế toán VBT
45
Biểu 2.1: Hóa đơn Giá trị gia tăng tại công ty cổ phần Stevia Ventures
HOÁ ĐƠN GTGT Mẫu số 01GTKT3/001
Liên 2 ( Giao khách hàng) Ký hiệu :AA/16P
Ngày 16 tháng 01 năm 2017 Số 0000001
Đơn vị bán hàng Công ty Cổ Phần Stevia Ventures
Địa chỉ: Phòng 602- CC2A- tòa nhà Thanh Hà, Bắc Linh Đàm, Hoàng Mai, Hà Nội
Điện thoại: (+84) 33 241 198 MST: 0103038747
Họ tên người mua hàng: Nguyễn Văn Trọng Tên đơn vị: Công ty cổ phần chè Kim Anh Mã Số thuế: 0100103986
Điạ chỉ: Km2 Quốc Lộ 2, Phù Lỗ, sân bay Quốc tế Nội Bài, Hà Nội. Hình thức thanh toán: Chuyển Khoản
STT Tên hàng hoá, dịch vụ ĐVT Số lượng Đơn Giá Thành Tiền 1 “2 ^4 1 ^6 Đuờng Stevia Kg 150 300.000 45.000.000 ^2 Trà Hoàng Gia Hộp lõõ 33.000 9.900.000 1 Trà Hoa Cúc Hộp lõõ 29.000 14.500.000 ^4 Trà Đen Hộp lõõ 29.000 14.500.000 Cộng tiền hàng 83.900.000 Thuế suất GTGT : 10% Ti ền thuế GTGT 8.390.000
Tổng cộng tiền thanh toán 92.290.000
Bằng chữ: Chín mươi hai triệu chín trăm nghìnđồng chẵn./.
Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị
(Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký,đóng dấu ghi rõ họ tên)
(Trích nguồn công ty cổ phần Stevia Ventures) 46
HOÁ ĐƠN GTGT Mẫu số 01 GTKT3/001
Liên 2 ( Giao khách hàng) Ký hiệu :AA/16P
Ngày 19 tháng 01 năm 2017 Số 0000002
Đơn vị bán hàng Công ty Cổ Phần Stevia Ventures
Địa chỉ: Phòng 602- CC2A- tòa nhà Thanh Hà, Bắc Linh Đàm, Hoàng Mai, Hà Nội
Điện thoại: (+84) 33 241 198 MST: 0103038747
Họ tên nguời mua hàng : công ty Tasco Thành Nam Điạ chỉ : Bắc Linh Đàm, Đại Kim, Hoàng Mai, Hà Nội Hình thức thanh toán : chuyển khoản
NT ghi sổ Chứng từ Diễn giải NKC TK ĐƯ Số phát sinh Ngày CT SH Trang STTdòng PS Nợ PS có ~Ã "B ~C ^^D "Ẽ “G ^^H “2
- Số dư đầu năm
- Số phát sinh trong tháng
- -
16/1 16/1 01 Xuất bán hàng cho cty chè Kim Anh 112 185.200.000
19/1 19/1 "Ỡ2 Xuất bán hàng bán cho công ty Tasco 112 83.900.000
.... ... ... ... ... ... ... ... ...
29/1 29/1 "05 Xuất bán hàng cho c.Hương 131 33.350.000
31/1 31/1 PKT Kết chuyển các khoản giảm trừ DT 521 3.200.000
31/1 31/1 PKT Kết chuyển DT bán hàng 911 307.195.000
- Cộng số phát sinh tháng - Số dư cuối tháng - Cộng luỹ kế từ đầu quý
310.395.000 310.395.000
- Sổ này có ... trang, đánh số từ trang số .... đến trang ...
- Ngày mở sổ:
Người lập biểu Kế toán trưởng
(ký, ghi rõ họ tên) (ký, ghi rõ họ tên)
(Trích nguồn công ty cổ phần Stevia Ventures)
Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị
(Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký,đóng dấu ghi rõ họ tên)
(Trích nguồn công ty cổ phần Stevia Ventures) 47
Với hóa đơn số 0000001 phát sinh ngày 16/1/2017, khi nhập liệu vào phần mềm máy tính, kế toán sẽ vào mục: Bán hàng > Hóa Đơn bán hàng kiêm xuất kho > Nhập nội dung nghiệp vụ vào hóa đơn. Nếu không có chênh lệch máy tính sẽ tự động kết chuyển doanh thu bán hàng sang TK 911 để xác định kết quả kinh doanh. Kế toán ghi nhận bút toán:
Nợ TK 511: 203.720.000 đ Có TK 911: 203.720.000 đ
Biểu 2.2: Sổ cái tài khoản 511
Sỏ CÁI
Từ ngày 01/01/2017 đến ngày 31/01/2017
Tên tài khoản: Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ Số hiệu: 511
Số tài khoản: ...
4 2 5 7
Hình thưc thanh toán: TM/CK. Mã SỐ: U 1 U 4 4 4 - — —
ST
T Tên hàng hóa, dịch vụ TKĐơn vị•
tính Số lượng Đơn giá Thành tiền
A C 1 2 3=1x2
48
2.2.1.2. Kế toán giảm trừ doanh thu tại công ty cổ phần Stevia Ventures
Do đặc điểm kinh doanh và tổ chức kế toán của công ty là kinh doanh các mặt hàng không thuộc diện chịu thuế TTĐB, tính thuế GTGT theo phuơng pháp khấu trừ, công ty xuất khẩu hàng hóa với thuế suất là 0%. Do vậy các khoản thuế TTĐB, thuế xuất khẩu làm giảm trừ doanh thu bán hàng không phát sinh.
Công ty CP Stevia Ventures, thành phẩm sản xuất ra mặc dù đảm bảo về chất luợng và mẫu mã nhung vẫn có truờng hợp trong quá trình sản xuất một số sản phẩm vẫn bị lỗi, không đáp ứng quy cách, phẩm chất của sản phẩm nên kachs hàng yêu cầu trả lại. Đây là nguyên nhân chính làm phát sinh các khoản giảm trừ doanh thu tại công ty.
> Chứng từ và tài khoản sử dụng:
Chứng từ sử dụng trong truờng hợp công ty có các khoản giảm trừ doanh thu là phiếu nhập kho, hóa đơn trả lại hàng...
Tài khoản 521 - Các khoản giảm trừ doanh thu
> Quy trình hạch toán
Khi có các nghiệp vụ giảm trừ doanh thu phát sinh, kế toán căn cứ vào các chứng từ kế toán nhu phiếu nhập kho, hóa đơn GTGT do bên mua phát hành trả lại hàng... kế toán phản ánh trên sổ nhật ký chung, sổ chi tiết các TK liên quan, sổ cái TK 521.
Trong tháng phát sinh nghiệp vụ làm giảm trừ doanh thu: Ngày 27 tháng 1 năm 2017 công ty cổ phần chè Kim Anh trả lại 100 hộp trà Hoàng Gia do không đủ quy cách. Do đó bên Công ty Cổ phần chè Kim Anh đã xuất lại hóa đơn cho công ty để trả lại hàng (đơn giá xuất đúng bằng đơn giá mua trên hóa đơn mua vào). Công ty cổ phần Stevia đã nhập kho đầy đủ và chuyển trả cho công ty cổ phần chè Kim Anh bằng tiền mặt.
49
Ke toán nhập liệu vào phần mềm kế toán như sau: vào phân hệ Bán hàng > Phiếu nhập hàng bán bị trả lại > nhập nội dung nghiệp vụ vào phiếu. Cụ thể màn hình nhập liệu hàng bán bị trả lại được thể hiện qua hình ảnh 2.2
Biểu 2.3: Hóa đơn GTGT do bên mua phát hành đem trả lại hàng
HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG
Liên 2: Giao cho khách hàng
Ngày 27 tháng 01 năm 2017 Đơn vị bán hàng: Công ty Cổ phần chè Kim Anh
Mẫu số: 01GTKT3/001 Ký hiệu: AA/16P
Số:0000135
Điạ chỉ : Km2 Quốc Lộ 2, Phù Lỗ, sân bay Quốc tế Nội Bài, Hà Nội.
Điện thoại: (84-4) 3.650.2426 Fax: (84-4) 3.652.5849
Họ tên người mua: Nguyễn Tiến Học
Tên đơn vị: công ty cổ phần Stevia Ventures
01 Trà Hoàng Gia Hộp 100 32.000 3.200.000 ( Xuất hàng trả lại theo HĐ 01
ngày 16/01/2017)
Cộng tiền hàng : 3.200.000
Thuế suất GTGT: 10 % Tiền thuế GTGT : 320.000
Số tiền viết bằng chữ: Ba triệu năm trăm hai mươi nghìn đồng chẵn ./.
Người mua hàng
(Ký, ghi rõ họ tên)
Ke toán trưởng
(Ký, ghi rõ họ tên) Thủ trưởng đơn vị(Ký, đóng dấu và ghi rõ họ tên)
STT
Tên nhãn hiệu, quy cách phẩm chất vật tư, dụng cụ, sản phẩm, hàng hoá
Mã số Đơn vị tính
Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo CT Thực nhập “Ã ^B ~C ^^D 1 2 ^3 ^4 1 Trà Hoàng Gia Hộp ĩõõ 1Õ0 21.500 2.150.000 Cộng 2.150.000 50 Hình 2.2: Màn hình nhập liệu hàng bán bị trả lại
(Trích nguồn công ty cổ phần Stevia Ventures)
Sau khi bên Công ty Cổ phần chè Kim Anh xuất hóa đơn trả hàng ngày 27/01/2017 cho Công ty thì khi đó bộ phận kế toán sẽ kê số hóa đơn đó vào bảng kê 02GTGT. Đồng thời làm bút toán định khoản:
a/ Khi nhận lại số hàng hóa bị trả lại, kế toán phản ánh giá vốn của hàng bán bị trả lại
Nợ TK 156: 2.150.000 Có TK 632: 2.150.000
b/ Ghi giảm số tiền mặt của Công ty Cổ phần chè Kim Anh về số tiền hàng bán bị trả lại:
Nợ TK 5212 : 3.200.000 đ Nợ TK 3331: 320.000 đ
Có TK 111: 3.520.000 đ
51
c/ Kết chuyển doanh thu của hàng bán bị trả lại phát sinh trong kỳ vào tài khoản doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ:
Nợ TK 511: 3.200.000 đ
Có TK 521: 3.200.000 đ 5212: 3.200.000 đ
Biểu số 2.4: Mầu phiếu nhập kho
Công ty Cổ Phần Stevia Ventures Mầu số: 01-VT
Địa chỉ: Phòng 602- CC2A- tòa nhà Thanh Hà, Bắc (Ban hành theo TT số 200/2014/TT-BTC
Linh Đàm, Hoàng Mai, Hà Nội Ngày 22/12/2014 của Bộ trưởng BTC)
PHIẾU NHẬP KHO ,
Số : 02
Ngày 27 tháng 01 năm 2017
Nợ: 156 Có: 632
- Họ và tên người giao: Công ty Cổ phần chè Kim Anh
- Theo hóa đơn GTGT số 0000001 ngày 16 tháng 01 năm 2017 của Công ty CP chè Kim Anh -Nhập tại kho: 01
- Tổng số tiền (viết bằng chữ): Hai triệu một trăm lăm mươi nghìn đồng chẵn./.
- Số chứng từ gốc kèm theo: ...
Ngày 27 tháng 01 năm 2017
Người lập phiếu Người giao hàng Thủ kho Kế toán trường Giám đốc
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên, đóng dấu)
NT ghi sổ Chứng từ Diễn giải NKC TK ĐƯ Số phát sinh Ngày CT SH Trang STTdòng PS Nợ PS có “Ã ^B ~C ~D 1 “G ~H “2
- Số dư đầu năm
- Số phát sinh trong tháng
- -
31/1 31/1 PKT Công ty cp chè Kim Anh trả lại hàng không đúng quy cách
111 3.200.000 31/1 31/1 PKT Kết chuyển các khoản giảm trừ DT 511 3.200.000
- Cộng số phát sinh tháng - Số dư cuối tháng - Cộng luỹ kế từ đầu quý
3.200.000 3.200.000 52
Biểu 2.5: Mầu phiếu chi
Mau số: 02-TT Công ty Cổ Phần Stevia Ventures
Địa chỉ: Phòng 602- CC2A- tòa nhà Thanh Hà, Bắc Linh (Ban hành theo TT số 200/2014/TT-BTC Ngày