HOẠCH ĐỊNH
Quá trình hoạch định sẽ trở nên đơn giản hơn rất nhiều khi bạn biết phân chia công việc thành những mục nhỏ hơn để dễ xử lý. Trước khi tiến hành hoạch định, bạn nên đặt ra 5 câu hỏi sau:
1. Tôi muốn đạt được điều gì? (Mục tiêu của tôi là gì?)
2. Tôi muốn nói với ai? (Ai là đối tượng công chúng của tôi?) 3. Tôi muốn nói điều gì? (Tôi muốn truyền đạt thông điệp gì?)
4. Tôi sẽ nói điều đó như thế nào? (Tôi sẽ dùng cách nào để truyền đạt thông điệp của mình?)
5. Làm thế nào để biết tôi đã làm đúng? (Tôi sẽ đánh giá công việc của mình như thế nào?)
Và mục đích của hoạt động này là tác động đến hành vi, bao gồm cả hành vi của t chức lẫn công chúng.
Để trả lời những câu hỏi này, có hai yêu cầu cần quan tâm:
Thông tin: Nghiên cứu và phân tích cẩn thận tất cả thông tin cần biết về nhiệm vụ đang triển khai.
Chiến lược: Sử dụng thông tin đó để xác định những nguyên tắc chỉ đạo và động lực chính của chương trình.
Một khi đặt sự quan tâm đúng mức đến hai yêu cầu này thì chính bạn sẽ tìm ra phương pháp đánh giá tính hiệu quả của hoạt động PR mà mình đang thực hiện.
Đa số các câu hỏi đều liên quan đến việc nghiên cứu và tìm kiếm thông tin (mục tiêu, công chúng, thông điệp, và đánh giá), nhưng chỉ có một câu hỏi đề cập đến cách thức thực hiện. Câu hỏi này thể hiện mức độ nỗ lực cần có trong quá trình hoạch định. Hãy tiến hành những nghiên cứu và phân tích chuẩn xác, nhưng điều này không có nghĩa là bạn phải dành 80% thời gian cho việc tìm kiếm thông tin vì nếu như thế, bạn sẽ không bao giờ hoàn thành được việc gì cả.
Và phương châm đúng đắn nhất là 80% nỗ lực để thiết kế một chương trình phù hợp cần được đầu tư vào hoạt động nghiên cứu. Khi
đã tập trung tất cả các nỗ lực vào quá trình hoạch định thì hoạt động triển khai sẽ diễn ra suôn sẻ và hiệu quả.
Tất cả các mô hình hoạch định đều tuân theo một kiểu mẫu cơ bản, dù đó là quản trị chiến lược của một t chức hay một chương trình PR đơn lẻ, với bốn bước cơ bản được thể hiện trong hình 3.2.
Hình 3.2 - Quá trình quản lý chiến lược.
Các học giả người M , Scott Cutlip, Allen Center và Glen Broom, đã mô tả quá trình hoạch định và quản lý các chương trình PR như hình 3.3.