* Lợi ích của kiểm soát nội bộ:
Bất kỳ một doanh nghiệp nào trong quá trình hoạt động cũng tồn tại những xung đột quyền lợi giữa những người sử dụng lao động và người lao động. Chính vì điều này mà nhiều lúc người lao động chỉ chú tâm vào quyền lợi của riêng mình mà cố tình vi phạm hoặc có những hành vi gian lận làm ảnh hưởng đến quyền lợi chung của tổ chức. KSNB sẽ giúp nhà quản trị giảm thiểu được những rủi ro thông qua việc phân quyền, ủy nhiệm, giao việc cho cấp dưới một cách chính xác, khoa học chứ không phải chỉ dựa trên sự tin tưởng cảm tính.
Một hệ thống KSNB vững mạnh và hữu hiệu sẽ đem lại cho tổ chức các lợi ích như:
- Giảm bớt nguy cơ tiềm ẩn trong quá trình sản xuất kinh doanh như sai sót vô tình gây thiệt hại, các rủi ro làm chậm kế hoạch, tăng chi phí, bảo vệ tài sản khỏi bị hư hỏng, mất mát bởi hao hụt, gian lận, lừa gạt, trộm cắp.
- Đảm bảo tính chính xác, đúng theo quy định các số liệu kế toán và BCTC. - Đảm bảo mọi thành viên tuân thủ nội quy, quy chế, quy trình hoạt động của tổ chức cũng như các quy định của pháp luật.
- Đảm bảo tổ chức hoạt động hiệu quả, sử dụng tối ưu các nguồn lực và đạt được mục tiêu đặt ra là bảo vệ quyền lợi của nhà đầu tư, cổ đông và gây dựng lòng tin đối với họ đặc biệt là với những công ty đại chúng.
Khi doanh nghiệp phát triển lên thì lợi ích của một hệ thống KSNB cũng trở nên to lớn hơn vì người quản lý sẽ gặp nhiều khó khăn hơn trong việc giám sát và kiểm soát các rủi ro ảnh hưởng đến việc thực hiện các mục tiêu của doanh nghiệp.
Như vậy, một hệ thống KSNB vững mạnh là một nhân tố của hệ thống quản trị doanh nghiệp vững mạnh và điều này rất quan trọng đối với doanh nghiệp khi thu hút các nhà đầu tư bên ngoài.
* Hạn chế tiềm tàng của hệ thống kiểm soát nội bộ
Một điều có thể nhận thấy rằng hệ thống KSNB của một doanh nghiệp dù được thiết kế hoàn hảo đến đâu cũng không thể ngăn ngừa và phát hiện mọi sai phạm có thể xảy ra. Bởi vì khi hệ thống KSNB được thiết kế hoàn hảo thì vẫn phụ thuộc vào yếu tố chủ yếu là con người, tức là phụ thuộc vào năng lực làm việc và sự đáng tin cậy của nhân viên trong đơn vị.
Như vậy, hệ thống KSNB chỉ giúp cho đơn vị hạn chế tối đa những sai phạm vì bản thân hệ thống KSNB cũng có những hạn chế tiềm tàng.
Chuẩn mực kiểm toán Việt Nam 400, đã nêu ra những hạn chế tiềm tàng của hệ thống KSNB như sau:
- Những hạn chế xuất phát từ con người như việc ra quyết định sai do thiếu thông tin, bị áp lực trong sản xuất kinh doanh, sự vô ý, bất cẩn, đãng trí, hiểu sai chỉ dẫn của cấp trên hoặc báo cáo của cấp dưới, việc đảm nhận vị trí công việc tạm thời, thay thế cho người khác.
- Gian lận cũng xảy ra do sự thông đồng giữa các nhân viên với nhau hay các bộ phận bên ngoài doanh nghiệp.
- KSNB khó ngăn cản được gian lận của những nhà quản lý cấp cao. Các thủ tục kiểm soát là do người quản lý đặt ra để kiểm tra việc gian lận và sai sót của nhân viên. Khi người quản lý cấp cao cố tình gian lận, họ có thể tìm cách bỏ qua các thủ tục kiểm soát cần thiết.
- Phần lớn các thủ tục KSNB thường được thiết lập cho các sai phạm dự kiến, hơn là các nghiệp vụ không thường xuyên, do đó khi xảy ra sai phạm bất thường thì thủ tục kiểm soát trở nên yếu kém, thậm chí vô hiệu.
- Rủi ro trong kiểm soát cũng xảy ra khi người quản lý luôn xem xét quan hệ giữa chi phí bỏ ra và lợi ích thu được. Các hoạt động giám sát cũng phải đảm bảo rằng lợi ích có được phải lớn hơn chi phí mà đơn vị bỏ ra.
- Nhà quản lý lạm quyền, bỏ qua các quy định kiểm soát trong quá trình thực hiện nghiệp vụ có thể dẫn đến không kiểm soát được rủi ro và làm cho môi trường kiểm soát trở nên yếu kém.
- Do thay đổi tổ chức, quan điểm và yêu cầu quản lý làm cho các thủ tục kiểm soát trở nên lạc hậu, không còn phù hợp.
Tóm lại, chính những hạn chế tiềm tàng nêu trên là nguyên nhân khiến cho KSNB không thể đảm bảo tuyệt đối. Hệ thống KSNB dù được thiết kế và hoạt động tốt đến đâu cũng chỉ cung cấp một sự đảm bảo hợp lý cho nhà quản lý để đạt được các mục tiêu cho doanh nghiệp. Tất cả các hệ thống KSNB đều chứa đựng những hạn chế tiềm tàng vốn có của nó.
1.2. KIỂM SOÁT NỘI BỘ HOẠT ĐỘNG TÍN DỤNG TRONG NGÂN HÀNG THƢƠNG MẠI.
1.2.1. Tín dụng trong Ngân hàng thƣơng mại
Khái niệm tín dụng: “Tín dụng là một loại giao dịch về tài sản (tiền hoặc hàng hóa) giữa bên cho vay (NH và các định chế tài chính khác) và bên đi vay (cá nhân, doanh nghiệp và các chủ thể khác), trong đó, bên cho vay chuyển giao tài sản cho bên đi vay sử dụng trong một thời gian nhất định theo thỏa thuận, bên đi vay có
trách nhiệm hoàn trả vô điều kiện vốn gốc và lãi cho bên cho vay khi đến hạn thanh toán”8
Vai trò của tín dụng: Nghiệp vụ tín dụng là một nghiệp vụ chủ yếu trong hoạt động kinh doanh của NH và rủi ro trong kinh doanh cũng chủ yếu tập trung ở lĩnh vực này, sau đó là các nghiệp vụ kinh doanh giao dịch và các nghiệp vụ khác.
Về mặt tài chính, đây là nghiệp vụ tạo thành bộ phận chủ yếu và quan trọng của Tài sản NH. Những yếu kém trong nghiệp vụ này sẽ làm cho tình hình tài chính của NH bị đe dọa.
Về mặt kinh doanh, cho vay là nghiệp vụ sử dụng vốn quan trọng nhất do nó luôn chiếm tỷ trọng cao nhất trong tổng thu nhập của NH. Vì hoạt động kinh doanh của NHTM là kinh doanh tiền tệ tức huy động vốn tiền tệ từ bên ngoài và sử dụng vốn huy động để kinh doanh tạo ra lợi nhuận từ thu nhập lãi chênh lệch đầu ra và chi phí huy động vốn đầu vào nên NH luôn phải tính toán việc sử dụng vốn sao cho hiệu quả nhất.
Nghiệp vụ cho vay không những đem lại thu nhập về tiền lãi cho NH mà còn là tiền đề kéo theo các dịch vụ khác của NH phát triển như : thanh toán quốc tế thông qua nghiệp vụ tài trợ ngoại thương, thẻ thanh toán và các giao dịch tài khoản tiền gửi.
Đối với xã hội, hoạt động tín dụng của NHTM còn có vai trò rất to lớn trong việc thúc đẩy sự phát triển kinh tế xã hội thông qua việc cung ứng một khối lượng vốn lớn cho nền kinh tế nhằm phục vụ cho sản xuất kinh doanh, xây dựng cơ sở hạ tầng, mở rộng đầu tư, tạo việc làm, hỗ trợ tiêu dùng, làm nhà ở cho dân cư.
Phân loại tín dụng: Về cơ bản hoạt động tín dụng NH bao gồm các loại hình
cho vay sau:
- Cho vay (Loans) - Chiết khấu (Discount)
- Cho thuê tài chính (Financial Leasing) - Bảo lãnh NH (Bank Guarantee)
1.2.2. Rủi ro tín dụng
KSNB hiệu quả khi nó có thể đưa ra các dự đoán về rủi ro tín dụng (RRTD) có thể xảy ra trong tương lai và có biện pháp phòng ngừa hữu hiệu. RRTD không chỉ tác động đến hoạt động kinh doanh NH mà còn tác động đến nền kinh tế vì vậy hoạt động kiểm soát RRTD rất cần thiết.
* Khái niệm rủi ro tín dụng:
RRTD có thể hiểu là khả năng xảy ra những tổn thất mà NH phải chịu do KH vay không trả đúng hạn, không trả hoặc không trả đầy đủ vốn và lãi.
Theo thông tư 01/VBHN-NHNN, “Rủi ro tín dụng trong hoạt động NH là
tổn thất có khả năng xảy ra đối với nợ của TCTD, chi nhánh NH nước ngoài do KH không thực hiện hoặc không có khả năng thực hiện một phần hoặc toàn bộ nghĩa vụ của mình theo cam kết”. 9
RRTD còn là rủi ro mất khả năng chi trả và rủi ro sai hẹn. Đây là rủi ro gắn liền với hoạt động NH, cho vay bao giờ cũng gồm rủi ro và xảy ra mất mát. RRTD NH phát sinh trong trường hợp NH không thu được đầy đủ gốc và lãi của khoản cho vay, hoặc là việc thanh toán nợ gốc và lãi không đúng kỳ hạn. Trường hợp người vay tiền phá sản thì việc thu hồi vốn gốc và lãi tín dụng đầy đủ là không chắc chắn do đó NH có thể gặp RRTD. RRTD không chỉ giới hạn ở hoạt động cho vay mà còn bao gồm nhiều hoạt động mang tính chất tín dụng khác của NH như: bảo lãnh, cam kết, chấp thuận tài trợ thương mại, cho vay ở thị trường liên NH, những chứng khoán có giá (trái phiếu, cổ phiếu,…), trái quyền, Swaps, tín dụng thuê mua, đồng tài trợ,…
*Nguyên nhân rủi ro tín dụng: Nguyên nhân khách quan:
Môi trường kinh tế - xã hội: Khi nền kinh tế tăng trưởng ổn định, vững mạnh
thì sẽ tạo điều kiện cho các cá nhân và doanh nghiệp kinh doanh hiệu quả và có lãi, khi đó RRTD thấp. Ngược lại khi nền kinh tế bất ổn, có nhiều biến động về chính trị, xã hội sẽ gây khó khăn cho hoạt động kinh doanh của mọi thành phần kinh tế, RRTD sẽ tăng cao.
Các chính sách kinh tế của Nhà Nước cũng có tác động lớn đến hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Trong điều kiện nền kinh tế thị trường với các chính sách kinh tế thông thoáng, tăng cường mở rộng giao lưu hợp tác quốc tế sẽ tạo điều kiện cho các doanh nghiệp không ngừng mở rộng hoạt động sản xuất kinh doanh cả chiều rộng và chiều sâu, làm ăn hiệu quả, có lãi sẽ có nguồn để trả nợ NH, giảm thiểu RRTD.
Môi trường pháp lý: Hệ thống pháp luật có vai trò to lớn đối với tất cả các
hoạt động kinh tế, chính trị, xã hội… của một quốc gia. Ở nước ta hiện nay, hệ thống pháp luật chưa hoàn thiện, có nhiều bất cập làm hạn chế sự phát triển về mọi mặt. Các chính sách kinh tế nói chung chưa đồng bộ, nhất quán gây khó khăn cho các doanh nghiệp trong quá trình quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh, từ đó có thể dẫn đến một số rủi ro.
Đối với hoạt động NH, các chính sách về quản lý rủi ro (QLRR) tín dụng còn thiếu và còn yếu, chưa thực sự là kim chỉ nam cho hoạt động QLRR đối với các NHTM. Tính ứng dụng của các chính sách này chưa cao, chưa mang tính thực tiễn là nguyên nhân lớn dẫn đến sự không nhất quán khi đưa vào sử dụng.
Môi trường tự nhiên: Môi trường tự nhiên có ảnh hưởng to lớn đến mọi hoạt
động đời sống của xã hội. Hiện nay, dù công nghệ tiên tiến, máy móc kỹ thuật hiện đại nhưng con người vẫn chưa chế ngự được tự nhiên. Các yếu tố thuộc môi trường tự nhiên như: mưa gió, hạn hán, lũ lụt, núi lửa, động đất, sóng thần… có thể ập đến bất cứ lúc nào đe dọa cuộc sống con người. Khi thiên tai xảy ra, rủi ro là rất lớn do con người chưa thể kiểm soát được. Do đó, hậu quả để lại rất nặng nề đối với hoạt động sản xuất kinh doanh, đối với những ngành phụ thuộc nhiều vào điều kiện tự nhiên như ngành nông nghiệp. Rủi ro cho vay trong trường hợp này là rất lớn, khả năng không thu hồi được nợ gốc và nợ lãi rất cao, ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh của NH, có thể dẫn đến phá sản.
Nguyên nhân chủ quan:
- Phân tích tín dụng không chính xác do chất lượng thông tin đầu vào kém vì không kiểm tra độ tin cậy của thông tin và không thu thập đầy đủ thông tin, do năng lực phân tích kém nên không hiểu rõ về môi trường kinh doanh, không phân tích chính xác, đầy đủ kế hoạch kinh doanh và điều kiện tài chính của KH vay, dự báo sai về tính khả thi của phương án kinh doanh và khả năng trả nợ.
- Cơ cấu khoản vay không tốt, bao gồm: không hiểu rõ nhu cầu của KH vay, không cơ cấu khoản vay phù hợp với luồng tiền của họ do không hiểu rõ luồng tiền của KH vay, không định giá khoản vay tương xứng với mức độ rủi ro và không đưa ra các điều khoản ràng buộc nhằm hạn chế các hành vi xấu của KH vay như yêu cầu về giám sát, giới hạn nợ tối đa, điều kiện giải ngân.
- Quy trình tín dụng không đầy đủ, không chặt chẽ dẫn đến xét duyệt cho vay không đúng, để sơ hở các yếu tố pháp lý trên hợp đồng vay và hợp đồng bảo đảm gây bất lợi cho NH và dẫn đến các sai sót nghiệp vụ.
- Sự gian lận của nhân viên tín dụng, thông đồng với KH vay mà NH không phát hiện ra.
- Quản lý các khoản cho vay kém.
- Công tác giám sát khoản vay không thỏa đáng và phù hợp nên không phát hiện được các khoản nợ có vấn đề, các dấu hiệu cảnh báo.
- Thiếu can thiệp kịp thời khi các khoản cho vay có dấu hiệu có vấn đề. - NH và các nhân viên tín dụng không rút ra kinh nghiệm về những sai lầm đã mắc, không phân tích các nguyên nhân nợ xấu dẫn đến các lỗi lặp lại nhiều lần.
1.2.3. Kiểm soát nội bộ đối với hoạt động tín dụng
KSNB hoạt động tín dụng là toàn bộ các chính sách, các bước kiểm soát và thủ tục kiểm soát đối với hoạt động tín dụng được thiết lập trong nội bộ NH nhằm đảm bảo hoạt động tín dụng an toàn và hiệu quả, hệ thống thông tin chính xác, đáng tin cậy đảm bảo hoạt động tín dụng tuân thủ theo các quy định, các cơ chế chính sách, pháp luật hiện hành.
Thứ nhất: Xây dựng mô hình tổ chức kiểm tra kiểm soát
Ban điều hành cấp cao nhất của NH cần phải ý thức rõ tầm quan trọng của việc kiểm soát RRTD thông qua việc xây dựng chiến lược và chính sách QLRR tín dụng tại NH và thực hiện xem xét định kỳ các chiến lược, chính sách này.
Hội đồng quản trị và ban điều hành NH phải xác định rõ mục tiêu tăng trưởng tín dụng trong từng thời kỳ và phổ biến chính sách phát triển tín dụng đến cấp thực hiện nghiệp vụ.
Ban điều hành cao nhất NH luôn chú trọng đến việc hoàn thiện chính sách tín dụng và quy trình tín dụng và phổ biến đầy đủ, kịp thời đến từng dối tượng có liên quan.
NH nên có bộ phận riêng biệt để quản lý thường xuyên những danh mục chứa đựng những RRTD khác nhau.
NH nên có bộ phận để giám sát tổng thể thành phần và chất lượng của danh mục đầu tư tín dụng.
Thứ hai: Thiết lập quy trình tín dụng chặt chẽ
Bất kỳ một nghiệp vụ kinh doanh nào cũng có quy trình riêng của nó, nghiệp vụ tín dụng cũng vậy. Mỗi NHTM cần căn cứ vào đặc điểm kinh doanh, quy định của Nhà nước cũng như quy định riêng của NH để thiết kế quy trình tín dụng hợp lý, đảm bảo được sự liên hoàn, phối hợp nghiệp vụ. Việc xây dựng quy trình tín dụng hợp lý sẽ có tác dụng sau:
- Dựa trên quy trình tín dụng, NH sẽ tổ chức bộ máy hoạt động tín dụng phù hợp. Trong đó, nhiệm vụ, chức năng của các phòng ban trong hoạt động tín dụng được xác định rõ ràng.
- Dựa trên quy trình tín dụng, NH sẽ thiết lập các thủ tục hành chánh phù hợp với các quy định của pháp luật và đảm bảo an toàn trong hoạt động kinh doanh.
- Quy trình tín dụng được cụ thể hóa thành cẩm nang, sổ tay hướng dẫn