Tại BHXH tỉnh Bà Rịa – Vũng Tàu, khi có đơn vị tăng mới, cán bộ tổng hợp thu có trách nhiệm hướng dẫn đơn vị lập hồ sơ theo quy định, kiểm tra, tiếp nhận hồ sơ, vào dữ liệu trong phần mềm quản lý thu BHXH (SMS), cấp mã đơn vị quản lý
thu. Sau khi đơn vị tham gia BHXH ổn định (thường sau 06 tháng), cán bộ tổng hợp thu bàn giao việc quản lý thu BHXH cho cán bộ chuyên quản thu.
Việc đối chiếu hàng tháng giữa đơn vị SDLĐ tham gia BHXH và BHXH tỉnh được thực hiện như sau:
Về thời gian, biến động lao động và quỹ lương tham gia BHXH bắt buộc được tính từ ngày 16 tháng trước đến ngày 15 tháng này. Trong đó, từ ngày 16 đến ngày 20 hàng tháng các đơn vị đối chiếu biến động tăng giảm lao động, quỹ lương trích nộp BHXH để xác định số tiền BHXH phải nộp tháng này; từ ngày 20 đến hết tháng chuyển tiền BHXH vào tài khoản chuyên thu của cơ quan BHXH. Trước ngày 10 tháng sau đơn vị nhận thông báo kết quả thu nộp BHXH tháng trước đó từ cơ quan BHXH.
Khi có biến động tăng (giảm) lao động, mức đóng, đơn vị lập 02 bản Danh sách lao động tham gia BHXH, BHYT theo mẫu quy định. Trường hợp tăng lao động do chuyển đến hay tuyển mới căn cứ vào quyết định tuyển dụng, hợp đồng lao động… của thủ trưởng đơn vị SDLĐ ký, cơ quan BHXH sẽ thẩm định và cấp sổ BHXH dựa trên các thông tin của NLĐ từ mẫu tờ khai tham gia BHXH, BHYT nếu NLĐ tham gia BHXH lần đầu (chưa có sổ BHXH), trường hợp đã có sổ BHXH thì ghi số sổ. Khi lao động nghỉ việc hay chuyển công tác, căn cứ để báo giảm là các quyết định chấm dứt hợp đồng hoặc quyết định điều động.
Trường hợp tăng (giảm) mức đóng căn cứ là quyết định tăng lương tối thiểu của Chính phủ, quyết định nâng lương, quyết định tăng thâm niên nghề... Tùy từng đối tượng, cán bộ thu kiểm tra mức tiền lương làm căn cứ đóng BHXH bắt buộc. Cụ thể, NLĐ thuộc đối tượng đóng theo chế độ tiền lương do Nhà nước quy định và do NSDLĐ quy định. Thực hiện ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý, cán bộ thu rất thuận lợi trong việc điều chỉnh và lưu giữ số liệu khi sử dụng phần mềm quản lý thu (SMS). BHXH tỉnh đã triển khai sử dụng phần mềm này từ năm 2008.
Cán bộ chuyên quản thu BHXH phụ trách đơn vị kiểm tra, phối hợp với bộ phận cấp sổ thẻ để cấp số sổ BHXH cho NLĐ trường hợp tăng mới chưa có sổ, đồng thời nhập vào phần mềm quản lý thu BHXH (SMS). Cơ quan BHXH ký, đóng dấu và trả lại đơn vị 01 bản để lưu trữ. Trước ngày 10 tháng sau, cán bộ chuyên quản thu BHXH phải khoá sổ, tính lãi phạt chậm nộp (nếu có) và lập thông báo kết quả thu, nộp BHXH tháng trước để gửi đến từng đơn vị do mình quản lý.
Hàng tháng, sau khi đối chiếu xác định được số tiền BHXH phải nộp của từng đơn vị, cán bộ chuyên quản thu có trách nhiệm theo dõi, đôn đốc đơn vị thu, nộp