- Đơn/Hợp đồng/GCN bảo hiểm/Thông báo thu phí bảo hiểm được phát hành ít nhất 02 bản gốc, bao gồm: 01 bản gốc cho khách hàng, 01 bản gốc lưu tại Đơn vị kinh doanh. Số lượng bản gốc có thể tăng lên tùy theo nhu cầu của khách hàng và yêu cầu về quản lý của Đơn vị.
- Chuyển 01 bản gốc Thông báo thu phí bảo hiểm cho bộ phận Kế toán tại Đơn vị.
- Chuyển 01 bản copy Đơn/Hợp đồng/GCN bảo hiểm về TCT: Đối với dịch vụ bảo hiểm có TBH tạm thời, đơn vị gửi chuyển ngay 01 bản sao (fax/email) Đơn/Hợp đồng/GCN bảo hiểm/Thông báo thu phí bảo hiểm về Ban TBH để thông báo kịp thời cho các nhà TBH.
- Phát hành hóa đơn, ghi nhận doanh thu: theo quy định hiện hành của TCT. - Sau khi hóa đơn thu phí phát ra:
+ Cán bộ khai thác có trách nhiệm theo dõi và yêu cầu khách hàng thanh toán phí bảo hiểm theo đúng điều kiện thanh toán quy định trong Đơn/Hợp đồng/GCNBH. Bộ phận KT của Đơn vị có trách nhiệm chính đôn đốc phòng kinh
doanh của Đơn vị thu phí đúng hạn. Trên cơ sở báo cáo của Đơn vị, Ban TCKT, Ban TBH có trách nhiệm phối hợp đôn đốc.
+ Theo dõi/xử lý công nợ phí bảo hiểm; thanh toán hoa hồng, chi phí môi giới, đại lý; công tác thống kê: theo quy định hiện hành của TCT.
- Giải quyết các yêu cầu phát sinh của khách hàng: Trong quá trình thực hiện Hợp đồng, nếu có bất cứ thay đổi nào từ phía Bảo hiểm PVI hoặc khách hàng thì cán bộ khai thác có trách nhiệm trao đổi với khách hàn, lập thành văn bản các nội dung thay đổi, báo cáo lãnh đạo và thông báo tới các bộ phận có liên quan. Tiến hành cấp sửa đổi bổ sung (SĐBS) nếu cần thiết. Tùy theo tính chất và mức độ thay đổi:
+ Các thay đổi không làm thay đổi phạm vi/rủi ro bảo hiểm, tỷ lệ phí bảo hiểm, cơ sở tính phí bảo hiểm của Đơn bảo hiểm: Đơn vị kinh doanh chủ động thực hiện.
+ Các thay đổi ảnh hưởng tới phạm vi/rủi ro bảo hiểm, tỷ lệ phí bảo hiểm, cơ sở tính phí của đơn bảo hiểm: Thực hiện đầy đủ các bước theo trình tự như cấp đơn bảo hiểm.
Bản sửa đổi bổ sung cho các thay đổi này được lưu cùng và là một bộ phận không thể tách rời của Đơn/Hợp Đồng/GCNBH đã cấp.
- Các công việc khác: hỗ trợ khách hàng trong công tác đề phòng hạn chế tổn thất, chăm sóc khách hàng…
Hồ sơ
a. Các tài liệu trong một bộ hồ sơ khai thác bảo hiểm bao gồm: - Đơn/GCNBH và các Sửa đổi bổ sung.
- Giấy yêu cầu bảo hiểm/Giấy yêu cầu bảo hiểm và Bản câu hỏi đánh giá rủi ro (trừ BH TNDS bắt buộc của chủ xe cơ giới là tài liệu không bắt buộc).
- Giấy ủy quyền (trong trường hợp PTGĐ/PGĐ ký Đơn/Hợp đồng/GCNBH). - Thông báo thu phí bảo hiểm.
- Xác nhận của TCT (đối với các dịch vụ BH trên phân cấp).
- Ảnh chụp (đối với bảo hiểm vật chất thân xe ô tô, BH thân tàu sông, tàu cá, Bảo hiểm tài sản/cháy nổ thuộc nhóm rủi ro cao theo quy định cụ thể tại Phân cấp khai thác hiện hành của Tổng công ty).
- Bản chào phí bảo hiểm (nếu có). - Hợp đồng bảo hiểm (nếu có).
- Các giấy tờ pháp lý liên quan đến đối tượng được bảo hiểm (nếu có). - Giấy yêu cầu giám định điều kiện (nếu có).
- Biên bản giám định điều kiện của Bảo hiểm PVI, của các Công ty giám định thuê ngoài (nếu có).
b. Thời gian lưu: 02 năm tại phòng kinh doanh (sau khi kết thúc dịch vụ). Sau đó lưu tập trung tại kho lưu trữ tại Đơn vị.