5. Ý NGHĨA KHOA HỌC VÀ Ý NGHĨA THỰC TIỄN CỦA ĐỀ TÀI
3.1.1 Xây dựng hệ thống quản lý chất lượng thiết kế CTXD theo tiêu chuẩn
3.1.1 Xây dựng hệ thống quản lý chất lượng thiết kế CTXD theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008 ISO 9001:2008
Lợi ích của ISO 9001:2008 đối với VQHXD Ninh Bình
- Nâng cao được hình ảnh, uy tín của Viện đối với chủ đầu tư và khách hàng. Chứng tỏ phong cách làm việc chuyên nghiệp và kết quả luôn tốt hơn những công ty chưa có ISO 9001.
- Thúc đẩy làm việc hiệu quả của từng phòng ban, bộ phận trong cơ quan. Khi áp dụng ISO 9001:2008 mọi phòng ban buộc phải thiết lập mục tiêu theo định hướng của lãnh đạo, mục tiêu năm sau phải cao hơn mục tiêu năm trước. Điều này buộc các phòng ban luôn phải nỗ lực làm việc hiệu quả mỗi ngày để có thể đạt được mục tiêu.
- Nâng cao sự tin tưởng nội bộ, thúc đẩy sự cố gắng trong công việc của mỗi nhân viên trong Viện.
- Nâng cao tinh thần trách nhiệm của mỗi nhân viên.
- Kế thừa tri thức của mọi nhân viên trong Viện, phát huy thế mạnh của một cơ quan có nhiều kinh nghiệm.
- Năng lực của nhân viên trong Viện ngày một nâng cao hơn. - Giảm thiểu tối đa các sai sót trong công việc.
- Nhân viên mới dễ dàng tiếp cận với công việc.
- Chất lượng hồ sơ thiết kế ổn định, tỉ lệ sai sót ngày càng giảm. - Tăng lợi nhuận mà không cần tăng doanh thu.
- Cải thiện uy tín của cơ quan thông qua việc ngày càng nâng cao khả năng thỏa mãn của khách hàng, chủ đầu tư.
- Có nhiều cơ hội hơn trong việc tìm kiếm những chiến lược kinh doanh lớn và ký kết được những hợp đồng lớn.
- Dễ dàng áp dụng thành công những hệ thống quản lý tiên tiến khác.
Nội dung của hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008
- Hướng vào khách hàng - Sự lãnh đạo
- Sự tham gia của mọi người - Tiếp cận theo quá trình
- Cách tiếp cận hệ thống trong quản lý - Cải tiến liên tục
- Quyết định dựa trên sự kiện
- Quan hệ cùng có lợi với nhà cung ứng
Hình 3.1 Nội dung chính của tiêu chuẩn ISO 9001:2008
8 nguyên tắc QLCL Hướng vào khách hàng Sự Lãnh đạo Quan hệ cùng có lợi với nhà cung ứng Tiếp cận theo quá trình Tiếp cận theo hệ thống Cải tiến Liên tục Quyết định dựa trên sự kiện Sự tham gia
Hướng vào khách hàng:
Khách hàng là một nhân tố quan trọng quyết định sự thành công của mỗi doanh nghiệp. Khách hàng là người quyết định sự tồn tại, phát triển hay diệt vong của mỗi doanh nghiệp nhất là trong giai đoạn nền kinh tế thị trường hiện nay. Do đó mọi hoạt động của mỗi doanh nghiệp đều phải định hướng theo khách hàng, các doanh nghiệp tìm mọi cách để giữ được những khách hàng cũ, phát triển và tìm kiếm thêm các khách hàng mới đến với doanh nghiệp.
Ngành xây dựng nói chung và lĩnh vực tư vấn thiết kế nói riêng cũng không nằm ngoài xu thế chung đó, khi tiến hành bất cứ hoạt động nào đều hướng tới khách hàng có như thế, chất lượng thiết kế công trình mới được đảm bảo, sự phàn nàn, không hài lòng và mọi phản hồi của khách hàng sẽ giảm và uy tín hình ảnh của VQHXD Ninh Bình mới được nâng cao.
Cán bộ lãnh đạo cần đôn đốc, chỉ đạo các phòng ban tích cực thu thập thông tin phản hồi khách hàng, tăng cường công tác xử lý phản hồi của khách hàng, thiết lập mối quan hệ với khách hàng theo nhiều phương thức, đồng thời khi xảy ra khiếu nại than phiền phải tìm hiều nguyên nhân gốc rễ và tìm cách khắc phục, xử lý kịp thời. Xác định rõ trách nhiệm, quyền hạn cho mỗi cá nhân, mỗi bộ phận, phòng ban để quản lý các phản hồi của khách hàng.
VQHXD Ninh Bình đang gặp khó khăn trong trao đổi thông tin, chưa thống nhất trong xử lý phản hồi. Việc đánh giá sự thoả mãn của khách hàng do riêng các phòng ban đảm nhiệm. Do đó cần phải có giải pháp để thống nhất trong cách thức xử lý phản hồi và đánh giá sự thoả mãn của khách hàng ở các phòng ban để hoạt động này diễn ra hiệu quả hơn. Như vậy “định hướng khách hàng” là một nguyên tắc quan trọng tối cần thiết đối với cơ quan. Mọi hoạt động của cơ quan để phục vụ cho mục tiêu lợi nhuận thì phải đáp ứng tốt, phục vụ định hướng theo khách hàng. Có như vậy cơ quan mới tồn tại, phát triển và tăng cường khả năng cạnh tranh của mình trên thị trường cạnh tranh khốc liệt.
Sự lãnh đạo:
Những người lãnh đạo trong VQHXD là những người luôn nắm bắt, và hiểu rõ nhất tình hình của cơ quan. Thông qua sự lãnh đạo và các hành động, Viện trưởng, phó viện trưởng tạo ra môi trường để huy động mọi người tham gia làm cho hoạt động của hệ thống có hiệu lực. Viện trưởng, phó viện trưởng có thể sử dụng các nguyên tắc quản lý chất lượng làm cơ sở cho vai trò của họ, đó là:
- Thiết lập và duy trì chính sách và mục tiêu chất lượng của cơ quan.
- Phổ biến chính sách chất lượng và mục tiêu chất lượng trong toàn bộ cơ quan để nâng cao nhận thức, động viên và huy động mọi nhân viên tham gia.
- Đảm bảo chính sách chất lượng và mục tiêu chất lượng hướng theo yêu cầu của khách hàng.
- Đảm bảo các quá trình thích hợp được thực hiện để tạo ra khả năng đáp ứng được yêu cầu của khách hàng và các bên quan tâm và đạt được mục tiêu chất lượng.
- Đảm bảo thiết lập thực thi chất lượng và duy trì hệ thống quản lý chất lượng có hiệu lực và hiệu quả để đạt được các mục tiêu chất lượng đó. - Đảm bảo có sẵn các nguồn lực cần thiết.
- Quyết định các hành động đối với chính sách chất lượng và mục tiêu chất lượng.
- Quyết định các hành động cải tiến hệ thống quản lý chất lượng.
Như vậy, vai trò của lãnh đạo thực hiện quản lý chất lượng là rất quan trọng và là cầu nối của toàn bộ các hoạt động trong cơ quan với hoạt động chất lượng. Tuy nhiên để đảm bảo thực hiện tốt vai trò của lãnh đạo cần quan tâm đến những nguyên tắc quản lý khác trong hoạt động ISO sẽ đề cập sau đây.
Sự tham gia của mọi người:
Lãnh đạo trong VQHXD tạo môi trường, các hoạt động hay các cuộc họp hội thảo để cho cán bộ nhân viên trong cơ quan tham gia nắm bắt được tư tưởng quản lý ISO. Giúp nhân viên hiểu rõ sự đóng góp của mình đối với mục tiêu chất
lượng, hiểu rõ tầm quan trọng của việc mình đang đảm nhận. Qua đó mỗi nhân viên có thể thấy được vai trò quan trọng của mình trong việc giúp cơ quan phát triển như thế nào. Vì vậy họ sẽ cảm thấy có trách nhiệm hơn trong công việc. Bên cạnh đó khi áp dụng ISO 9001:2008, trách nhiệm và quyền hạn của mỗi nhân viên được xác định rõ ràng và công bố rộng rãi trong toàn cơ quan, vì vậy sẽ giảm đi rất nhiều tình trạng đùn đẩy công việc và trách nhiệm lẫn nhau.
Tiếp cận theo quá trình và tiếp cận hệ thống trong quản lý:
Khi áp dụng tiêu chuẩn ISO vào kiểm soát chất lượng quá trình thiết kế công trình xây dựng trong VQHXD thì mọi hoạt động hay các bước thiết kế sử dụng các nguồn lực để biến đầu vào thành đầu ra có thể xem như một quá trình (ví dụ: kết quả khảo sát là đầu vào làm dữ liệu cho tính toán thiết kế; còn kết quả tính toán thiết kế lại là đầu vào của giai đoạn kiểm tra, thẩm tra kết quả thiết kế). Để hồ sơ thiết kế đạt chất lượng cao nhất thì VQHXD phải xác định và quản lý nhiều quá trình trong thiết kế có liên quan và tương tác lẫn nhau. Đầu ra của một quá trình sẽ trực tiếp tạo thành đầu vào của quá trình tiếp theo.
Qua việc xây dựng các quy trình trong từng bước thiết kế, và nêu rõ các quá trình đó cần làm và thực hiện những công việc gì sẽ tạo điều kiện cho cán bộ nhân viên nắm bắt và kiểm soát được công việc của mình một cách tốt hơn. Đồng thời giúp các nhân viên mới dễ dàng tiếp nhận công việc. Cơ quan dễ dàng đào tạo nhân viên mới hơn và cũng mất ít thời gian để đào tạo hơn vì tất cả các công việc đều có quy trình và hướng dẫn cụ thể. Nhân viên mới khi thực hiện công việc cũng ít sai sót hơn nhờ quy trình hướng dẫn có sẵn.
Cải tiến liên tục
Áp lực cạnh tranh giữa VQHXD Ninh Bình với các đơn vị tư vấn trong và ngoài tỉnh đòi hỏi Viện phải không ngừng nâng cao chất lượng hồ sơ thiết kế công trình. Trong đó việc cải tiến liên tục máy móc, công nghệ, nâng cao và cập nhật phần mềm chuyên ngành là một điều tất yếu và cần thiết. Đồng thời cần phải cải tiến nâng cao các quy trình, các giai đoạn thiết kế của dự án, nhân rộng kết quả của dự án đã được cải tiến và áp dụng các giải pháp đã chứng tỏ hiệu
quả để giải quyết các vấn đề tương tự trong các dự án khác cùng loại. Khi kết thúc mỗi dự án, công trình phải tư liệu hóa mọi bước từ chẩn đoán nguyên nhân đến thực hiện giải pháp. Xây dựng cơ sở dữ liệu về các dự án đã được cải tiến các quy trình, các giai đoạn đã hoàn thành để làm tài liệu và phổ biến cho các dự án sau này.
Một số hoạt động để duy trì cải tiến liên tục bao gồm:
- Sử dụng thông tin từ các nghiên cứu đánh giá để xác định các cơ hội cải tiến.
- Định hướng cải tiến quá trình theo hiệu quả, hiệu suất, thời gian. - Theo đuổi các mẫu cải tiến quá trình.
- Ứng dụng các công cụ cải tiến. - Xây dựng cơ sở dữ liệu cải tiến.
Quan hệ cùng có lợi với nhà cung ứng
Nhà cung ứng thường xuyên đối với VQHXD Ninh Bình là các nhà cung ứng về vật tư và thiết bị văn phòng, thiết bị khảo sát, thiết bị khoan thăm dò địa chất, cung ứng máy móc, phần mềm cũng như công nghệ mới trong lĩnh vực tư vấn và xây dựng. Tạo mối quan hệ thường xuyên và cùng có lợi với nhà cung ứng là điều rất quan trọng, tạo ra nguồn cung cấp vật tư ổn định, sản phẩm chất lượng, và giá thành hợp lý là một trong những hình thức làm giảm chi phí sản xuất, chi phí thiết kế, nâng cao doanh thu cho cơ quan.
Bên cạnh đó tích cực liên kết với các đơn vị nghiên cứu và sản xuất công nghệ để thường xuyên nắm bắt cải tiến nâng cấp trang thiết bị và công nghệ cho đội ngũ thiết kế, nhằm nâng cao chất lượng thiết kế, giảm thời gian thiết kế; cũng như cập nhật được các công nghệ xây dựng mới áp dụng vào trong thiết kế đưa ra giải pháp thi công hiện đại, phù hợp.