dụng công nghệ thông tin vào công tác kiểm tra, kiểm soát nội bộ hoạt động tín dụng
3.2.3.1. Các giải pháp về hệ thống trao đổi thông tin trong ngân hàng
Cần hoàn thiện hệ thống quản lý văn bản và quy định của nhà nước và quy định nội bộ liên quan đến tín dụng sao cho việc sắp xếp, truy vấn thông tin một cách dễ dàng, đầy đủ. Điều này sẽ góp phần quan trọng giúp cho việc nắm bắt các quy định hiện hành được nhanh chóng và giảm thiểu rủi ro.
Khối KT-KSNB, Cơ quan kiểm toán nội bộ thường xuyên trao đổi thông tin với các Phòng ban quản lý khác ở Hội sở về lĩnh vực tín dụng như
Khối quản trị rủi ro, Khối khách hàng lớn, Khối KH vừa và nhỏ, Khối KllCN... để có được thông tin đầy đủ về hoạt động tín dụng của hệ thống Ngân hàng TMCP Quân đội.
Đồng thời, bằng những kết quả kiểm tra, giám sát của mình, Khối KT- KSNB có thể hỗ trợ các Khối, các phòng ban trong việc đưa ra những chủ trương, chính sách điều hành tín dụng hợp lý, đảm bảo tính tuân thủ các Quy trình, quy chế của Ngân hàng Nhà nước nói chung, của Ngân hàng TMCP Quân đội nói riêng, đồng thời đảm bảo tính an toàn trong hoạt động tín dụng.
Hoàn thiện hệ thống báo cáo, trong đó bao gồm đầy đủ các thông tin về tài chính, tình hình hoạt động, tuân thủ giúp ban lãnh đạo điều hành và quản lý tổ chức, đảm bảo không được đan xen, trùng lắp gây lãng phí cũng như giảm hiệu quả của báo cáo.
Xây dựng nguyên tắc trao đổi thông tin trong toàn MB: Cấp cao nhất của Ngân hàng truyền đạt thông tin cho cấp quản trị cơ sở, cấp quản trị cơ sở có trách nhiệm phải truyền đạt đầy đủ cho cấp dưới và kiểm tra mức độ thấu hiểu của cấp dưới về thông tin được truyền đạt. Cấp dưới có thể phản hồi thông tin đến cấp quản lý trực tiếp hoặc cấp cao hơn nhưng yêu cầu rằng thông tin phản hồi phải nêu rõ địa chỉ người gửi và phải được bảo mật.
Bên cạnh đó, MB cần xây dựng kênh thông tin để nhân viên chia sẻ, đóng góp ý kiến, báo cáo các hành vi sai phạm, sự cố bất thường trong ngân hàng như tạo hòm thư góp ý để nhân viên dễ dàng phản ánh, khiếu nại, đồng thời có một ban/cá nhân có trách nhiệm tiếp nhận thông tin và chuyển đến cấp có thẩm quyền xử lý.
3.2.3.2. Áp dụng công nghệ thông tin trong công tác kiểm tra, kiểm soát đối với hoạt động tín dụng
Ngân hàng Quân đội cần chú trọng khai thác, phát triển hệ thống phần mềm, đưa vào hệ thống những chương trình ứng dụng hỗ trợ trong công tác
kiểm tra, kiểm soát nội bộ. Hệ thống thông tin sẽ cung cấp đầy đủ và chi tiết các thông tin về hoạt động tín dụng, tạo ra các báo cáo tổng hợp theo nhiều tiêu thức khác nhau, xây dựng được hệ thống cơ sở dữ liệu, có biểu đồ tự động để theo dõi được các biến động bất thường. Từ những thông tin đó, KSV sẽ tập trung phân tích sâu vào nguyên nhân của những biến động bất thường của hoạt động tín dụng và có những ý kiến đánh giá và kiến nghị kịp thời để ngăn chặn các rủi ro có thể xảy ra trong hoạt động tín dụng của Ngân hàng.
Từ thực tế hiện nay, MB chưa có một công cụ hỗ trợ toàn diện nên công tác giám sát, kiểm tra gặp nhiều khó khăn, đòi hỏi phải sử dụng quá nhiều lao động mà thời gian đáp ứng thường không đảm bảo tính kịp thời của vụ việc. Trong khi đó, MB chưa công cụ phần mềm chuẩn để phục vụ công tác giám sát và cảnh báo sớm về mức độ an toàn cũng như nâng cao khả năng quản trị hoạt động và điều hành. MB cần phát triển phần mềm giám sát nội bộ có khả năng lấy được thông tin dữ liệu đạt chuẩn và chính xác, kịp thời đảm bảo tính thời sự của nghiệp vụ cần giám sát, không được ảnh hưởng đến hệ thống đang phục vụ khách hàng và đảm bảo người sử dụng dễ dàng khai thác. Hệ thống giám sát phải được chia thành 2 nhóm chức năng chính. Nhóm 1: hỗ trợ đánh giá tổng thể hoạt động, đánh giá mức độ hoàn thành các chỉ tiêu kế hoạch của các CN, toàn hệ thống, giúp cho công tác quản trị điều hành và giám sát. Nhóm 2: đưa ra thông tin liên quan cho việc khoanh vùng trọng điểm các giao dịch hoạt động có dấu hiệu gian lận hoặc tác nghiệp sai, giúp phát hiện sớm dấu hiệu rủi ro, chấn chỉnh nhanh chóng, hiệu quả nhưng lại tiết kiệm tối đa lao động và chi phí. Chương trình sẽ cung cấp được các số liệu về nguồn vốn, tốc độ tăng, giảm nguồn vốn, tỷ lệ an toàn vốn tối thiểu; Kiểm soát tỷ lệ vốn ngắn hạn dùng cho vay trung dài hạn cũng như tính thanh khoản, trạng thái ngoại hối; Qui mô, cơ cấu và sự biến động dư nợ, lợi nhuận
KTKSNB chuyên trách Kiểm toán nội bộ
Trực thuộc Tổng giám đốc, là cánh tay phải của Ban điều hành
Trực thuộc Ban kiểm soát Tham gia thường xuyên vào hoạt
động ngân hàng khi có yêu cầu tư vấn chính thức về pháp lý
Đánh giá định kỳ hoạt động kinh doanh, tập trung vào các rủi ro chiến lược và rủi ro hoạt động.
qua từng thời kỳ; Mức độ hoàn thành các chỉ tiêu kế hoạch do MB giao của từng CN; Phát hiện sớm các dấu hiệu rủi ro trong các mặt hoạt động
Đối với hoạt động của khối KT-KSNB, Cơ quan kiểm toán nội bộ hiện nay đang rất cần được hệ thống thông tin của Ngân hàng hỗ trợ nhiều trong việc lưu trữ và tra cứu kết quả kiểm tra cũng như theo dõi quá trình chỉnh sửa của chi nhánh để từ đó chấm điểm chi nhánh trong công tác kiểm tra nội bộ. Việc hỗ trợ từ hệ thống thông tin sẽ giúp cho việc lập báo cáo kiểm tra được nhanh chóng và phát huy hết được ý nghĩa của các cuộc kiểm tra trong việc hạn chế rủi ro tín dụng.