2.3.1.1. Môi trường kiểm soát
Môi trường kiểm soát là nền tảng của cách thức hoạt động và quản lý của công tác kiểm tra, kiểm soát nội bộ. Môi trường kiểm soát với hoạt động tín dụng tại MB được thể hiện qua các nội dung sau:
❖ Quan điểm về rủi ro tín dụng và quản lý rủi ro tín dụng của Ban lãnh
đạo Ngân hàng Quân Đội
Trong những năm vừa qua, Hội đồng quản trị, Ban kiểm soát luôn ý thức rất rõ tầm quan trọng của rủi ro tín dụng, là rủi ro quan trọng nhất trong các loại hình rủi ro tài chính. Trong năm 2014, Ủy ban quản trị rủi ro và ủy ban tín dụng - Cơ quan giúp việc cho Hội đồng quản trị đã thực hiện các hoạt động nhằm kiểm soát rủi ro tín dụng như sau:
Ủy ban quản trị rủi ro thực hiện các công việc thuộc chuyên đề rủi ro tín dụng gồm có: chỉ đạo xây dựng chính sách tín dụng khung cấp Hội đồng quản trị trong đó trọng tâm là xây dựng các giới hạn và nguyên tắc cấp tín dụng nhằm tạo hành lang pháp lý thống nhất định hướng cho hoạt động tín dụng tại tất cả các cấp, đánh giá tác động của thông tư số 02/2013/TT-NHNN và thông tư 09/2014/TT-NHNN đến MB (02 lần); rà soát chỉ đạo việc tuân thủ thông tư số 36/2014/TT-NHNN tại MB, xem xét mô hình phê duyệt tín dụng; thường xuyên giám sát chất lượng tín dụng của MB; chỉ đạo công tác thu hồi nợ xấu và bán nợ VAMC; sử dụng quỹ dự phòng rủi ro cụ thể để xử lý
nợ; lựa chọn đối tác tư vấn triển khai Basel 2....
Ủy ban tín dụng đã tập trung xem xét, quyết định phê duyệt đối với các vấn đề thuộc thẩm quyền phán quyết của Hội đồng quản trị liên quan đến cấp tín dụng, điều chỉnh lãi suất, đồng thời giám sát định kỳ các chương trình tín dụng hàng tháng và tham gia tích cực đóng góp ý kiến với ủy ban quản trị rủi ro trong quá trình xây dựng chính sách tín dụng. Ủy ban tín dụng đã xem xét phê duyệt và định hướng kịp thời các gói tín dụng ưu đãi dành cho khách hàng lớn, khách hàng vừa và nhỏ và khách hàng cá nhân để đáp ứng nhu cầu của khách hàng. Ngoài ra ủy ban cũng chỉ đạo và định hướng các cơ quan xây dựng hạn mức, quy hoạch các nhóm Khách hàng có quan hệ về sở hữu, thực hiện nguyên tắc phân tán rủi ro theo chính sách tín dụng 2014 tránh tập trung rủi ro vào một số nhóm khách hàng lớn.
Tuy nhiên, bên cạnh nhận thức sâu sắc của Ban lãnh đạo Ngân hàng về vai trò của KSNB thì còn một số chi nhánh chưa nhận thức đúng về công tác kiểm tra, còn che dấu khuyết điểm, chưa tạo điều kiện để kiểm soát nội bộ thực hiện nhiệm vụ kiểm tra, kiểm soát hoặc gây căng thẳng trong khi thông qua biên bản kiểm tra. Một số lãnh đạo chi nhánh chưa thực sự quan tâm đến công tác kiểm tra, kiểm soát thể hiện trong việc chưa nghiêm túc xem xét chỉnh sửa các kiến nghị kiểm tra việc khắc phục sai sót về thực hiện cơ chế, quy chế; xử lý kỷ luật cán bộ có sai pham không đến nơi đến chốn, thực hiện qua loa đại khái, có nơi có lúc lãnh đạo bảo vệ cán bộ thiếu khách quan như bao che cho cán bộ có sai sót trong một số vụ việc, có chi nhánh còn có biểu hiện đề phòng đối với kiểm tra, kiểm soát nội bộ.
❖Chính sách nhân sự
- Tình hình nhân sự chung của toàn hệ thống MB:
+ Tính đến 31/12/2014, tổng số cán bộ nhân viên của Ngân hàng Quân Đội là 6.057 người, với tuổi đời bình quân là 30 tuổi, trong đó là 88,7% có
trình độ Đại học và trên Đại học, 11,3% có trình độ Cao đẳng, mức thu nhập bình quân là 18.138.646 đồng/tháng.
+ MB đã ban hành hệ thống quy định chi tiết về quy trình tuyển dụng, đào tạo, đánh giá chất lượng nhân viên, quy hoạch và bổ nhiệm cán bộ, chế độ lương thưởng và đãi ngộ... Ngoài mức lương và phụ cấp chi trả hàng tháng, Ngân hàng Quân Đội còn có lương bổ sung định kỳ các dịp lễ tết, thưởng theo kết quả thực hiện công việc, thưởng đột xuất cho tập thể, cá nhân hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ, có sáng kiến, đóng góp giá trị cho Ngân hàng, thưởng do hoàn thành vượt mức kế hoạch năm; thực hiện chế độ cổ phiếu mua ưu đãi cho cán bộ nhân viên.
+ Bên cạnh đó, MB đặc biệt chú trọng công tác đào tạo bổ sung kiến thức, nâng cao trình độ chuyên môn cho cán bộ nhân viên để từ đó đáp ứng tốt nhu cầu hoạt động ngân hàng, định hướng phát triển kinh doanh của Ngân hàng. MB còn chủ động thực hiện công tác quy hoạch cán bộ, đào tạo bổ sung nâng cao kiến thức cho người lao động để hoàn thành tốt công việc và phát triển tương lai.
Với những chính sách với người lao động như trên, MB đã thu hút được lực lượng nhân sự có năng lực thực sự, có kinh nghiệm thực tế và gắn bó lâu dài vì sự phát triển của MB.
+ Đội ngũ nhân sự thực hiện nghiệp vụ tín dụng gồm có cán bộ quan hệ khách hàng, cán bộ thẩm định, cán bộ hỗ trợ vẫn còn một bộ phận chưa đáp ứng về chất lượng, kinh nghiệm cũng như trình độ nghiệp vụ so với sự gia tăng nhanh chóng về quy mô dư nợ, mức độ đa dạng của hoạt động tín dụng của MB.
+ MB đang phải đối mặt với tình hình nhân sự biến động nhiều, với tỷ lệ nghỉ việc, điều chuyển và tuyển mới gia tăng. Điều này ảnh hưởng trực tiếp đến chi phí đào tạo và chất lượng dịch vụ của MB. Điều này đòi hỏi Ban lãnh
đạo MB phải có những chính sách đãi ngộ phù hợp nhằm giữ chân những nhân viên giỏi.
- Về đội ngũ nhân sự của Khối KT-KSNB và Cơ quan kiểm toán:
+ Nhân sự kiểm tra, kiểm soát nội bộ chuyên trách là 70 người, kiểm toán nội bộ là 26 người, 100% có trình độ đại học và trên đại học, 20% có các chứng chỉ liên quan đến kiểm toán như ACCA, CFA, chứng chỉ định giá tài sản... Trong đó, số cán bộ có thời gian công tác trên 1 năm chiếm 96%, 3% cán bộ có thời gian công tác dưới 1 năm nhưng đều đã có kinh nghiệm kiểm toán độc lập. Như vậy, có thể thấy chất lượng nhân sự của khối KT-KSNB và Cơ quan kiểm toán là khá tốt, tuy nhiên số lượng nhân sự còn thiếu hụt so với quy mô mạng lưới MB hiện nay.
+ Lương, thưởng của bộ phận kiểm tra, kiểm soát nội bộ chuyên trách và kiểm toán nội bộ do Hội sở MB chi trả và phụ thuộc vào kết quả thực hiện công việc được đánh giá định kỳ 6 tháng/lần. Với nguyên tắc trả lương, thưởng như trên đảm bảo tính độc lập của bộ phận kiểm tra với đơn vị được kiểm tra là các chi nhánh, sở giao dịch, công ty con, đồng thời khuyến khích người lao động cống hiến cho công việc.
2.3.1.2. Hệ thống quản lý và đánh giá rủi ro
Năm 2014 nền kinh tế đã có những chuyển biến tích cực, kinh tế vĩ mô dần phục hồi và ổn định, thị trường tài chính theo đó cũng chuyển động theo hướng tốt hơn. Hoạt động của các tổ chức tín dụng trong nước thay đổi về cơ cấu rõ nét, xu hướng tái cấu trúc các ngân hàng diễn ra một cách mạnh mẽ để hình thành một thị trường tài chính hoạt động an toàn và hiệu quả. Tuy vậy, nền kinh tế còn tiềm ẩn nhiều rủi ro, khó khăn và thách thức. Trong giai đoạn 2011-2014, MB đã triển khai hàng loạt các giải pháp để nâng cao năng lực quản lý và đánh giá rủi ro như dự án xây dựng phần mềm quản lý và thu hồi nợ xấu, dự án quản trị hạn mức trên hệ thống tin học ngân hàng, dự án xây
dựng phần mềm xếp hạng và phê duyệt tín dụng đối với khách hàng cá nhân và doanh nghiệp siêu nhỏ.... Công tác giám sát rủi ro, dự báo sớm và phòng ngừa rủi ro được triển khai rộng và sâu trong năm 2014 để đảm bảo một danh mục tài sản có chất lượng tốt.
MB đã xây dựng được một hệ thống xếp hạng tín dụng nội bộ để làm cơ sở đo lường rủi ro tín dụng. Hệ thống xếp hạng tín dụng gồm các chỉ tiêu tài chính và chỉ tiêu phi tài chính dùng để đánh giá toàn diện khách hàng về tình hình tài chính, khả năng trả nợ, chiều hướng phát triển.. .và căn cứ vào đó để phân loại khách hàng vào hạng rủi ro phù hợp. MB đã xây dựng được hệ thống phân loại nợ theo tiêu chuẩn quốc tế, phản ánh một cách tổng quát tình hình chất lượng tín dụng của khách hàng. Tuy nhiên, hệ thống xếp hạng tín dụng còn có một số hạn chế về nguồn nhập liệu chưa đáng tin cậy do báo cáo của các doanh nghiệp đa số là chưa qua kiểm toán độc lập. Các chỉ tiêu định tính dựa trên đánh giá của cán bộ tín dụng đòi hỏi am hiểu của chính cán bộ đó về các tất cả các nội dung đánh giá, thu thập đầy đủ thông tin khách hàng và đưa ra đánh giá chủ quan về các chỉ tiêu này. Vì vậy, các chỉ tiêu này thường dễ bị can thiệp và điều chỉnh theo ý muốn chủ quan của cán bộ tín dụng.
Mặt khác, cơ sở dữ liệu về phân tích, dự báo môi trường kinh doanh, đánh giá nguồn lực và xác định tầm nhìn trung, dài hạn còn thiếu nên MB còn lúng túng trong việc hoạch định chiến lược dài hạn. Chiến lược đưa ra trên cơ sở đánh giá kết quả năm cũ và mục tiêu cho năm tới mà chưa xem xét phân tích mức độ rủi ro và khả năng quản trị tương xứng...
2.3.1.3. Hoạt động kiểm soát
Tại Ngân hàng Quân Đội, các thủ tục kiểm soát do Ban lãnh đạo xây dựng dựa trên nguyên tắc cơ bản là nguyên tắc bất kiêm nhiệm; nguyên tắc phân công, phân nhiệm rõ ràng và nguyên tắc phê chuẩn, ủy quyền.
Với hoạt động tín dụng là hoạt động chủ yếu tạo ra thu nhập cho ngân hàng và chứa đựng nhiều rủi ro nên Ngân hàng Quân Đội đã xây dựng quy trình tín dụng khá đầy đủ và kỹ càng, gồm:
- Sự phân tách chức năng: MB đã tuân thủ được nguyên tắc cơ bản nhất trong hoạt động kinh doanh cũng như trong hoạt động cho vay là phải có sự phân tách chức năng giữa bộ phận giao dịch với khách hàng, là bộ phận khởi nguồn các giao dịch với khách hàng; với bộ phận thẩm định lại, quyết định, theo dõi cho vay. Sự phân tách chức năng này đảm bảo được tính khách quan trong việc đưa ra quyết định cũng như đánh giá.
- Bộ phận đánh giá rủi ro tín dụng (Bộ phận thẩm định) cũng được phân tách với bộ phận kinh doanh tín dụng. Việc xét duyệt và phê chuẩn tín dụng được quy định khá chặt chẽ. Người xét duyệt nghiệp vụ và người thực hiện nghiệp vụ tín dụng được phân công, phân nhiệm rõ ràng.
- Trong quá trình thực hiện nghiệp vụ tín dụng đã tồn tại sự kiểm soát và quy định cụ thể quá trình xử lý thông tin như kiểm soát giải ngân, kiểm soát việc cập nhật vào hệ thống xử lý cũng như việc bảo quản, lưu trữ hồ sơ tín dụng và hồ sơ tài sản đảm bảo. Các công việc này được thực hiện bởi bộ phận hỗ trợ tín dụng. Tuy nhiên, trong quá trình triển khai thực tế, tại một số chi nhánh vẫn còn tồn tại vi phạm nguyên tắc bất kiêm nhiệm, thiếu sự kiểm tra độc lập việc thực hiện nghiệp vụ tín dụng. Vì vậy, hệ thống kiểm soát nội bộ không phát huy được khả năng phát hiện kịp thời các sai phạm trong hoạt động. Đôi khi cán bộ quan hệ khách hàng làm nhiệm vụ tiếp xúc với khách hàng cũng làm cả việc theo dõi sau cho vay và phân tích tình hình tài chính của khách hàng sau cho vay, điều này làm mất tính khách quan, có thể dẫn đến móc ngoặc, gây rủi ro tín dụng; một vài trường hợp hệ thống hạn mức tín dụng chưa được thiết lập đầy đủ, chưa được thiết lập trên cơ sở đánh giá tình hình tài chính của khách hàng... Việc xử lý, chỉ đạo công việc đôi khi còn bỏ
qua yêu cầu mọi vấn để phải được thể hiện bằng văn bản, cấp trên có thể ra lệnh cho cấp dưới bằng miệng hay bằng ký hiệu riêng mà không được phép...
- MB chưa chú trọng đến kiểm soát sau cho vay, khâu này được thực hiện bởi cán bộ quan hệ khách hàng quản lý khách hàng đó mà chưa có sự giám sát, kiểm tra độc lập của bộ phận thẩm định. Việc kiểm tra sử dụng vốn vay, kiểm tra sau định kỳ còn mang tính hình thức, chiếu lệ, chưa được coi là một phần tất yếu của quy trình cho vay. Do đó, nhiều khoản vay chỉ được phát hiện rủi ro khi đã phát sinh nợ quá hạn.
- Hệ thống KSNB chưa thực sự hiệu quả trong việc phát hiện kịp thời các sai phạm về đạo đức nghề nghiệp và nghiệp vụ của cán bộ quan hệ khách hàng. Bộ phận tín dụng chịu nhiều áp lực về chỉ tiêu, mở rộng khách hàng nên có thể nảy sinh sự thông đồng giữa cán bộ quan hệ khách hàng và khách hàng dẫn đến khai tăng nhu cầu của khách hàng để vay ké, vay hộ hoặc khách hàng mua chuộc cán bộ quan hệ khách hàng để vay được tiền của ngân hàng.
2.3.1.4. Thông tin và truyền thông
Hiện nay, MB đã có hệ thống mạng nội bộ cho phép truyền dữ liệu nhanh chóng và chính xác. Các công văn, quyết định, văn bản được chuyển tải trên mạng nội bộ trên toàn hệ thống và được chuyển đến các đối tượng có liên quan kịp thời, chính xác. Mỗi nhân viên MB được cấp user riêng để truy cập vào mạng nội bộ và chỉ được truy cập những phần hành theo chức năng, nhiệm vụ riêng. Hệ thống máy tính trong ngân hàng sử dụng mạng nội bộ và hệ thống mail được cài đặt chế độ hạn chế dung lượng tệp đính kèm nhằm đảm bảo các thông tin của ngân hàng không bị tiết lộ ra bên ngoài. Mặc dù vậy, các văn bản quy định của MB chưa được hệ thống hóa dưới dạng thư viện và các văn bản quy định còn chồng chéo khiến cho các nhân viên tiếp cận và cập nhật quy định khó khăn và không đồng bộ, dẫn đến việc thực hiện công việc chưa đạt hiệu quả như mong muốn.
Bên cạnh đó, do hệ thống thông tin được nối mạng trong toàn hệ thống và khối lượng dữ liệu lớn nên đường truyền thông tin tương đối chậm và đôi khi bị nghẽn đường truyền. Trong những trường hợp này công việc bị ùn tắc, không phục vụ tốt khách hàng.
Mặc dù đã áp dụng công nghệ thông tin hiện đại trong xử lý nghiệp vụ và quản trị ngân hàng nhưng hệ thống báo cáo tín dụng tại các ngân hàng vẫn chưa kịp thời và đảm bảo độ chính xác. Hệ thống cung cấp nhiều loại báo cáo tín dụng khác nhau nhưng thiếu sự phân tích tập trung hay nhấn mạnh những điểm quan trọng để nhà quản lý có thể đánh giá được hiệu quả của từng loại hình cho vay, hiệu quả hoạt động cho vay của từng nơi và các vùng tập trung nhiều rủi ro tín dụng. Ngoài ra, chất lượng của báo cáo còn phụ thuộc vào việc hạch toán nợ vay có đúng tài khoản và việc chuyển nợ quá hạn có đúng quy định hay không. Điều này chưa được kiểm tra lại chặt chẽ tại MB.
Bên cạnh đó, kết quả kiểm tra, kiểm soát hoạt động tín dụng của khối KT-KSNB và Cơ quan kiểm toán nội bộ vẫn chưa được hệ thống tin học của ngân hàng hỗ trợ quản lý mà các KSV vẫn phải thực hiện thủ công trên phần mềm excel, gây mất nhiều thời gian, công sức và chưa đảm bảo độ chính xác,