3.2.1.1. Nâng cao nhận thức về tầm quan trọng của công tác kiểm tra, kiểm soát đối với hoạt động tín dụng và giá trị đạo đức của toàn bộ nhân viên MB
KSNB đối với hoạt động tín dụng là nhằm phát hiện kịp thời những sai phạm có thể dẫn đến rủi ro cho hoạt động kinh doanh của Ngân hàng hoặc những rủi ro tiềm ẩn. Nếu nhận thức không đúng tầm quan trọng của công tác này, cán bộ QHKH hoặc lãnh đạo các chi nhánh có thể tìm cách che giấu thông tin hoặc cung cấp thông tin không chính xác để nâng cao thành tích của mình. Điều này sẽ ảnh hưởng nghiêm trọng đến tính an toàn của hoạt động kinh doanh của Ngân hàng và có thể gây ra những tổn thất không lường trước được. Vì vậy, cần phải bồi dưỡng nhận thức cho toàn thể các cán bộ, bộ phận liên quan trong hệ thống Ngân hàng TMCP Quân đội để công tác KSNB đối với hoạt động tín dụng đạt được những kết quả tốt nhất, giúp Tổng Giám đốc đưa ra những quyết sách đúng đắn trong điều hành hoạt động tín dụng của Ngân hàng.
Bên cạnh đó, cần nâng cao giá trị đạo đức và tính trung thực của toàn thể nhân viên thông qua việc xây dựng những chuẩn mực đạo đức trong Ngân hàng. Nhà quản lý phải cư xử đúng đắn, làm gương cho cấp dưới về việc tuân thủ các chuẩn mực, phổ biến quy định đến mọi thành viên bằng các thể thức thích hợp, cần chú ý hai vấn đề là giảm thiểu các áp lực và cơ hội phát sinh
gian lận và xây dựng, truyền đạt các hướng dẫn về đạo đức để nhân viên ý thức được cái gì đúng, cái gì sai.
3.2.1.2. Chính sách nhân sự
Trình độ các cán bộ làm công tác liên quan đến nghiệp vụ tín dụng gồm cán bộ quan hệ khách hàng, cán bộ hỗ trợ, cán bộ thẩm định, cán bộ kiểm tra, kiểm soát nội bộ chuyên trách, cán bộ kiểm toán nội bộ còn nhiều hạn chế cả về số lượng và chất lượng. Do đó, ngân hàng cần phải xây dựng chính sách để đào tạo theo hướng chuyên môn hóa, cán bộ làm nghiệp vụ nào phải được đào tạo chuyên sâu vào nghiệp vụ đó, riêng cán bộ làm công tác kiểm tra, kiểm soát nội bộ chuyên trách, kiểm toán nội bộ phải đào tạo vừa chuyên sâu một mặt nghiệp vụ vừa phải nắm khái quát các hoạt động khác của ngân hàng để có cái nhìn tổng quan và thấy được mối liên hệ giữa các khâu trong quy trình nghiệp vụ. Muốn vậy ngân hàng xây dựng các chính sách:
- Chính sách tuyển dụng: xây dựng hệ thống các tiêu chuẩn về chuyên môn, đạo đức nghề nghiệp. Công tác tuyển dụng phải đảm bảo trung thực khách quan nhằm tuyển dụng được các cán bộ đủ năng lực, trình độ, đạo đức. Với đội ngũ cán bộ thực hiện nhiệm vụ kiểm tra, kiểm soát nội bộ chuyên trách, kiểm toán nội bộ, yêu cầu đặt ra là đào tạo, bồi dưỡng nhằm nâng cao trình độ khả năng của bộ phận này. Ngân hàng Quân Đội đặt ra các mục tiêu tuyển dụng nhân viên; yêu cầu về trình độ và năng lực của người được tuyển dụng để làm KSV nội bộ là người có trình độ đại học trở lên và có chuyên môn trong lĩnh vực làm kiểm tra, kiểm soát: tài chính, ngân hàng, kế toán... Cần có thêm điều kiện bổ sung đối với các ứng viên này có thâm niên, kinh nghiệm công tác ở vị trí làm công tác kiểm toán. Điều này giúp cho ngân hàng giảm bớt gánh nặng và chi phí đào tạo mà vẫn có được những nhân sự có chất lượng cho công tác kiểm soát nội bộ chuyên trách và công tác kiểm toán nội bộ. Bên cạnh đó, nguồn ứng viên nội bộ từ các phòng ban khác có
năng lực phù hợp được tuyển chọn làm nhiệm vụ kiểm tra, kiểm soát nội bộ cũng là giải pháp để giải quyết vấn đề nhân sự cho khối KT-KSNB và Cơ quan kiểm toán nội bộ.
- Chính sách đào tạo: Nâng cao chất lượng đào tạo và huấn luyện đội ngũ cán bộ nhân viên bằng cách đa dạng hoá các loại hình đào tạo, từ cơ bản đến chuyên sâu về từng nghiệp vụ cụ thể; tổ chức các buổi hội thảo chuyên đề trao đổi các bài học kinh nghiệm liên quan đến các hoạt động của ngân hàng; cập nhật kiến thức nghiệp vụ và các quy định pháp luật mới, nhất là hoạt động tín dụng. Với cán bộ làm công tác kiểm tra, kiểm soát nội bộ chuyên trách, bộ phận kiểm toán nội bộ cần có chương trình đào tạo riêng. Nội dung đào tạo có thể như sau:
+ Các khóa đào tạo về kiểm tra, kiểm soát nội bộ do chuyên gia từ các công ty kiểm toán độc lập hoặc các trường đại học hoặc khuyến khích các KSV tham gia các khóa đào tạo của bộ tài chính.
+ Đào tạo về nghiệp vụ tín dụng ngân hàng, công nghệ thông tin
+ Khuyến khích cán bộ tham gia các khóa học chính quy về kiểm toán nội bộ hoặc lấy chứng chỉ kiểm toán viên quốc tế, chứng chỉ kiểm toán viên nội bộ.
- Chính sách đãi ngộ: Phải có chế tài thưởng phạt công bằng minh bạch nhằm khuyến khích nhân viên trong công tác nghiệp vụ. Chế tài thưởng phạt cũng có tác dụng trong việc ngăn ngừa và phát hiện gian lận và sai sót (rủi ro nghiệp vụ) trong ngân hàng, khuyến khích nhân viên tự hoàn thiện việc thực hiện nhiệm vụ, cú ý thức tuân thủ đúng các quy định, có ý thức nhắc nhở và tố giác những hành vi sai phạm trong ngân hàng. Do đó việc thiết lập được một chế tài: thưởng, phạt công bằng và minh bạch sẽ là động lực thúc đẩy nâng cao hiệu quả hoạt động, giảm thiểu rủi ro
- Cần có chiến lược và kế hoạch về nhân sự. Việc đào tạo hay tuyển dụng đều cần có kế hoạch thì mới đảm bảo bổ sung những kỹ năng cần thiết cho công việc của bộ phận tín dụng, bộ phận kiểm tra, kiểm soát nội bộ chuyên trách, bộ phận kiểm toán nội bộ và sử dụng hiệu quả nguồn lực này. Bên cạnh đó, cần có những biện pháp xử lý đối với lao động dôi dư, không đáp ứng yêu cầu công việc. Kế hoạch về nhân sự phải phù hợp với chiến lược phát triển chung của ngân hàng.
- Môi trường làm việc: Phải xây dựng và tạo lập được môi trường làm việc tốt nhất: tâm lý ổn định, cống hiến, gắn bó đối với toàn thể cán bộ trong ngân hàng. Đặc biệt đối với cán bộ làm công tác kiểm tra, kiểm soát, kiểm toán nội bộ do đặc thự công việc thường phải công tác xa nhà, thường phải va chạm khi thực thi công việc, áp lực công việc lớn do đó họ phải có tâm lý tốt, bản lĩnh nghề nghiệp vững vàng.
3.2.2. Giải pháp hoàn thiện của hệ thống kiểm soát nội bộ trong việc ngăn ngừa, kiểm soát, quản lý rủi ro tín dụng
3.2.2.1. Hoàn thiện hệ thống đánh giá xếp hạng tín dụng của MB
Hiện tại MB đã xây dựng hệ thống đánh giá tín dụng tiêu chuẩn để làm cơ sở ra quyết định tín dụng. Tuy nhiên, hệ thống chấm điểm tín dụng trong nhiều trường hợp chưa đánh giá đúng tình hình của Khách hàng vay vốn. Vì vậy, đòi hỏi hiện nay là MB cần hoàn thiện hệ thống đánh giá, chấm điểm tín dụng phù hợp với đặc điểm hoạt động tín dụng của mình. Hệ thống đánh giá tín dụng sẽ đánh giá khoản vay và khách hàng vay trên các yếu tố định lượng và định tính. Mỗi yếu tố sẽ có thang điểm tuỳ theo sự đánh giá về mức độ rủi ro. Kết quả đánh giá sẽ là cơ sở thống nhất để ra quyết định cho vay hoặc từ chối cho vay trên toàn hệ thống Ngân hàng. Bên cạnh đó, để việc đánh giá, chấm điểm tín dụng được chính xác, cần phải có sự kiểm tra, đánh giá của cán bộ tín dụng bởi cấp có thẩm quyền.
3.2.2.2. Hoàn thiện quy trình tín dụng nhằm hạn chế rủi ro
Để các quy trình tín dụng thực sự đáp ứng được tiêu chuẩn chất lượng, MB nên nghiên cứu hoàn thiện các quy trình theo hướng rà soát lại toàn bộ các quy trình một cách hệ thống, khoa học, cô đọng hơn như:
- Tiếp tục hoàn thiện quy trình cho vay chung đối với khách hàng là doanh nghiệp, quy trình cho vay chung đối với khách hàng là cá nhân. Hiện nay, MB đã ban hành quy trình tín dụng cá nhân và doanh nghiệp, trong đó có 2 phần: phần tổng quan về quy trình để nêu lên có bao nhiêu bước và những nội dung cơ bản của từng bước phải thực hiện. Phần này giúp các cán bộ có cái nhìn tổng quan đối với quy trình và nắm được phần cốt lõi của công việc. Tiếp đến là phần những quy định cụ thể của quy trình: trong phần này sẽ nêu chi tiết của từng bước: tuần tự các công việc cần phải thực hiện và những cán bộ nào chịu trách nhiệm thao tác thực hiện các công việc trong bước đó. Tuy nhiên, khi áp dụng vào thực tế vẫn còn những điểm chưa thực sự phù hợp nên cần tiếp thu và hoàn thiện nhằm đảm bảo quy trình vận hành chuẩn xác và đảm bảo quản lý rủi ro.
- Không nên gắn chế độ cụ thể vào các quy trình nghiệp vụ bởi lẽ quy trình chỉ nên chỉ dẫn đưa ra các bước, các công việc cụ thể tuần tự phải thực hiện trong quá trình thao tác nghiệp vụ và khi thực hiện đến công việc nào trong quy trình thì cán bộ chịu trách nhiệm thực hiện công việc đó phải tuân thủ đúng các quy định của chế độ hiện hành. Như vậy, chế độ có thể thường xuyên thay đổi nhưng quy trình không nhất thiết phải thay đổi theo, như vậy vừa tiết giảm được công sức, thời gian, chi phí cho những người viết quy trình vừa trạo điều kiện cho các cán bộ thực hiện có một cái nhìn tổng quan trong công việc, không bị “choáng ngợp” vì số lượng các quy chế, quy trình thường xuyên thay đổi.
- Trong quy chế quy trình tín dụng phải có những quy định cụ thể, rõ ràng về chức năng và nhiệm vụ của bộ phận quản lý rủi ro độc lập sao cho hoạt động này phải có ý nghĩa như “phản biện” đối với ý kiến của phòng tín dụng. Trong ý kiến kết luận của cán bộ quản lý rủi ro phải nêu rõ có đồng ý hay không đồng ý với ý kiến của phòng tín dụng, lý do tại sao nếu không đồng ý để nâng cao trách nhiệm của cán bộ quản lý rủi ro vào kết quả công việc của họ.
- MB cần thường xuyên tổ chức các buổi hội thảo rà soát, xây dựng các sơ đồ quy trình nghiệp vụ, tạo cẩm nang hướng dẫn chi tiết cho từng vị trí chức danh trong quy trình tín dụng. Qua đó, giúp cho ngân hàng phát hiện ra những rủi ro tiềm ẩn trong việc thực hiện quy trình, xác định, đánh giá tính phù hợp của các chốt kiểm soát đang được thiết kế, từ đó sửa đổi, bổ sung thêm các chốt kiểm soát theo hướng tăng cường khả năng hỗ trợ tự động từ hệ thống, giảm thiểu rủi ro đã xác định về mức độ chấp nhận được. Bên cạnh đó, cần triển khai các cuộc kiểm tra nội bộ quy trình song song với việc thiết lập kênh báo cáo sự cố từ cấp cơ sở đến cấp trung ương nhằm phát hiện kịp thời và khắc phục những tồn tại trong quá trình tác nghiệp tín dụng.
3.2.3. Giải pháp về hệ thống trao đổi thông tin trong ngân hàng và ápdụng công nghệ thông tin vào công tác kiểm tra, kiểm soát nội bộ hoạt dụng công nghệ thông tin vào công tác kiểm tra, kiểm soát nội bộ hoạt động tín dụng
3.2.3.1. Các giải pháp về hệ thống trao đổi thông tin trong ngân hàng
Cần hoàn thiện hệ thống quản lý văn bản và quy định của nhà nước và quy định nội bộ liên quan đến tín dụng sao cho việc sắp xếp, truy vấn thông tin một cách dễ dàng, đầy đủ. Điều này sẽ góp phần quan trọng giúp cho việc nắm bắt các quy định hiện hành được nhanh chóng và giảm thiểu rủi ro.
Khối KT-KSNB, Cơ quan kiểm toán nội bộ thường xuyên trao đổi thông tin với các Phòng ban quản lý khác ở Hội sở về lĩnh vực tín dụng như
Khối quản trị rủi ro, Khối khách hàng lớn, Khối KH vừa và nhỏ, Khối KllCN... để có được thông tin đầy đủ về hoạt động tín dụng của hệ thống Ngân hàng TMCP Quân đội.
Đồng thời, bằng những kết quả kiểm tra, giám sát của mình, Khối KT- KSNB có thể hỗ trợ các Khối, các phòng ban trong việc đưa ra những chủ trương, chính sách điều hành tín dụng hợp lý, đảm bảo tính tuân thủ các Quy trình, quy chế của Ngân hàng Nhà nước nói chung, của Ngân hàng TMCP Quân đội nói riêng, đồng thời đảm bảo tính an toàn trong hoạt động tín dụng.
Hoàn thiện hệ thống báo cáo, trong đó bao gồm đầy đủ các thông tin về tài chính, tình hình hoạt động, tuân thủ giúp ban lãnh đạo điều hành và quản lý tổ chức, đảm bảo không được đan xen, trùng lắp gây lãng phí cũng như giảm hiệu quả của báo cáo.
Xây dựng nguyên tắc trao đổi thông tin trong toàn MB: Cấp cao nhất của Ngân hàng truyền đạt thông tin cho cấp quản trị cơ sở, cấp quản trị cơ sở có trách nhiệm phải truyền đạt đầy đủ cho cấp dưới và kiểm tra mức độ thấu hiểu của cấp dưới về thông tin được truyền đạt. Cấp dưới có thể phản hồi thông tin đến cấp quản lý trực tiếp hoặc cấp cao hơn nhưng yêu cầu rằng thông tin phản hồi phải nêu rõ địa chỉ người gửi và phải được bảo mật.
Bên cạnh đó, MB cần xây dựng kênh thông tin để nhân viên chia sẻ, đóng góp ý kiến, báo cáo các hành vi sai phạm, sự cố bất thường trong ngân hàng như tạo hòm thư góp ý để nhân viên dễ dàng phản ánh, khiếu nại, đồng thời có một ban/cá nhân có trách nhiệm tiếp nhận thông tin và chuyển đến cấp có thẩm quyền xử lý.
3.2.3.2. Áp dụng công nghệ thông tin trong công tác kiểm tra, kiểm soát đối với hoạt động tín dụng
Ngân hàng Quân đội cần chú trọng khai thác, phát triển hệ thống phần mềm, đưa vào hệ thống những chương trình ứng dụng hỗ trợ trong công tác
kiểm tra, kiểm soát nội bộ. Hệ thống thông tin sẽ cung cấp đầy đủ và chi tiết các thông tin về hoạt động tín dụng, tạo ra các báo cáo tổng hợp theo nhiều tiêu thức khác nhau, xây dựng được hệ thống cơ sở dữ liệu, có biểu đồ tự động để theo dõi được các biến động bất thường. Từ những thông tin đó, KSV sẽ tập trung phân tích sâu vào nguyên nhân của những biến động bất thường của hoạt động tín dụng và có những ý kiến đánh giá và kiến nghị kịp thời để ngăn chặn các rủi ro có thể xảy ra trong hoạt động tín dụng của Ngân hàng.
Từ thực tế hiện nay, MB chưa có một công cụ hỗ trợ toàn diện nên công tác giám sát, kiểm tra gặp nhiều khó khăn, đòi hỏi phải sử dụng quá nhiều lao động mà thời gian đáp ứng thường không đảm bảo tính kịp thời của vụ việc. Trong khi đó, MB chưa công cụ phần mềm chuẩn để phục vụ công tác giám sát và cảnh báo sớm về mức độ an toàn cũng như nâng cao khả năng quản trị hoạt động và điều hành. MB cần phát triển phần mềm giám sát nội bộ có khả năng lấy được thông tin dữ liệu đạt chuẩn và chính xác, kịp thời đảm bảo tính thời sự của nghiệp vụ cần giám sát, không được ảnh hưởng đến hệ thống đang phục vụ khách hàng và đảm bảo người sử dụng dễ dàng khai thác. Hệ thống giám sát phải được chia thành 2 nhóm chức năng chính. Nhóm 1: hỗ trợ đánh giá tổng thể hoạt động, đánh giá mức độ hoàn thành các chỉ tiêu kế hoạch của các CN, toàn hệ thống, giúp cho công tác quản trị điều hành và