Ngân hàng TMCP Quân đội
Từ khi MB được thành lập, Ban lãnh đạo Ngân hàng thường xuyên quan tâm tăng cường cán bộ công tác kiểm tra kiểm soát nội bộ. Hoạt động này tuy không tạo ra lợi nhuận trực tiếp, song đã góp phần tích cực vào việc ngăn chặn rủi ro, ngăn ngừa các hành vi vi phạm pháp luật, nâng cao chất lượng hiệu quả trong hoạt động kinh doanh tiền tệ - tín dụng góp phần nâng cao vị thế, thương hiệu của MB . Đặc biệt là trong những năm gần đây, Hội đồng Quản trị và Ban Điều hành đã rất chú trọng đến việc ban hành các quy chế, quy trình nghiệp vụ nói chung cũng như các quy định kiểm tra, kiểm soát nội bộ về quản lý tín dụng...kịp thời, đầy đủ, cũng như việc sắp xếp lại mô hình tổ chức đã chuyên sâu theo đối tượng khách hàng, tăng cường các bộ phận quản lý rủi ro, phân định chức rõ ràng các chức năng kinh doanh với hỗ trợ và quản lý. Điều đó đã tạo môi trường tích cực và thuận lợi cho hoạt động kinh doanh phát triển bền vững và quản lý rủi ro hiệu quả.
Các hoạt động kiểm soát thường xuyên và đã được đưa vào các chính sách, quy chế của từng quy trình nghiệp vụ và quản lý. Hoạt động của hệ thống kiểm soát nội bộ đang được củng cố và kiện toàn, nâng cao chất lượng kiểm tra giám sát việc tuân thủ các quy định của pháp luật, của NHNN và các
quy định nội bộ của MB nhằm đánh giá tính hiệu lực hiệu quả của hệ thống kiểm tra, kiểm soát nội bộ; phát hiện, ngăn ngừa và kịp thời kiến nghị xử lý những tồn tại sai phạm trong hoạt động kinh doanh.
Có thể phân chia công tác kiểm tra, kiểm soát nội bộ của MB thành 2 mảng: Kiểm soát trong quy trình nghiệp vụ và kiểm soát độc lập với quy trình nghiệp vụ.
2.2.2.1. Kiểm soát trong quy trình nghiệp vụ
Kiểm soát trong quy trình nghiệp vụ nghiệp vụ được thực hiện bởi các cán bộ trực tiếp tham gia trong quá trình thực hiện nghiệp vụ - là một khâu không thể thiếu trong quy trình nghiệp vụ. Việc kiểm soát được thực hiện trên cơ sở các kiểm soát viên phê duyệt các giao dịch theo các cấp độ trong quy trình, kiểm soát viên thường là các trưởng phó phòng nghiệp vụ (tùy từng trường hợp có thể có thêm các cán bộ của bộ phận thẩm định độc lập). Kiểm soát viên được quyền phê duyệt theo sự ủy quyền của Tổng giám đốc (Giám đốc); thực hiện kiểm soát thông qua việc kiểm tra trên hồ sơ chứng từ, đối chiếu giữa hồ sơ giấy với hồ sơ khai báo trên máy tính, thực hiện phê duyệt trên hồ sơ giấy và đặt lệnh phê duyệt trên hệ thống. Mọi nghiệp vụ đều phải qua phê duyệt mới có thể tiếp tục tiến hành các bước tiếp theo
2.2.2.2. Kiểm soát độc lập với quy trình nghiệp vụ
Kiểm soát độc lập với quy trình nghiệp vụ được thực hiện bởi các kiểm tra viên chuyên trách hoặc cán bộ kiểm toán nội bộ; hoạt động kiểm soát được thực hiện bằng hai phương pháp như sau:
Một là, hoạt động giám sát từ xa được thực hiện thường xuyên liên tục
hàng tháng, quý, năm. Nội dung chính của phương pháp này là kiểm soát thông qua các thông tin báo cáo định kỳ, và thực hiện giám sát qua hệ thống mạng vi tính nhằm: Giám sát việc thực hiện các chỉ tiêu kế hoạch về hoạt động kinh doanh của ngân hàng, giám sát việc chấp hành các chỉ tiêu về an
toàn vốn theo quy định của pháp luật của NHNN trong từng thời kỳ. Dựa trên báo cáo giám sát về hoạt động tín dụng của từng khu vực, của toàn hệ thống, Giám đốc Khối KT-KSNB báo cáo những sai phạm và chất lượng tín dụng tại các chi nhánh cho Tổng Giám đốc. Trên cơ sở đó Tổng Giám đốc sẽ đưa ra quyết định về việc thành lập Đoàn kiểm tra nội bộ xuống kiểm tra trực tiếp tình hình tín dụng tại chi nhánh có sai phạm lớn hoặc chất lượng tín dụng thấp để khẳng định sát thực hơn nữa về hoạt động tín dụng tại chi nhánh.
Bên cạnh đó, Khối KT-KSNB còn thực hiện giám sát việc chỉnh sửa sau các đợt kiểm tra của tất cả các đoàn kiểm tra nội bộ nhằm đánh giá tình trạng khắc phục các sai phạm đã được phát hiện của chi nhánh. Bộ phận giám sát có trách nhiệm giám sát đến cuối cùng rằng tất cả các khoản mục đã được xử lý và cũng có được các báo cáo định kỳ vế tiến trình thực hiện nếu cần thiết cho đến khi đạt được kết quả. Các ý kiến phản hồi của cấp quản lý các đơn vị được kiểm tra, các báo cáo về tiến trình thực hiện và chứng nhận cuối cùng cần được gửi về Khối KT-KSNB phù hợp với chương trình kiểm tra.
Hai là, Kiểm tra trực tiếp (Kiểm tra tại chỗ): là phương pháp các kiểm
tra viên của bộ phận kiểm tra kiểm soát nội bộ chuyên trách hoặc của cán bộ kiểm toán nội bộ tiến hành kiểm tra đột xuất hay định kỳ theo kế hoạch. Nhiệm vụ chủ yếu là kiểm tra đánh giá tính hiệu lực hiệu quả của việc chấp hành các cơ chế, quy chế, quy trình nghiệp vụ:
- Kiểm tra đánh giá cơ chế chính sách nội bộ ban hành đã phù hợp với các quy định của pháp luật, của NHNN, đã đáp ứng được mục tiêu đề ra của MB và có tính khả thi cao phù hợp với điều kiện của MB hay chưa để có những kiến nghị sủa đổi bổ sung cho phù hợp.
- Kiểm tra sự tuân thủ các quy định của pháp luật, của NHNN và các quy định nội bộ của MB trong lĩnh vực tín dụng. Thủ tục kiểm tra cơ bản
được thực hiện như sau:
+ Kiểm tra hồ sơ vay vốn: Kiểm tra viên đối chiếu với các quy định, kiểm tra tính đầy đủ hợp pháp, hợp lệ của hồ sơ vay vốn. Kiểm tra tính chính xác của các số liệu tính toán và thẩm định trên hồ sơ tín dụng, đối chiếu các yếu tố giữa hồ sơ giấy và hồ sơ khai báo trên máy để phát hiện ra những trường hợp như cơ cấu lại nợ nhưng không chuyển nhóm phù hơp, cho vay đảo nợ ...
+ Kiểm tra quá trình xét duyệt cho vay: kiểm tra trình tự xét duyệt đối chiếu với quy trình, tìm hiểu quan điểm, ý kiến của từng thành viên, từng cấp đối với từng trường hợp vượt thẩm quyền. Kiểm tra việc chấp hành giới hạn tín dụng.
+ Kiểm tra quá trình giải ngân: Kiểm tra tính đầy đủ, phù hợp của các hồ sơ tờ trình, khế ước, các bảng kê, hợp đồng.Kiểm tra sự phù hợp của việc xác định lịch giải ngân, định kỳ hạn nợ, cơ cấu lại nợ.
+ Kiểm tra việc sử dụng vốn vay, quản lý vốn vay và đôn đốc thu hồi nợ: Kiểm tra xem cán bộ tín dụng có kiểm tra được khách hàng đã sử dụng vốn vay đúng mục đích xin vay hay không. Cán bộ tín dụng có bám sát nắm bắt được tình hình hoạt động, năng lực tài chính của khách hàng, có biện pháp để quản lý được nguồn thu để thu nợ đúng hạn
+ Kiểm tra tài sản bảo đảm: kiểm tra sự đầy đủ về các yếu tố pháp lý (về hồ sơ giấy tờ sở hữu, về công chứng, về đăng ký giao dịch đảm bảo.), kiểm tra tính hiện hữu, tính dễ chuyển nhượng và việc chấp hành các quy định khác như: đánh giá lại giá trị tài sản theo định kỳ, mua bảo hiểm.
Việc thực hiện nghiệp vụ tín dụng tại chi nhánh về cơ bản là tuân thủ quy chế, qui trình, nghiệp vụ đã ban hành ở cả 3 giai đoạn: trước khi cho vay,
trong khi cho vay và sau khi cho vay, tuy nhiên qua kiểm tra trực tiếp vẫn còn phát hiện một số lỗi ở dạng sau:
- Hồ sơ pháp lý tài chính thiếu, chưa đầy đủ, không cập nhật hoặc thiếu tính pháp lý. Đối với hồ sơ vay vốn của khách hàng cá nhân, giấy tờ thường thiếu như bản sao chứng minh nhân dân của khách hàng xin vay, hộ khẩu của vợ (chồng) của người xin vay, xác nhận của chủ doanh nghiệp nơi cá nhân làm việc (trường hợp vay lương)... Đối với hồ sơ vay vốn của khách hàng doanh nghiệp, giấy tờ thường thiếu như điều lệ doanh nghiệp, báo cáo tài chính, biên bản họp HĐTV/HĐQT, giấy tờ chứng minh mục đích sử dụng vốn vay, giấy tờ chứng minh nguồn trả nợ.
- Nhập dữ liệu vào hệ thống không đầy đủ, không đúng do đó giữa hồ sơ giấy không khớp đúng với hồ sơ trên máy.
- Tài sản đảm bảo chưa đầy đủ hồ sơ pháp lý, định giá không có căn cứ, định giá cao hơn quy định, một số trường hợp cao hơn nhiều lần, không thực
hiện đánh giá lại giá trị định kỳ theo quy định.
- Người quyết định cho vay đồng thời là người thẩm định TSĐB, mức đảm bảo tài sản thế chấp chưa đúng quy định, không mua bảo hiểm đối với tài sản thế chấp, không đăng ký giao dịch bảo đảm.
- Việc tìm hiểu thông tin về quan hệ tín dụng của khách hàng qua CIC chưa được thực hiện đầy đủ.
- Không thực hiện chấm điểm, xếp hạng khách hàng; không thẩm định rủi ro độc lập theo qui định, điều kiện vay vốn của khách hàng chưa đảm bảo.
- Thẩm định sai do không phân tích đánh giá đúng các chỉ tiêu tài ch ính. Áp dụng phương thức cho vay không phù hợp với đối tượng vay vốn; Cho vay thời gian dài hơn yêu cầu của khách hàng.
- Thẩm định cho vay trung dài hạn không tính toán các chỉ tiêu như suất đầu tư, hiệu quả đầu tư, thẩm định chưa đầy đủ theo quy định thẩm định cho vay dự án đầu tư của MB, đối với khoản cho vay dự án cán bộ tín dụng chưa xem xét dòng tiền và các chỉ tiêu tài chính để chứng minh cho tính khả thi của dự án đầu tư và khả năng thu hồi vốn của Ngân hàng.
- Cho vay khách hàng vượt thẩm quyền theo quy định của MB.
- Thiếu chứng từ hoá đơn làm căn cứ giải ngân, chứng từ hoá đơn không phù hợp với đối tượng giải ngân, sử dụng cùng hoá đơn làm căn cứ giải ngân cho nhiều giấy nhận nợ, có trường hợp lập hồ sơ khống giả mạo để rút tiền vay. - Phân loại nợ chưa chính xác, chưa tuân thủ quy định về phân loại nợ, trích lập dự phòng rủi ro thiếu.
- Các vi phạm liên quan đến quá trình giải ngân:
+ Giải ngân khi chưa thực hiện đầy đủ các điều kiện giải ngân.
+ Không lập báo cáo kiểm soát hồ sơ hoặc báo cáo kiểm soát hồ sơ chưa phản ánh đúng thực trạng hồ sơ trước giải ngân.
+ Sử dụng vốn vay chưa đúng mục đích hoặc chưa cung cấp đủ chứng từ chứng minh mục đích sử dụng vốn vay hoặc đối tượng cho vay không đúng quy định.
+ Chưa có đầy đủ chứng từ chứng minh nguồn trả nợ để đảm bảo khả năng trả nợ cho khoản vay.
+ Chưa hoàn thiện TSĐB trước giải ngân: chưa nhập kho và/hoặc nhập hệ thống tin học ngân hàng kịp thời...
- Kiểm tra sử dụng vốn của khách hàng sau khi cho vay sơ sài, mang tính hình thức, thiếu căn cứ để kiểm tra, không xác định được trạng thái của vốn vay (tài sản, công nợ), không có các chứng từ chứng minh mục đích sử dụng vốn vay nhưng vẫn kết luận sử dụng vốn vay đúng mục đích, thậm chí không
kiểm tra sử dụng vốn vay.
- Cán bộ tín dụng không thực hiện phân tích, đánh giá lại định kỳ tình hình tài chính, khả năng trả nợ của khách hàng theo quy định, không phân tích đảm bảo nợ vay.