7. Kết cấu của đề tài
1.3.1. Nhân tố bên ngoài
Các yếu tố bên ngoài đơn vị cũng có ảnh hƣởng đến các quá trình kiểm soát bên trong đơn vị. Ví dụ nhƣ: ảnh hƣởng của các cơ quan chức năng của Nhà Nƣớc, các chủ nợ và các trách nhiệm pháp lý,… Những nhân tố bên ngoài tuy không thuộc tầm kiểm soát của các nhà quản lý nhƣng sẽ có ảnh hƣởng rất lớn đến các nhà quản lý trong quá trình kiểm soát chi phí sản xuất tại đơn vị.
1.3.2. Nhân tố bên trong
- Đặc thù về quản lý: Các đặc thù về quản lý đề cập tới quan điểm khác nhau trong điều hành hoạt động doanh nghiệp của các nhà quản lý. Các quan điểm đó sẽ ảnh hƣởng trực tiếp đến chính sách, chế độ, các quy định và cách thức tổ chức kiểm tra, kiểm soát trong doanh nghiệp. Bởi vì chính các nhà quản lý và đặc biệt là các nhà quản lý cấp cao, là ngƣời phê chuẩn các quyết định, chính sách và thủ tục kiểm soát sẽ áp dụng tại doanh nghiệp. Có thể không trực tiếp chỉ đạo cho các quá trình kiểm soát nội bộ, nhƣng một triết lý và quan điểm chỉ đạo kinh doanh nhấn mạnh đến mục tiêu tìm kiếm lợi nhuận một cách quá mức thì vô hình dung nó sẽ làm mờ nhạt đi tính đầy đủ trong việc thiết kế các quá trình kiểm soát và suy giảm đi tính hiệu lực trong việc duy trì các quá trình kiểm soát nội bộ ấy.
- Cơ cấu tổ chức: Cơ cấu tổ chức là một trong những nhân tố đóng vai trò quan trọng đối với việc chỉ đạo, kiểm soát các hoạt động sản xuất kinh doanh của đơn vị. Cơ cấu tổ chức đƣợc xây dựng hợp lý trong doanh nghiệp sẽ góp phần tạo ra môi trƣờng kiểm soát tốt, đảm bảo một hệ thống xuyên suốt từ trên xuống dƣới trong việc ban hành, triển khai các quyết định cũng nhƣ kiểm tra, giám sát việc thực hiện các quyết định đó trong doanh nghiệp.
25
Một cơ cấu tổ chức hợp lý còn góp phần ngăn ngừa có hiệu quả các hành vi gian lận và sai sót trong hoạt động tài chính kế toán doanh nghiệp.
Một cơ cấu tổ chức hợp lý phải thiết lập sự điều hành và kiểm soát trên toàn bộ các hoạt động và lĩnh vực của doanh nghiệp sao cho không bị chồng chéo hoặc bỏ trống, thực hiện phân chia tách bạch giữa các chức năng, bảo đảm sự độc lập tƣơng đối giữa các bộ phận, tạo khả năng kiểm tra, kiểm soát lẫn nhau trong các bƣớc thực hiện công việc.
Để thiết lập một cơ cấu tổ chức thích hợp và có hiệu quả, các nhà quản lý phải tuân thủ các nguyên tắc sau:
+ Thiết lập đƣợc sự điều hành và kiểm soát trên toàn bộ hoạt động của doanh nghiệp, không bỏ sót lĩnh vực nào đồng thời không có sự chồng chéo giữa các bộ phận.
+ Thực hiện sự phân chia rành mạch ba chức năng: Xử lý nghiệp vụ, ghi chép nghiệp vụ và bảo quản tài sản.
+ Đảm bảo sự độc lập tƣơng đối giữa các bộ phận đạt đƣợc hiệu quả cao nhất trong hoạt động của các bộ phận chức năng.
- Chính sách nhân sự: Sự phát triển của mọi đơn vị luôn gắn liền với đội ngũ cán bộ, công nhân viên và họ luôn là yếu tố quan trọng nhất trong bất cứ hoạt động nào kể cả hoạt động kiểm soát. Nếu lực lƣợng này của đơn vị có năng lực và đáng tin cậy thì nhiều quá trình kiểm soát khác có thể không cần thiết nhƣng vẫn đảm bảo các hoạt động trong đơn vị đƣợc diễn ra tốt và báo cáo tài chính có cơ sở để tin cậy. Nhƣng nếu con ngƣời kém năng lực và không trung thực thì dù có tồn tại nhiều quá trình kiểm soát thì cũng không thể đảm bảo rằng hệ thống kiểm soát là có hiệu quả. Một khía cạnh khác của chính sách nhân sự đó là khuyết điểm bẩm sinh của con ngƣời, tính chán nản. Ngay cả khi con ngƣời có năng lực và trung thực nhƣng khi các vấn đề về cá
26
rối loạn trong việc thực thi công việc của họ cũng nhƣ việc thực hiện các mục tiêu của tổ chức. Nhƣ vậy, chính sách nhân sự là thông điệp của doanh nghiệp về yêu cầu đối với tính chính trực, hành vi đạo đức và năng lực mà doanh nghiệp mong đợi từ nhân viên. Chính sách này biểu hiện trong thực tế thông qua việc tuyển dụng, hƣớng nghiệp, đào tạo, đánh giá, tƣ vấn, động viên, khen thƣởng và kỷ luật.
- Công tác kế hoạch: Hệ thống kế hoạch bao gồm các kế hoạch sản xuất, tiêu thụ, thu chi quỹ, kế hoạch đầu tƣ, sữa chữa tài sản cố định,… đặc biệt là kế hoạch tài chính bao gồm những ƣớc tính và cân đối tình hình tài chính, kết quả hoạt động và sự luân chuyển tiền trong tƣơng lai. Nếu việc lập và thực hiện các kế hoạch đƣợc tiến hành khoa học và nghiêm túc, thì nó sẽ trở thành một công cụ kiểm soát rất hữu hiệu. Chính vì thế các nhà quản lý phải quan tâm xem xét về tiến độ thực hiện kế hoạch, định kỳ so sánh giữa số liệu thực hiện và số liệu kế hoạch, để phát hiện những vấn đề bất thƣờng và xử lý kịp thời.
- Bộ phận kiểm toán nội bộ: Chức năng kiểm toán nội bộ ở các đơn vị là kiểm tra, giám sát và đánh giá một cách thƣờng xuyên về toàn bộ hoạt động của đơn vị, trong đó có cả hệ thống kiểm soát nội bộ qua đó phát hiện những sai phạm làm thất thoát tài sản, đề xuất những biện pháp cải tiến hoạt động… Tuy nhiên, bộ phận kiểm toán nội bộ chỉ có thể phát huy tác dụng tốt nếu nó đƣợc tổ chức và đảm bảo sự độc lập so với tất cả các bộ phận khác trong đơn vị, đƣợc giao quyền hạn đầy đủ theo chức năng và thực hiện báo cáo trực tiếp cho cấp có quyền hạn cao nhất trong đơn vị.
27
KẾT LUẬN CHƢƠNG 1
Kiểm soát CPSX kinh doanh là hoạt động thiết yếu trong các doanh nghiệp sản xuất hiện nay. Để kiểm soát CPSX tốt nhằm tiết kiệm chi phí tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp cần phải xây dựng một quy trình kiểm soát tốt, tổ chức hệ thống thông tin kế toán khoa học phù hợp với các dự toán đã đặt ra và đặc biệt là thiết lập hệ thống kiểm soát nội bộ thật sự hữu hiệu. Trong chƣơng 1, tác giả đã hệ thống hóa cơ sở lý luận về CPSX, kiểm soát CPSX trong doanh nghiệp. Những vấn đề lý luận này sẽ là cơ sở để tác giả nghiên cứu thực trạng kiểm soát CPSX tại Công ty Cổ phần Thủy sản Hoài Nhơn, trên cơ sở đó đề ra giải pháp nhằm hoàn thiện quy trình kiểm soát CPSX tại đơn vị.
28
CHƢƠNG 2
THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT CHI PHÍ SẢN XUẤT TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THỦY SẢN HOÀI NHƠN