5. Kết cấu luận văn
3.2.4. Phân tích thực trạng tạo động lực bằng công cụ phi tài chính
3.2.4. ỉ. Thực hiện phân tích công việc
Ban lãnh đạo Công ty đã có sự quan tâm đến công tác phân tích công việc, bằng cách tiến hành xây dựng và ban hành Quy định tiêu chuẩn chức danh công việc cho CBCNV. Văn bản này nhằm quy định rõ trách nhiệm và quyền hạn của các bộ phận chức năng và các chức danh công việc trong quá trình tác nghiệp nhàm tránh sự chồng chéo chức năng nhiệm vụ giữa các bộ phận; giúp các CBCNV hiếu rõ chức năng nhiệm vụ của mình. Hệ thống tiêu chuẩn các chức danh công việc đuợc xây dựng trên cơ sở chức năng, nhiệm vụ của các Phòng/ban/đơn vị, tình hình sản xuất kinh doanh và mô hinh tố chức hiện tại của Công ty.
Các chức danh công việc được phân chia thành từ 1 đến 3 nhóm tùy theo tính chất và mức độ phức tạp của công việc trên nguyên tắc công việc của nhóm cao hơn có mức độ phức tạp hơn, nhóm cao phải thực hiện được nhiệm vụ của nhóm thấp hơn. Nội dung bản tiêu chuẩn của mỗi chức danh công việc gồm: các nhiệm vụ chính cùa các chức danh, các yêu càu về trình độ chuyên môn, kỹ năng, hiểu biết và kinh nghiệm cần thiết để đảm nhiệm chức danh công việc. Như vậy, “Quy định tiêu chuẩn chức danh” đang được áp dụng tại Công ty có nội dung chính là hai văn bản trong hoạt động phân tích công việc: bản mô tả công việc và bản yêu cầu đối với người thực hiện công việc. Trong quy định tiêu chuẩn chức danh công việc có quy định nhiệm vụ và tiêu chuẩn chung được áp dụng cho tất cả các nhóm chức danh như chuyên viên, kỹ sư và các nhiệm vụ, tiêu chuẩn riêng cho mỗi chức danh công việc cụ thế. Hoạt động phân tích công việc thời gian gần đây đã được lãnh đạo Công ty đặc biệt quan tâm, và đã xây dựng được hệ thống Tiêu chuẩn chức danh công việc (ban
hành tháng 08/2014) quy định nhiệm vụ, chức nãng của từng chức danh; yêu cầu đối với người đảm nhiệm chức danh. Đây là cơ sở phục vụ cho công tác tuyển dụng, bổ trí lao động đảm bảo đúng người đúng việc, là cơ sờ cho hoạt động đào tạo..
Bảng 3.16: Tiêu chuân chức danh công việc đôi vói Chuyên viên tông họp và quản lý danh mục đầu tư (2 nhóm 1,2)
9
TT Nội dung Nhóml Nhóm 2
1 Nhiêm vu• •
1. Thu thập thông tin, thống kê, lưu trữ tư liệu, số liệu, cơ sở dữ liệu vê công tác tông hợp, quản lý, giám sát đầu tư.
2. Tông hợp báo cáo công tác đầu tư, giám sát đầu tư, phân tích đánh giá hiệu quả của các dự án đang được triên khai đâu tư.
3. Tham gia quản lý, theo dõi, tông hợp công tác đầu tư của các đơn vị có vốn góp của Cồng ty.
1 .Đầu mối tổ chức thu thập thông tin, thống kê, lưu trừ tư liệu, số liệu, cơ sở dữ liệu về công tác giám sát và tông họp đâu tư.
2. Chù trì tống hợp báo cáo công tác đầu tư, giám sát đầu tư, phân tích đánh giá hiệu quả của các dự án đang được triển khai đầu tư đồng thời đưa ra những kiến nghị, đề xuất trong công tác báo cáo giám sát, đánh giá đầu tư.
3. Chủ trì quản lý, theo dõi, tổng hợp công tác đầu tư của các đơn vị có vốn góp của Công ty.
4. Chủ trì trong việc xem xét và đề xuất hướng xử lý các vấn đề liên quan nảy sinh trong quá trình theo dõi quản lý giám sát đầu tư.
5. Tham mưu cho lãnh đao về cơ
, * • r ,
câu danh mục đâu tư, cơ câu vôn dư án.•
2 Trình độ
chuyên môn
Đại học chuyên ngành kinh tế, kỹ sư ĐTVT, CNTT
Đại học chuyên ngành kinh tế, kỹ sư ĐTVT, CNTT 3 Kỹ năng /hiểu biết 1 .Chứng chỉ đấu thầu 2.Chứng chỉ QLDA 3.Sử dụng thành thạo phàn mềm văn phòng (Word, Excel, Powerpoint..)
4. Tiếng Anh trình độ c, Toeic 450
1 .Chứng chỉ đấu thầu 2.Chứng chỉ QLDA
3.Sử dụng thành thạo phần mềm văn phòng (Word, Excel, Powerpoint..)
4. Tiếng Anh trình độ c, Toeic 450
4 Kinh
nghiệm
02 năm kinh nghiệm đối với lĩnh vực phụ trách
05 năm kinh nghiệm đối với lĩnh vực phụ trách
Nguôn: Trích Quy định tiêu chuản chức danh công việc
Tuy nhiên, về yêu cầu đối với người thực hiện công việc, qua ví dụ ở bảng
3.16 cho thấy các yêu cầu này có nội dung khá đơn giản, chưa chi tiết cụ thể. Các yêu cầu chủ yếu quan tâm đến bằng cấp, chứng chỉ của người lao động mà chưa quan tâm nhiều đến năng lực, kỹ năng, phẩm chất cần thiết của họ để đảm nhận chức danh công việc. Đối với 2 nhóm chức danh nhóm 1 và 2 có tính chất, mức độ phức tạp công việc khác nhau nhưng yêu cầu chỉ phân biệt dựa trên sự khác nhau về số năm kinh nghiệm
(2 và 5 năm). Điêu này chưa họp lý vì có thê người lao động có thâm niên chưa chăc đã là người lao động có nhiều kinh nghiệm và năng lực tốt.
Hoạt động phân tích công việc chưa cho kết quả là bản tiêu chuẩn thực hiện công việc đối với mỗi chức danh. Đây là cơ sở chính cho đánh giá thực hiện công việc, hoạch định đào tạo, tuyến dụng... Chính vì chưa có bản Tiêu chuẩn thực hiện
công việc cho từng chức danh công việc cụ thể nên việc đánh giá thực hiện công việc tại Công ty chỉ mang tính chung chung, chưa định lượng rõ ràng làm ảnh hưởng đến tính chính xác của hệ thống đánh giá.
Bảng 3.17. Đánh giá của người lao động về công việc
Đơn vị tính: số phiếu,°/o
Mức độ Mức độ đánh giá vói các yếu tố
Chỉ tiêu 1 2 3 4 5 Tổng TB
Tôi được phân công nhiệm vụ rõ ràng, hợp lỷ
7 35 17 93 28 180
2,56
3,9% 19,4% 9,4% 51,7% 15,6% 100% Công việc mang lại cho tôi
nhiều cảm hứng
15 53 18 79 15 180
2,26
8,3% 29,4% 10,0% 43,9% 8,3% 100% Tôi biết rõ nhũng yêu cầu đối
với công việc cùa tôi
7 12 14 66 81 180
2,97
3,9% 6,7% 7,8% 36,7% 45,0% 100% Số lượng công việc phù
hợp với khả năng của tôi
14 25 24 66 51 180
2,62
7,8% 13,9% 13,3% 36,7% 28,3% 100% Tôi có thể chịu đụng được
áp lực công việc hiện nay
14 40 25 50 51 180
2,50
7,8% 22,2% 13,9% 27,8% 28,3% 100% Công việc không ảnh
hưởng lớn tới cuộc sống hàng ngày của tôi
12 18 22 91 37 180
2,65
6,7% 10,0% 12,2% 50,6% 20,6% 100% Đây là công việc mà tôi yêu
thích
21 55 22 57 25 180
2,20
11,7% 30,6% 12,2% 31,7% 13,9% 100% Công việc hiện tại phù họp
với sở trường cúa tôi
25 61 19 57 18 180
2,09
13,9% 33,9% 10,6% 31,7% 10,0% 100% Tôi hài lòng với vị trí công
viêc hiên• • • tai
14 46 19 83 18 180
2,34
7,8% 25,6% 10,6% 46,1% 10,0% 100%
Nguôn: Kêt quả khảo sát của tác giả
Bảng 3.17 cho thây người lao động khá hài lòng vê công việc đang đảm nhận với mức đánh giá trung bình 2,34; có tới 46,1% số người được hởi trả lời “khá hài lòng” với vị trí công việc hiện tại, 10% trả lời “hoàn toàn hài lòng”. Bên cạnh đó tỷ
lệ số người “ít hài lòng” vẫn còn 25,6%. Trong đó, các yếu tố được người lao động đánh giá mức độ hài lòng cao là: người lao động hiếu rõ nhiệm vụ, yêu cầu công việc với điểm trung bình cao nhất (2,97); có thể cân bằng giữa cuộc sống cá nhân và công việc (2,65); khối lượng công việc hợp lý (2,62).
về tính thú vị, thử thách của công việc có tới 29,2% số người được hỏi “ít đồng ý” và 8,3% “hoàn toàn không đồng ý”, 22,2% thì cho rằng “ít đồng ý” với nhận định về mức độ căng thẳng của công việc, công việc mang quá nhiều áp lực cho họ. Qua đánh giá của người lao động có thể nhận thấy, Công ty đã có nhiều cố gắng trong phân tích công việc, phân công nhiệm vụ rõ ràng để người lao động hiểu rõ chức năng
nhiệm vụ của mình trong công việc.
Bảng 3.18. Mức độ hài lòng vói vị trí công việc hiện tại phân theo chức danh
Đơn vị: % Mức đô Chỉ tiêu Mức độ hài lòng 1 2 3 4 5 nnTông2 TB Lãnh đạo Công ty 0,0% 0,0% 50,0% 0,0% 50,0% 100% 4,00 Lãnh đạo phòng/ban 0,0% 16,6% 16,7% 50,0% 16,7% 100% 2,44 LĐ chuyên môn nghiệp vụ 39,2% 18,6% 8,8% 26,5% 5,9% 100% 1,43 Chuyên viên 11,4% 27,1 % 10,0% 45,7% 5,7% 100% 2,13
X r r >
(Nguôn: Kêt quả phiêu khảo sát vê động lực lao động tại Công tỵ)
Qua bảng 3,18 có thế thấy mức độ hài lòng về công việc đang đảm nhận có sự khác biệt giữa các chức danh, chức danh lãnh đạo Công ty có mức độ hài lòng cao nhất với 50% trả lời tương đối hài lòng và rất hài lòng; không có tỷ lệ chọn mức 1 và 2.
Chức danh công việc càng thấp thì mức độ hài lòng càng giảm, có tới 39,2% tỷ lệ lao động chuyên môn nghiệp vụ được hỏi cảm thấy không hài lòng với các yếu tố thuộc công việc. Lý do chủ yếu do họ không hài lòng với các yếu tố “công việc thú vị, thử thách” (37,7% tỷ lệ được hỏi lựa chọn mức 1 và 2) và “không được làm đúng vị trí mình yêu thích” (42,3%). Đối với chức danh lãnh đạo Công ty và lãnh đạo phòng ban, yếu tố có mức điểm trung bình mức độ hài lòng thấp nhất là “cân bằng cuộc sống cá
nhân và công việc” (với mean tương ứng là 2,65 và 2,95) và “mức độ căng thăng trong công việc” (mean = 2,50 và 3,01). Đa số cho rằng công việc có nhiều áp lực và chiếm quá nhiều thời gian của họ để có thể cân bằng giừa gia đình và công việc.
□ Phù hợp
■ Không phù hợp
Hình 3.3: Tỷ lệ bô trí lao động phù hợp với chuyên ngành đào tạo
Bên cạnh công tác phân tích công việc cũng cần phải quan tâm đến công tác bố trí sử dụng lao động. Bố trí và sử dụng lao động hợp lý là việc mà Công ty rất coi trọng. Tuy nhiên, thực tế bố trí lao động của Công ty hiện nay vẫn còn một số vị trí được bố trí chưa phù hợp với chuyên mồn mà người lao động đà được đào tạo. Ví dụ như bộ phận làm nhân sự có những chuyên viên có chuyên môn kế toán. Qua tổng hợp kết quả khảo sát dựa trên điều tra bằng bảng hỏi về tinh hình bố trí lao động đã thu được kết quả có 11% số người được hỏi trả lời rằng họ được bố trí công việc không đúng với chuyên ngành được đào tạo. Điều này sẽ ảnh hưởng tới hiệu quả làm việc của người lao động. Bên cạnh đó, qua bảng 3.17 cũng cho thấy yếu tố “công việc phù hợp với khả năng, sở trường” được người lao động đánh giá có mức điếm trung bình thấp nhất (2,09); có tới 47,8% số người được hỏi cho rằng công việc không phù họp với khả năng, sở trường của họ; 42,3% cho rằng họ không được làm đúng vị
trí công việc minh yêu thích. Được làm công việc yêu thích, đúng với khả năng, sở trường sẽ là yếu tố tạo động lực mạnh mẽ cho người lao động, tạo cho họ cơ hội phát huy hết năng lực của bản thân. Chính vi thế Công ty nên lưu ý hơn tới vấn đề bố trí
lao động phù hợp trong tố chức, ngoài bố trí đúng người đúng việc còn cần quan tâm đến các yếu tố sở thích, năng lực sở trường của người lao động.
3.2.4.2. Đảnh giả thực hiện công việc công bằng
Ban Lãnh đạo Công ty đã thấy được tầm quan trọng của công tác đánh giá thực hiện công việc nhưng chưa thực sự đầy đù. Điều này thế hiện qua những mục đích sử
dụng hệ thông đánh giá của Công ty còn chưa khai thác hêt được các giá trị mà hệ thống đánh giá mang lại. Việc đánh giá mới chỉ dừng lại ở việc muốn phân loại người
lao động theo A,B,C chủ yếu phục vụ mục đích tính lương và thưởng. Hoạt động đánh giá được thực hiện rất đơn giản và còn mang nặng tính hình thức, không phản ánh chính xác kết quả thực hiện công việc của người lao động, chính vì thế ảnh hưởng đến cảm nhận của người lao động về tính công bằng và chính xác cùa hệ thống đánh giá.
Việc đánh giá xếp loại CBCNV được tiến hành hàng năm. Vào cuối năm, CBCNV báo cáo kết quả công việc trong năm, tự đánh giá xếp loại cá nhân. Căn cứ vào đó lãnh đạo các bộ phận tố chức đánh giá, phân loại xếp hạng thành tích công tác của CBCNV theo loại A,B,C. cấp trưởng bộ phận sẽ đánh giá phó bộ phận. Các phó bộ phận chủ động đánh giá nhân viên thuộc lĩnh vực mình phụ trách. Sau đó tập thể Lãnh đạo bộ phận sẽ họp đánh giá xếp loại CBCNV trong năm. Kết quả xếp loại sể được ghi vào Bảng tổng hợp đánh giá xếp loại cá nhân. Bộ phận nhân sự sẽ tổng hợp trinh lãnh đạo Công ty xem xét, trên cơ sở đánh giá xếp loại cuối cùng của Lành đạo Công ty, bộ phận nhân sự sẽ điều chỉnh xếp loại A,B,C và trình lại Lãnh đạo Công ty phê duyệt. Kết quả xếp loại hàng năm sẽ là căn cứ tính lương cho năm sau.
Hiện nay Công ty đang áp dụng hệ thống đánh giá CBCNV với mẫu phiếu đánh giá do phòng Tổ chức Hành chính thiết kế; Đối với Trưởng các bộ phận không có mẫu phiếu đánh giá mà chỉ đánh giá căn cứ theo thành tích xếp loại của tập thể mình quản lý. Tập thề xếp loại nào thì Trưởng bộ phận xếp loại đó.
Để tránh tình trạng những cán bộ đánh giá mắc lỗi thiên kiến nên sau người đánh giá sẽ phải điều chỉnh kết quả đánh giá theo tỷ lệ phù hợp mà Công ty đã quy định phụ thuộc kết quả đánh giá xếp loại tập thể hàng tháng. Hàng tháng, căn cứ mức độ hoàn thành, khối lượng, chất lượng công việc của bộ phận của mình; Lãnh đạo các bộ phận tự đề nghị xếp loại tập thể bộ phận của mỉnh trình lãnh đạo Công ty xem xét. Lãnh đạo Công ty sẽ tiến hành đánh giá mức độ hoàn thành nhiệm vụ của từng bộ phận theo các loại A,B,C. Căn cứ vào xếp loại tập thể trong từng bộ phận, tỷ lệ tối đa xếp loại cá nhân trong bộ phận đó như sau:
Bảng 3.19. Tỷ lệ tối đa xếp loại cá nhân của CBCNV trong từng bộ phận
X--- 7--- Cá nhân Tập thể A B c Loai• A 60% 40% 20% Loại B, c 40% 60% 80%
Nguôn: Trích Quy chê trả lương của Tông Công ty
Tiêu chuẩn phân loại cá nhân từng CBCNV là:
Loại A: Hoàn thành tốt công việc; từ 90-100 điểm Loại B: Hoàn thành công việc; từ 70 - dưới 90 điểm
Loại C: Chưa hoàn thành công việc; từ 50 - dưới 70 điếm Không xếp loại: dưới 50 điểm (không hưởng lương)
Toàn bộ Công ty áp dụng phương pháp đánh giá chung đó là phương pháp thang đo đánh giá đồ hoạ. Người đánh giá sẽ cho ý kiến đánh giá về thực hiện công việc của đối tượng đánh giá dựa trên ý kiến chủ quan của mình đế cho điểm các tiêu thức.
Bảng 3.20. Đánh giá thực hiện công việc cho Viên chức chuyên môn nghiệp vụ
TT Chỉ tiêu đánh giá Thang điểm Xuất sắc Khá Trung bình Mức tối thiểu
1 Tự xây dựng kế hoạch làm việc
khoa học, hợp lý 10 8 7 5
2 Hoàn thành khối lượng công việc
phù hợp 20 16 14 10
3 Hoàn thành công việc với chất
lượng cao 20 16 14 10