(Đơn vị: Quyển) STT Tên đơn vị hành BĐĐC (tờ) Sổ mục kê Sổ địa chính Sổ cấp GCN Cấp xã Cấp huyện Cấp xã Cấp huyện Cấp xã Cấp huyện 1 Thanh Lãng 58 6 6 1 1 1 2 Gia Khánh 59 3 3 1 1 1 3 Hương Canh 108 3 3 1 1 1 4 Đạo Đức 53 6 6 1 1 1 5 Hương Sơn 50 4 4 1 1 1 6 Sơn Lôi 57 3 3 1 1 1 7 Phú Xuân 32 4 4 1 1 1 8 Trung Mỹ 107 6 6 1 1 1 9 Bá Hiến 71 4 4 1 1 1 10 Thiện Kế 64 5 5 1 1 1 11 Quất Lưu 28 2 2 1 1 1 12 Tam Hợp 40 3 3 1 1 1 13 Tân Phong 32 2 2 1 1 1 Tổng cộng 759 51 51 13 13 0 13
(Nguồn: VPĐKĐĐ Chi nhánh Bình Xuyên )
Mặc dù đã đạt được nhiều tích cực trong thời gian qua kể từ khi thành lập Văn phòng ĐKĐĐ một cấp. Tuy nhiên, công tác đăng ký biến động đất đai mới chỉ thực hiện được đối với các trường hợp giao dịch, thực hiện thủ tục hành chính tại VPĐKĐĐ Chi nhánh Bình Xuyên, còn đối với trường hợp có biến động về đất đai do nhà nước thu hồi đất thì chưa có cơ chế phối hợp giữa các đơn vị liên quan để thực hiện đăng ký biến động theo quy định.
3.2.2.4. Công tác cung cấp thông tin, số liệu địa chính
Xây dựng một hệ thống thông tin minh bạch và cơ sở dữ liệu đầy đủ là điều kiện cần cho bất cứ hoạt động nào khi thực hiện nhiệm vụ tại VPĐKĐĐ. Ứng dụng tin học tại VPĐKĐĐ Chi nhánh Bình Xuyên đã được coi trọng trong cải cách TTHC
Thực chất là hiện đại hóa hệ thống thu thập và cập nhật thông tin đất đai dưới dạng số, tổ chức hệ thống mạng máy tính để sử dụng, trao đổi, cập nhật và cung cấp thông tin. Để có thể xây dựng một cơ sở dữ liệu thông tin đất đai thống nhất, cần phải có hệ thống BĐĐC chính quy và quy trình cập nhật thường xuyên các biến động về đất đai lên BĐĐC.
Trên thực tế, VPĐKĐĐ đã phân cấp quản lý và lưu trữ thông tin về đất đai, hồ sơ địa chính tại 02 bộ phận là VPĐKĐĐ (cấp tỉnh) và Chi nhánh VPĐKĐĐ các huyện, thành phố. VPĐKĐĐ tỉnh thực hiện quản lý và lưu trữ thông tin, tài liệu đất đai đối với với tổ chức và người nước ngoài; VPĐKĐĐ Chi nhánh Bình Xuyên quản lý và lưu trữ thông tin, tài liệu đất đai đối với hộ gia đình, cá nhân, cộng đồng dân cư tại địa bàn quản lý. Tuy có sự phân cấp nhưng hiện nay VPĐKĐĐ đã thực hiện đồng bộ hóa bản đồ địa chính, sổ mục kê đất đai giữa VPĐKĐĐ và Chi nhánh VPĐKĐĐ; đối với tài liệu đất đai, sổ địa chính, sổ cấp GCN … khác được lưu trữ riêng biệt theo phân cấp. Hạn chế nhiều nhất trong hoạt động của các tổ chức đăng ký quyền sử dụng đất là thông tin chưa được đồng bộ giữa các cấp, thiếu chính xác, thiếu sự phối hợp nhiệm vụ theo quy định giữa cơ quan cấp tỉnh, huyện và cán bộ địa chính cấp xã.
Năm 2014, VPĐKĐĐ một cấp được thành lập, mặc dù VPĐKĐĐ nói chung, VPĐKĐĐ Chi nhánh Bình Xuyên nói riêng đã và đang đầu tư thiết bị, công nghệ mới phục vụ cho công tác thu nhận, xử lý dữ liệu phục vụ cung cấp thông tin địa chính. Tuy nhiên việc khai thác, sử dụng, ứng dụng công nghệ thông tin phục vụ cho công tác cung cấp thông tin còn nhiều hạn chế.
3.2.3. Đánh giá ưu điểm, hạn chế trong hoạt động của VPĐKĐĐ Chi nhánh Bình Xuyên
VPĐKĐĐ Chi nhánh Bình Xuyên được thành lập trên cơ sở bàn giao nguyên trạng biên chế, người lao động, cơ sở vật chất, trang thiết bị, phòng làm việc của VPĐKQSDĐ thuộc phòng Tài nguyên và Môi trường huyện Bình Xuyên.
Việc thành lập và hoạt động của VPĐKQSDĐ nói chung và VPĐKĐĐ chi nhánh Bình Xuyên nói riêng phải khẳng định là chủ trương, chính sách đúng đắn góp phần quan trọng vào công tác quản lý nhà nước về đất đai và thực hiện các thủ tục hành
chính đảm bảo quyền và nghĩa vụ của người sử dụng đất theo đúng quy định của pháp luật. Sau khi VPĐKĐĐ Chi nhánh Bình Xuyên được kiện toàn đã thể hiện tính chuyên nghiệp cao trong tổ chức thực hiện nhiệm vụ được giao, với bộ máy được sắp xếp khoa học theo bộ phận, theo nhóm, phù hợp về chuyên môn và theo từng vị trí chuyên sâu. Quy trình giải quyết các công việc cơ bản được thống nhất, chủ động hơn về thẩm quyền, đặc biệt công tác đăng ký đất đai đã có sự quản lý, điều hành tập trung, thống nhất, đảm bảo việc triển khai thực hiện tốt việc đăng ký, cấp GCN tại các địa phương trên địa bàn toàn tỉnh theo đúng kế hoạch được giao.
3.2.3.1. Ưu điểm:
VPĐKĐĐ Chi nhánh Bình Xuyên sau khi được kiện toàn, mặc dù còn nhiều khó khăn về các điều kiện thực hiện nhưng qua hơn 3 năm hoạt động đã thể hiện rõ hơn tính chuyên nghiệp trong tổ chức thực hiện nhiệm vụ đăng ký đất đai, cấp Giấy chứng nhận với bộ máy tổ chức được sắp xếp theo các bộ phận chuyên môn và theo từng vị trí công việc chuyên sâu; quy trình giải quyết công việc đã được thực hiện thống nhất, nhiều nơi đã được thực hiện gắn với hệ thống cơ sở dữ liệu đất đai đã xây dựng.
- Hoạt động đăng ký đất đai đã có sự quản lý, điều hành tập trung, thống nhất, bảo đảm việc triển khai thực hiện đăng ký, cấp Giấy chứng nhận của địa phương theo đúng kế hoạch, có trọng tâm, trọng điểm theo nhiệm vụ chính trị của địa phương; đội ngũ cán bộ trong hệ thống Văn phòng đăng ký một cấp đã được điều động, sử dụng linh hoạt giữa các huyện trên địa bàn tỉnh để hỗ trợ hoàn thành nhiệm vụ, nâng cao hiệu quả sử dụng nguồn cán bộ hiện có.
- Chất lượng thực hiện thủ tục cấp Giấy chứng nhận được nâng cao, bảo đảm sự thống nhất, đồng bộ trong toàn tỉnh, do VPĐKĐĐ một cấp tỉnh Vĩnh Phúc đã thường xuyên kiểm tra, quản lý, hướng dẫn các Chi nhánh;
- Thời gian thực hiện thủ tục đăng ký, cấp Giấy chứng nhận được bảo đảm đã đơn giản, thuận tiện đúng quy định theo cơ chế “một cửa, một cửa liên thông”; chất lượng thực hiện thủ tục hành chính được nâng cao; thời gian thực hiện đối với nhiều loại thủ tục đã nhanh gọn, giảm từ 1/3 đến 1/2 thời gian so với trước đây.
- VPĐKĐĐ một cấp đã có điều kiện hơn về lực lượng chuyên môn, chủ động hơn về thẩm quyền và đã quan tâm, chăm lo nhiều hơn cho việc xây dựng, cập nhật, chỉnh lý hồ sơ địa chính của địa phương, nhất là việc xây dựng cơ sở dữ liệu địa chính; đồng thời tăng cường kiểm tra, chỉ đạo việc cập nhật, chỉnh lý hồ sơ địa chính ở các cấp huyện, xã để bảo đảm sự thống nhất của hồ sơ địa chính theo quy định.
- Việc thực hiện thủ tục đăng ký, cấp Giấy chứng nhận được thực hiện ngày càng thuận lợi hơn với người dân do cơ quan đăng ký được tổ chức lại ngày càng chuyên nghiệp; việc xây dựng cơ sở dữ liệu đất đai được đẩy mạnh đã tạo nhiều cơ hội hơn cho người dân được lựa chọn nơi đăng ký, tạo sự cạnh tranh giữa các cơ quan đăng ký, góp phần giảm bớt tình trạng nhũng nhiễu trong giải quyết thủ tục hiện nay.
- Việc giao thẩm quyền ký cấp Giấy chứng nhận cho Sở Tài nguyên và Môi trường đối với tất cả các đối tượng sử dụng đất, sở hữu tài sản gắn liền với đất đã cho thấy chất lượng thực hiện thủ tục cấp Giấy chứng nhận được nâng cao, bảo đảm sự thống nhất trong toàn tỉnh do Văn phòng đăng ký một cấp đã thường xuyên kiểm tra, quản lý, hướng dẫn các Chi nhánh; sau khi chuyển thẩm quyền cấp Giấy chứng nhận về Sở Tài nguyên và Môi trường đã phát hiện và xử lý nhiều trường hợp trước đây đã giải quyết thủ tục không đúng quy định; tình trạng tồn đọng hồ sơ quá hạn đã cơ bản được giải quyết dứt điểm.
Các chức năng, nhiệm vụ của VPĐKĐĐ được thực hiện đầy đủ và đồng bộ. Đội ngũ cán bộ, viên chức và người lao động từng bước được bố trí, sắp xếp công việc phù hợp, ổn định; thường xuyên được hướng dẫn về nghiệp vụ, chuyên môn từng bước nâng cao chất lượng công việc của từng cán bộ cũng như chất lượng hồ sơ ngày càng được đảm bảo. Hoạt động của VPĐKĐĐ chi nhánh Bình Xuyên từng bước đi vào nề nếp, có điều kiện để nâng cao chất lượng công tác đăng ký, cấp đổi, cấp lại, cấp GCN khi thực hiện các quyền của người sử dụng đất; lập, cập nhật, chỉnh lý hồ sơ địa chính theo đúng quy định, thuận lợi cho công tác lưu trữ và tra cứu hồ sơ khi thực hiện nhiệm vụ chuyên môn cũng như cung cấp thông tin địa chính theo yêu cầu.
3.2.3.2. Khó khăn, tồn tại
- Các trang thiết bị kỹ thuật cho các Văn phòng đăng ký một cấp và các Chi nhánh sau kiện toàn mặc dù đã được tăng cường, nhưng vẫn chưa đáp ứng yêu cầu; nhất là thiết bị công nghệ thông tin phục vụ yêu cầu xây dựng, quản lý, vận hành cơ sở dữ liệu. Một số máy tính trang bị cho cán bộ làm việc đã cũ, hết khấu hao, cấu hình thấp, chấp lượng không đảm bảo, chưa đáp ứng yêu cầu công việc. Hiện nay VPĐKĐĐ chi nhánh Bình Xuyên được UBND huyện bố trí cho 06 phòng làm việc và 02 kho lưu trữ hồ sơ tại khu B (trụ sở làm việc của UBND huyện), nhưng không gian làm việc chật hẹp, ẩm thấp, kho lưu trữ hồ sơ bị mối, mọt sâm nhập ăn mất một số hồ sơ nhưng chưa có biện pháp khắc phục;
- Sự phối hợp giữa VPĐKĐĐ với các cơ quan, đơn vị trong giải quyết một số thủ tục hành chính về lĩnh vực đất đai chưa thực sự hiệu quả và thông suốt dẫn đến tình trạng chậm hồ sơ giải quyết cho người sử dụng đất (Mặc dù UBND tỉnh Vĩnh Phúc đã ban hành Quy chế phối hợp giữa VPĐKĐĐ với các cơ quan, đơn vị trong việc thực hiện một số thủ tục hành chính về đất đai trên địa bàn tỉnh tại Quyết định số 39/2016/QĐ-UBND ngày 05/10/2016);
- Đội ngũ cán bộ, viên chức và người lao động của tại Chi nhánh có trình độ chuyên môn, được đào tạo và tuyển dụng theo chuyên môn, nghiệp vụ, tuổi đời còn trẻ năng động trong công việc, tuy nhiên kinh nhiệm giải quyết công việc còn nhiều hạn chế, chưa linh hoạt giải quyết hồ sơ, thủ tục;
Công tác cập nhật, chỉnh lý HSĐC gặp nhiều khó khăn do nguồn tài liệu sử dụng trước đây là các bản vẽ thủ công, không có file số; dữ liệu bị thất lạc không còn hồ sơ lưu trữ nên việc thực hiện các TTHC về đất đai trong các trường hợp này chủ yếu dựa vào việc xác minh hiện trạng, đo đạc thực địa và xin ý kiến các cơ quan, đơn vị có liên quan củng cố hồ sơ đảm bảo theo quy định mới tiến hành thực hiện nên mất rất nhiều thời gian giải quyết. Việc thực hiện thu thập hồ sơ, tài liệu đảm bảo cho công tác lưu trữ, tra cứu chưa thực sự được trú trọng; công tác cấp GCN, lập hồ sơ địa chính sau đo đạc chưa được đầu tư thực hiện. BĐĐC toàn huyện đã dược lập từ năm 2007 nhưng không được cập nhật, chỉnh lý biến động
thường xuyên, cho đến năm 2014 (thời điểm VPĐKĐĐ một cấp được thành lập) mới bắt đầu được cập nhật, chỉnh lý.
3.3. Kết quả ý kiến của cán bộ chuyên môn và người sử dụng đất về hoạt động của VPĐKĐĐ Chi nhánh Bình Xuyên. của VPĐKĐĐ Chi nhánh Bình Xuyên.
Việc đánh giá về thực trạng hoạt động của VPĐKĐĐ Chi nhánh Bình Xuyên là tương đối khó và phức tạp mang nhiều ý nghĩa định tính hơn là định lượng. Sử dụng phương pháp điều tra xã hội học dựa vào ý kiến đánh giá của 90 người sử dụng đất trên địa bàn 03 đơn vị hành chính (thị trấn Thanh Lãng, xã Đạo Đúc, xã Sơn Lôi) được điều tra đến thực hiện các thủ tục về đất đai và 30 cán bộ VPĐKĐĐ tỉnh Vĩnh Phúc trực tiếp làm việc tại VPĐKĐĐ Chi nhánh Bình Xuyên và cán bộ phụ trách theo dõi, thẩm định hồ sơ trên địa bàn huyện Bình Xuyên đã đem lại một số kết quả như sau:
3.3.1. Mức độ công khai về thủ tục hành chính
Nguyên tắc cơ bản trong cải cách TTHC là phải đảm bảo tính công khai, minh bạch. Việc thực hiện nguyên tắc này làm tăng chất lượng, hiệu quả giao dịch và làm tăng niềm tin của người dân. Trong tiến trình cải cách TTHC đối với lĩnh vực đất đai thì giải quyết công khai, rõ ràng thủ tục hồ sơ là cơ sở đảm bảo cho VPĐKĐĐ Chi nhánh Bình Xuyên vận hành theo đúng quy trình. Trước hết là niêm yết công khai tại các phòng tiếp nhận hồ sơ ở huyện và trụ sở UBND cấp xã những văn bản pháp quy, tài liệu giúp cho người sử dụng đất biết (loại giấy tờ của hồ sơ, lịch tiếp nhận các loại hồ sơ, trình tự thủ tục đăng ký...). Tại VPĐKĐĐ Chi nhánh Bình Xuyên đã niêm yết bộ TTHC về đất đai do UBND tỉnh ban hành; bản hướng dẫn lập hồ sơ cho người đến giao dịch, thời hạn nhận kết quả, các khoản phí, lệ phí phải nộp và đặc biệt đã công khai quy trình giải quyết từng TTHC về đất đai trên hệ thống mành hình hiển thị lớn tại Trung tâm hành chính công huyện (nơi tiếp nhận hồ sơ) mà người dân có thể tra cứu trực tiếp. Mức độ công khai thủ tục hành chính tại VPĐKĐĐ Chi nhánh Bình Xuyên thể hiện chi tiết tại bảng 3.6
Qua bảng 3.6 cho thấy: Khi hỏi đối tượng sử dụng đất đến giao dịch tại Chi nhánh về TTHC, thì có 93,33% ý kiến cho rằng thủ tục tiếp nhận hồ sơ tại VPĐKĐĐ Chi nhánh Bình Xuyên được giải quyết công khai, minh bạch, rõ ràng và thuận lợi.
Trong đó có 3/3 xã được đánh giá cao trên 90,0 % về mức độ công khai thủ tục và đặc biệt là đối với xã Sơn Lôi là nơi phát triển khu công nghiệp, nhu cầu thực hiện các TTHC liên quan đến đất đai cao được đánh giá là 96,67%. Đối với cán bộ VPĐKĐĐ 100% ý kiến được hỏi đều cho rằng thủ tục tiếp nhận tại VPĐKĐĐ Chi nhánh Bình Xuyên là công khai, minh bạch, rõ ràng và rất chi tiết. Điều đó cho thấy mô hình VPĐKĐĐ ra đời đã phần nào đáp ứng được nhu cầu về việc cải cách các TTHC trong lĩnh vực đất đai. Từ đó hướng tới việc công khai, minh bạch, đơn giản các TTHC nhằm đáp ứng mục tiêu phát triển kinh tế - xã hội, đảm bảo quyền lợi của người sử dụng đất về thực hiện các quyền của người sử dụng đất.