7. Kết cấu của đề tài
2.2.2 Thực trạng kiểm soát chi phí sản xuất tại Công ty
2.2.2.1. Thực trạng xây dựng định mức chi phí sản xuất tại Công ty
Định mức CPSX tại Công ty đƣợc xây dựng qua nhiều giai đoạn. Ban đầu Phòng Kế hoạch - Sản xuất và Phòng Tổ chức - Hành chính thiết lập định mức cơ sở dựa vào kinh nghiệm trong quá trình sản xuất, tình hình tiêu hao nguyên vật liệu, mức độ biến động giá, … Phòng Tài chính - Kế toán kiểm tra lại định mức cơ sở và bổ sung thêm thông tin chi phí vào định mức này. Định mức cơ sở đƣợc trình lên Ban giám đốc, Ban giám đốc xem xét đến xu hƣớng và ra quyết định xây dựng định mức sản xuất cho Công ty. Định mức đƣợc thay đổi, điều chỉnh phù hợp qua các năm. Công ty xây dựng định mức chi phí sản xuất sản phẩm Cá ngừ fillet đông lạnh đóng gói nhƣ sau:
44
Bảng 2.1: Bảng định mức chi phí sản xuất sản phẩm
* Ghi chú: 1 sản phẩm tƣơng đƣơng 1 kg Cá ngừ đại dƣơng fillet thành phẩm). Trong đó:
- Định mức NVL trực tiếp trên là định mức nguyên liệu chính (Cá ngừ đại dƣơng nguyên con), các loại vật liệu phụ Công ty không xây dựng định mức chi phí. Từ bảng định mức 2.2 cho thấy, cứ 1,5 kg Cá ngừ đại dƣơng nguyên liệu thì chế biến ra 1 kg Cá ngừ đại dƣơng fillet thành phẩm, định mức giá nguyên liệu đã bao gồm chi phí thu mua và trừ các khoản chiết khấu. Định mức giá trên sẽ thay đổi hàng năm vì giá cả luôn biến động theo thị trƣờng, việc thay đổi này sẽ căn cứ vào khả năng dự báo giá của Công ty.
Dựa vào các đơn hàng và tham khảo nhu cầu thị trƣờng. Công ty xây dựng dự toán chi phí NVLTT cho sản xuất tháng 12 năm 2015.
Xây dựng định mức NVL chính dùng cho sản xuất trong tháng theo công thức: Định mức lƣợng NVL chính = Kế hoạch sản xuất (tháng) x Định mức tiêu hao NVL chính Khoản mục chi phí Định mức lƣợng Định mức giá Chi phí định mức (1) (2) (3) = (1) * (2) Nguyên vật liệu trực tiếp 1,5 kg/sp 111.850 đ/kg 167.775 đ/sp
Nhân công trực tiếp 1,2 giờ/sp 16.300 đ/giờ 18.480 đ/sp
Chi phí sản xuất chung 16.160 đ/sp
Chi phí định mức 1 sản phẩm (Giá thành đơn vị kế hoạch)
203.495 đ/sp
45
Việc xây dựng định mức đảm bảo cung cấp đủ, đúng chất lƣợng NVLTT đúng lúc cho sản xuất, giúp quá trình sản xuất diễn ra nhịp nhàng đúng kế hoạch.
Bảng 2.3: Bảng xây dựng định mức NVLTT chế biến Cá ngừ đại dƣơng fillet đông lạnh tháng 12 năm 2020
Sản lƣợng kế hoạch: 35.140 kg Cá ngừ đại dƣơng fillet thành phẩm
Nội dung Đơn vị tính NVLTT năm 2020
Khối lƣợng tiêu thụ dự kiến Sp 35.140
Định mức lƣợng NVLTT cần
cho 1 sản phẩm kg/sp 1,5
Nhu cầu NVLTT cho sản xuất kg 52.710
Định mức giá mua NVLTT đ/kg 111.850
Số tiền dự toán chi phí NVLTT đ 5.895.613.500
(Nguồn: Công ty Cổ phần Thủy sản Hoài Nhơn)
- Định mức nhân công trực tiếp: Số giờ chế biến ra 1 kg Cá ngừ đại dƣơng fillet thành phẩm là 1,2 giờ, định mức đơn giá lao động là 16.300 đồng/giờ. Định mức nhân công trực tiếp thƣờng ít biến đổi hơn định mức NVL trực tiếp do chi phí lao động trên thị trƣờng ít có sự biến đổi.
Tại Công ty, việc xây dựng định mức chi phí NCTT sản xuất bao gồm tiền lƣơng theo sản phẩm, các khoản trích theo lƣơng (Bảo hiểm, KPCĐ) và các khoản phụ cấp khác (nếu có) của công nhân trực tiếp sản xuất sản phẩm và chi phí ăn giữa ca. Việc xây dựng định mức chi phí lƣơng do Phòng Tổ chức - Hành chính thực hiện nhƣ sau:
Lƣơng sản phẩm là lƣơng đƣợc lập căn cứ vào sản lƣợng sản xuất kế hoạch và đơn giá lƣơng của sản phẩm đã đƣợc xây dựng định mức.
Các khoản trích theo lƣơng: BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ đƣợc lập dựa vào mức lƣơng cơ bản của công nhân trực tiếp sản xuất và trích theo tỷ lệ
46
Bảng 2.4:Bảng xây dựng định mức chi phí NCTT chế biến Cá ngừ đại dƣơng fillet đông lạnh tháng 12 năm 2020
Sản lƣợng kế hoạch: 35.140 kg sản phẩm dự kiến sản xuất
Nội dung Đơn vị tính Định mức chi phí
NCTT
Khối lƣợng sản phẩm cần sản xuất sp 35.140
Định mức thời gian lao động trực tiếp
của một sản phẩm giờ/sp 1,2
Tổng nhu cầu về thời gian lao động
trực tiếp giờ 42.168
Đơn giá của một giờ lao động trực
tiếp đ/giờ 16.300
Tổng chi phí lao động trực tiếp đ 687.338.400
Chỉ tiêu Số tiền
Tiền lƣơng theo sản phẩm 687.338.400
Các khoản trích bảo hiểm (BHYT, BHXH, BHTN)
và kinh phí công đoàn 65.026.243
Tiền ăn giữa ca 52.875.485
Tổng 805.240.128
- Định mức chi phí SXC: Do đặc điểm của Công ty chủ yếu sử dụng lao động thủ công hơn việc sử dụng máy móc, công cụ dụng cụ chủ yếu là dao Inox, kéo, khuôn nhôm nên Công ty không xây dựng định mức chi phí sản xuất chung, chỉ đề ra kế hoạch chi phí sản xuất chung cho từng tháng. Định mức chi phí SXC ở bảng 2.1 là định mức kế hoạch trong tháng 12 năm 2020.
Với định mức chi phí sản xuất sản phẩm đã xây dựng, Công ty tiến hành lập dự toán chi phí sản xuất phát sinh trong kỳ, so sánh thực tế và định mức
47
nhằm kiểm soát chi phí và tình hình thực hiện tiến độ sản xuất để tìm hiểu nguyên nhân biến động và đề ra giải pháp. Sau 3 tháng, Phòng Kế hoạch Sản xuất tiến hành đánh giá công tác thực hiện, qua đó mức tiêu hao không hợp lý sẽ đƣợc điều chỉnh cho sát thực tế.
Xây dựng định mức chi phí SXC căn cứ vào tình hình thực tế thực hiện của năm trƣớc làm căn cứ cho dự toán chi phí của các năm sau. Dự toán của các chi phí này đƣợc xây dựng chủ yếu từ thống kê và ƣớc tính ngoại trừ chi phí khấu hao TSCĐ, trong năm kế hoạch kế toán xác định mức khấu hao dự kiến theo chế độ quy định và phân bổ cho mỗi loại sản phẩm theo sản lƣợng kế hoạch.
Bảng 2.5: Bảng tổng hợp xây dựng định mức chi phí sản xuất chung tháng 12/2020
ĐVT: đồng ST
T
Nội dung chi phí Thực hiện 2020 Kế hoạch 2021
1
Chi phí nhân viên phân xƣởng, các khoản trích theo lƣơng và tiền ăn giữa ca
155.766.622 127.538.955
2 Chi phí vật liệu phụ dùng cho
phân xƣởng 149.447.331 164.392.063
3 Chi phí dụng cụ sản xuất 89.414.215 71.590.727
4 Chi phí khấu hao 83.527.761 83.527.761
5 Chi phí dịch vụ mua ngoài 128.610.848 116.918.954
Tiền điện 115.635.239 125.706.225
Tiền nƣớc 37.111.396 40.822.534
Chi phí sửa chữa 4.748.982 8.208.955
Thuê ngoài 86.770.690 1.778.597
6 Chi phí bằng tiền khác 20.076.612 17.659.701
Tổng cộng 742.498.848 641.225.519
48
Bảng 2.6: Bảng xây dựng định mức chi phí SXC chế biến Cá ngừ fillet đông lạnh đóng gói tháng 12/2020
Sản lƣợng kế hoạch: 35.140 kg sản phẩm dự kiến sản xuất
ĐVT: Đồng ST
T
Nội dung chi phí Thực hiện
2020
Kế hoạch 2021
1
Chi phí nhân viên phân xƣởng, các khoản trích theo lƣơng và tiền ăn giữa ca
104.363.637 85.451.100
2 Chi phí vật liệu phụ dùng cho phân xƣởng 100.129.712 110.142.682
3 Chi phí dụng cụ sản xuất 59.907.524 49.526.587
4 Chi phí khấu hao 55.963.600 55.963.600
5 Chi phí dịch vụ mua ngoài
Tiền điện 77.475.610 84.223.171
Tiền nƣớc 24.864.635 27.351.098
Tiền điện thoại 3.181.818 5.500.000
Chi phí sửa chữa 58.136.362 1.191.660
6 Chi phí bằng tiền khác 13.451.330 11.832.000
Tổng cộng 497.474.228 429.621.098
(Nguồn: Công ty Cổ phần Thủy sản Hoài Nhơn)
2.2.2.2. Thực trạng thủ tục kiểm soát chi phí sản xuất
* Kiểm soát chi phí nguyên vật liệu trực tiếp
Chi phí nguyên vật liệu là khoản mục chi phí chiếm tỷ trọng lớn trong giá thành sản phẩm và các vật liệu này rất đa dạng về chủng loại nên dễ bị thất thoát, hao hụt, sử dụng không đúng mục đích,... Vì vậy, thủ tục kiểm soát chi phí NVL trực tiếp cần phải đƣợc quy định hết sức chặt chẽ, cẩn trọng nếu không sẽ ảnh hƣởng trực tiếp đến kết quả hoạt động kinh doanh tại đơn vị.
Tất cả các loại vật tƣ nguyên vật liệu đều đƣợc xây dựng kế hoạch cụ thể, chi tiết từ khối lƣợng, chủng loại đến đơn giá để quá trình quản lý điều hành không bị ảnh hƣởng tác động đến giá thành sản phẩm.
49
Tuy nhiên, trong quá trình xây dựng kế hoạch để kiểm soát chi phí NVL trực tiếp, Công ty cũng cần tính toán đến phần biến động giá cả, trƣợt giá NVL là Cá ngừ đại dƣơng và các loại hải sản khác mua từ các ngƣ dân đánh bắt chiếm tỷ trọng lớn trong phần chi phí NVL trực tiếp bị ảnh hƣởng bởi tác động yếu tố môi trƣờng, thời tiết…
Quy trình xuất kho và nhập kho NVL sẽ đƣợc thực hiện theo đúng trình tự, thủ tục quy định của Công ty.
- Kiểm soát quá trình nhập kho NVL trực tiếp: Đối với nhập kho NVL sẽ bao gồm nhập kho NVL trực tiếp từ các chủ tàu thuyền đánh bắt và thu mua từ các thƣơng lái.
+ Thủ tục kiểm soát đối với NVL nhập từ các thƣơng lái hoặc các cơ sở thu mua hải sản chủ yếu là cá.
50
Hình 2.5: Lƣu đồ luân chuyển chứng từ đối với chu trình nhập kho NVL từ bên ngoài
51
Các chứng từ đƣợc sử dụng bao gồm: Phiếu đề nghị mua hải sản; Biên bản dự trù nguyên liệu; Giấy đề nghị tạm ứng mua nguyên liệu; Hợp đồng hoặc Đơn đặt hàng; Phiếu chi; Hóa đơn mua hàng; Phiếu nhập kho; Sổ kho; Sổ cái TK 152;...
. Quy trình kiểm soát chi phí NVL nhập từ bên ngoài thể hiện theo hình vẽ 2.6.
. Diễn giải: Căn cứ vào định mức, thời điểm và nhu cầu sử dụng Phòng kế hoạch đầu tƣ lập bản dự trù, kế hoạch mua hàng trình lãnh đạo xem xét phê duyệt. Sau khi đã đƣợc lãnh đạo Công ty chấp thuận, tùy theo giá trị nguyên liệu mà Phòng kế hoạch đầu tƣ lập thủ tục mời thầu hoặc chào giá theo quy định của ngành. Khi đã chọn đƣợc đơn vị cung ứng thì Công ty lập hợp đồng kinh tế với đối tác, để tiến hành cung ứng các loại NVL về cho Công ty phục vụ sản xuất. Sau khi hàng hóa đã đƣợc cung ứng thì đơn vị cung ứng phải lập đề nghị nhập kho kèm hóa đơn bán hàng để trình Phòng kế hoạch đầu tƣ kiểm tra, xét duyệt rồi trình lên lãnh đạo Công ty phê duyệt trƣớc khi chuyển cho bộ phận kế toán vật tƣ của phòng tài chính kế toán lập phiếu nhập kho. Phiếu nhập kho đƣợc lập thành 3 liên: 1 liên đƣợc giữ tại bộ phận kho để ghi vào sổ kho, 1 liên đƣợc lƣu tại phòng kế toán tài chính để nhập số liệu vào máy, 1 liên giao cho đối tác.
+ Thủ tục kiểm soát chi phí NVL mua từ các tàu thuyền: Thể hiện qua hình 2.7 nhƣ sau:
52
Bắt đầu
Phiếu giao nhận
Kiểm tra và cho nhập sơ chế
Nhập liệu vào máy
Báo cáo và sổ sách có liên quan
Kiểm tra và lập phiếu nhập kho Xét
duyệt
Duyệt Giấy đề nghị nhập
kho thành phẩm Kiểm tra hàng và nhập kho
Phiếu nhập kho
Sổ kho Nhập liệu vào máy
Báo cáo và sổ sách có liên quan
Kiểm tra hàng và đối chiếu với các phần hành
khác
Kết thúc
ĐƠN VỊ CƠ SỞ PHÒNG KẾ HOẠCH ĐẦU TƢ PHÒNG KẾ TOÁN BỘ PHẬN KHO
Hình 2.6: Lƣu đồ luân chuyển chứng từ đối với chu trình nhập kho NVL từ các tàu thuyền
53
. Diễn giải:
(1) Căn cứ vào chất lƣợng thuỷ hải sản, Phòng Kỹ thuật tiến hành kiểm tra, đánh giá chất lƣợng thuỷ sản và giao cho bộ phận thu mua.
(2) Sau mỗi đợt tàu thuyền cập bến Công ty sẽ cho xe của công ty đến từng tổ đội để thu gom thuỷ hải sản chuyển về để chế biến.
(3) Khi thuỷ hải sản về đến xí nghiệp, cán bộ Phòng Kiểm phẩm sẽ kiểm tra chất lƣợng bằng cách lấy thuỷ hải sản trực tiếp từ xe chở trƣớc khi nhập kho.
(4) Thủ kho sẽ lập phiếu nhập kho với số lƣợng thực tế, sau đó chuyển chứng từ về Phòng Tài chính kế toán.
- Kiểm soát quá trình xuất kho NVL trực tiếp:
+ Quá trình xuất kho NVL đƣợc hạch toán theo phƣơng pháp kê khai thƣờng xuyên và tính giá theo phƣơng pháp nhập trƣớc xuất trƣớc. Các nguyên vật liệu sẽ đƣợc xuất kho khi có yêu cầu từ các đơn vị cấp dƣới hoặc xuất theo định kỳ. NVL sẽ đƣợc kiểm soát theo dự toán đề ra dƣới sự giám sát của các phòng ban có liên quan. Các chứng từ sử dụng cho quá trình xuất kho bao gồm: Giấy đề nghị cấp vật tƣ; Phiếu xuất kho; Sổ kho; Sổ cái TK 152;...
+ Thủ tục kiểm soát xuất kho NVL trực tiếp: Thể hiện qua hình vẽ 2.7 (1) Từ các đơn vị trực thuộc, căn cứ vào định mức và nhu cầu sử dụng nguyên vật liệu lập giấy đề nghị cấp vật tƣ có chữ ký của thủ trƣởng đơn vị..
(2) Sau khi phòng kế hoạch đầu tƣ xét duyệt thì giấy đề nghị đƣợc chuyển đến bộ phận lãnh đạo Công ty ký duyệt.
(3) Nếu lãnh đạo đồng ý đơn đề nghị sẽ chuyển sang cho bộ phận kế toán lập phiếu xuất kho rồi chuyển xuống bộ phận kho để cấp vật tƣ cho đơn vị.
54
(4) Phiếu xuất kho sẽ đƣợc chia làm 3 liên: 1 liên đƣợc giữ tại bộ phận kho để ghi vào sổ kho, 1 liên đƣợc lƣu tại phòng kế toán tài chính để nhập số liệu vào máy, 1 liên giao cho đơn vị nhận vật tƣ.
Hình 2.7: Lƣu đồ luân chuyển chứng từ đối với chu trình xuất kho NVL.
(Nguồn: Kết quả khảo sát của tác giả) * Kiểm soát chi phí nhân công trực tiếp:
- Chi phí nhân công trực tiếp của Công ty là khoản mục chi phí chiếm tỷ trọng khoảng xấp xỉ 70% trong giá thành sản phẩm đƣợc hình thành từ các nguồn sau: ĐƠN VỊ CƠ SỞ PHÒNG KẾ HOẠCH ĐẦU TƢ PHÒNG TÀI CHÍNH KẾ TOÁN THỦ KHO Bắt đầu Giấy đề nghị cấp vật tƣ Xét duyệt Duyệt Kiểm tra và lập phiếu xuất kho NVL Không duyệt Phiếu xuất kho Kiểm tra và xuất kho NVL Nhập liệu vào Sổ kho Báo cáo và sổ
sách có liên Kiểm tra và đối chiếu với các
phần hành
khác
55
+ Quỹ tiền lƣơng tính theo doanh thu trong năm (400đồng /1.000đồng doanh thu).
+ Quỹ lƣơng dự phòng năm trƣớc chuyển sang.
Do đó, việc kiểm soát chi phí nhân công trực tiếp đƣợc Công ty xây dựng trên cơ sở của nhiều kế hoạch phụ trợ nhƣ: Kế hoạch sản lƣợng, kế hoạch doanh thu tiêu thụ, kế hoạch lao động...và đƣợc các phòng ban Công ty xây dựng luôn phù hợp với tình hình thực tế, tuy nhiên vẫn phải linh động điều chỉnh cho phù hợp nếu có sự biến động của các yếu tố nhƣ: Sản lƣợng, giá bán.... để tính lƣơng và trả lƣơng cho công nhân.
- Chứng từ sử dụng: Bảng chấm công; Sổ ghi chép sản lƣợng; Bản hạch toán công hoặc sản lƣợng; Bảng thanh toán lƣơng.
- Quy trình kiểm soát chi phí nhân công trực tiếp đƣợc thể hiện qua hình vẽ 2.8 nhƣ sau:
(1) Hàng ngày tổ trƣởng hoặc ca trƣởng có nhiệm vụ chấm công hoặc theo dõi sản lƣợng của từng công nhân, đến cuối tháng tổng hợp thành Bảng chấm công hoặc là Sổ theo dõi sản lƣợng chuyển lên cho trợ lý lao động tiền lƣơng của từng đơn vị để tính lƣơng.
(2) Trợ lý lao động tiền lƣơng của đơn vị Lập bảng hạch toán công hoặc sản lƣợng chuyển đến cho Phòng tổ chức lao động tiền lƣơng xét duyệt.
(3) Sau khi đƣợc xét duyệt sẽ đƣợc chuyển đến cho Phòng tài chính kế toán để lập Bảng thanh toán lƣơng, lƣu trữ và chi trả lƣơng cho công nhân.
56
Hình 2.8: Lƣu đồ luân chuyển chứng từ đối với chi phí nhân công trực tiếp
(Nguồn: Kết quả khảo sát của tác giả) * Kiểm sát chi phí sản xuất chung:
- Đối với chi phí sản xuất chung thực chất Công ty chỉ giao một phần chi phí (gồm chi phí dịch vụ mua ngoài và chi phí bằng tiền khác) nên rất khó để kiểm soát tình hình thực tế so với định mức đặt ra. Nếu nhƣ chi phí này đƣợc kiểm soát tốt sẽ giúp Công ty tiết kiệm rất nhiều chi phí phát sinh đồng thời giảm giá thành sản phẩm, nâng cao hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp.