5. Kết cấu luận văn
4.2.3. Hoàn thiện công tác phân tích và thiết kế lại công việc
Hoàn thiện các văn bản phân tích công việc nhằm xác định rõ nhiệm vụ, trách nhiệm và tiêu chuấn thực hiện công việc cho người lao động
Phân tích công việc có vai trò vô cùng quan trọng, các văn bản phân tích công việc: bàn mô tả công việc, bản tiêu chuẩn thực hiện công việc, bản yêu Cầu đối với người thực hiện công việc là công cụ đắc lực của quản lý nguồn nhân lực trong tồ chức. Đối với người lao động, phân tích công việc rõ ràng chi tiết sẽ giúp người lao động hiểu rõ ràng về công việc cùa họ, họ biết được các hoạt động mà mình phải làm.
Hoạt động phân tích công việc tại Công ty còn bộc lộ một số hạn chế; các bản mô tả công việc còn chung chung, chưa phân tích được nhiệm vụ chính, nhiệm vụ cụ thể, điều kiện làm việc, yêu cầu đối với người thực hiện công việc chủ yếu chỉ tập trung vào yêu cầu về bằng cấp, kinh nghiệm. Công ty cũng chưa tiến hành xây dựng văn bản Tiêu chuẩn thực hiện công việc cụ thề cho từng chức danh công việc.
Trong thời gian tới Công ty nên triển khai hoàn thiện các công việc cụ thể sau để có thề đạt được mục tiêu phân tích công việc hiệu quả cho lao động:
Thứ nhất, xây dựng bản tiêu chuân thực hiện công việc cụ thê cho từng chức
danh công việc.
- Với bản mô tả công việc: cần hoàn thiện các nội dung trong bản mô tả công việc để đảm bảo liệt kê những trách nhiệm, nhiệm vụ cụ thể, điều kiện làm việc đối với người lao động. Bản mô tả công việc giúp người lao động hiểu rõ các chức năng, nhiệm vụ cụ thể của mình. Khi người lao động được giao nhiệm vụ rõ ràng, họ sẽ biết minh
cần phải làm gì và phải làm tốt những nhiệm vụ được giao do đó là nhiệm vụ của họ, không phải của người khác để đùn đẩy.
Bản mô tả công việc cần hoàn thiện những nội dung sau:
- Những thông tin chung vê công việc: Ngoài tên công việc cân bô sung một sô thông tin như bộ phận hay địa điểm thực hiện công việc, chức danh lãnh đạo trực tiếp.
- Bổ sung thông tin về tóm tắt trách nhiệm: Mô tả tóm tắt, ngắn gọn những trách nhiệm chính của người lao động ở từng chức danh cụ thể.
- Nêu rõ ràng các nhiệm vụ chính và nhiệm vụ cụ thế trong công việc: Các văn bản mô tả công việc cùa Công ty còn khá sơ sài, chưa nêu rõ được đây đù các nhiệm vụ• • chính và nhiệm • vụ cụ• • • thể người lao động cần thực hiện, cần liệt kê • các nhiệm vụ• • chính, sau đó giải thích các nhiệm vụ cụ thể cần thực hiện trong nhiệm vụ chính đó.
- Bố sung thông tin về quyền hạn của người thực hiện công việc: Giúp người lao động xác định rõ giới hạn hay phạm vi quyền hành của mình để thực hiện công việc. Ví dụ: quyền phân công nhiệm vụ cho nhân viên dưới quyền...
- Bổ sung thông tin về những mối quan hệ trong công việc: Ghi rõ những mối quan hệ chủ yếu của người thực hiện công việc với các bộ phận khác trong và ngoài tố chức. Việc làm rõ các mối quan hệ trong công việc sẽ giúp người lao động có sự phối kết hợp tốt với các cá nhân, bộ phận để hoàn thành nhiệm vụ.
- Bổ sung thêm thông tin về điều kiện làm việc để thực hiện công việc: Nêu đầy đủ các điều kiện làm việc (máy móc, trang thiết bị...phục vụ công việc), thời gian làm việc, điều kiện vệ sinh an toàn lao động... đế người lao động hiểu rõ về môi trường làm việc của mình, biết minh được cung cấp những trang thiết bị gì hồ trợ cho
cồng việc...
- KÓ7 bản tiêu chuẩn thực hiện công việc: là văn bản qui định các chỉ tiêu về số lượng, chất lượng và thời hạn của việc hoàn thành các nhiệm vụ đã được quy định trong bản mô tả công việc. Công ty chưa tiến hành xây dựng văn bản này làm càn cứ cho đánh giá thực hiện công việc. Chính vì thế hoạt động đánh giá chưa phản ánh chính xác mức độ đóng góp của người lao động làm ảnh hưởng tới động lực lao động.
Trong thời gian tới, Công ty cần tiến hành xây dựng văn bản tiêu chuẩn thực hiện công việc cho từng chức danh công việc cụ thể để người lao động hiểu rõ các tiêu chuẩn cần đạt được khi thực hiện nhiệm vụ, hiếu được kỳ vọng của Công ty đối với kết quả thực hiện công việc của bản thân để nỗ lực phấn đấu hoàn thành nhiệm vụ.
Nội dung bản tiêu chuân thực hiện công việc phải bao gôm các tiêu chí tương ứng với các nhiệm vụ chính và tiêu chí chung. Các tiêu chí thế hiện đầy đú ba khía cạnh cần đo lường: số lượng, chất lượng và thời hạn của sự hoàn thành công việc.
Cần cố gắng định lượng ở mức tối đa có thể, có phương pháp cụ thể để lượng hóa các chỉ tiêu định tính: Đảm bảo tính đo lường được của mỗi tiêu chí, tiêu chuấn.
- Bản yêu cầu đối với người thực hiện công việc: Hiện tại bản yêu cầu đối với
người thực hiện công việc của Công ty được thiết kế còn sơ sài và chưa đầy đủ. Các nội dung trong văn bản này mới chỉ đề cập đến yêu cầu về trình độ chuyên môn; các kỹ năng chưa liệt kê đầy đủ, chủ yếu dừng lại ở các yêu cầu về chứng chỉ tin học, tiếng anh, các yêu cầu nhấn mạnh vào số năm kinh nghiệm làm việc.
Đẻ hoàn thiện văn bản yêu cầu đối với người thực hiện công việc, cần căn cứ vào các nhiệm vụ cần thực hiện trong bản mô tả công việc, xác định mức độ phức tạp của công việc để xác định các yêu cầu đối với người thực hiện công việc tương ứng. Ngoài các thông tin về trình độ chuyên môn, kinh nghiệm, văn bản này cần phải bố sung đầy đù các yêu Cầu của công việc đối với người thực hiện trên các khía cạnh: Chuyên mồn chính, chuyên môn phụ/ trình độ giáo dục đào tạo, kiến thức bổ trợ, kỹ năng, phẩm chất, kinh nghiệm, yêu cầu vê thể chất, các tiêu chuẩn đặc biệt khác (nếu
có). Bản yêu cầu đối với người thực hiện công việc là cơ sở để tuyển dụng, bố trí nhân lực phù hợp với khả năng, sở trường, giúp người lao động có thể thực hiện tốt công việc, tăng tính thỏa màn trong lao động.
Công ty cần thường xuyên tiến hành rà soát lại và tiến hành phân tích công việc đối với tất cả các công việc khi có sự thay đối, xuất hiện công việc mới nhằm
sửa đối bố sung nội dung các công việc cho phù hợp với tình hình thực tế.
Trên cơ sở bản Quy định tiêu chuẩn chức danh và tiến hành phong vấn người lao động, học viên đã đề xuất mẫu văn bản phân tích công việc cho chức danh công việc tại Công ty là chức danh chuyên viên văn phòng (phụ lục 3).
Thủ’ hai, thiết kế lại công việc theo hướng mở rộng công việc, làm phong phú
hỏa công việc giúp tăng tỉnh hấp dẫn của công việc
Thực tế tại Công ty thời gian qua, người quản lý chưa quan tâm đến việc thiết
r • . ___ 2 -a r < X • z
kê lại công việc cho người lao động. Đê nâng cao húng thú của người lao động đôi với
X • r 9 r ~ . r ~ r
công việc cân tiên hành thiêt thiêt kê lại công việc theo hướng nâng cao giá trị của công
việc phù hợp với khả năng, sở trường của CBCNV và mục tiêu của Công ty. Song hành với quá trình làm những công việc lặp đi lặp lại thì sự nhàm chán trong công việc tăng lên. Muốn làm cho CBCNV tiếp tục gắng sức thì cần làm cho họ thấy công việc đảm nhận còn có nhiều điều mới lạ, mang tính thách thức, vì con người luôn muốn khám phá cái mới và vượt lên chính mình. Đe làm cho công việc của CBCNV luôn hấp dẫn, giảm sự nhàm chán, đơn điệu trong công việc cần quan tâm thiết kế lại công việc theo hướng mở rộng công việc hoặc làm phong phú hóa công việc.
Mở rộng công việc: Làm tăng thêm đầu nhiệm vụ và giảm khối lượng mỗi đầu
nhiệm vụ cho mỗi công việc, nhân viên sẽ được giao nhiệm vụ và trách nhiệm rộng hơn. Các nhiệm vụ được cộng thêm tương tự’ với nội dung công việc trước đó.
Làm phong phủ hoá công việc: Thiết kế công việc bằng cách mở rộng công
việc theo chiều sâu. Gia tăng thêm nhiệm vụ và quyền hạn theo chiều sâu cho người lao động, tạo điều kiện cho người lao động được tự quyền quyết định nhiều hơn trong công việc của họ, đồng thời tăng mức độ tự chịu trách nhiệm một cách tương ứng. Những trách nhiệm được tăng thêm là không tương tự như những gì mà nhân viên đã
làm. Việc giao nhiệm vụ cho nhân viên cần đủng với năng lực và mang tính thử thách, giúp nhân viên hứng thú hơn với công việc. Phong phú hóa công việc là làm tăng chiều sâu trách nhiệm của nhân viên, không bàng việc tăng số lượng công việc mà bằng cách tăng mức độ phức tạp của công việc. Ví dụ: Với nhân viên hành chính làm nhiệm vụ cấp phát giấy in, mực in, bút viết... thì có thể để người lao động vừa làm nhiệm vụ liên hệ với các cơ sở cung cấp văn phòng phẩm, vừa chịu trách nhiệm theo dõi tình hình sử dụng, lập kế hoạch sử dụng tiết kiệm...
Cơ sở đế tiến hành thiết kế lại công việc: Việc thiết kế lại công việc theo hướng mở rộng/phong phú hóa công việc cần được thực hiện dựa trên các cơ sở sau:
- Căn cứ vào bản mô tả công việc xác định những công việc cụ thể hiện tại của người lao động: Bản mô tả công việc chi tiết giúp vạch ra vai trò, trách nhiệm và quyền hạn rõ ràng của nhân viên. Tài liệu này sẽ thế hiện rõ ràng những công việc mà nhân viên phải thực thi, cũng như miêu tả trách nhiệm, nghĩa vụ và các mối quan hệ trong công việc. Người quản lý phải hiểu rõ các nhiệm vụ nhân viên đang phải thực hiện để hiểu rõ tính chất công việc, mức độ phức tạp, mức độ nhàm chán của công việc... Trên cơ sở đó, người quản lý sẽ làm căn cứ phát triển thêm chiều rộng, cộng các đầu nhiệm
vụ có nội dung tương tự nhiệm vụ trước đó hoặc tăng chiêu sâu trách nhiệm của môi nhân viên đối với công việc, nhờ vậy mà nhân viên sẽ làm việc một cách hứng thú và hiệu quả hơn.
- Kết quả đánh giá thực hiện công việc: Kết quả đánh giá thực hiện chính xác sẽ giúp người quản lý nắm được điếm mạnh và điếm yếu của nhân viên, nhiệm vụ nào người lao động thường xuyên hoàn thành tốt đế tăng thêm chiều sâu trách nhiệm công việc, kết quả đánh giá giúp phát hiện ra các tiềm năng, sở trường của người lao động làm cơ sở gia tăng các nhiệm vụ khó khăn, thách thức hơn giúp người lao động có cơ hội phát triển khả năng của mình.
- Nàng lực của người lao động: Việc giao nhiệm vụ, tàng tính trách nhiệm cho người lao động phải căn cứ vào năng lực của họ. Người lao động có đủ các kiến thức, kỹ năng đế hoàn thành nhiệm vụ mang tính thách thức được giao hay không. Việc giao nhiệm vụ quá khó khăn sẽ khiến người lao động không thực hiện được, làm người lao động chán nản, giảm động lực lao động. Vì thế, cần giao nhiệm vụ đúng với năng lực và sở trường của người lao động.
- Nguyện vọng của người lao động: Công ty nên có chính sách khuyến khích người lao động tham gia vào việc thiết kế lại công việc của chính họ. Người lao động có thể đề nghị các nhiệm vụ họ muốn được thực hiện, sở thích của họ, đề nghị với quản lý về sự thay đổi trong thiết kế công việc nhằm làm cho công việc của họ hấp dẫn và thỏa mãn hơn, đồng thời nêu lên những suy nghĩ, mong muốn của họ về chế độ làm việc của chính mình. Với cách tiếp cận này những đóng góp của mỗi người đều được công nhận, hướng nỗ lực cùa họ vào việc hoàn thành mục tiêu và nhiệm vụ của tổ chức.
Ví dụ: Đối với chức danh công việc chuyên viên pháp chế tại Công ty. Căn cứ vào bản mô tả công việc, nhân viên này có nhiệm vụ thường xuyên phải thực hiện được quy định là “cập nhật các văn bản pháp luật mới liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty. Định kỳ hoặc đột xuất rà soát và hệ thống hóa các văn bản pháp luật liên quan đến hoạt động của Công ty”. Công việc chính của người lao động với nhiệm vụ này chỉ là nhập dữ liệu, hệ thống hóa các loại văn bản. Nếu phải thực hiện nhiệm vụ này liên tục có thể dẫn đến sự nhàm chán trong công việc, làm giảm hứng thú làm việc của nhân viên. Người quản lý có thể căn cứ vào kết quả thực
hiện công việc của người lao động nêu luôn hoàn thành tôt nhiệm vụ này, thực hiện xong nhiệm vụ và báo cáo trước thời hạn, người lao động am hiểu rất rõ về pháp luật, có khả năng phân tích, tổng họp tốt. Lúc này, có thể giao thêm nhiệm vụ cho người
lao động thực hiện nhiệm vụ đòi hởi tính thách thức, sáng tạo hơn đó là “ tống kết, đánh giá những vướng mắc trong quá trình thực hiện pháp luật liên quan đến lĩnh vực
sản xuất kinh doanh của Công ty”. Đây là một nhiệm vụ tăng tính trách nhiệm theo chiều sâu hơn của nhiệm vụ trước. Nhiệm vụ này đòi hởi sự sáng tạo, chủ động, khả năng phân tích cuả người lao động nhiều hơn. Muốn hoàn thành nhiệm vụ này yêu cầu người lao động phải cố gắng, vận dụng nhiều kĩ năng tạo ra tính thách thức, hấp dẫn của công việc.
Đẻ việc thiết kế lại công việc đạt hiệu quả, tăng mức độ hứng thú của người lao động với công việc, cần lưu ý:
- Gia tăng tính chủ động và tự chịu trách nhiệm cho nhân viên. Người quản lý không nên giám sát quá chặt chẽ mà đế cho nhân viên có nhiều tự do hơn trong việc
lựa chọn phương pháp làm việc, trình tự thực hiện công việc và nhịp độ tiến hành công việc (ví dụ: làm việc theo giờ giấc linh hoạt).
- Khuyển khích nhân viên tham gia vào việc ra quyết định. Nhân viên sẽ cảm thấy được tôn trọng, thấy được vai trò của minh trong tổ chức và gia tăng cam kết vào việc thực hiện các quyết định nhiều hơn.
- Người quản lý cấn kịp thời cung cấp các thông tin phản hồi về kết quả thực hiện công việc cho nhân viên, có những hỗ trợ kịp thời cho nhân viên hoàn thành nhiệm vụ.
- Khi công việc của nhân viên hoàn thành xuất sắc, phải có những khen thưởng, biểu dương xứng đáng.
Thứ ba, bố trí nhân lực phù họp với yêu cầu công việc, phù họp với khả năng
sở trường của người lao động
Công tác bố trí sử dụng nhân lực có ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả công việc mà người lao động đảm nhận. Hiện nay tại Công ty vẫn còn tình trạng người lao động không được bố trí đúng chuyên ngành được đào tạo. Vi vậy để tránh tình trạng người lao động không được bố trí công việc thích họp với trình độ và năng lực, lãnh đạo Công ty cần có những giải pháp để khắc phục.
- Bô trí sử dụng lao động phù hợp với khả năng và năng lực tạo điêu kiện cho họ phát huy tốt nhất khả nàng và năng lực cùa mình.
+ Đối với bộ phận quản lý và lao động gián tiếp của Công ty, Công ty nên bố trí công việc phù họp với kinh nghiệm, kỹ năng và trình độ chuyên môn của người lao động. Việc bố trí công việc cho người lao động cần phải được nhìn nhận, đánh giá dựa trên năng lực cùa họ trên cơ sở so sánh với bản yêu càu đối với người thực