1.3 Cơ sở lý luận về thanh toán điện tửliên ngân hàng
1.3.3.2 Tại ngân hàng nhận lệnh thanh toán đến
Kiểm soát Lệnh thanh toán đến
- Người kiểm soát: khi nhận được Lệnh thanh toán từ Ngân hàng A chuyển đến để thực hiện giải mã và kiểm tra ký hiệu mật. Chỉ những giao dịch đến đã được kiểm soát thì mới có thể thực hiện tiếp ở những bước sau.
- Đối với Lệnh chuyển Nợ đến (hoặc các yêu cầu hoàn chuyển giao dịch đến), sau khi người kiểm soát xác nhận là hợp lệ sẽ được chuyển đến cho kế toán liên
hàng để thực hiện từ chối hoặc chấp nhận Lệnh chuyển Nợ này, tiếp theo người kiểm soát sẽ ký duyệt Lệnh chuyển Nợ được từ chối hoặc chấp nhận đó.
- Sau khi các giao dịch đến đã được trả lời và ký duyệt, người kiểm soát sẽ tạo file kết quả giao dịch đến để trả lời cho bên Ngân hàng gửi giao dịch.
Hạch toán các Lệnh thanh toán tại đơn vị nhận lệnh
a. Hạch toán đối với các Lệnh thanh toán
- Đối với Lệnh thanh toán Có
* Hệ thống NHNN:
Nợ TK liên hàng đến năm nay (5212) Có TK thích hợp
* Hệ thống NHTM:
Nợ TK thu hộ, chi hộ Có TK thích hợp - Đối với Lệnh thanh toán Nợ
* Hệ thống NHNN:
Nợ TK thích hợp
Có TK thu hộ, chi hộ
b. Xử lý Lệnh thanh toán có ủy quyền và khách hàng không có đủ khả năng thanh toán
- Đơn vị nhận phải thông báo ngay cho khách hàng nộp đủ tiền vào tài khoản để thực hiện Lệnh thanh toán Nợ trong phạm vi thời hạn chấp nhận được quy định (tối đa là 2 giờ làm việc kể từ khi nhận được Lệnh thanh toán Nợ).
- Trong phạm vi thời hạn chấp nhận được quy định, nếu khách hàng nộp đủ tiền vào tài khoản để thực hiện Lệnh thanh toán Nợ thì đơn vị nhận hạch toán: giống như phần hạch toán Lệnh thanh toán Nợ.
- Hết thời hạn chấp nhận quy định, nếu khách hàng không nộp đủ tiền vào tài khoản để thực hiện Lệnh thanh toán Nợ đến thì đơn vị nhận lập Lệnh thanh toán Nợ chuyển trả cho đơn vị khởi tạo, nêu rõ nội dung từ chối và hạch toán Lệnh chuyển tiền đến :
* Hệ thống NHNN: Nợ TK phải thu Có TK 5212 * Hệ thống NHTM: Nợ TK phải thu Có TK thu hộ, chi hộ
- Lập Lệnh thanh toán Nợ gửi đơn vị khởi tạo theo nội dung đã từ chối: Nợ TK 5212
Có TK phải thu * Hệ thống NHTM : Nợ TK thu hộ, chi hộ
Có TK phải thu
Đơn vị nhận phải mở Sổ theo dõi các Lệnh thanh toán Nợ đến không thanh toán được để có số liệu phục vụ báo cáo tài chính thanh toán điện tử theo quy định.
1.3.3.3 Xử lý trong trƣờng hợp sai sót
Xử lý sai sót tại đơn vị khởi tạo Lệnh thanh toán
a. Xử lý sai sót ở thời điểm trƣớc khi truyền Lệnh thanh toán đi
- Nếu Lệnh thanh toán có sai sót được phát hiện khi người kiểm soát chưa ghi mã khóa bảo mật để chuyển đi thì kế toán viên căn cứ chứng từ gốc sửa lại cho đúng.
- Nếu Lệnh thanh toán có sai sót được phát hiện sau khi người kiểm soát đã ghi mã khóa bảo mật thì phải lập Biên bản hủy Lệnh thanh toán sai, trong đó ghi rõ ký hiệu lệnh, giờ hủy Lệnh thanh toán và phải có đầy đủ chữ ký của Trưởng phòng kế toán và các kế toán viên có liên quan. Biên bản được lưu vào hồ sơ riêng để bảo quản, sau đó lập Lệnh thanh toán đúng chuyển đi.
b. Xử lý sai sót phát hiện sau khi đã truyền Lệnh thanh toán đi
Khi phát hiện các sai sót như sai số tiền (thừa hoặc thiếu), sai ngược vế, đơn vị khởi tạo phải tra soát vấn tin ngay cho đơn vị nhận để có biện pháp xử lý kịp
thời. Đơn vị khởi tạo phải lập Biên bản xác nhận nguyên nhân, quy trách nhiệm cá nhân rõ ràng và thực hiện xử lý.
Xử lý sai sót tại đơn vị nhận Lệnh thanh toán
- Đối với các trường hợp Lệnh thanh toán sai sót do lỗi kỹ thuật hoặc phát hiện Lệnh thanh toán bị giả mạo thì đơn vị nhận không được phép hạch toán mà phải tra soát đơn vị gửi lệnh; đồng thời thông báo cho Trung tâm xử lý Khu vực để phối hợp áp dụng các biện pháp xử lý.
- Đối với Lệnh thanh toán bị sai thiếu:
Khi nhận được Lệnh thanh toán bổ sung chuyển tiền thiếu của đơn vị khởi tạo, đơn vị nhận phải đối chiếu, kiểm soát lại chặt chẽ Lệnh thanh toán sai bị thiếu và lập Lệnh thanh toán bổ sung, nếu hợp lệ thì hạch toán Lệnh thanh toán bổ sung như Lệnh thanh toán đúng bình thường khác.
- Đối với Lệnh thanh toán bị sai thừa:
+ Phát hiện trước khi hạch toán vào tài khoản khách hàng: nếu đơn vị nhận được thông báo vấn tin của đơn vị khởi tạo về chuyển tiền thừa trước khi nhận được Lệnh thanh toán thì đơn vị nhận phải ghi Sổ theo dõi Lệnh thanh toán bị sai sót để có biện pháp xử lý kịp thời.
+ Trường hợp nhận được thông báo của đơn vị khởi tạo sau khi đã trả tiền cho khách hàng thì đơn vị nhận ghi Sổ theo dõi Lệnh thanh toán bị sai sót và xử lý.
- Đối với Lệnh thanh toán Có bị sai thừa: khi nhận được yêu cầu hoàn trả Lệnh thanh toán Có đối với số tiền chuyển thừa của đơn vị khởi tạo, nếu kiểm soát đúng đơn vị nhận xử lý
+ Trường hợp tài khoản của khách hàng có đủ số dư: căn cứ vào yêu cầu hoàn trả Lệnh thanh toán Có để lập Lệnh thanh toán Có đi, chuyển trả đơn vị khởi tạo số tiền chuyển thừa.
+ Trường hợp tài khoản của khách hàng không đủ số dư để thu hồi thì đơn vị nhận ghi Nhập sổ theo dõi yêu cầu hoàn trả Lệnh thanh toán Có chưa được thực hiện và yêu cầu khách hàng nộp tiền vào tài khoản để thực hiện yêu cầu hoàn trả này. Khi khách hàng nộp đủ tiền, kế toán ghi Xuất sổ theo dõi yêu cầu hoàn trả
Lệnh thanh toán Có chưa được thực hiện được, lập Lệnh thanh toán Có gửi đơn vị khởi tạo và hạch toán như trên.
+ Trường hợp khách hàng không còn khả năng thanh toán hoặc khách hàng vãng lai không xác định được nơi cư trú, thì đơn vị nhận phải phối hợp với chính quyền địa phương và các cơ quan bảo vệ pháp luật như công an, tòa án…để tìm mọi biện pháp thu hồi lại tiền. Sau khi đã áp dụng mọi biện pháp thu hồi mà không thu hồi được hoặc không thu hồi đủ thì đơn vị nhận được từ chối yêu cầu hoàn trả Lệnh thanh toán Có lập thông báo từ chối yêu cầu hoàn trả Lệnh thanh toán Có và ghi rõ lý do từ chối kèm theo số tiền thu được (nếu có), gửi trả lại đơn vị khởi tạo đồng thời ghi Xuất sổ theo dõi yêu cầu hoàn trả Lệnh thanh toán Có chưa được thực hiện.
1.4 Một số rủi ro trong thanh toán điện tử liên ngân hàng
Rủi ro chuyển sai tài khoản: là một loại rủi ro khá phổ biến trong các hoạt động thanh toán của các ngân hàng. Thông thường khi chuyển nhầm tài khoản phát hiện ra cần liên hệ tổ chức nhận lệnh giữ lại lênh thanh toán trên và thực hiện yêu cầu hòa trả.
Rủi ro chuyền nhầm ngân hàng: Do hệ thống bảng mã thanh toán hiện nay khá phức tạp và thông tin về chi nhánh ngân hàng do khách hàng cung cấp không rõ ràng cũng như việc các ngân hàng đang triển khai hệ thống thanh toán tập trung dẫn đến tình trạng lệnh thanh toán chuyển nhầm ngân hàng nhận.Khi chuyển nhầm ngân hàng cần làm tra soát kịp thời nhằm hoàn trả hoặc điều chỉnh đúng ngân hàng nhận.
Rủi ro về chuyển sai số tiền: một số lệnh thanh toán bằng chứng từ giấy hiện nay vẫn sử dụng phương pháp thủ công là gõ tay, do đó không tránh khỏi những sai sót về số liệu. Thường đối với một số lệnh chuyển sai số tiền như sai thừa hoặc sai thiếu khi phát hiện đơn vị khởi tạo phải tra soát vấn tin ngay cho đơn vị nhận để có biện pháp xử lý kịp thời để chuyển bổ sung hoặc yêu cầu hoàn trả. Đơn vị khởi tạo phải lập Biên bản xác nhận nguyên nhân, quy trách nhiệm cá nhân rõ ràng và thực hiện xử lý.
Rủi ro vận hành: gặp sự cố kỹ thuật về đường truyền vào giờ cao điểm như ăch tắc, nghẽn mạng, mất kết nối với trung tâm xử lý dẫn đến các lệnh thanh toán không thành công.
1.5 Kinh nghiệm trong thanh toán SWIFT.
Hệ thống thanh toán SWIFT: thường gọi là hệ thống thanh toán quốctế, thực hiện các dịch vụ thanh toán và trao đổi thông tin giữa các ngân hàng (thành viên của SWIFT) trên thế giới thông qua mạng thanh toán quốc tế SWIFT.
Hiện nay, việc phát triển hoạt động thanh toán nói chung và thanh toán quốc tế qua SWIFT nói riêng được coi là một trong những nhiệm vụ quan trọng của Ngân hàng Trung ương ở các nước trên thế giới do những lợi ích to lớn mà hoạt động này mang lại.
Đây là một mạng truyền thông chỉ sử dụng trong hệ thống ngân hàng và các tổ chức tài chính nên tính bảo mật cao và an toàn.
- Tốc độ truyền thông tin nhanh cho phép có thể xử lý được số lượng lớn giao dịch.
- Chi phí cho một điện giao dịch thấp so với Thư tín và Telex vốn là phương tiện truyền thống.
- Chuẩn hóa cao, sử dụng SWIFT sẽ tuân theo tiêu chuẩn thống nhất trên toàn thế giới. Đây là điểm chung của bất cứ ngân hàng nào tham gia SWIFT có thể hòa đồng vào với cộng đồng ngân hàng trên thế giới.
- Có tính quốc tế hóa do không giới hạn thời gian và không gian, làm việc 24h/ngày, 365 ngày/năm.
- Tự động hóa cao, tất cả các điện thanh toán đều phải được phân loại và xử lý qua hệ thống máy tính. Các điện có chi tiết thanh toán đầy đủ, đạt mức chuẩn hóa sẽ được xử lý tự động.
Với những ưu điểm trên của hệ thống thanh toán SWIFT, tốc độ xử lý lệnh thanh toán nhanh. Ví dụ: một khách hàng chuyển tiền từ tài khoản NH TMCP Ngoại Thương CN Đồng Nai cho con đang du học tại Mỹ có tài khoản tại NH MTV HSBC Newyork số tiền 1.000 USD, trong vòng thời gian 10 phút là tài khoản bên
HSBC Newyork đã nhận được số tiền trên. Cho thấy tốc độ xử lý qua SWIFT vô cùng nhanh chóng và thuận tiện, hoạt động thanh toán diễn ra 24/24h trong cả năm, giúp hoạt động thanh toán diễn ra liên tục, luồng tiền luân chuyển nhanh chóng, cơ hội trong kinh doanh, giao thương với thế giới được mở rộng.
Hoạt động thanh toán trên quốc tế diễn ra sôi động và liên tục nhanh chóng, cũng đặt ra thách thức đối với hoạt động thanh toán trong nước hiện nay. Nếu như thanh toán quốc tế trong vòng 10phút khách hàng đã nhận được tiền trong tài khoản, thì tại Việt Nam, hoạt động thanh toán còn diễn ra khá chậm, một lệnh thanh toán trong cùng địa bàn có thể mất tới 5-6 tiếng. Như vậy, hoạt động thanh toán trong nước còn nhiều hạn chế, cần sự chú trọng phát triển hơn nữa trong tương lai.
Kết luận chƣơng I
Trong chương I, tác giả đã nêu tầm quan trọng của TTKDTM trong nền kinh tế ngày nay. Việc phát triển TTKDTM, hạn chế sử dụng tiền mặt trong thanh toán ngày càng được triển khai sâu rộng ở nhiều quốc gia trên thế giới.Từ nhu cầu bức thiết của TTKDTM nêu trên đưa ra lý luận về hoạt động thanh toán vốn giữa các ngân hàng, các phương thức thanh toán vốn giữa các ngân hàng, hỗ trợ làm tiền đề cho TTKDTM phát triển. Để hiểu rõ hơn về phương thức thanh toán vốn giữa các ngân hàng đang được áp dụng tại Việt Nam hiện nay, và phát triển hệ thống thanh toán ở Việt Nam, mà đặc biệt là hệ thống thanh toán được thiết kế hiện đại nhất Việt Nam, đạt tiêu chuẩn kỹ thuật và chuẩn mực quốc tế, hệ thống thanh toán điện tử liên ngân hàng. Tác giả sẽ tiếp tục đề cập rõ hơn về hoạt động thanh toán điện tử liên ngân hàng trong chương 2, cụ thể tại NHNN tỉnh Đồng Nai.
CHƢƠNG 2: THỰC TRẠNG THANH TOÁN ĐIỆN TỬ LIÊNHÀNG TẠI NGÂN HÀNG NHÀ NƢỚC TỈNH ĐỒNG NAI
2.1 Giới thiệu khái quát về Ngân hàng Nhà Nƣớc Tỉnh Đồng Nai 2.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển
Thành phố Biên Hòa là trung tâm kinh tế, văn hóa đã được nhiều nhà đầu tư trong và ngoài nước quan tâm hơn, đến quan hệ giao dịch, đầu tư làm ăn. Hệ thống ngân hàng trên địa bàn ngày càng lớn mạnh cả về số lượng tổ chức tín dụng lẫn quy mô hoạt động, công tác huy động vốn, cho vay, tăng trưởng hàng năm với tốc độ cao, nhất là phát triển các dịch vụ ngân hàng đã góp phần tích cực vào sự phát triển kinh tế của thành phố. Chính vì vậy không thể không nhắc đến vai trò quan trọng trong việc quản lý và kiểm soát của NHNN Tỉnh Đồng Nai đối với các ngân hàng thương mại trên địa bàn.
NHNN Tỉnh Đồng Nai là đơn vị trực thuộc của NHNN Việt Nam, chịu sự lãnh đạo tập trung và thống nhất của NHNN Việt Nam. NHNN Tỉnh Đồng Nai trực tiếp thực hiện một số nghiệp vụ theo ủy quyền của Thống đốc và thực hiện chức năng quản lý nhà nước về tiền tệ và hoạt động ngân hàng trên địa bàn Tỉnh.
2.1.2 Cơ cấu tổ chức
Đứng đầu NHNN Tỉnh Đồng Nai là Giám đốc - người đại diện và chịu trách nhiệm trước Thống đốc, điều hành mọi hoạt động của chi nhánh, làm đầu mối tham mưu Thành ủy, Uỷ ban Nhân dân thành phố về tiền tệ, hoạt động ngân hàng tại thành phốTỉnh Đồng Nai. Giúp việc Giám đốc là các Phó Giám đốc. Cả Giám đốc và Phó Giám đốc chi nhánh đều do Thống đốc NHNN bổ nhiệm và miễn nhiệm. Phó Giám đốc thực hiện một số nhiệm vụ do giám đốc phân công, dưới phó giám đốc là các trưởng phòng và Trưởng Phó phòng.
Chi nhánh NHNNTỉnh Đồng Nai có tổng số 59 nhân viên được chia làm 5 phòng:
- Phòng Kế toán - Thanh toán
- Phòng Tổng hợp và kiểm soát nội bộ - Phòng Tiền tệ - Kho quỹ
- Phòng Hành chánh - Nhân sự
- Thanh tra, giám sát chi nhánh ngân hàng
Sơ đồ2.1: Cơ cấu tổ chức của NHNN Tỉnh Đồng Nai
Một số nét về Phòng Kế toán - Thanh toán
- Thực hiện công tác hạch toán kế toán, theo dõi và phản ánh tình hình hoạt động các loại vốn, tài sản bảo quản tại đơn vị.
- Thực hiện mở tài khoản, giao dịch thanh toán qua tài khoản của Kho bạc Nhà nước và các tổ chức tín dụng trên địa bàn.
- Thực hiện công tác thanh tra liên hàng và thanh toán điện tử trong hệ thống NHNN.
- Tổ chức thực hiện công tác thanh toán bù trừ giữa các tổ chức tín dụng và Kho bạc Nhà nước trên địa bàn.
- Lập và tổ chức chấp hành kế hoạch thu chi tài chính của đơn vị, lập và giám sát việc chấp hành kế hoạch mua sắm tài sản cố định, các loại kinh phí chuyên dùng khác tại chi nhánh.
- Thu thập, xử lý, cung cấp, bảo quản, lưu trữ toàn bộ số liệu của chi nhánh trên mạng máy tính để phục vụ cho sự điều hành của Giám đốc chi nhánh và cung cấp cho NHNN theo chế độ quy định, bảo quản toàn bộ thiết bị tin học, tiếp nhận
GIÁM ĐỐC PHÓ GIÁM ĐỐC Thanh tra, Giám sát chi nhánh Phòng Tổng hợp và Kiểm soát nội bộ Phòng Hành chánh - Nhân sự Phòng Tiền tệ - Kho quỹ Phòng Kế toán - Thanh toán
quy trình kỹ thuật, các chương trình ứng dụng nghiệp vụ, xây dựng kế hoạch vật tư trang thiết bị mới, bảo hành trang thiết bị mới.
- Thực hiện các nhiệm vụ khác do Giám đốc giao.
2.1.3 Lĩnh vực hoạt động
Là đơn vị nhà nước và là ngân hàng của các ngân hàng, NHNN Tỉnh Đồng Nai hoạt động với chức năng của một chi nhánh NHNN, thực hiện việc kiểm tra kiểm soát các hoạt động của các NHTM và các tổ chức tín dụng khác, hay tổ chức