7. Kết cấu của đề tài
1.2.2. Kiểm soát chi phí sản xuất
Theo lý thuyết ở mục 1.2.1.4, quy trình kiểm soát chi phí sản xuất sẽ bao gồm các công việc sau:
1.2.2.1. Xây dựng định mức chi phí sản xuất
- Khái niệm về định mức chi phí: Định mức chi phí là khoản chi đƣợc định trƣớc bằng cách lập ra những tiêu chuẩn gắn với từng trƣờng hợp hoặc từng điều kiện làm việc cụ thể. Định mức chi phí không những chỉ ra đƣợc một khoản chi dự kiến là bao nhiêu mà còn xác định nên chi trong trƣờng hợp nào.
- Xây dựng định mức chi phí sản xuất: Chúng ta có thể áp dụng mức chi phí trong mọi khoản chi của doanh nghiệp. Tuy nhiên chi phí luôn thay đổi, vì vậy các định mức cần phải đƣợc xem xét lại thƣờng xuyên để đảm bảo tính hợp lý của chúng. Việc lập các định mức chi phí đòi hỏi sự kết hợp giữa sự
18
và lƣợng của các yếu tố sản xuất (nguyên vật liệu , lao động…). Trong một tổ chức sản xuất, đó là những nhân vật nhƣ kế toán quản trị, ngƣời mua hàng, quản đốc sản xuất…
+ Định mức giá:
Định mức giá đƣợc ƣớc lƣợng bằng cách tổng cộng tất cả các khoản chi phí liên quan đến việc mua hàng hoặc nguyên vật liệu (đối với định mức giá nguyên vật liệu) hoặc lƣợng và các chi phí liên quan (đối với định mức chi phí lao động còn gọi là định mức lƣơng).
+ Định mức lượng: Để áp dụng hệ thống định mức lƣợng, chúng ta cần phải quyết định:
. Số lƣợng, loại và thành phần phối trộn các nguyên vật liệu để sản xuất bất kỳ sản phẩm nào.
. Lƣợng và loại lao động để sản xuất bất kỳ 1 sản phẩm hoặc thực hiện 1 dịch vụ nào đó.
Trong hai định mức thì định mức giá ít phụ thuộc vào ý muốn của doanh nghiệp. Chúng ta chỉ có thể thiết lập định mức lƣợng cho các công việc thực hiện có quy trình rõ ràng và đƣợc lặp lại nhiều lần. Hai loại định mức thƣờng sử dụng là.
+ Định mức lý tƣởng: Định mức lý tƣởng đƣợc xây dựng dựa trên điều kiện làm việc hoàn hảo. Tuy nhiên hiếm khi ta có đƣợc điều kiện hoàn hảo, do những nguyên nhân nằm ngoài tầm kiểm soát của chúng ta. Định mức lý tƣởng có thể giúp chúng ta thấy rõ những điểm khác biệt chính, nhƣng đối với nhiều doanh nghiệp, định mức lý tƣởng dễ gây nản lòng vì mục tiêu có thể quá cao.
+ Định mức thực tế: Định mức thực tế thƣờng dễ áp dụng hơn, đây là các định mức mang tính thực tế, vì chúng cho phép một mức độ sai lệch chấp
19
nhận khi thực hiện. Nếu nhƣ đội ngũ công nhân đƣợc quản lý tốt và sẵn sàng hợp tác thì doanh nghiệp dễ đạt đƣợc định mức thực tế.
1.2.2.2. Xác định kết quả thực hiện
Để xác định chi phí sản xuất trong thực tế thì mỗi doanh nghiệp sẽ có quá trình cung cấp thông tin chi phí riêng. Họ sẽ tổ chức việc theo dõi này từ lúc chi phí phát sinh cho đến khi tổng hợp, lên báo cáo để cung cấp thông tin cho ban quản trị. Có rất nhiều cách để cung cấp thông tin, nhƣng thông thƣờng ngƣời ta hay sử dụng một trong hai hình thức sau:
+ Nếu nhƣ doanh nghiệp xác định chi phí theo công việc, thì báo cáo sẽ sử dụng chính là phiếu chi phí công việc. Quá trình tập hợp và cung cấp chi phí sẽ đƣợc khái quát nhƣ sau. Hình thức phiếu chi công việc sẽ do mỗi doanh nghiệp tự quy định miễn sao cho thuận tiện nhất, và đây đủ nhất.
Hình 1.1: Mô hình vận động của chứng từ trong phƣơng pháp xác định chi phí theo công việc
(Nguồn: Nghiên cứu của tác giả)
Đơn đặt hàng Đơn đặt hàng và căn cứ của… Lệnh sản xuất Lệnh sản xuất chỉ định công việc phải làm và chi phí đƣợc tính thông qua… Phiếu xuất kho nguyên liệu Phiếu theo dõi lao động Mức phân bổ chi phí sản xuất chung Các khoản chi phí sản xuất khác nhau đƣợc tập hợp vào
Phiếu chi phí công việc là căn cứ để xác định: - Tổng chi phí sản xuất - Xác định chi phí đơn vị - Chi phí sản xuất sản phẩm - Chi phí hàng tồn kho - Giá vốn hàng bán Phiếu chi phí công việc
20
+ Nếu nhƣ doanh nghiệp xác định chi phí theo quá trình sản xuất, thì báo cáo sẽ sử dụng là báo cáo sản xuất. Báo cáo sản xuất là báo cáo tổng hợp các hoạt động sản xuất diễn ra trong kỳ ở một phân xƣởng sản xuất: Mỗi phân xƣởng phải lập một báo cáo sản xuất riêng để báo cáo cho ngƣời quản trị cấp cao hơn. Báo cáo sản xuất có vai trò nhƣ các phiếu chi phí công việc, là một tài liệu chủ yếu của phƣơng pháp xác định chi phí theo quá trình sản xuất, có ý nghĩa quan trọng đối với các nhà quản trị trong việc kiểm soát chi phí và đánh giá hoạt động sản xuất của từng phân xƣởng. Báo cáo sản xuất thƣờng có ba phần (tùy theo mỗi doanh nghiệp có thể có những nội dung khác) đó là: Kê khai khối lƣợng và khối lƣơng tƣơng đƣơng; Phần tổng hợp chi phí và xác định chi phí đơn vị; Cân đối chi phí [3], [6].
1.2.2.3. Phân tích biến động chi phí sản xuất
Để so sánh giữa kết quả thực hiện với tiêu chuẩn đề ra thì ta có nhiều cách để so sánh. Tuy nhiên ngƣời ta thƣờng hay dùng cách phân tích biến động giữa kết quả thực hiện với định mức. Sau khi thu thập các số liệu thực tế về chi phí sản xuất (thu thập số liệu kế toán), giả sử phát hiện ra rằng chi phí nguyên vật liệu tăng quá nhiều, một câu hỏi đặt ra là tại sao chi phí lại tăng lên nhƣ vậy, do yếu tố khách quan hay chủ quan. Phân tích biến động (phân tích sai biệt) sẽ cho ta có đƣợc các thông tin này.
Biến động (còn gọi là sai biệt) là chênh lệch kết quả thực hiện đƣợc với định mức dự kiến ban đầu. Biến động chi phí sản xuất có thể là bất lợi khi chi phí sản xuất thực tế cao hơn chi phí định mức hoặc có lợi khi chi phí thực tế thấp hơn chi phí định mức. Với một hệ thống tính giá thành theo định mức hoàn chỉnh, biến động có thể tính đƣợc cho: Mỗi loại nguyên vật liệu sử dụng, mỗi loại lao động trực tiếp, chi phí sản xuất chung. Hệ thống tính giá thành theo định mức có thể giúp ta thấy đƣợc các biến động và từ đó tăng cƣờng kiểm soát chi phí.
21
- Biến động chi phí nguyên vật liệu trực tiếp: Nếu chi phí nguyên vật liệu thực tế khác với định mức chi phí nguyên vật liệu thì ta gọi mức chênh lệch đó là biến động chi phí nguyên vật liệu. Nếu biến động lƣợng sử dụng là bất lợi thì điều này có nghĩa là nguyên vật liệu thực tế dùng nhiều hơn so với định mức. Từ đây nhà quản lý xác định những nguyên nhân chủ quan, nguyên nhân khách quan, từ đó xác định trách nhiệm của bộ phận liên quan đến việc sử dụng vật liệu nhiều hơn dự kiến. Xác định trách nhiệm không có nghĩa là chúng ta sẽ quy trách nhiệm đó cho ai, mà trên cơ sở đó đề ra hƣớng giải quyết nhƣ thế nào để có thể làm giảm chi phí xuống.
Hình 1.2: Mô hình phân tích biến động chi phí nguyên vật liệu trực tiếp
(Nguồn: Nghiên cứu của tác giả) - Biến động chi phí lao động trực tiếp
Hình 1.3: Mô hình phân tích biến động chi phí lao động trực tiếp
(Nguồn: Nghiên cứu của tác giả
Biến động chi phí lao động trực tiếp
Biến động lƣợng Biến động giá
Biến động chi phí nguyên vật liệu trực tiếp
22
Trong đó:
+ Biến động lƣợng có thể là biến động năng suất lao động - có nghĩa là sự chênh lệch giữa thời gian sản xuất thực tế với thời gian định mức; hoặc có thể là biến động thời gian nhàn rỗi - có nghĩa là sự chênh lệch giữa thời gian công nhân không có việc làm với dự kiến đề ra.
+ Bến động về giá chính là sự chênh lệch giữa tiền lƣơng trong thực tế với định mức lƣơng.
- Biến động chi phí sản xuất chung: Do chi phí sản xuất chung bao gồm cả biến phí, định phí nên phân tích biến động chi phí sản xuất chung phải phân tích biến phí sản xuất chung, định phí sản xuất chung.
Hình 1.4: Mô hình phân tích biến động chi phí sản xuất chung
(Nguồn: Nghiên cứu của tác giả)
Trong đó:
+ Biến động định phí sản xuất chung: Là sự chênh lệch giữa định phí sản xuất chung thực tế với định phí sản xuất chung kế hoạch.
+ Biến động biến phí sản xuất chung: Là sự chênh lệch giữa biến phí sản xuất chung thực tế với định mức biến phí sản xuất chung.
Biến động chi phí sản xuất chung
Biến động biến phí sản xuất chung Biến động định phí sản xuất chung
Biến động lƣợng
Biến động giá
23
. Lƣợng: Thƣờng lựa chọn theo tiêu thức phân bổ biến phí sản xuất chung vào đơn vị sản phẩm (giờ máy, lao động trực tiếp …).
. Giá: Giá tính cho một đơn vị chọn làm căn cứ phân bổ của biến phí sản xuất chung [4], [6].
1.2.2.4. Nhận xét, đánh giá kết quả phân tích và một số biện pháp giảm chi phí sản xuất
Sau khi phân tích biến động chi phí sản xuất, xác định nguyên nhân gây ra biến động đó và trách nhiệm của từng bộ phận, thì ngƣời quản lý sẽ nhận xét, đánh giá sự biến động đó là bất lợi hay có lợi. Nếu biến động đó là bất lợi thì có 2 cách để nhà quản lý điều chỉnh. Một là xem xét lại tiêu chuẩn đặt ra ban đầu có hợp lý không và có thể điều chỉnh giảm xuống cho phù hợp với thực tế. Thông thƣờng phƣơng án này cần phải có sự cân nhắc kỹ lƣỡng trƣớc khi đi đến quyết định. Hai là xem xét những khoản mục chi phí nào có sự biến động quá lớn, tìm hiểu nguyên nhân và đƣa ra các biện pháp kiểm soát hoặc giảm chi phí thích hợp để các kỳ sản xuất kế tiếp không có sự chênh lệch quá lớn nhƣ vậy. Một số biện pháp thƣờng hay sử dụng để giảm chi phí sản xuất đó là:
+ Nâng cao năng suất lao động.
+ Hạ thấp mức tiêu hao nguyên vật liệu: (có thể nghiên cứu thay thế nguyên vật liệu ngoại nhập đắt tiền, hoặc thay thế bằng các giải pháp tiết kiệm hơn).
+ Ứng dụng tiến bộ khoa học kỹ thuật vào sản xuất. + Giảm bớt chi phí quản lý ở cấp phân xƣởng.
+ Khắc phục và hạn chế đến mức thấp nhất các chi phí thiệt hại, các sản phẩm hỏng, ngừng sản xuất.
24