Trong giai đoạn 2017- 2019, việc lập kế hoạch hoạt động quảng cáo đã được Báo Bắc Ninh chú trọng thực hiện thường xuyên hàng năm, và có sự điều chỉnh theo quý; đồng thời chi tiết kế hoạch theo quý, tháng. Trong đó, kế hoạch kinh doanh dịch vụ quảng cáo hàng năm được lập chung với kế hoạch kinh doanh toàn đơn vị và được lập vào quý I năm kế hoạch.
Tuy nhiên, do là đơn vị đơn vị sự nghiệp trực thuộc Tỉnh ủy Bắc Ninh, nên việc lập kế hoạch kinh doanh dịch vụ quảng cáo của Báo Bắc Ninh còn phần nào bị đồng, phụ thuộc lớn vào chỉ đạo từ phía Tỉnh ủy Bắc Ninh. Hiện nay, mặc dù quy trình xây dựng kế hoạch kinh doanh dịch vụ quảng cáo đã có, nhưng việc thực hiện còn mang tính hình thức là chính, phương pháp xác định các mục tiêu kế hoạch vẫn là phương pháp quá khứ.
Quy trình lập kế hoạch hoạt động quảng cáo của Báo Bắc Ninh thời gian qua được mô tả trong hình 2.3 phía dưới đây:
Hình 2.3: Quy trình xây dựng kế hoạch hoạt động quảng cáo của Báo Bắc Ninh
Bước 1: Phân tích các căn cứ xây dựng kế hoạch
Bược 2: Xây dựng mục tiêu, giải pháp thực hiện kế hoạch
giai đoạn 2017- 2019
Nguồn: Thông tin từ Phòng Kinh tế- Báo Bắc Ninh
- Bước 1: Phòng Kinh tế phân tích các căn cứ xây dựng kế hoạch hoạt động quảng cáo, những căn cứ chủ yếu gồm có:
+ Chỉ tiêu kế hoạch hoạt động quảng cáo do Tỉnh ủy Bắc Ninh giao; + Số thực hiện hoạt động quảng cáo của đơn vị các năm liền trước;
+ Dự báo nhu cầu sử dụng dịch vụ quảng cáo của tổ chức, cá nhân trên địa bàn tỉnh Bắc Ninh.
+ Nguồn lực của Báo Bắc Ninh (gồm: nhân lực, tài chính, cơ sở vật chất, trang thiết bị, công nghệ).
- Bước 2: Căn cứ trên kết quả phân tích ở bước 1, cán bộ lập kế hoạch của Phòng Kinh tế xây dựng mục tiêu kế hoạch, cùng các giải pháp để thực hiện kế hoạch quảng cáo trong năm kế hoạch. Sau đó, trình Trưởng phòng thẩm định và quyết định bản thảo kế hoạch.
- Bước 3: Bản thảo kế hoạch được Phó Tổng biên tập thẩm định lại, trình lên Tổng biên tập Báo Bắc Ninh xem xét, phê duyệt, hoặc yêu cầu Phòng Kinh tế điều chỉnh, bổ sung cho hợp lý. Cuối cùng, bản kế hoạch được gửi lên Tỉnh ủy Bắc Ninh xem xét, phê duyệt.
Như vậy, mặc dù kế hoạch hoạt động quảng cáo đã được Báo Bắc Ninh thực hiện theo quy trình cụ thể, nhưng thực tế cho thấy quy trình này còn tồn tại những hạn chế nhất định. Cụ thể như sau:
- Việc phân tích môi trường kinh doanh chưa được chú trọng trong quá trình lập kế hoạch hoạt động quảng cáo. Tại Phòng Kinh tế, công việc này chỉ được giao cho 01 đến 02 nhân viên, do đó, áp lực công việc đối với họ là lớn. Đồng thời, với tiền lệ từ trước đến nay, việc xây dựng kế hoạch hoạt động quảng cáo chủ yếu dựa trên phương pháp quá khứ, khiến cho mục tiêu đặt ra của kế hoạch thường không sát với thực tế.
- Bản thảo kế hoạch được thẩm định bởi Trưởng Phòng Kinh tế, sau đó được thẩm định lại bởi Phó Tổng biên tập phụ trách, nhưng việc thẩm định vẫn chủ yếu
dựa vào kinh nghiệm của các cán bộ này, mà chưa dựa trên phương pháp thẩm định kế hoạch cụ thể nào.
Bảng 2.5: Kế hoạch hoạt động quảng cáo tại Báo Bắc Ninh giai đoạn 2017- 2019
St
t Chỉ tiêu Đơn vị 2017 2018 2019
1 Kế hoạch về khách hàng
Trong đó: Khách
Số lượt khách hàng quảng cáo trên
báo hàng ngày Khách
Số lượt khách hàng quảng cáo trên
báo cuối tháng Khách
Số lượt khách hàng quảng cáo trên báo số đặc biệt trong năm và Tết
dương lịch Khách
Số lượt khách hàng quảng cáo trên
báo xuân Khách
Số khách hàng quảng cáo bằng bài PR Khách 2 Kế hoạch về số tin, bài quảng cáo
Trong đó: Tin, bài
Số tin, bài quảng cáo trên báo hàng
ngày Tin, bài
Số tin, bài quảng cáo trên báo cuối
tháng Tin, bài
Số tin, bài quảng cáo trên báo số đặc biệt trong năm và Tết dương lịch
Tin, bài Số tin, bài quảng cáo trên báo xuân Tin, bài
Số bài PR Tin, bài
3 Mục tiêu về doanh thu từ hoạt động
quảng cáo Tỷ đồng
4 Mục tiêu về lợi nhuận từ hoạt động
quảng cáo Tỷ đồng
Nguồn: Bản kế hoạch kinh doanh của Báo Bắc Ninh các năm 2017- 2019
Bảng mục tiêu kế hoạch hoạt động quảng cáo của Báo Bắc Ninh các năm 2017- 2019 cho thấy, các mục tiêu kế hoạch đưa ra có sự tăng trưởng đều đặn qua mỗi năm. Tuy nhiên, các mục tiêu này không có thuyết minh kèm theo, do đó, độ tin cậy của mục tiêu kế hoạch hoạt động quảng cáo trong chưa có độ tin cậy cao.
St t
Giải pháp thực hiện kế hoạch quảng cáo
Bộ phận thực hiện Thời gian thực hiện
1 Tập huấn triển khai kế hoạch quảng cáo Ban biên tập; Phòng Kinh tế
Quý I hàng năm 2 Phát triển sản phẩm, dịch vụ quảng cáo Phòng Kinh tế Quý I
3 Xây dựng chính sách giá hợp lý Phòng Kinh tế Quý I
4 Thực hiện hoạt động xúc tiến, thu hút
khách hàng tiềm năng Phòng Kinh tế Cả năm
Nguồn: Bản kế hoạch kinh doanh của Báo Bắc Ninh các năm 2017- 2019
Về phần các giải pháp được đề xuất trong các bản kế hoạch hoạt động quảng cáo của Báo Bắc Ninh trong thời gian qua có tính định hướng rất cao, không cụ thể, gây khó khăn cho việc tổ chức thực hiện kế hoạch sau này. Hơn nữa khi so sánh các bản kế hoạch của từng năm thì có thể nhận thấy, phần lớn các giải pháp được đưa ra giống nhau, không có nhiều điểm mới đột phá.