Sau khi nhận được Giấy yêu cầu bảo hiểm của khách hàng, CBKD chuẩn bị Đơn/Hợp đồng/GCN bảo hiểm.
a. Lấy số Đơn/Hợp đồng/GCN bảo hiểm
- Trừ các ấn chỉ bảo hiểm, việc lấy số Đơn/Hợp đồng/GCN bảo hiểm phải được thực hiện trên phần mềm Pias. Số GCN bảo hiểm sẽ được phần mềm tự động đánh số theo quy định trong Quy định lập mã số chứng từ bảo hiểm hiện hành của Bảo hiểm PVI.
b. Soạn thảo Đơn/Hợp đồng/GCN bảo hiểm
Nội dung Đơn/Hợp đồng/GCN bảo hiểm tuân thủ theo quy định của Tồng công ty. CBKD cần đọc kỹ hướng dẫn khai thác của từng nghiệp vụ bảo hiểm.
c. Cấp đơn trên phần mềm Pias
- Bước 1: CBKD nhập dữ liệu vào phần mềm Pias ở chế độ 01 “chưa duyệt” - Bước 2: CBKD in dữ liệu ra từ phần mềm Pias và đưa các bộ phận có ý kiến gồm:
+ Trưởng phòng nghiệp vụ
+ Nhóm nghiệp vụ được Đơn vị thành lập (nếu có) + Trưởng phòng quản lý CBKD
- Bước 3: Sau khi các bộ phận trên có ý kiến góp ý về nội dung dự thảo GCNBH/hợp đồng, CBKD sửa lại nội dung trên phần mềm (nếu có).
- Bước 4: Trưởng phòng nghiệp vụ sẽ có trách nhiệm chuyển đơn trên phần mềm Pias sang chế độ 02 “đã duyệt”.
- Bước 5: CBKD vào phần mềm Pias, in Đơn/Hợp đồng/GCN bảo hiểm ra đưa các bộ phận nêu ở bước 2 ký nháy và trình lãnh đạo Đơn vị ký đơn theo thẩm quyền.
- Đối với dịch vụ bảo hiểm trong phân cấp: BGĐ Đơn vị ký Đơn/Hợp đồng/GCNBH. Trước khi trình BGĐ ký, các Đơn/Hợp đồng/GCNBH cho từng nghiệp vụ bảo hiểm phải có chữ ký xác nhận của các bộ phận đã nêu ở bước 2 mục 2.2.2.4.c. Trong trường hợp PTGĐ/PGĐ ký Đơn/Hợp đồng/GCNBH thì hồ sơ khai thác cần bổ sung thêm Giấy ủy quyền của TGĐ/GĐ.
Các trường hợp không cần áp dụng quy định về chữ ký xác nhận: Tùy theo ủy quyền/phân cấp khai thác của từng Đơn vị, lãnh đạo Phòng KD/Phòng KDKV được phép ký ấn chỉ nghiệp vụ bảo hiểm xe cơ giới, bảo hiểm con người không cần áp dụng quy định về chữ ký xác nhận.
- Đối với dịch vụ bảo hiểm trên phân cấp: TGĐ/GĐ Đơn vị có thể ký Đơn/Hợp đồng/GCN bảo hiểm với điều kiện đã lưu xác nhận của Ban QLBH/XCGCN hoặc Ban TBH và đã có chữ ký xác nhận của các bộ phận đã nêu ở bước 2 mục 2.2.2.4.c.
- Theo yêu cầu của khách hàng, BTGĐ TCT sẽ ký Đơn/Hợp đồng/GCN bảo hiểm với điều kiện đã lưu xác nhận của Ban QLBH/XCGCN hoặc Ban TBH (đối với các Đơn/Hợp đồng/GCN bảo hiểm của Đơn vị).
- BGĐ Đơn vị có thể ký tất cả các Thông báo thu phí bảo hiểm (cho cả dịch vụ bảo hiểm trong và trên phân cấp).