7. Kết cấu của đề tài
2.1. KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN THỦY SẢN HOÀI NHƠN
2.1.1. Quá trình hình thành và phát triển của Công ty
Quá trình hình thành và phát triển của Công ty Cổ phần Thủy sản Hoài Nhơn có thể đƣợc khái quát nhƣ sau:
Tiền thân của Công ty Cổ phần Thủy sản Hoài Nhơn là Trạm hải sản Hoài Nhơn trực thuộc Công ty Thủy sản Nghĩa Bình, đƣợc thành lập năm 1976 để phục vụ cho nhu cầu thu mua chế biến thủy sản dịch vụ hậu cần nghề cá của huyện. Trong quá trình thực hiện nhiệm vụ sản xuất kinh doanh của mình, Trạm hải sản đã khẳng định sự tồn tại và không ngừng phát triển trong nền kinh tế thị trƣờng nên đã đƣợc Nhà nƣớc xem xét cho thành lập doanh nghiệp nhà nƣớc mới, hạch toán độc lập với tên gọi Công ty Thủy sản Hoài Nhơn theo tinh thần Nghị định 398/HĐBT của Hội đồng Bộ trƣởng (nay là Chính phủ).
Căn cứ vào tình hình thực tế, cùng với xu hƣớng nhà nƣớc ta từng bƣớc cổ phần hóa doanh nghiệp nhà nƣớc, Công ty Thủy sản Hoài Nhơn đã chọn hình thức cổ phần hóa, bán toàn bộ vốn nhà nƣớc hiện có, đồng thời phát hành thêm cổ phiếu để gọi vốn đầu tƣ phát triển doanh nghiệp trên cơ sở Hội đồng thẩm định đã soát xét và Ủy bân nhân dân tỉnh Bình Định đã có Quyết định số 29/QĐ-UB ngày 27 tháng 01 năm 1998 và lúc này Công ty Cổ phần Thủy sản Hoài Nhơn ra đời.
- Tên Công ty: CÔNG TY CỔ PHẦN THỦY SẢN HOÀI NHƠN
- Tên giao dịch: HOÀI NHƠN FISHERY JOINT - STOCK COMPANY - Tên viết tắt: HOÀI NHƠN FISICO
29
- Trụ sở chính: Thiện Chánh 1, Phƣờng Tam Quan Bắc, Thị xã Hoài Nhơn, Tỉnh Bình Định, Việt Nam
- Điện thoại: (0256) 3 765214 - Fax: 0256.3865865
- Email: hnfisco@yahoo.com.vn
- Website: www.hoainhonfisco.com.vn Nhiệm vụ của Công ty:
+ Công ty có nhiệm vụ sản xuất kinh doanh, dịch vụ, đồng thời quản lý khai thác có hiệu quả các nguồn vốn đảm bảo đầu tƣ, mở rộng sản xuất kinh doanh theo phƣơng thức đa dạng, không ngừng đổi mới trang thiết bị, bù đắp chi phí cân đối thu chi và làm tròn nghĩa vụ đối với nhà nƣớc. Công ty có trách nhiệm bảo toàn và phát triển vốn.
+ Đầu tƣ liên doanh, liên kết, góp vốn cổ phần tùy theo khả năng của cán bộ nhân viên công ty.
+ Nghiên cứu các biện pháp đổi mới mặt hàng, nâng cao chất lƣợng và gia tăng số lƣợng các mặt hàng.
+ Tự chủ trong hoạt động quản lý tài sản, quản lý tài chính và chính sách cán bộ theo luật định, thực hiện nguyên tắc phân phối theo lao động đảm bảo công bằng xã hội, chăm lo đời sống vật chất và tinh thần cho ngƣời lao động, bồi dƣỡng và nâng cao trình độ văn hóa, khoa học kỹ thuật và chuyên môn nghiệp vụ cán bộ công nhân viên.
+ Ghi chép sổ sách kế toán theo đúng pháp luật và quy định hiện hành, chịu sự kiểm tra của cơ quan tài chính.
+ Trong chế biến thực hiện tốt khâu vệ sinh an toàn thực phẩm, toàn bộ hải sản trƣớc khi nhập kho và xuất bán ra ngoài đều qua khâu kiểm tra chất lƣợng nhằm đảm bảo tuyệt đối cho sức khỏe ngƣời tiêu dùng. Thực hiện tốt
30
- Các lĩnh vực kinh doanh của Công ty:
+ Chế biến, xuất khẩu thủy hải sản: Với hơn 1.000 công nhân chuyên chế biến, chuyên cung ứng các loại hải sản đông lạnh cho thị trƣờng trong nƣớc và quốc tế, Công ty đã và đang xây dựng mối quan hệ hợp tác bền vững và chặt chẽ với nhiều nhà nhập khẩu và phân phối trong nƣớc cũng nhƣ trên thế giới. Vấn đề chất lƣợng và vệ sinh đƣợc kiểm soát chặt chẽ theo tiêu chuẩn của Châu Âu. Mặt hàng chế biến của công ty chủ yếu là các loại hải sản đông lạnh xuất khẩu nên đòi hỏi yêu cầu tiêu chuẩn nhất định, đảm bảo đúng quy trình (thƣờng không quá 60 ngày) kể từ khi đƣa vào chế biến. Sản phẩm chủ yếu của công ty là hàng đông lạnh xuất khẩu bao gồm: tôm, mực, cá ngừ đại dƣơng, cá tra, cá basa, … đông lạnh. Ngoài ra, Công ty còn sản xuất thêm hàng ruốc khô nội địa gồm: ruốc tôm, ruốc cá, ruốc thịt và các mặt hàng giá trị gia tăng đa dạng về chủng loại và thành phần. Hiện nay, Công ty đang hƣớng đến những thị trƣờng có nhu cầu về những sản phẩm chế biến từ nguồn nguyên liệu khai thác tự nhiên và Công ty còn đầu tƣ thêm nhƣ nuôi các loại cá nhƣ cá basa, cá tra để tạo nguồn cung cấp cho Công ty. Mục tiêu hàng đầu của Công ty hiện nay là cung ứng sản phẩm có chất lƣợng cao nhằm đáp ứng yêu cầu của ngƣời tiêu dùng về dinh dƣỡng và vệ sinh an toàn thực phẩm. Sản phẩm đông lạnh xuất khẩu là mặt hàng xuất khẩu chủ yếu hiện nay ở tỉnh Bình Định, sản phẩm của Công ty có uy tín về chất lƣợng. Hiện nay, sản phẩm đông lạnh đang có nhu cầu lớn ở một số nƣớc trên thế giới nhƣ: Mỹ, Newzeland, Nhật Bản, Hàn Quốc, Đài Loan, Ai Cập, …
+ Kinh doanh khách sạn: Chủ yếu là phục vụ các món ăn đặc sản và tổ chức các sự kiện, đám cƣới, phòng nghỉ phục vụ cho du khách trong và ngoài tỉnh.
+ Kinh doanh xăng dầu: Công ty đã khẳng định đƣợc thƣơng hiệu, uy tín của một nhà cung cấp, một nhà bán buôn và bán lẻ lớn của đối tác, khách
31
hàng trong nƣớc. Đồng thời, với nguồn lực tài chính mạnh và khả năng đáp ứng nhanh các yêu cầu của khách hàng. Công ty đã không ngừng tăng doanh số, khẳng định uy tín của mình.[12]
2.1.2. Tổ chức bộ máy quản lý của Công ty
Mô hình tổ chức bộ máy quản lý của Công ty đƣợc khái quát qua sơ đồ sau:
Hình 2.1: Mô hình tổ chức bộ máy quản lý tại Công ty
Nguồn: Kết quả khảo sát của tác giả
Ghi chú: Quan hệ chỉ đạo điều hành
Quan hệ kiểm tra, kiểm soát Phòng
Kế hoạch - Sản xuất
Đại hội đồng cổ đông
Hội đồng quản trị Ban kiểm soát
Tổng Giám đốc Phó Tổng Giám đốc Phó Tổng Giám đốc Phòng Kinh doanh Phòng Tổ chức - Hành chính Phòng Tài chính - Kế toán Công ty Cổ phần XNK Thủy sản Hoài Hƣơng Công ty Cổ phần Đông lạnh Quy Nhơn Công ty Cổ phần Thƣơng mại Quy Nhơn Công ty Chế biến Thủy sản Tam Quan Khách sạn Hƣơng biển
32
-Các bộ phận quản lý
+ Đại hội đồng cổ đông: Là cơ quan có thẩm quyền cao nhất của Công ty, tổ chức đại hội thƣờng niên hoặc bất thƣờng ít nhất mỗi năm một lần do Chủ tịch hội đồng quản trị triệu tập trong vòng 45 ngày kể từ ngày kết thúc năm tài chính. Đại hội đồng cổ đông thực hiện các quyền và nghĩa vụ theo luật doanh nghiệp 2014.
+ Hội đồng quản trị: Là cơ quan quản lý của công ty do đại hội cổ đông bầu ra có toàn quyền nhân danh của Công ty để quyết định, thực hiện các quyền và nghĩa vụ của công ty không thuộc thẩm quyền của Đại hội đồng cổ đông. Hội đồng quản trị thực hiện các quyền và nghĩa vụ theo luật doanh nghiệp 2014.
+ Tổng Giám đốc (Kiêm Chủ tịch Hội đồng quản trị) là ngƣời có quyền hành cao nhất của Công ty, là ngƣời điều hành trực tiếp mọi hoạt động kinh doanh hàng ngày của Công ty và chịu trách nhiệm toàn diện trƣớc pháp luật, toàn thể cán bộ công nhân viên và cổ đông về hiệu quả hoạt động của công ty mình.
+ Phó Tổng Giám đốc: Chịu sự lãnh đạo trực tiếp của Tổng Giám đốc công ty, là ngƣời tham mƣu trong mọi hoạt động của Công ty, tổ chức quản lý, điều hành, các phòng ban theo sự phân công của Tổng Giám đốc. Đồng thời, Phó Tổng Giám đốc còn có nhiệm vụ giúp Tổng Giám đốc trong việc điều hành chung toàn Công ty.
+ Phòng Kinh doanh: Tham mƣu cho Tổng Giám đốc về công việc kinh doanh thị trƣờng vật tƣ, hàng hóa giúp cho Tổng Giám đốc ký kết những hợp đồng mua bán tiêu thụ sản phẩm, đánh giá giá mua, giá bán ở từng thời điểm theo sự biến động của thị trƣờng.
+ Phòng Kế hoạch - Sản xuất: Tổ chức nghiên cứu, áp dụng quy trình về hệ thống đo lƣờng chất lƣợng, kiểm tra, giám sát chặt chẽ quy trình sản xuất
33
tại các Công ty thành viên, tính toán và đề ra các định mức tiêu chuẩn cho những chi phí sản xuất từng sản phẩm. Nghiên cứu cải tiến đổi mới thiết bị nhằm nâng cao chất lƣợng sản phẩm, đề xuất sản phẩm không phù hợp.
+ Phòng Tổ chức - Hành chính: Tham mƣu cho lãnh đạo phƣơng án sắp xếp lại tổ chức nhân sự, đào tạo lại nhằm nâng cao trình độ cho cán bộ, công nhân của Công ty. Thực hiện chế độ chính sách cho ngƣời lao động, an toàn vệ sinh thực phẩm, xét khen thƣởng, kỷ luật đối với cán bộ, công nhân viên.
+ Phòng Tài chính - Kế toán: Tổ chức ghi chép, phản ánh và tính toán trung thực chính xác, kịp thời, đầy đủ, toàn bộ hoạt động kinh doanh, tài sản - nguồn vốn, các quỹ và phân tích kết quả hoạt động sản xuất, kinh doanh của Công ty.
-Các đơn vị thành viên:
+ Công ty Chế biến Thủy sản Tam Quan: Giám đốc Công ty là ngƣời trực tiếp điều hành, chịu trách nhiệm về toàn bộ hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty mình. Công ty thu mua nguyên vật liệu thủy sản và chế biến để phục vụ cho buôn bán trong nƣớc và xuất khẩu, mở rộng thị trƣờng, bán hàng, bảo toàn vốn và kinh doanh có lãi.
+ Khách sạn Hƣơng Biển: Giám đốc Khách sạn là ngƣời trực tiếp điều hành hoạt động kinh doanh của khách sạn, chịu trách nhiệm trƣớc Giám đốc Công ty về kết quả hoạt động kinh doanh, tình hình quản lý và sử dụng tài sản của khách sạn.
+ Công ty Cổ phần Đông lạnh Quy Nhơn, Công ty Cổ phần Thƣơng mại Quy Nhơn, Công ty Cổ phần Xuất khẩu nhập khẩu Thủy sản Hoài Hƣơng: Giám đốc công ty là ngƣời điều hành mọi hoạt động của Công ty theo sự ủy quyền của Chủ tịch Hội đồng quản trị, chịu hoàn toàn trách nhiệm trƣớc công ty về mọi hoạt động sản xuất, kinh doanh.
34
2.1.3. Tổ chức kế toán tại Công ty
2.1.3.1. Tổ chức bộ máy kế toán
Hiện tại, Công ty Cổ phần Thủy sản Hoài Nhơn có 5 đơn vị thành viên, để phù hợp với phân cấp quản lý tài chính, Công ty đã tổ chức bộ máy kế toán theo mô hình kế toán tập trung. Tất cả các bộ phận hỗ trợ phát sinh chi phí trong kỳ ở đơn vị thành viên nào thì sẽ đƣợc kế toán hạch toán vào đơn vị đó. Tiếp sau, kế toán tổng hợp là ngƣời tổng hợp toàn bộ chi phí đã phát sinh về trụ sở chính của Công ty.
Công tác tổ chức phân công, phân nhiệm, phối hợp thực hiện giữa các thành viên trong bộ máy kế toán và giữa các đơn vị kế toán với nhau là một công việc hết sức quan trọng. Để bộ máy kế toán của công ty vận hành có hiệu quả, đảm bảo thông tin cung cấp kịp thời cho quản lý và các cơ quan chức năng, các đơn vị, cá nhân có liên quan thì công ty cần đƣa ra những quy định về biểu mẫu báo cáo, thời gian báo cáo cụ thể.
* Nhiệm vụ:
- Kế toán trƣởng: Trực tiếp chỉ đạo nhân viên thuộc quyền quản lý của mình, điều hành toàn bộ hệ thống kế toán của Công ty và chịu sự lãnh đạo trực tiếp của Giám đốc, có nhiệm vụ tập hợp các chứng từ ghi sổ, sổ cái, tổng hợp và chi tiết. Tổ chức phân tích hoạt động kinh tế, tham gia nghiên cứu, cải tiến tổ chức sản xuất kinh doanh, xây dựng các phƣơng án tiêu thụ, thi hành và củng cố toàn diện chế độ hạch toán kế toán của Công ty theo yêu cầu đổi mới cơ chế quản lý. Ngoài ra, kế toán trƣởng còn lập báo cáo kế toán phục vụ cho nội bộ Công ty, báo cáo tài chính gửi đến cơ quan tài chính và là ngƣời tham mƣu cho Giám đốc về mặt quản lý tài chính của Công ty.
- Phó Trƣởng phòng Kế toán: là ngƣời trợ giúp cho kế toán trƣởng, giúp kế toán trƣởng trong việc điều hành mọi hoạt động của bộ máy kế toán tại Công ty, đồng thời kiểm tra tài chính đối với các đơn vị thành viên, tham mƣu
35
Hình 2.2: Mô hình tổ chức bộ máy kế toán tại Công ty
Nguồn: Kết quả khảo sát của tác giả
đề xuất với kế toán trƣởng về dự toán các đơn vị thành viên và toàn Công ty; tổng hợp số liệu, phổ biến hƣớng dẫn thực hiện các thông tƣ chỉ thị mới về
Kế toán trƣởng kiêm Trƣởng Phòng Tài chính - Kế toán Phó Trƣởng Phòng Tài chính - Kế toán Kế toán 1 Kế toán 2 Kế toán 3 Kế toán tổng hợp Thủ quỹ kiêm công nợ Công ty Cổ phần XNK Thủy sản Hoài Hƣơng Công ty Cổ phần Đông lạnh Quy Nhơn Công ty Cổ phần Thƣơng mại Quy Nhơn Công ty Chế biến Thủy sản Tam Quan Khách sạn Hƣơng biển
Ghi chú: : : Quan hệ trực tuyến
36
của Bộ Tài chính; quản lý cấp phát và thanh quyết toán đối với các đơn vị thành viên.
- Kế toán 1: Kế toán vốn bằng tiền, tiền lƣơng và thanh toán có nhiệm vụ theo dõi tiền mặt tồn quỹ, tài khoản ngân hàng, lập và định khoản các khoản thu chi, phản ánh số dƣ tài khoản tại mọi thời điểm giúp nhà quản lý có biện pháp kịp thời trong quá trình thu chi; theo dõi tình hình thanh toán lƣơng, thƣởng cho cán bộ công nhân viên và các khoản trích theo lƣơng; theo dõi các nghiệp vụ thanh toán ngƣời bán, các khoản phải thu, phải trả khác.
- Kế toán 2: Kế toán bán hàng kiêm kế toán kho hàng nguyên liệu, thành phẩm, hàng hóa, có nhiệm vụ theo dõi tình hình biến động nhập - xuất - tồn kho nguyên liệu, thành phẩm, hàng hóa.
- Kế toán 3: Kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ và TSCĐ, có nhiệm vụ tổ chức ghi chép, phản ảnh tổng hợp số liệu về tình hình nhập xuất, tồn nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ; tính giá thực tế vật liệu xuất dùng, kiểm tra việc cung ứng vật liệu, kiểm tra việc cung ứng công cụ dụng cụ cho cán bộ nhân viên. Đồng thời có nhiệm vụ theo dõi tăng giảm và sử dụng TSCĐ trong Công ty và tính khấu hao hàng tháng.
- Kế toán tổng hợp kiêm kế toán chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm: Chịu trách nhiệm hạch toán tổng hợp các đối tƣợng kế toán, tập hợp chi phí và tính giá thành sản phẩm, xác định kết quả kinh doanh và lập báo cáo tài chính theo định kỳ.
- Thủ quỹ: Thu chi các khoản tiền theo đúng quy định của Nhà nƣớc của đơn vị, kiểm tra nội dung thu chi thuộc phạm vi trách nhiệm, kiểm tra phát hiện tiền giả, tiền không đủ tiêu chuẩn để đề xuất xử lý. Căn cứ vào chứng từ thu chi, vào sổ quỹ từng nghiệp vụ phát sinh, cuối tháng tính chính xác số tiền quỹ trên sổ sách với thực tế tại quỹ.
37
chứng từ, hạch toán chi tiết. Lập chứng từ ghi sổ của đơn vị mình, lập báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh hàng tháng, cuối tháng gửi toàn bộ chứng từ về Phòng Kế toán - Tài chính của Công ty.
- Mọi thông tin kế toán của Công ty và các đơn vị thành viên đều đƣợc xử lý bằng hệ thống kế toán máy theo một chƣơng trình khung, các đơn vị thành viên tùy thuộc vào đặc điểm, tình hình hạch toán của đơn vị mình để hạch toán cho phù hợp.
Để thuận lợi cho việc theo dõi sự biến động của tài sản, nguồn vốn và