5. Ý NGHĨA KHOA HỌC VÀ Ý NGHĨA THỰC TIỄN CỦA ĐỀ TÀI
3.1.3 Xây dựng quy trình thiết kế theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008
• Thu thập dữ liệu đầu vào (1- Hình 3.3)
Viện cử nhân viên, đội kỹ thuật viên (KTV) hay nhóm đảm nhiệm vai trò thiết kế cùng với chủ nhiệm đồ án (CNĐA) thu thập tài liệu từ các nguồn cơ sở “đầu vào” cho việc hình thành khung pháp lý và nội dung của dự án (dân sinh kinh tế, kế hoạch phát triển, nhiệm vụ, quy mô dự án, …)
Nhân viên, kỹ thuật viên lập danh sách kiểm soát tài liệu do khách hàng cung cấp theo mẫu ISO ( xem Phụ lục II)
Chủ trì thiết kế (CNTK), CNĐA phân công cho nhân viên hay kỹ thuật viên thu thập hoặc trực tiếp thu thập, xử lý các tài liệu thiết kế viên thu thập được và trực tiếp nhận tài liệu liên quan được chủ đầu tư hay người đầu tư cung cấp để làm cơ sở cho việc thiết kế công trình sau này.
• Kiểm tra dữ liệu đầu vào (2- Hình 3.3)
Các tài liệu thu thập cần nêu rõ nguồn, có chữ ký của người thu thập, nhân viên, kỹ thuật viên. Chủ trì thiết kế kiểm tra và xác nhận đảm bảo chất lượng vào phiếu kiểm tra đối chiếu tại cơ quan.
• Lập đề cương tổng quát (3- Hình 3.3)
Chủ trì thiết kế lập đề cương tổng quát theo mẫu ISO (xem Phụ lục III) • Phê duyệt đề cương tổng quát (4- Hình 3.3)
Viện trưởng, phó viện trưởng phê duyệt đề cương tổng quát hoặc phòng giám định chất lượng công trình, phòng ISO khi được phân cấp phê duyệt.
• Lập đề cương chi tiết chuyên ngành (5- Hình 3.3)
Chủ trì thiết kế căn cứ vào đề cương tổng quát đã được lãnh đạo hoặc phòng ISO phê duyệt để lập đề cương chi tiết chuyên ngành theo các hướng dẫn chuyên ngành. Trong kế hoạch này cần cụ thể hóa nhiệm vụ, mục tiêu hình thành sản phẩm thiết kế chuyên ngành, đưa ra giải pháp, tiến độ, các điều kiện cần thiết khác (nhân lực, vật tư thiết bị, kinh phí, phương tiện,…). Sau đó lấy xác nhận của lãnh đạo hay phòng ISO.
• Thông qua đề cương chi tiết chuyên ngành (6- Hình 3.3)
Viện trưởng, phó viện trưởng thông qua đề cương chi tiết chuyên ngành. • Thiết kế (7- Hình 3.3)
- Hình thành các phương án thiết kế cùng với các bài toán tài chính Lãnh đạo với chủ trì thiết kế đề xuất:
+) Các phương án thiết kế kèm theo các thông số kỹ thuật chính. +) Các bài toán tài chính và trường hợp tính toán cần áp dụng.
+) Chỉ định các Tiêu chuẩn Việt Nam (TCVN), Tiêu chuẩn ngành (TCN), các quy định, quy chuẩn, hướng dẫn khác cần áp dụng.
+) Dự kiến số bản vẽ, phụ lục, trang thuyết minh. - Thực hiện tính – vẽ - lập phụ lục – trang thuyết minh.
Thiết kế viên bao gồm kiến trúc sư, kỹ sư thực hiện tính, vẽ, lập phụ lục, thuyết minh phần việc được giao. Trước khi giao hồ sơ cho chủ trì thiết kế, thiết kế viên phải kiểm tra kỹ hạn chế đến mức thấp nhất lỗi kỹ thuật, tính toán.
• Kiểm tra giám định thiết kế (8- Hình 3.3)
- Hồ sơ thiết kế sau khi đã được thiết kế viên kiểm tra kỹ sẽ chuyển cho chủ trì kỹ thuật kiểm tra. Nếu đạt và không có vấn đề gì về kỹ thuật sẽ được chuyển cho chủ trì thiết kế thẩm tra trước khi chuyển hồ sơ lên phòng giám định ISO của cơ quan. Ý kiến kiểm tra được ghi vào phiếu kiểm tra và được lưu trữ lại (xem Phụ lục IV)
- Bộ phận giám định chất lượng của cơ quan (phòng ISO) phải giám định đồ án trước khi tiến hành báo cáo hồ sơ dự thảo cho Viện trưởng, phó viện trưởng thông qua. Ý kiến giám định phải được ghi vào trong phiếu giám định kỹ thuật (xem Phụ lục IV)
- Người được phân công nhiệm vụ giám định trong phòng ISO phải là người có kiến thức chuyên môn sâu trong lĩnh vực giám định. Sau khi giám định phải xác định rõ ràng bằng ký hiệu vào những phần không phù hợp trong đồ án kèm theo ý kiến của mình vào phiếu kiểm tra và chuyển
lại cho chủ trì thiết kế và thiết kế viên để xem xét, sửa chữa, hoàn thiện. Trường hợp không đạt được sự thống nhất, người giám định ghi ý kiến bảo lưu của mình vào phiếu.
- Sản phẩm thiết kế sau khi sửa chữa phải được kiểm tra, giám định lại và ghi kết quả vào phiếu mới. Công tác kiểm tra, giám định được xem là hoàn thành khi người kiểm tra, người giám định ghi vào hồ sơ dự thảo. Trường hợp có tranh chấp thì Viện trưởng, phó viện trưởng là người quyết định cuối cùng.
- Tất cả các phiếu kiểm tra đối chiếu và phiếu kiểm tra kỹ thuật đều phải lưu giữ để làm cơ sở cho việc giải quyết bất đồng và thống kê theo quy trình HĐKP/PN và giải quyết khiếu nại của khách hàng.
• Báo cáo hồ sơ dự thảo (9- Hình 3.3)
Chủ trì thiết kế báo cáo hồ sơ dự thảo trước Viện trưởng, phó viện trưởng về đồ án thiết kế .
• Thông qua hồ sơ dự thảo (10-Hình 3.3)
- Viện trưởng, phó viện trưởng thông qua hồ sơ dự thảo. Nếu hồ sơ không đạt yêu cầu thì phải thiết kế lại từng phần hoặc toàn bộ. Nội dung thông qua ghi vào phiếu giám định kỹ thuật (xem Phụ lục IV).
- Chủ trì thiết kế, chủ nhiệm đồ án căn cứ vào ý kiến chỉ thị của lãnh đạo (Viện trưởng, phó viện trưởng) bàn bạc thảo luận với CTKT, chủ nhiệm chuyên ngành (CNCN) để:
+) Hoàn thiện hồ sơ dự thảo để lập hồ sơ chính thức nếu đã được lãnh đạo thông qua.
+) Thiết kế lại một phần hoặc toàn bộ hồ sơ dự thảo để báo cáo lần hai nếu hồ sơ không được lãnh đạo thông qua.
• Lập hồ sơ chính thức của dự án (11- Hình 3.3)
CNĐA chỉ đạo CNCN lập hồ sơ chính thức có đầy đủ chữ ký của các chức danh liên quan đến đồ án. Hồ sơ chính thức phải đúng với hồ sơ dự thảo đã được thông qua.
• Phê duyệt hồ sơ chính thức (12- Hình 3.3)
Lãnh đạo viện ký vào hồ sơ chính thức.
• Hoạt động của hội đồng thiết kế (13- Hình 3.3)
Tùy thuộc vào yêu cầu cụ thể của đồ án, CNĐA có thể triệu tập hội đồng thiết kế để xem xét: tiến độ, kỹ thuật, nguồn lực, …liên quan đến dự án và đưa ra những hành động thích hợp. Nội dung thảo luận của hội đồng thiết kế được ghi thành biên bản (xem Phụ lục V).
• Giao nộp (14- Hình 3.3)
- CNĐA phải tập hợp, phân loại hồ sơ công trình và giao nộp hồ sơ cho bộ phận lưu trữ tiếp nhận theo từng thành phần tài liệu đã được quy định. - CNĐA phải trực tiếp giao nộp hồ sơ thiết kế cho khách hàng sau khi hoàn
tất thủ tục giao nộp lữu trữ trong cơ quan.
• Giám sát tác giả, bảo hành sản phẩm (15- Hình 3.3)
Trong thời gian thi công và bảo hành sản phẩm thiết kế CNĐA có trách nhiệm:
- Cử cán bộ làm công tác giám sát tác giả, tổ chức khắc phục những nội dung không khớp với đồ án bằng cách xử lý tại chỗ hoặc có đồ án mới thay thế.
- Tham gia nghiệm thu các giai đoạn.
- Hoàn thiện lý lịch công trình và quy trình vận hành, khai thác, bảo trì sản phẩm.
- Lập hồ sơ theo dõi thi công và hồ sơ theo dõi công trình, thời gian bảo hành và nộp vào lưu trữ cơ quan.
• Lưu trữ (16- Hình 3.3)
- Hồ sơ chính thức phải được lưu trữ vào kho lưu trữ của cơ quan. Thời gian lưu trữ hồ sơ phụ thuộc vào từng loại công trình khác nhau và do lãnh đạo cơ quan quyết định. Định kỳ 3 năm 1 lần sẽ xem xét các hồ sơ có thể loại bỏ.
- CNĐA quản lý một bộ hồ sơ chính thức lưu vào tập hồ sơ chất lượng và được hủy sau khi kết thúc thời gian bảo hành công trình.
Hình 3.3 Sơ đồ minh họa quy trình thiết kế theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008
Bước Trách nhiệm Nội dung hoạt động Diễn giải
1 CNĐA, KTV (1) 2 CNĐA, KTV (2) 3 Chủ trì thiết kế, CNĐA (3) 4 Lãnh đạo, phòng ISO (4) 5 Chủ trì thiết kế, CNĐA (5) 6 Lãnh đạo (6) 7 Kiến trúc sư, kỹ sư, KTV (7) 8 CNĐA, phòng ISO (8) Không đạt Kiểm tra
dữ liệu đầu vào
Lập đề cương tổng quát Thu thập dữ liệu đầu vào
Phê duyệt đề cương tổng quát
Lập đề cương chi tiết chuyên ngành
Thông qua đề cương chi tiết CN
Kiểm tra giám định thiết kế Đạt Không đạt Đạt Thiết kế Đạt Đạt Không đạt Không đạt
9 CNĐA, chủ trì thiết kế (9) 10 Lãnh đạo (10) 11 CNCN (11) 12 Lãnh đạo viện (12) 13 CNĐA, CNCN, KTV (13) 14 CNĐA, chủ trì thiết kế (14) 15 KTV, nhân viên (15) 16 Phòng lưu trữ (16) Thông qua hồ sơ dự thảo Báo cáo hồ sơ dự thảo
Lập hồ sơ chính thức của dự án Phê duyệt hồ sơ chính thức Hoạt động của Hội đồng thiết kế Giao nộp Giám sát tác giả và bảo hành sản phẩm Lưu trữ Đạt Không đạt Không đạt Đạt