2. Mục tiêu nghiên cứu
1.3.2. Cơ cấu tổ chức của Văn phòng đăng ký đất đai
Trước đây, các VPĐKQSDĐ thuộc Sở đều tổ chức thành nhiều đơn vị trực thuộc, phổ biến là các Phòng, một số nơi tổ chức thành bộ phận hoặc tổ (gọi chung là Phòng); mỗi VPĐKQSDĐ thuộc Sở trung bình có từ 3 đến 4 phòng.
Do có ít cán bộ nên đa số các VPĐKQSDĐ cấp huyện được tổ chức thành các tổ, nhóm để triển khai thực hiện nhiệm vụ theo yêu cầu công việc của từng thời kỳ; nhiều VPĐKQSDĐ thực hiện việc phân công cán bộ quản lý theo địa bàn (mỗi cán bộ chịu trách nhiệm theo dõi, thực hiện một số xã) nên lực lượng bị phân tán.
Theo Quyết định số 447/QĐ-TTg ngày 17/4/2012 của Thủ tướng Chính phủ phê duyệt Đề án “Thí điểm kiện toàn Văn phòng Đăng ký quyền sử dụng đất thành một cấp trực thuộc Sở Tài nguyên và Môi trường”, Tổng cục Quản lý Đất đai (Bộ Tài nguyên và Môi trường) đã chủ động, phối hợp với các cơ quan có liên quan của Bộ Tài nguyên và Môi trường, Bộ Nội vụ, Bộ Tư pháp tổ chức triển khai thực hiện thí điểm đầu tiên trên 4 tỉnh là Hải Phòng, Hà Nam, Đà Nẵng và Đồng Nai.
Theo Luật Đất đai 2013, VPĐKĐĐ là các đơn vị sự nghiệp công trực thuộc Sở Tài nguyên và Môi trường, do Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh thành lập theo quy định của pháp luật. Nhằm đẩy mạnh việc kiện toàn hệ thống VPĐKĐĐ, ngày 27/8/2014, Thủ tướng Chính phủ đã có Thông báo số 347/TB-VPCP, trong đó đã đề ra nhiệm vụ trọng tâm là phải đẩy mạnh việc kiện toàn hệ thống Văn phòng đăng ký đất đai một cấp làm nền tảng cho hoạt động cải cách thủ tục hành chính về đất đai, hướng tới Chính phủ điện tử.
Theo quy định tại Điều 3 Thông tư liên tịch số 15/2015/TTLT-BTNMT-BNV- BTC ngày 04/4/2015 của Bộ Tài nguyên và Môi trường, Bộ Nội vụ và Bộ Tài chính hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức và cơ chế hoạt động của VPĐKĐĐ trực thuộc Sở Tài nguyên và Môi trường. Thì cơ cấu tổ chức của Văn phòng đăng ký đất đai hoạt động như sau:
- Lãnh đạo VPĐKĐĐ: Gồm có Giám đốc và không quá 02 Phó Giám đốc. Việc bổ nhiệm, miễn nhiệm Giám đốc và Phó Giám đốc Văn phòng đăng ký đất đai thực hiện theo quy định của pháp luật và phân cấp của Ủy ban nhân dân cấp tỉnh, phù hợp với tiêu chuẩn chức danh theo quy định.
- Các phòng ban, bộ phận trực thuộc VPĐKĐĐ gồm có: Phòng Hành chính - Tổng hợp; Phòng Kế hoạch - Tài chính (Ủy ban nhân dân cấp tỉnh xem xét quyết định thành lập đối với Văn phòng đăng ký đất đai có từ 15 Chi nhánh trở lên); Phòng Đăng ký và cấp Giấy chứng nhận; Phòng Thông tin - Lưu trữ; Phòng Kỹ thuật địa chính và Các Chi nhánh Văn phòng đăng ký đất đai đặt tại UBND các huyện, thị, thành phố trực thuộc tỉnh.
Cho đến ngày 31/12/2019, cả nước đã có 62/63 tỉnh, thành trên cả nước thành lập và kiện toàn xong VPĐKĐĐ “một cấp”. Trong quá trình kiện toàn hệ
thống VPĐKĐĐ, các Sở Tài nguyên và Môi trường đã chủ động, tích cực giải quyết những khó khăn, vướng mắc phát sinh do việc chuyển đổi thẩm quyền thực hiện; việc giải quyết thủ tục hành chính về đất đai, cấp Giấy chứng nhận tăng cả về số lượng Giấy chứng nhận, chất lượng hồ sơ, thời gian thực hiện thủ tục rút ngắn hơn, chất lượng giải quyết thủ tục được nâng lên, tình hình biến động đất đai được kiểm soát chặt chẽ hơn.
Việc thành lập VPĐKĐĐ đã giúp đẩy nhanh quá trình hiện đại hóa ngành quản lý đất đai, thực hiện cải cách hành chính một cách mạnh mẽ trong lĩnh vực đất đai liên quan đến người dân, doanh nghiệp như số lượng, thời gian thực hiện thủ tục hành chính giảm, tiến độ cấp Giấy chứng nhận tăng đáng kể, các Văn phòng đăng ký đã có điều kiện hơn về lực lượng chuyên môn, chủ động hơn trong việc điều phối nguồn nhân lực trong toàn hệ thống; người dân, doanh nghiệp và các tổ chức được tiếp cận với hệ thống tổ chức chuyên nghiệp, thuận lợi và linh hoạt khi có nhu cầu thực hiện các giao dịch về đất đai.
Việc thành lập VPĐKĐĐ cũng đã khắc phục được tình trạng không thống nhất về hồ sơ thủ tục, trình tự giải quyết ở các địa bàn khác nhau trên cùng một tỉnh, thành phố, rút ngắn thời gian thực hiện thủ tục. Thời gian thực hiện thủ tục đăng ký, cấp Giấy chứng nhận đã giảm từ 05 - 25 ngày so với trước đây; thời gian giải quyết hồ sơ giao dịch về đất đai đảm bảo đạt 90 - 95% so với quy định, tình trạng tồn đọng hồ sơ quá hạn đã cơ bản chấm dứt. Ngoài ra, hệ thống VPĐKĐĐ đã cung cấp thông tin đất đai cho các tổ chức, cá nhân có nhu cầu là 322.042 lượt. Đồng thời hỗ trợ đắc lực công tác quản lý nhà nước về đất đai của địa phương, tình trạng khiếunại tố cáo của công dân liên quan đến vấn đề cấp Giấy chứng nhận ngày càng giảm.
Tiến độ cấp Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất ở một số địa phương đã tăng đáng kể như: Hà Nội (sau 20 tháng thành lập) tăng 665.000 Giấy; Thành phố Hồ Chí Minh (sau 11 tháng thành lập) tăng 299.000 Giấy.
Hoạt động đăng ký đất đai đã có sự quản lý, điều hành tập trung, thống nhất. Chất lượng thực hiện giải quyết thủ tục đăng ký, cấp GCN được nâng cao, bảo đảm sự thống nhất trong toàn tỉnh, thành phố do VPĐKĐĐ đã thường xuyên kiểm soát,
phát hiện những sai sót để điều chỉnh, hướng dẫn các Chi nhánh. Thực hiện thủ tục giải quyết thủ tục hành chính về đăng ký, cấp Giấy chứng nhận đã đảm bảo được tiến độ theo quy định,tình trạng tồn đọng hồ sơ quá hạn đã cơ bản chấm dứt.
Việc thành lập VPĐKĐĐ là cơ sở nền tảng cho việc liên thông dữ liệu với các ngành khác, tiến tới Chính phủ điện tử. Các VPĐKĐĐ đã có điều kiện hơn về lực lượng chuyên môn, chủ động hơn trong việc điều phối nguồn nhân lực trong toàn hệ thống, đã quan tâm, chăm lo nhiều hơn cho việc xây dựng, cập nhật, chỉnh lý hồ sơ địa chính của địa phương, nhất là việc xây dựng cơ sở dữ liệu địa chính; đồng thời tăng cường kiểm tra, chỉ đạo việc cập nhật, chỉnh lý hồ sơ địa chính ở các cấp huyện, xã để bảo đảm sự thống nhất của hồ sơ địa chính theo quy định.
Nhiều VPĐKĐĐ hiện nay hoạt động khá tốt với cơ cấu tổ chức lên đến hơn nghìn cán bộ như thành phố Hồ Chí Minh, Hà Nội... một số VPĐKĐĐ đã thực hiện tốt hoạt động cung cấp dịch vụ công với doanh thu lên đến hàng chục tỷ đồng một năm như Đồng Nai, Đăk Lắk, Vĩnh Long.
Tuy nhiên, bên cạnh những lợi ích có được, cũng có những khó khăn như kinh phí hoạt động, trụ sở hoạt động của chi nhánh, trang thiết bị, việc luân chuyển hồ sơ do còn có hạn chế về hạ tầng cơ sở dữ liệu chưa hoàn thiện, việc giải quyết khối lượng hồ sơ công việc lớn cũng tạo áp lực cho một số vị trí. Tuy nhiên các khó khăn này có thể khắc phục được trong thời gian tới nếu được Nhà nước quan tâm đầu tư xây dựng và hoàn thiện hệ thống thông tin đất đai và cơ sở dữ liệu quốc gia về đất đai.