7. Kết cấu của đề tài
2.1.3. Tổ chức kế toán tại Công ty
2.1.3.1. Tổ chức bộ máy kế toán
Hiện tại, Công ty Cổ phần Thủy sản Hoài Nhơn có 5 đơn vị thành viên, để phù hợp với phân cấp quản lý tài chính, Công ty đã tổ chức bộ máy kế toán theo mô hình kế toán tập trung. Tất cả các bộ phận hỗ trợ phát sinh chi phí trong kỳ ở đơn vị thành viên nào thì sẽ đƣợc kế toán hạch toán vào đơn vị đó. Tiếp sau, kế toán tổng hợp là ngƣời tổng hợp toàn bộ chi phí đã phát sinh về trụ sở chính của Công ty.
Công tác tổ chức phân công, phân nhiệm, phối hợp thực hiện giữa các thành viên trong bộ máy kế toán và giữa các đơn vị kế toán với nhau là một công việc hết sức quan trọng. Để bộ máy kế toán của công ty vận hành có hiệu quả, đảm bảo thông tin cung cấp kịp thời cho quản lý và các cơ quan chức năng, các đơn vị, cá nhân có liên quan thì công ty cần đƣa ra những quy định về biểu mẫu báo cáo, thời gian báo cáo cụ thể.
* Nhiệm vụ:
- Kế toán trƣởng: Trực tiếp chỉ đạo nhân viên thuộc quyền quản lý của mình, điều hành toàn bộ hệ thống kế toán của Công ty và chịu sự lãnh đạo trực tiếp của Giám đốc, có nhiệm vụ tập hợp các chứng từ ghi sổ, sổ cái, tổng hợp và chi tiết. Tổ chức phân tích hoạt động kinh tế, tham gia nghiên cứu, cải tiến tổ chức sản xuất kinh doanh, xây dựng các phƣơng án tiêu thụ, thi hành và củng cố toàn diện chế độ hạch toán kế toán của Công ty theo yêu cầu đổi mới cơ chế quản lý. Ngoài ra, kế toán trƣởng còn lập báo cáo kế toán phục vụ cho nội bộ Công ty, báo cáo tài chính gửi đến cơ quan tài chính và là ngƣời tham mƣu cho Giám đốc về mặt quản lý tài chính của Công ty.
- Phó Trƣởng phòng Kế toán: là ngƣời trợ giúp cho kế toán trƣởng, giúp kế toán trƣởng trong việc điều hành mọi hoạt động của bộ máy kế toán tại Công ty, đồng thời kiểm tra tài chính đối với các đơn vị thành viên, tham mƣu
35
Hình 2.2: Mô hình tổ chức bộ máy kế toán tại Công ty
Nguồn: Kết quả khảo sát của tác giả
đề xuất với kế toán trƣởng về dự toán các đơn vị thành viên và toàn Công ty; tổng hợp số liệu, phổ biến hƣớng dẫn thực hiện các thông tƣ chỉ thị mới về
Kế toán trƣởng kiêm Trƣởng Phòng Tài chính - Kế toán Phó Trƣởng Phòng Tài chính - Kế toán Kế toán 1 Kế toán 2 Kế toán 3 Kế toán tổng hợp Thủ quỹ kiêm công nợ Công ty Cổ phần XNK Thủy sản Hoài Hƣơng Công ty Cổ phần Đông lạnh Quy Nhơn Công ty Cổ phần Thƣơng mại Quy Nhơn Công ty Chế biến Thủy sản Tam Quan Khách sạn Hƣơng biển
Ghi chú: : : Quan hệ trực tuyến
36
của Bộ Tài chính; quản lý cấp phát và thanh quyết toán đối với các đơn vị thành viên.
- Kế toán 1: Kế toán vốn bằng tiền, tiền lƣơng và thanh toán có nhiệm vụ theo dõi tiền mặt tồn quỹ, tài khoản ngân hàng, lập và định khoản các khoản thu chi, phản ánh số dƣ tài khoản tại mọi thời điểm giúp nhà quản lý có biện pháp kịp thời trong quá trình thu chi; theo dõi tình hình thanh toán lƣơng, thƣởng cho cán bộ công nhân viên và các khoản trích theo lƣơng; theo dõi các nghiệp vụ thanh toán ngƣời bán, các khoản phải thu, phải trả khác.
- Kế toán 2: Kế toán bán hàng kiêm kế toán kho hàng nguyên liệu, thành phẩm, hàng hóa, có nhiệm vụ theo dõi tình hình biến động nhập - xuất - tồn kho nguyên liệu, thành phẩm, hàng hóa.
- Kế toán 3: Kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ và TSCĐ, có nhiệm vụ tổ chức ghi chép, phản ảnh tổng hợp số liệu về tình hình nhập xuất, tồn nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ; tính giá thực tế vật liệu xuất dùng, kiểm tra việc cung ứng vật liệu, kiểm tra việc cung ứng công cụ dụng cụ cho cán bộ nhân viên. Đồng thời có nhiệm vụ theo dõi tăng giảm và sử dụng TSCĐ trong Công ty và tính khấu hao hàng tháng.
- Kế toán tổng hợp kiêm kế toán chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm: Chịu trách nhiệm hạch toán tổng hợp các đối tƣợng kế toán, tập hợp chi phí và tính giá thành sản phẩm, xác định kết quả kinh doanh và lập báo cáo tài chính theo định kỳ.
- Thủ quỹ: Thu chi các khoản tiền theo đúng quy định của Nhà nƣớc của đơn vị, kiểm tra nội dung thu chi thuộc phạm vi trách nhiệm, kiểm tra phát hiện tiền giả, tiền không đủ tiêu chuẩn để đề xuất xử lý. Căn cứ vào chứng từ thu chi, vào sổ quỹ từng nghiệp vụ phát sinh, cuối tháng tính chính xác số tiền quỹ trên sổ sách với thực tế tại quỹ.
37
chứng từ, hạch toán chi tiết. Lập chứng từ ghi sổ của đơn vị mình, lập báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh hàng tháng, cuối tháng gửi toàn bộ chứng từ về Phòng Kế toán - Tài chính của Công ty.
- Mọi thông tin kế toán của Công ty và các đơn vị thành viên đều đƣợc xử lý bằng hệ thống kế toán máy theo một chƣơng trình khung, các đơn vị thành viên tùy thuộc vào đặc điểm, tình hình hạch toán của đơn vị mình để hạch toán cho phù hợp.
Để thuận lợi cho việc theo dõi sự biến động của tài sản, nguồn vốn và cung cấp thông tin kịp thời, chính xác cho nhà quản lý. Hiện tại Công ty đã sử dụng phần mềm kế toán theo hình thức “Nhật ký chung”.
* Diễn giải hình 2.3:
Hàng ngày, căn cứ vào nghiệp vụ kinh tế liên quan với chứng từ gốc, sau khi đã đƣợc kiểm tra, kế toán phần hành lập chứng từ (chứng từ đƣợc lập trực tiếp từ phần mềm), số liệu đƣợc chuyển thẳng vào sổ Nhật ký chung và các sổ, thể kế toán chi tiết, sổ cái và các bảng tổng hợp liên quan theo lập trình sẵn.
Định kỳ, cuối tháng ( hoặc quý, năm), căn cứ số liệu từ sổ cái các tài khoản, kế toán chiết xuất số liệu sang Bảng cân đối số phát sinh. Số liệu trên sổ cái đƣợc thực hiện đối chiếu với Bảng tổng hợp chi tiết tài khoản và sổ quỹ. Dựa vào sổ cái và bảng cân đối số phát sinh, kế toán tiến hành lập báo cáo tài chính theo quy định.
38
Ghi chú:
Ghi hằng ngày :
Ghi cuối tháng hoặc định kỳ : Quan hệ đối chiếu hoặc kiểm tra :
Hình 2.3: Sơ đồ hình thức ghi sổ tại tại Công ty
(Nguồn: Kết quả khảo sát của tác giả)
2.1.3.2. Hệ thống chứng từ, sổ sách, báo cáo kế toán tại Công ty
- Chứng từ sử dụng: Hiện nay Công ty sử dụng hệ thống chứng từ kế toán ban hành theo Thông tƣ 200/2014/TT-BTC ngày 22/12/2014 của Bộ trƣởng Bộ Tài chính ban hành gồm 5 chỉ tiêu:
BÁO CÁO TÀI CHÍNH
SỔ NHẬT KÝ CHUNG SỔ NHẬT KÝ ĐẶC BIỆT BẢNG TỔNG HỢP CHI TIẾT SỔ THẺ KẾ TOÁN CHI TIẾT
SỔ CÁI
BẢNG CÂN ĐỐI SỐ PHÁT SINH
39
+ Chỉ tiêu lao động tiền lƣơng. + Chỉ tiêu hàng tồn kho.
+ Chỉ tiêu bán hàng. + Chỉ tiêu tiền tệ.
+ Chỉ tiêu TSCĐ và chứng từ kế toán ban hành theo các văn bản pháp luật khác.
- Sổ sách kế toán:
+ Hệ thống các sổ kế toán tổng hợp bao gồm sổ cái các tài khoản, sổ nhật ký chung...
+ Hệ thống các sổ kế toán chi tiết: sổ chi tiết TK 131, TK152, TK621, TK622, TK627...
- Báo cáo kế toán: Bao gồm: + Bảng cân đối kế toán.
+ Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh. + Báo cáo lƣu chuyển tiền tệ.
+ Thuyết minh báo cáo tài chính.
Ngoài ra, để đáp ứng nhu cầu cung cấp thông tin cho nhà quản lý, Công ty tổ chức báo cáo nội bộ chi tiết về chi phí, doanh thu…