5. Ý NGHĨA KHOA HỌC VÀ Ý NGHĨA THỰC TIỄN CỦA ĐỀ TÀI
2.5.5Quy trình hành động khắc phục và phòng ngừa
Mục đích
Nhằm đề phòng và ngăn chặn, giải quyết hồ sơ thiết kế không đúng với định mức, tiêu chuẩn hiện hành và yêu cầu của chủ đầu tư về hồ sơ thiết kế công trình. Đồng thời tiến hành các biện pháp khắc phục (KP) , phòng ngừa (PN) cần thiết để loại bỏ nguyên nhân của sự không phù hợp (KPH) đó.
Phạm vi áp dụng
Quy trình này được áp dụng trong mọi trường hợp phát hiện sự không phù hợp và cần phải thực hiện hành động khắc phục (HĐKP) hoặc đề xuất hành động phòng ngừa (HĐPN) từ kinh nghiệm hoặc thống kê dữ liệu.
Áp dụng cho quá trình lập dự án đầu tư, quản lý dự án, tư vấn giám sát, chứng nhận sự phù hợp, thiết kế, thẩm tra thiết kế.
Mô tả sơ đồ quá trình hành động khắc phục và phòng ngừa
- Phát hiện sự không phù hợp (1- Hình 2.3): Sự KPH là khi hồ sơ thiết kế
không đáp ứng một trong các yêu cầu về định mức, tiêu chuẩn quy định hiện hành về thiết kế, các văn bản quy phạm pháp luật. Luật, thông tư và nghị định về lĩnh vực xây dựng. Người kiểm hồ sơ có trách nhiệm phát hiện sự KPH và những nguy cơ dẫn đến sự KPH. Người phát hiện có
trách nhiệm đánh dấu để nhận biết sự KPH ( ví dụ: để riêng, đánh dấu vào nội dung KPH của hồ sơ thiết kế, hồ sơ dự toán, …) để xử lý tránh nhầm lẫn.
- Thông báo, báo cáo (2- Hình 2.3): Sau khi phát hiện sự KPH người kiểm
hồ sơ có trách nhiệm thông báo cho người thiết kế, người lập dự toán biết sự KPH và nếu rõ nội dung, vị trí của sự KPH đó.
- Đánh giá, xem xét (3- Hình 2.3): Sau khi nhận được phản hồi về sự KPH
của người kiểm hồ sơ, người thiết kế sẽ xem xét, đánh giá và giải trình sự KPH đó. Nếu sự KPH đó là đúng thì người thiết kế, người lập có trách nhiệm chỉnh sửa lại hồ sơ cho đúng với yêu cầu của người kiểm. Sau đó hồ sơ sẽ được chuyển lại cho người kiểm.
- Điều tra nguyên nhân và đề xuất HĐKP-PN (4- Hình 2.3): Sau khi phát
hiện sự KPH người kiểm hồ sơ có trách nhiệm tìm hiểu điều tra nguyên nhân của sự KPH. Xem đó là sự KPH do thiếu cập nhật các thông tư, nghị định mới ban hành hay sự KPH do sơ xuất chủ quan của người thiết kế, người lập. Dựa vào đó người kiểm hồ sơ sẽ đưa ra đề xuất HĐKP-PN. - Thực hiện HĐPK (5- Hình 2.3):
+ Tất cả các điều KPH thuộc bộ phận, lĩnh vực nào thì nơi đó phải thực hiện HĐKP.
+ Chủ trì kỹ thuật, quản lý chất lượng (QLCL) phân công người thuộc bộ phận, lĩnh vực có sự KPH thực hiện HĐKP. Người thực hiện phải là người am hiểu có chuyên môn trong lĩnh vực cần khắc phục, có kinh nghiệm, hiểu biết về yêu cầu của hệ thống quản lý. + Người thực hiện HĐKP phải bắt đầu từ việc tìm và phân tích một
hoặc một số nguyên nhân chính của sự KPH. Khi cần thiết có thể họp hoặc tham khảo ý kiến của nhiều người và các thành viên trong nhóm thiết kế.
+ Người được phân công thực hiện phải đề xuất các phương án thực hiện HĐKP để loại trừ các nguyên nhân đã được xác định. Phương
án thực hiện cần nêu rõ thời gian, nguồn lực để thực hiện và phải được chủ trì thiết kế, chủ trì kỹ thuật, QLCL hoặc lãnh đạo duyệt. + Trong quá trình thực hiện nếu có vấn đề gì nảy sinh phải báo cáo
ngay cho người có thẩm quyền - Thực hiện HĐPN (6- Hình 2.3):
+ HĐPN được áp dụng để xác định cơ hội cải tiến và loại trừ nguyên nhân tiềm ẩn gây ra sự KPH
+ Hành động phòng ngừa có thể được xác định trên cơ sở phân tích các dữ liệu từ các việc sau:
Xem xét của lãnh đạo Dữ liệu thống kê
Khi sự không phù hợp của quá trình, sản phẩm mang tính hệ thống hoặc trường hợp sự không phù hợp xảy ra nhiều lần với những nguyên nhân khác nhau.
Thống kê sự thoả mãn của khách hàng Đề xuất của Lãnh đạo và nhân viên.
+ Chủ trì kỹ thuật, QLCL xác định nguyên nhân tiềm ẩn hoặc chỉ định nhân viên xác định nguyên nhân và đề xuất hành động phòng ngừa và ghi vào sổ tay theo dõi.
+ Chủ trì kỹ thuật, QLCL phân công cán bộ thực hiện hành động phòng ngừa, người kiểm tra và xác định thời hạn hoàn thành. + Cán bộ được phân công có trách nhiệm điền vào biểu mẫu HĐKP
phần công việc mà mình được phân công và khi hoàn thành hành động phòng ngừa phải có bằng chứng kèm theo rồi nộp cho người kiểm tra.
- Thẩm tra kết quả HĐKP/PN (7- Hình 2.3): Sau khi đã thực hiện xong HĐKP/PN, chủ trì thiết kế phải tiến hành kiểm tra, đánh giá kết quả thực hiện. Nếu đạt yêu cầu thì chuyển hồ sơ cho lãnh đạo cơ quan ký và đóng dấu. Nếu không đạt thì cho tiến hành lại HĐKN/PN.
- Tổng kết và lưu hồ sơ (8- Hình 2.3): Tất cả các phiếu yêu cầu thực hiện (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
KP/PN được lưu lại theo quy định của cơ quan bao gồm: + Phiếu yêu cầu thực hiện HĐKP/PN
+ Sổ theo dõi HĐKP/PN
+ Biên bản các cuộc họp (nếu có)
Hình 2.3 Sơ đồ quy trình hành động khắc phục và phòng ngừa
Bước Trách nhiệm Nội dung hoạt động Diễn giải
1 Người kiểm hồ sơ (1)
(2)
2 Người thiết kế, người lập
(3)
3 Người kiểm hồ sơ
(4) 4 Chủ trì kỹ thuật (5); (6) 5 Chủ trì thiết kế (7) 6 Lãnh đạo
7 Người được ủy quyền
(8) Làm rõ
Đúng
Phát hiện sự KPH
Thông báo, báo cáo
Đánh giá
Xem xét và trình người kiểm hồ sơ
Điều tra nguyên nhân và đề xuất HĐKP/ PN Thực hiện HĐKP/ PN Thẩm tra Ký và đóng dấu Tổng kết và lưu hồ sơ Duyệt Đạt Không Đạt Không