7. Kết cấu của đề tài
3.1.3. Hoàn thiện thủ tục kiểm soát chi phí sản xuất
3.1.3.1. Hoàn thiện kiểm soát chi phí nguyên vật liệu trực tiếp
Bảng 3.4: Giải pháp hoàn thiện thủ tục kiểm soát chi phí NVL trực tiếp Cách thức kiểm
soát chi phí hiện nay tại tại Công ty
Hoàn thiện chung ở Công ty
Giải pháp ở từng bộ phận
76
Cách thức kiểm soát chi phí hiện nay tại tại Công ty
Hoàn thiện chung ở Công ty
Giải pháp ở từng bộ phận
nhận nguyên liệu và bảng kê nguyên liệu. Rủi ro:
Có thể xảy ra hiện tƣợng tiêu cực trong quá trình kiểm soát chi phí nguyên liệu thu mua, dẫn đến giá chi phí nguyên liệu đầu vào quá cao, nhận hàng với số lƣợng không đảm bảo, làm cho tình trạng kinh doanh thiếu hiệu quả.
cấp nguyên liệu -> bộ phận thu mua -> bộ phận tiếp nhận -> bộ phận kiểm tra, áp giá - > bộ phận sản xuất.
Công ty sẽ kiểm soát đƣợc chi phí, giảm thiểu rủi ro chất lƣợng nguyên liệu ảnh hƣởng đến chất lƣợng sản phẩm. - Xem xét ở góc độ nguyên nhân khách quan nhƣ biến động tăng, giảm của nhu cầu thị trƣờng…
- Cần có biện pháp thƣởng, phạt thích đáng đối với cá nhân làm tốt hoặc không tốt để khuyến khích mọi ngƣời có trách nhiệm hơn với công việc và hạn chế gian lận.
kê nguyên liệu cho từng lô nguyên liệu, trong đó ghi rõ số lƣợng, chất lƣợng, quy cách của từng loại nguyên liệu và giá cả từng loại; ghi rõ ngƣời thu mua, ngƣời tiếp nhận và ngƣời kiểm tra áp giá nguyên liệu.
- Khoán định mức về giá, về cƣớc phí vận chuyển gắn với chất lƣợng nguyên liệu chính cho từng sản phẩm => Bộ phận thu mua sẽ tự chủ trong tìm kiếm nguồn nguyên liệu đảm bảo chất lƣợng và giá cả ổn định trong thời gian nhất định nhằm giảm thiểu tiêu cực giữa nhà cung cấp, bộ phận thu mua, tổ tiếp nhận và ngƣời kiểm tra, nâng cao hiệu quả kiểm soát chi phí nguyên liệu đầu vào.
- Cuối tháng bộ phận thu mua tổng hợp số liệu trên bảng kê lập báo cáo phân tích biến động nguyên vật liệu mua vào.
Đối với bộ phận sản xuất
- Ngoài bảng kê nguyên vật liệu và báo cáo nguyên vật liệu mua vào, trung tâm sản xuất của Công ty phải có báo cáo phân tích về tình hình thực hiện chi phí NVLTT nhằm xác định mức biến động về định mức hay đơn giá nguyên vật liệu từ đó xác định rõ nguyên nhân tăng, giảm định mức nguyên liệu và đƣa ra biện pháp
77
Cách thức kiểm soát chi phí hiện nay tại tại Công ty
Hoàn thiện chung ở Công ty
Giải pháp ở từng bộ phận
xử lý kịp thời.
=> Ngƣời đứng đầu trung tâm thu mua và sản xuất có trách nhiệm giải thích rõ nguyên nhân của những biến động để đề ra giải pháp thích hợp để kiểm soát chi phí NVL ngay từ khâu đầu tiên của quy trình sản xuất, khai thác triệt để lợi thế và giảm thiểu bất lợi nếu có.
(Nguồn: Kết quả nghiên cứu của tác giả)
3.1.3.2. Hoàn thiện kiểm soát chi phí nhân công trực tiếp
Bảng 3.5: Giải pháp hoàn thiện thủ tục kiểm soát chi phí nhân công trực tiếp Cách thức kiểm
soát chi phí hiện nay tại Công ty
Hoàn thiện kiểm soát
chung ở Công ty Giải pháp ở từng bộ phận
- Thực hiện việc thu thập thông tin về chi phí nhân công trực tiếp qua bảng chấm công, bảng theo dõi lao động vào báo cáo sản xuất của tổ chế biến bằng phƣơng pháp thủ công, lƣơng công nhân tính theo ngày.
Rủi ro: Thời gian vào ra của công
- Áp dụng quản lý thông qua hệ thống máy tính. Trên cơ sở theo dõi mức tăng, giảm chi phí NCTT trong mối quan hệ với khối lƣợng sản phẩm sản xuất thực hiện kiểm tra tính hợp lý của việc tuyển dụng và sử dụng lao động.
- Dựa vào mức tăng chi phí nhân công trực tiếp bình quân cho một lao
Tại phân xƣởng chế biến và phân xƣởng đóng gói, cấp đông của trung tâm sản xuất
- Xây dựng mã thẻ cho mỗi nhân viên và dùng máy kiểm tra thẻ bằng chƣơng trình tự động nhằm cung cấp thông tin chính xác và nhanh chóng về thời gian lao động cho việc tính lƣơng.
- Đối với thông tin về số lƣợng sản phẩm của từng tổ sản xuất có thể dùng các phiếu đánh mã của từng tổ sản xuất dán theo từng lô
78
Cách thức kiểm soát chi phí hiện nay tại Công ty
Hoàn thiện kiểm soát
chung ở Công ty Giải pháp ở từng bộ phận
nhất, việc theo dõi khó chính xác
nhân công trực tiếp tính trên giá trị sản xuất để đánh giá việc chi trả lƣơng cho ngƣời lao động có hợp lý, hiệu quả không.
Nhằm cung cấp thông tin chính xác, nhanh chóng và giảm nhẹ khối lƣợng công việc cho bộ phận thống kê và kế toán tiền lƣơng; kiểm tra chặt chẽ chi phí lao động và xác định đúng số tiền lƣơng phải trả cho ngƣời lao động giúp họ có ý thức hơn trong việc chấp hành giờ giấc lao động. - Khoán định mức thời gian để sản xuất một sản phẩm và số sản phẩm sản xuất trong tháng, để trung tâm sản xuất có ý thức phân công và sắp xếp để đẩy nhanh tiến độ công việc, không lãng phí công lao động.
- Nên lập báo cáo tình hình thực hiện chi phí nhân công trực tiếp để đi sâu vào phân tích và đánh giá nguyên nhân của những biến động về chi phí nhân công.
79
3.1.3.3. Hoàn thiện kiểm soát chi phí sản xuất chung
Bảng 3.6: Giải pháp hoàn thiện thủ tục kiểm soát chi phí SXC Cách thức
kiểm soát chi phí hiện nay tại Công
ty
Hoàn thiện kiểm soát chung
ở Công ty Giải pháp ở từng bộ phận Dự toán chƣa có, quản lý chƣa chặt chẽ Công ty cần xây dựng định mức cho một số khoản mục chi phí thuộc chi phí sản xuất chung nhƣ: Lƣơng nhân viên, chi phí điện, nƣớc… để kiểm soát chặt chẽ hơn.
Cần tiến hành sắp xếp lại cơ cấu một số tổ nhóm trong nhà máy, thắt chặt quản lý chi phí, tránh lãng phí về nhân công, vật liệu quản lý phân xƣởng.
Bộ phận quản lý phân xƣởng: Phân bổ chi phí theo hoạt động để thấy rõ sự lãng phí có thể xảy ra ở công đoạn nào.
Tiến hành theo dõi, tính lƣơng cho nhân viên quản lý phân xƣởng tƣơng tự nhƣ ở các bộ phận khác trong trung tâm sản xuất.
Lập bảng phân tích chi phí sản xuất chung, biến động theo chiều hƣớng nào, từ đó tìm nguyên nhân.
(Nguồn: Kết quả nghiên cứu của tác giả)
3.1.4. Hoàn thiện tổ chức thu thập, phân tích, cung cấp thông tin chi phí sản xuất
3.1.4.1. Hoàn thiện quy trình hạch toán chi phí sản xuất
- Đối với chi phí nguyên vật liệu trực tiếp:
+ Các loại NVL xuất kho cho sản xuất thuộc chủng loại nào, với khối lƣợng bao nhiêu đều đƣợc theo dõi cụ thể trên thẻ kho và theo dõi về mặt giá trị trên sổ chi tiết vật tƣ, NVL tại phòng kế toán.
+ Hàng ngày căn cứ vào Phiếu yêu cầu cấp vật tƣ do phân xƣởng có nhu cầu gửi lên, phòng kế hoạch sau khi kiểm tra và xác nhận yêu cầu đúng sẽ gửi
80
kế toán chi phí sản xuất và tính giá thành có nhiệm vụ nhập các số liệu có liên quan để làm cơ sở tập hợp chi phí sản xuất.
- Đối với chi phí nhân công trực tiếp: Chi phí nhân công trực tiếp cần đƣợc theo dõi chi tiết cho từng phân xƣởng, bộ phận sau đó chi tiết cho từng mã hàng. Hàng ngày, bộ phận phân xƣởng cụ thể là tổ trƣởng sẽ chấm công cho công nhân tổ mình đảm nhận. Việc theo dõi, giám sát công nhân phải đƣợc thực hiện thƣờng xuyên và chặt chẽ hơn, tổ trƣởng phải kiểm tra sự có mặt của công nhân nhiều lần trong ngày và giám sát thái độ làm việc của công nhân. Cuối tháng, quản đốc phân xƣởng lập Bảng chấm công của các phân xƣởng có sự đối chiếu với Phiếu xác nhận sản phẩm hoàn thành (đã có sự xác nhận của bộ phận kiểm tra chất lƣợng KCS) gửi cho kế toán tiền lƣơng. Kế toán tiền lƣơng căn cứ vào đó lập Bảng phân bổ tiền lƣơng cho các bộ phận và tiến hành ghi vào sổ chi phí sản xuất để tập hợp chi phí nhân công trực tiếp.
- Đối với chi phí sản xuất chung:
+ Chi phí tiền lƣơng nhân viên phân xƣởng: chi phí này cần đƣợc tập hợp cho từng phân xƣởng. Cuối tháng, kế toán tiền lƣơng căn cứ vào Bảng chấm công do quản đốc tập hợp lại để ghi số chi phí tiền lƣơng nhân viên phân xƣởng vào TK 6271.
+ Chi phí vật liệu dùng ở phân xƣởng: hàng ngày, căn cứ vào vật liệu xuất dùng cho phân xƣởng nào thì kế toán tập hợp cho phân xƣởng đó.
+ Chi phí dụng cụ dùng ở phân xƣởng: khi phát sinh nhu cầu dùng dụng cụ, căn cứ vào Phiếu yêu cầu cấp vật tƣ do Tổ trƣởng của phân xƣởng có nhu cầu gửi lên kế toán làm căn cứ ghi sổ chi phí sản xuất kinh doanh.
+ Chi phí khấu hao TSCĐ ở phân xƣởng: chi phí này đƣợc phân bổ vào chi phí sản xuất mỗi đơn vị sản phẩm dựa trên công suất bình thƣờng của máy móc thiết bị sản xuất. Công suất bình thƣờng là số lƣợng sản phẩm đạt đƣợc ở
81
mức trung bình ở các điều kiện bình thƣờng. Trƣờng hợp mức sản phẩm thực tế sản xuất ra cao hơn công suất bình thƣờng thì chi phí khấu hao TSCĐ phân bổ cho mỗi đơn vị sản phẩm theo chi phí nhân công trực tiếp. Trƣờng hợp mức sản phẩm thực tế sản xuất ra thấp hơn công suất bình thƣờng thì chi phí khấu hao TSCĐ đƣợc phân bổ theo mức công suất bình thƣờng còn chi phí khấu hao TSCĐ không đƣợc phân bổ sẽ tính vào giá vốn hàng bán.
+ Chi phí dịch vụ mua ngoài: cần theo dõi riêng cho từng phân xƣởng, khi phát sinh các khoản chi phí này ở phân xƣởng nào thì tập hợp chi phí sản xuất cho phân xƣởng đó.
3.1.4.2. Hoàn thiện một số chứng từ phục vụ kiểm soát nội bộ chi phí sản xuất tại Công ty
Công ty nên thêm vào chứng từ một số yếu tố mang tính chất kiểm soát nhƣ tăng cƣờng phần xét duyệt của những ngƣời quản lý có trách nhiệm hoặc bổ sung những yếu tố giúp công tác đối chiếu, … Nhằm đảm bảo công tác kiểm soát đƣợc thực hiện chặt chẽ và có hiệu quả hơn. Các chứng từ sử dụng tại Công ty cần bổ sung thêm một số yếu tố: chứng từ đó phát sinh thuộc phân xƣởng nào để phục vụ công tác hạch toán và kiểm soát chi phí tốt hơn, đối với phân sản xuất thì cần xác định rõ là chứng từ phát sinh ở tổ nào để dễ dàng kiểm soát chi phí hơn.
3.1.4.3. Hoàn thiện việc phân tích và cung cấp thông tin chi phí sản xuất
* Đối với chi phí NVL trực tiếp:
Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp chịu tác động trực tiếp của lƣợng nguyên vật liệu tiêu hao và đơn giá nguyên vật liệu mua vào. Bộ phận thu mua chịu trách nhiệm những nguyên nhân về sự biến động giá nguyên vật liệu. Để kiểm soát lƣợng nguyên vật liệu thông qua kiểm tra thực hiện định mức hao phí nguyên vật liệu, sự biến động về lƣợng nguyên vật liệu trực tiếp
82
cấp đông). Do vậy, các phân xƣởng sản xuất phải lập bảng báo cáo tình hình sử dụng nguyên vật liệu trực tiếp vào sản xuất, bảng phân tích chi phí nguyên vật liệu nhằm xác định biến động về lƣợng và giá của nguyên vật liệu vào sản xuất từng sản phẩm trên cơ sở đó xác định các nguyên nhân cụ thể thuộc về bộ phận thu mua nguyên vật liệu hay bộ phận sản xuất đã lãng phí hoặc tiết kiệm trong khâu sản xuất, hay do trình độ tay nghề công nhân sản xuất. Thời gian lập báo cáo là hằng tháng và cả năm tổng hợp báo cáo theo năm từng phân xƣởng.
Bảng 3.7: Bảng phân tích biến động chi phí nguyên vật liệu chính cho sản phẩm Cá ngừ đại dƣơng fillet đông lạnh đóng gói tháng 12/2020 tại Công ty
Tên NVL TT Định mức Thực tế Thành tiền (Đồng) Lƣợng NVL TT (kg) Đơn giá NVLTT (đồng/kg) Lƣợng NVLTT (kg) Đơn giá NVLTT (đồng/kg) Biến động lƣợng Ảnh hƣởng về lƣợng đến biến động chi phí NVLTT Biến động giá Ảnh hƣởng về giá đến biến động chi phí NVLTT Tổng biến động (1) (2) (4) (5) (6)=(4)- (1) (7)=(6)*(2) (8)= (5)- (2) (9)=(8)*(4) (10)=(7) + (9) Cá ngừ đại dƣơng 43.440 111.850 46.336 114.885 2.896 332.706.960 3.035 131.840.400 464.546.000
(Nguồn: Kết quả nghiên cứu của tác giả)
Qua kết quả phân tích trên ta thấy:
- Biến động tăng biến phí nguyên vật liệu trực tiếp không gây lỗ cho doanh nghiệp, nhƣng với mức sản xuất 28.960 kg sản phẩm mà có biến động về lƣợng và giá của nguyên vật liệu trực tiếp đều tăng so với dự toán, nên Công ty phải phân tích rõ hai biến động này để xem xét có sự lãng phí trong quá trình sản xuất ở phân xƣởng chế biến của trung tâm sản xuất hay gian lận trong thu mua nguyên vật liệu ở trung tâm thu mua hay không.
- Biến động về lƣợng cho thấy kết quả dƣơng thể hiện lƣợng cá ngừ đại dƣơng sử dụng thực tế nhiều hơn so với dự toán 2.896 kg (3%) so với định
83
mức, điều này làm cho biến phí cá ngừ đại dƣơng tăng thêm 464.546.000
đồng. Đây thực sự là biến động không tốt vì làm lƣợng nguyên liệu tăng lên, Công ty phải chi thêm tiền cho khoản biến động này. Qua tìm hiểu thì nguyên nhân biến động tăng là do:
+ Cá không đạt trọng lƣợng và không còn tƣơi ngon, những con cá này sẽ bị loại bỏ ngay trƣớc đem vào phân xƣởng chế biến, một phần vì lƣợng cá ngừ đại dƣơng mua vào chủ yếu từ nguồn cá đánh bắt của ngƣ dân địa phƣơng trên tàu câu tay, quy trình xử lý ban đầu không tốt dẫn đến lúc cá đƣợc thu mua chất lƣợng không đảm bảo.
+ Công ty có công nghệ bảo quản kho lạnh khi nhập nguồn nguyên liệu cá ngừ vào kho chƣa đảm bảo, làm cho thịt cá có thể không tƣơi khi đem chế biến.
+ Với mong muốn giảm chi phí đầu vào để tăng lợi nhuận, bộ phận thu mua đã lựa chọn những nguồn cá có chi phí rẻ hơn so với các tàu còn lại hoặc liên kết với tàu cá quen để nhận tiền hoa hồng, dẫn đến chất lƣợng cá đƣợc lựa chọn có chất lƣợng không đảm bảo.
+ Một số công nhân mới vào làm trong phân xƣởng chế biến tay nghề chƣa thật sự thành thạo với công việc nên làm hỏng sản phẩm.
- Biến động về giá cũng dƣơng, thể hiện giá cá ngừ đại dƣơng tăng so với dự toán, với mức giá mua thực tế trung bình là 114.885 đ/kg, tăng 2.896 đ/kg; trên thực tế bảng giá thu mua, thì giá mua vào thƣờng xuyên nhất là 110.000 đ/kg, chỉ có một ngày đạt mức giá 130.000 đ/kg, nên ta có thể kết luận việc tăng giá không ảnh hƣởng nhiều đến biến động tăng biến phí NVL trực tiếp. Nguyên nhân của sự thay đổi thất thƣờng trong giá mua là do có ngày đánh bắt biển động, bộ phận thu mua phải cạnh tranh với các công ty thủy sản khác để có thể lựa chọn nguồn cá tƣơi nhất. Các tƣ thƣơng mua cá
84
của ngƣ dân đánh bắt với giá cao hơn rồi sau đó bán lại cho công ty với giá cao hơn nhiều, làm cho giá nguyên liệu đầu vào tăng lên.
* Đối với chi phí nhân công trực tiếp:
Để phân tích các nhân tố ảnh hƣởng đến chi phí nhân công trực tiếp, bao gồm: Nhân tố lƣợng sản phẩm, nhân tố thời gian lao động, nhân tố giá lao động, kế toán quản trị chi phí cần sử dụng báo cáo phân tích biến động chi phí nhân công trực tiếp, trong đó các nhân tố đƣợc chia theo kỳ kế hoạch và kỳ