Kết quả khảo sát về hoạt động giám sát tổng hợp qua biểu đồ 2.7 như sau:
(Nguồn: tổng hợp của tác giả)
Biểu đồ 2.7: Thống kê hoạt động kiểm soát
Các chi nhánh cơ sở trực thuộc hoạt động độc lập, tuy nhiên vẫn phải theo khuôn khổ, quy định chung từ cấp Hội Sở. Đối với hoạt động tín dụng, Hội sở có bộ phận riêng, chuyên trách về chính sách tín dụng, các quy trình, mẫu biểu tương đối đầy đủ. Các Chi nhánh không cần phải thiết kế lại mà đã có sẵn để thực hiện theo đúng các quy trình quy định này, trong đó:
+ Việc xét duyệt và phê duyệt tín dụng được quy định khá chặt chẽ
+ Có sự phân công, phân nhiệm giữa cấp xét duyệt nghiệp vụ và những người thực hiện nghiệp vụ.
+ Đảm bảo tính độc lập giữa chức năng thực hiện nghiệp vụ tín dụng và chức năng kế toán, giữa chức năng nghiệp vụ tín dụng và chức năng bảo vệ tài sản, thu chi tiền.
+ Mỗi NH đều phân tích hoạt động tín dụng để đánh giá hiệu quả và rủi ro danh mục cho vay.
Mọi hoạt động kinh doanh của NH đều được thiết kế để thủ tục kiểm soát theo sự đánh giá bản chất của từng loại nghiệp vụ. Riêng đối với nghiệp vụ tín dụng NH đã xây dựng quy trình tín dụng khá chặt chẽ, quy định cụ thể trình tự thực hiện việc cấp tín dụng từ khi tiếp nhận nhu cầu vay vốn của KH cho đến khi NH quyết định cho vay, giải ngân và thanh lý hợp đồng tín dụng, bảo đảm tính nhất quán trong quá trình xử lý tác nghiệp, tại các bước tác nghiệp của quy trình đều có thiết lập các chốt kiểm soát để kiểm tra lại.
90% số người cho rằng NH tuân thủ đúng quy trình cho vay, các thủ tục kiểm soát các nghiệp vụ của NH đều thực hiện theo nguyên tắc “mọi công việc đều phải được kiểm tra qua ít nhất hai người” đều qua kiểm soát kiểm tra, phê duyệt.
Hiện nay hồ sơ chứng từ tín dụng đã được NH lưu trữ một cách có hệ thống và khoa học hơn. Theo kết quả khảo sát đạt 90% cho rằng hồ sơ lưu trữ khoa học (đánh số thứ tự, vào sổ theo dõi, lưu trữ ngăn nắp, dễ tìm). Ngoài lưu trữ trên sổ sách còn được lưu trữ bằng hệ thống máy tính nên phục vụ tốt hơn cho công tác kiểm tra, kiểm soát.
Hạn chế hoạt động kiểm soát:
Các quy trình tín dụng thường chú trọng đến hình thức và chỉ nhằm mục đích đáp ứng các yêu cầu về tính đầy đủ của các thủ tục pháp lý đối với các khoản vay nhiều hơn là chú trọng đến tính kiểm soát.
Sự phân công hồ sơ cho CBTD không hợp lý theo năng lực hoặc số lượng quá tải dẫn đến CBTĐ không thể thẩm định cho vay và theo dõi tốt các khoản vay, bình quân mỗi cán bộ phụ trách 647 khách hàng vay.
Chưa có quy định về việc ghi chép sổ nhật ký đối với từng KH nên khi có sự thay đổi nhân sự thì hồ sơ tín dụng do người cũ phụ trách thường không được theo dõi một cách đầy đủ.
Việc kiểm tra, đánh giá lại tài sản thế chấp, cầm cố, bảo lãnh, công tác kiểm tra sau cho vay chưa được thực hiện thường xuyên tại chi nhánh ngoại trừ những món vay có vấn đề, công tác đôn đốc thu lãi, vốn gốc còn chậm trễ.
Chưa xây dựng được các tiêu chí, các dấu hiệu cảnh báo rủi ro tín dụng, việc nhận biết các dấu hiệu rủi ro phần lớn dựa vào kỹ năng và kinh nghiệm thực tiễn của CBTD.
Đối với các khoản nợ tồn đọng, chưa có biện pháp xử lý tích cực, không theo dõi đầy đủ quá trình thực hiện thu hồi nợ.
Nguyên nhân
Các quy định nội bộ về hoạt động tín dụng chưa cụ thể hóa trách nhiệm của cá nhân về việc thẩm định, kiểm tra, giám sát khoản vay và quản lý TSĐB. Chỉ mới chú trọng QLRR, kiểm soát, thẩm định trước khi cho vay, mà không có sự giám sát, kiểm tra độc lập sau khi cho vay, chỉ phát hiện ra rủi ro khi khoản nợ có vấn đề. Điều này khiến CBTD không ngần ngại vi phạm các nguyên tắc nghiệp vụ.
KSNB không hiệu quả trong việc phát hiện kịp thời các sai phạm về đạo đức nghề nghiệp, nghiệp vụ, chỉ đến khi phát sinh nợ xấu, nợ khó đòi mới bắt đầu tìm nguyên nhân và biện pháp khắc phục nhưng vẫn không tránh khỏi hậu quả nghiêm trọng là không thể thu hồi nợ vay.
CBTD vừa là người đề xuất, vừa là người thẩm định tài sản đảm bảo nên thiếu tính khách quan dẫn đến rủi ro tín dụng.
CBTD phải thực hiện tất cả các công việc từ hướng dẫn hồ sơ, tiếp nhận và kiểm tra, thẩm định các thông tin liên quan đến KH về pháp lý, uy tín, tài chính, TSĐB. Với khối lượng công việc lớn như vậy lại chịu áp lực về phát triển, mở rộng KH, thời gian trả lời KH đúng quy định nên CBTD không đủ thời gian để thu thập thông tin đầy đủ, dẫn đến tình trạng phân tích sơ sài, không đánh giá đúng thực trạng của KH.
Tính minh bạch thông tin KH hạn chế, năng lực thẩm định của CBTD còn yếu nên mức độ an toàn trong hoạt động kinh doanh chưa cao. Quyết định cấp tín dụng cho một khoản vay chủ yếu dựa trên các đặc điểm của riêng khoản vay đó mà
chưa xem xét, đánh giá tác động của khoản vay đó tới tổng thể rủi ro của danh mục đầu tư theo ngành, lĩnh vực kinh tế, khu vực địa lý và các sản phẩm cụ thể.
Công tác kiểm soát hoạt động tín dụng qua nhiều bước kiểm soát nhưng chất lượng các chốt kiểm soát thực hiện qua loa chưa hiệu quả.
Chất lượng tín dụng chưa được coi trọng đúng mức, tuân thủ quy trình tín dụng chưa nghiêm, quyết định cho vay chủ yếu dựa vào TSĐB tiền vay mà không coi trọng đến hiệu quả của phương án, dự án vay vốn. Một số CBTD còn yếu về chuyên môn nghiệp vụ, kiến thức về pháp luật còn hạn chế, chưa theo kịp với yêu cầu nhiệm vụ trong thời kỳ mới, trong thẩm định và quyết định cho vay dẫn đến tình trạng cho vay vượt khả năng thanh toán của KH.
Việc kiểm tra sử dụng vốn vay còn mang tính hình thức, chiếu lệ, chưa thường xuyên, kiểm tra sau khi cho vay chưa được coi trọng nên một số KH còn sử dụng vốn vay sai mục đích dẫn đến khó khăn trong việc trả nợ NH.
2.3.2.4. Thông tin và truyền thông
Trong NH hiện nay hệ thống thông tin là phần không thể tách rời của chiến lược quản lý, kinh doanh, có thể nói rằng thành bại của chiến lược về hệ thống thông tin có ảnh hưởng to lớn đến kết quả quản lý và kinh doanh của NH. Đầu tư lớn vào hệ thống thông tin, thường xuyên đổi mới hệ thống do sự phát triển nhanh của công nghệ, kỹ thuật là cần thiết đối với các NH. Nó là một trong những điều kiện tiên quyết tạo lòng tin vào NH và đáp ứng nhu cầu ngày càng đa dạng của KH.
(Nguồn: tổng hợp của tác giả)
Agribank hiện nay áp dụng công nghệ hiện đại, hệ thống thanh toán nội bộ và kế toán KH – Interbank payment and Customer Accounting System (IPCAS) trong quản trị NH để đáp ứng được yêu cầu của tiến trình hội nhập và cạnh tranh giữa các NH. Các chi nhánh có thể khai thác thông tin, chia sẻ cơ sở dữ liệu về KH và cập nhật thông tin tức thời trong hệ thống xử lý.
Hội sở có bộ phận chức năng cập nhật các quy định về pháp luật trong hoạt động NH, soạn thảo các mẫu biểu phù hợp về mặt pháp lý để sử dụng trong quá trình thực hiện nghiệp vụ, nhất là nghiệp vụ tín dụng và tư vấn cho các nhà quản trị của NH cũng như các cán bộ nghiệp vụ về việc thực hiện các quy định pháp luật hoặc khi phát sinh các vướng mắc trong hoạt động liên quan đến yếu tố pháp lý.
Tại Hội sở có bộ phận quản lý và vận hành hệ thống công nghệ thông tin và hàng ngày phối hợp với cán bộ quản lý và vận hành hệ thống thông tin tại Chi nhánh kiểm tra, đối chiếu giữa kế toán với các phòng ban nghiệp vụ tại mỗi Chi nhánh của NH.
85% số người cho rằng thông tin nội bộ về cảnh báo rủi ro tín dụng, thông tin cần thiết bên ngoài được truyền đạt đến từng cá nhân, bộ phận có liên quan một cách đầy đủ, kịp thời và thích hợp để mọi người có thể hiểu và làm tròn trách nhiệm của mình.
NH đang không ngừng cải thiện và áp dụng công nghệ hiện đại quản ý hệ thống thông tin tín dụng trên phần mềm để tiện ích trong việc khai thác các thông tin tín dụng kịp thời, nhanh chóng đáp ứng trong công tác quản trị điều hành. 80% người nhất trí hệ thống thông tin tín dụng được quản lý trên phần mềm truy xuất nhanh chóng.
Đối với hệ thống thông tin kế toán, số lượng nghiệp vụ lớn và liên tục, vì vậy kiểm soát quá trình thông tin kế toán đóng vai trò rất quan trọng. Do đó, cuối mỗi ngày đều có kiểm soát đối chiếu số liệu để đảm bảo tính chính xác số liệu kế toán.
Việc ứng dụng công nghệ thông tin đã đáp ứng cho việc nghiên cứu, phân tích nghiệp vụ hoặc đáp ứng yêu cầu tra cứu khi kiểm tra, kiểm toán. Chẳng hạn
như kiểm soát viên có thể quan sát, kiểm soát các giao dịch do cán bộ nghiệp vụ thực hiện trên mạng máy tính từ đó có thể thông báo các giao dịch sai sót, không phù hợp với quy định hiện hành.
Tại mỗi chi nhánh Agribank đều có đặt các thùng thư góp ý, thăm dò ý kiến từ KH để tiếp nhận các thông tin phản hồi nhằm đảm bảo chất lượng phục vụ KH đồng thời cũng phát hiện được những tiêu cực từ phía CBTD.
Hạn chế thông tin và truyền thông:
Do hệ thống thông tin được nối mạng trong toàn hệ thống và khối lượng dữ liệu lớn nên đường truyền thông tin nhiều lúc còn chậm và đôi khi bị nghẽn đường truyền. Trong những trường hợp này công việc bị ùn tắc, không phục vụ tốt KH.
Mặc dù đã áp dụng công nghệ thông tin hiện đại trong xử lý nghiệp vụ và quản trị NH nhưng hệ thống báo cáo tín dụng tại NH vẫn chưa kịp thời. Hệ thống cung cấp nhiều loại báo cáo tín dụng khác nhau nhưng thiếu sự phân tích tập trung hay nhấn mạnh những điểm quan trọng để nhà quản lý có thể đánh giá được hiệu quả của từng loại hình cho vay, hiệu quả hoạt động cho vay của từng nơi và các vùng tập trung nhiều rủi ro tín dụng.
Sự truyền đạt thông tin trong toàn hệ thống và ngay cả trong từng Chi nhánh cũng chưa hiệu qủa. Các văn bản hướng dẫn nghiệp vụ của NH chưa cập nhật kịp thời hoặc có cập nhật nhưng người thực hiện nghiệp vụ không có điều kiện để đọc và nghiên cứu.
Thiếu sự trao đổi thông tin giữa các cấp lãnh đạo trong nội bộ NH. Những vấn đề tồn tại chưa được báo cáo lên cấp trên kịp thời. Một loạt các tổn thất xảy ra do các nhân viên liên quan không biết hoặc hiểu sai các chính sách của NH.
Với kết quả khảo sát cho thấy cán bộ NH ngại báo cáo các sai phạm mà họ phát hiện do NH không có kênh thông tin mở để cấp trên có thể lắng nghe những thông tin mà nhân viên cấp dưới phản ánh. Thiếu thông tin hai chiếu giữa nhà quản lý cấp cao với nhân viên để có thể truyền đạt các thông điệp của nhà quản lý cũng như khuyến khích mọi người báo cáo cấp trên các hành vi bất thường mà họ phát hiện điều này đã làm hạn chế hoạt động kiểm soát trong NH.
Nguyên nhân
Chưa xây dựng được hệ thống theo dõi cảnh báo sớm những RRTD theo từng thời điểm để có thể chỉ đạo toàn hệ thống nhằm đưa ra các biện pháp kịp thời ngăn chặn RRTD có thể bùng phát.
Thông tin về năng lực tài chính của KH chưa có cơ sở tin cậy, các thông tin hỗ trợ trong việc thẩm định dự án, công nghệ máy móc thiết bị, TSĐB, ngành nghề kinh doanh cũng rất khó khăn để tìm kiếm, ảnh hưởng nhiều đến chất lượng tín dụng cũng như hoạt động kinh doanh của NH.
Hệ thống thông tin và truyền thông của NH còn nhiều thiếu sót là do các nhà quản lý chưa chú trọng đến việc thiết kế hệ thống thông tin đảm bảo chất lượng, chưa nhận thức được vai trò và tính hữu ích của thông tin trong việc kiểm soát NH nên từ đó vẫn chưa xây dựng phương tiện truyền thông một cách hữu hiệu về hệ thống thông tin báo cáo, chương trình cảnh báo rủi ro về hoạt động tín dụng…hạn chế trong việc phân quyền sử dụng chức năng trên hệ thống phần mềm, nhiều cán bộ quản lý thiếu quyền khai thác thông tin, công tác hướng dẫn chi nhánh khai thác thông tin trên hệ thống chưa đồng nhất.
Ngoài hệ thống văn bản truyền qua dữ liệu hệ thống eoffice, NH vẫn thực hiện hệ thống văn bản giấy gửi qua đường bưu điện đến các chi nhánh cơ sở trực thuộc để cập nhật kịp thời các quy trình, chính sách của NH, tuy nhiên do các cấp lãnh đạo chưa hiểu tầm quan trọng trong công tác truyền thông đã không kịp thời triển khai các thay đổi trong quy trình, nghiệp vụ kịp thời đến nhân viên, một phần nguyên nhân do cán bộ nhân viên không tìm tòi nghiên cứu, học tập.
Nhà quản lý chưa quan tâm nhiều đến ý kiến của nhân viên, chưa phát huy hết vai trò nhân viên dẫn đến việc trao đổi thông tin, báo cáo sai phạm bị hạn chế.
2.3.2.5. Hoạt động giám sát
Kết quả khảo sát về hoạt động giám sát tổng hợp qua biểu đồ sau:
(Nguồn: tổng hợp của tác giả)
Biểu đồ 2.9: Thống kê kết quả giám sát
Hiện tại, hoạt động giám sát thường xuyên của các chi nhánh được thực hiện thông qua các cấp quản lý cơ sở tại mỗi bộ phận nghiệp vụ và cấp điều hành từng đơn vị. Các chi nhánh thường có quy định trưởng phòng tín dụng, giám đốc chi nhánh phải có trách nhiệm giám sát danh mục cho vay của đơn vị mình và kiểm soát việc thực hiện nghiệp vụ của CBTD thuộc cấp. (80% số người khảo sát cho rằng luôn có sự hiện hữu giám sát thường xuyên của bộ phận hoặc người có trách nhiệm trong hoạt động tín dụng).
Tại chi nhánh có phòng KTKS nội bộ chuyên trách phụ trách kiểm tra từ xa tất cả các nghiệp vụ trên hệ thống thông tin, hàng năm, bộ phận KTKS nội bộ có kế
hoạch kiểm tra toàn bộ nghiệp vụ trong năm tại các chi nhánh cơ sở trực thuộc theo chương trình kiểm tra hoặc theo yêu cầu kiểm tra đột xuất.
Ngoài các bộ phận KSNB trong chi nhánh, hằng năm tại chi nhánh có các đợt kiểm tra của Ban kiểm soát Agribank Việt Nam, kiểm toán nội bộ và kiểm toán độc lập của công ty kiểm toán Ern & Young và các đợt kiểm tra giám sát của NHNN.
Kết quả khảo sát 65% cho rằng NH có thực hiện phân tích hoạt động tín dụng thường xuyên để tìm ra những mặt tồn tại, những mảng có hiệu quả và không hiệu quả, phát hiện các yếu tố bất thường, định kỳ có thực hiện phỏng vấn, kiểm tra nhân viên để xem họ có hiểu biết và tuân thủ quy định, quy chế và quy trình tín dụng…
Hạn chế hoạt động giám sát:
Công tác kiểm tra, kiểm soát mặc dù đã tiến hành khá hiệu qủa tại một số chi nhánh, tuy nhiên không phải tất cả các chi nhánh đều được thực hiện tốt vì những lý do sau:
Nguồn lực cán bộ hạn chế, khối lượng công việc nhiều và hạn chế về trình độ, kinh nghiệm và các phương tiện để thực hiện kiểm tra, nên công tác kiểm tra, giám sát chưa thật sự hiệu quả.
Đội ngũ KTKS nội bộ chuyên trách tại chi nhánh quá mỏng so với quy mô