5. Bố cục bài thực hành nghề nghiệp
2.3. THC TRẠNG CÔNG TC TỔ CHỨC BỘ MY TẠI CÔNG TY
TNHH SẢN XUẤT THƯƠNG MẠI XUẤT NHẬP KHẨU THI LINH 2.3.1. Công tác xác định mục tiêu tại công ty
Quá trình tổ chức bộ máy của Chi nhánh Công ty TNHH Sản xuất thương mại Xuất nhập khẩu Thái Linh đã phân tích các tính chất và yếu tố của công việc.
Mục tiêu chiến lược hoạt động của mỗi công ty phụ thuộc vào nhận thức cũng như tầm nhìn của ban lãnh đạo và giám đốc. Công ty TNHH Sản xuất thương mại Xuất
nhập khẩu Thái Linh đã đặt ra mục tiêu trong năm 2020 đạt doanh thu hơn 12% so với năm 2019. Mặc d{ chưa thể đạt được tăng trưởng nhưng công ty đã giữ ổn định được doanh thu của mình trước sự khó khăn của đại dịch, để làm được điều này ngoài khả năng hoạch định hiệu quả các chiến lược và vận hành tốt bộ máy tổ chức còn có sự nỗ lực và cố gắng của đội ngũ công nhân viên của công ty.
2.3.2. Công tác phân tích công việc tại công ty
Phân tích công việc là một hoạt động quan trọng để tiến hành các đề ra các dự thảo công ty như kế hoạch hóa nguồn nhân lực, tuyển chọn, đào tạo phát triển, đánh giá thực hiện công việc,…
Thực tế cho thấy, công tác phân tích công việc của công ty đã tiến hành tốt. Ban lãnh đạo công ty đã dựa trên cơ sở phân tích mục tiêu chiến lược được hoạch định đồng thời kết hợp với các yếu tố về hoàn cảnh thực tiễn môi trường kinh doanh trong công việc gi|p cho công việc diễn ra thuận lợi, từ đó tạo nên tiền đề, cơ sở để xây dựng bộ máy tổ chức.
Trong hệ thống tổ chức của công ty, Giám đốc là người chịu trách nhiệm về tất cả các thông tin hay quyết định quan trọng. Sự thành công hay thất bại của tổ chức là do tâm sức và khả năng nhìn xa trông rộng của Giám đốc quyết định. Vì thế, Giám Đốc có vai trò cực kì quan trọng và mang tính quyết định nhất trong công ty trong viê lc ra chiến lược, kiểm soát các hoạt đô lng của công ty, lãnh đạo, điều phối hoạt đô lng chung của công ty để hoàn thành tốt mục tiêu đã đề ra.
Các Ban và phòng ban cũng cực kì quan trọng trong mọi hoạt động của công ty, là nhân tố tham mưu cho quyết định của giám đốc, đưa ra những phương án cải thiện bộ máy tổ chức hoạt động tối ưu và hiệu quả. Bên cạnh đó, các ban và phòng ban cũng chịu trách nhiệm trong việc phân tích các hoạt động thuộc về chuyên môn, nhằm cung cấp những thông tin hữu ích nhất, ph{ hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh của công ty phục vụ trong việc ra quyết định của giám đốc.
Công nhân viên phải được đào tạo, rèn luyện và huấn luyện k~ càng để đáp ứng nhu cầu của ban lãnh đạo và cả khách hàng của công ty.
Công tác phân tích công việc tại công ty do ban lãnh đạo quyết định, đồng thời kết hợp với k kiến tham mưu từ phòng kế toán c{ng các thành viên khác, đã tạo sự đồng bộ chặt ch•, đi đ|ng hướng khiến cho mối quan hệ giữa các phòng ban ngày càng tốt hơn, làm việc có hiệu quả hơn và tối ưu hơn trong hoạt động kinh doanh.
2.3.3. Công tác thiết lập phòng ban tại công ty
Phòng ban công ty gồm có Ban Giám đốc, phòng hành chính nhân sự, phòng kế toán tài chính, phòng kinh tế tổng hợp, phòng kỹ thuật. Các phòng ban được phân chia dựa trên tính chất hoạt động của công ty, Ban giám đốc đã đề ra các phòng ban cụ thể để đảm bảo được yêu cầu trên qua các cuộc họp nội bộ
Có thể thấy được sơ đồ bộ máy tổ chức của công ty phân bố khá rõ ràng, sự chuyên môn hóa cao và đảm nhận nhiệm vụ cụ thể.
Các phòng ban có sự rõ ràng trong trách nhiệm và nhiệm vụ chuyên biệt để có thể hoàn thành tốt nhất các nhiệm vụ cụ thể được giao.
Nhìn chung bộ máy tổ chức phòng ban tại Công ty TNHH Sản xuất thương mại Xuất nhập khẩu Thái Linh được thiết lập tốt và tương đối hoàn ch€nh, đáp ứng được mục tiêu chung.
2.3.4. Công tác định biên nhân viên tại công ty
Quá trình định biên của Công ty Thái Linh như sau:
- Bước 1: Dự báo nhu cầu nguồn lực. Các phòng ban s• dựa vào nhu cầu
công việc và thực tế hoạt động để đưa ra các dự báo về nhân lực cần thiết sắp tới.
- Bước 2: Phân tích thực trạng nguồn nhân lực. Xác định được ưu nhược
điểm nguồn nhân lực hiện có tại công ty để có thể đưa ra các căn cứ đề xuất ph{ hợp.
- Bước 3: Quyết định tăng hoặc cắt giảm nhân lực. Sau khi phân tích các
dự báo và đề xuất ph{ hợp, phòng hành chính nhân sự đề xuất và lấy k kiến từ ban giám đốc để lựa chọn giải pháp khắc phục thực trạng hiện tại. - Bước 4: Lập kế hoạch thực hiện. Phòng hành chính nhân sự s• lập kế
hoạch và thực hiện tăng giảm nhân sự theo đề xuất đã được ban giám đốc kí duyệt.
- Bước 5: Đánh giá việc thực hiện kế hoạch. Ban giám đốc và phòng hành
chính nhân sự đánh giá lại sai lệch giữa mục tiêu đã đề ra quá trình thực hiện kế hoạch từ đó đề ra các giải pháp chiều ch€nh sai lệch và hoàn thiện. Sau khi đã hoạch định nguồn nhân lực cần thiết cho tương lai, phòng hành chính nhân sự cần phải tìm kiếm nguồn lực để đảm bảo hoạt động của công ty khi cần, đề phòng sự cố đáng tiếc.
Qua đó, số lượng nhân viên được xác định đồng thời dựa vào tính chất năng lực của từng nhân viên để phân bố trí hợp lk các vị trí cho từng người.
2.3.5. Công tác phân công nhiệm vụ tại công ty
Công tác phân công công việc tại Công ty TNHH Sản xuất thương mại Xuất nhập khẩu Thái Linh đã và đang làm khá tốt.
Các phòng ban bộ phâ ln được thiết lập, dựa vào yêu cầu về kiến thức k~ năng và tính chất chuyên môn hóa của từng nhân viên mà công ty đã sắp xếp bố trí ph{ hợp.
Các phòng ban được phân công ph{ hợp với năng lực và khả năng của từng thành viên.
Các phòng ban đã làm đ|ng trách nhiệm của mình và có sự liên kết giữa các phòng ban hỗ trợ và gi|p đ} lnn nhau.
Cụ thể công tác phân công nhiệm vụ tại công ty Thái Linh:
Các phòng ban được thiết lập để đáp ứng chức năng cụ thể đáp ứng với yêu cầu hoạt động của công ty. Ban giám đốc đề ra các nhiệm vụ định kì cố định và hoạch định
các công việc cụ thể ph{ hợp với chuyên môn của các phòng ban. Trong quá trình hoạt động kinh doanh, ban giám đốc s• giao các nhiệm tương ứng với tính chất công việc cho các phòng ban một cách liên tục và kịp thời bên cạnh những nhiệm vụ định kì cố định đã nói ở trước đó.
Ban giám đốc và ban điều hành s• trực tiếp giám sát và phân công nhiệm vụ cho các đội thi công nhằm giảm thiểu tối đa độ trễ trong quá trình ra quyết định và thực tế hoạt động thi công xây dựng.
Qua đó ta thấy được ban lãnh đạo công ty đã đề ra giải pháp tốt nhất, tối ưu nhất và bố trí hợp lk từng nhân viên để họ có thể phát huy hết khả năng của mình để mang lại lợi ích tốt nhất cho công việc của mình.
2.3.6. Công tác xây dựng quy chế hoạt động bộ máy tổ chức tại công ty
Xây dựng quy chế hoạt động cho bộ máy tổ chức tại công ty là điều cực kì cần thiết, thông qua đó công ty có một nền tảng pháp lk riêng, áp đặt vào từng nhân viên nhằm tạo ra một hệ thống khuôn mnu, gi|p việc thực hiện nhiê lm vụ của từng nhân viên một cách suôn sẻ hơn, có trách nhiệm, tránh xảy ra tình trạng tranh chấp đổ lỗi cho nhau.
Công ty TNHH Sản xuất thương mại Xuất nhập khẩu Thái Linh, ban điều hành là người xây dựng nên quy chế hoạt động cho bộ máy tổ chức của công ty, dựa vào tính chất công việc của các phòng ban mà ra những quy chế riêng và quy chế chung cho toàn công ty.
Nô li dung quy chế của công ty chủ yếu xoay quanh các nô li dung: thời gian làm viê lc của nhân viên (8h/ngày, 1 tuần làm 7 ngày); tác phong và trang phục: mặc đồng phục ch€nh tề, móng tay luôn cắt ngắn, đầu tóc gọn gàng, ra vào công ty: cán bô l công nhân viên phải thực hiê ln nghiêm t|c viê lc chấm công, viê lc đi công tác phải được trưởng bô l phâ ln xác nhâ ln và phiếu công tác được nô lp về phòng kinh tế tổng hợp; thẻ nhân viên; phạm vi đi lại; tuyê lt đối cấm h|t thuốc; phương tiê ln thông báo (email, văn bản…); sử dụng điê ln thoại; câ lp nhâ lt thông tin; an toàn lao đô lng; quản lk và sử dụng tài
sản của công ty; khách hàng của công ty (ân cần, lịch sự)… Từ các quy định chung của công ty, các phòng ban triển khai nô li quy và dựa trên đó để thiết lâ lp quy chế hoạt đô lng chung ph{ hợp cho phòng ban của mình nhằm mô lt mục tiêu chung: thực hiê ln tốt quy định của công ty và đem lại hiê lu quả hoạt đô lng phòng ban tốt nhất.
Trong công ty, giám đốc là người có quyền hạn cao nhất là người đưa ra những quyết định và những quy chế cho bộ máy hoạt động của công ty.
2.3.7. Công tác tổ chức phối hợp nhiệm vụ ở công ty
Các phòng ban được sắp xếp tương đương với nhau về trách nhiệm cũng như quyền hạn trong công tác thực hiện nhiệm vụ được giao cần có sự phối hợp chặt ch• với nhau, tương hỗ để bộ máy tổ chức hoạt động nhịp nhàng và hiệu quả. Nhìn vào bộ máy hoạt động của công ty ta có thể thấy các phòng ban của công ty có mối liên kết với nhau.
Từ đấy ta thấy sự phối hợp của các phòng ban luôn mạch lạc và hiệu quả đó là nhờ bộ máy tổ chức tối ưu, tinh gọn và đầy đủ các chức năng của công ty đồng thời có các quy chế quy định chức năng quyền hạn của giám đốc qua đó đã gi|p cho nhân viên nắm rõ được nhiệm vụ cũng như trách nhiệm mà công ty giao phó.
2.3.8. Công tác thẩm định tái tổ chức lại công ty
Định kì cuối mỗi năm Ban Giám Đốc công ty đều tổ chức buổi họp nhằm đánh giá về quá trình và kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh dịch vụ của Công ty TNHH Sản xuất thương mại Xuất nhập khẩu Thái Linh.
Xác định được những khó khăn, khuyết điểm còn tồn tại và cần thay đổi tổ chức cho ph{ hợp nhằm thích ứng kịp thời với từng biến đô lng của môi trường kinh doanh, môi trường xã hội và sự suy thoái của nền kinh tế trong và ngoài nước, Ban Giám đốc nêu ra những điểm mạnh cũng như những điểm yếu của công ty trong thời gian hoạt đô lng và quyết định đưa ra công tác đánh giá và tái tổ chức lại công ty khi cần thiết nhằm đẩy mạnh điểm mạnh và khắc phục điểm yếu của công ty.
Tóm tắt chương 2
Công ty TNHH Sản xuất thương mại Xuất nhập khẩu Thái Linh tổ chức bộ máy công ty theo tiêu chí tối ưu phù hợp với đặc điểm và quy mô. Công ty còn có đội ngũ nhân viên được đào tạo kĩ lưỡng với trình độ thâm niên cao, tay nghề giỏi, có kinh nghiệm trong công việc. Bên cạnh đó, công ty còn có những đặc điểm về nguồn vốn, cơ sở vật chất, máy móc thiết bị tiên tiến, … là tiền đề cho sự phát triển lâu dài và vững chắc. Bên cạnh đó, vấn đề về thị trường và đối thủ cạnh tranh trong ngành cũng được đề cập tới, cho ta thấy được cái nhìn khách quan và tổng quát.
Việc thực hiện công tác tổ chức của Công ty TNHH Sản xuất thương mại Xuất nhập khẩu Thái Linh được thể hiện rõ qua các công tác như: Công tác định mục tiêu, công tác phân tích công việc, công tác thiết lập các phòng ban, công tác định biên nhân viên, công tác phân công nhiệm vụ, công ty xây dựng quy chế hoạt động của bộ máy tổ chức, công tác tổ chức phối hợp nhiệm vụ và công tác thẩm định tái tổ chức.
CHƯƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHP NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TC TỔ CHỨC BỘ MY TẠI CÔNG TY TNHH SẢN XUẤT
THƯƠNG MẠI XUẤT NHẬP KHẨU THI LINH 3.1. NHẬN XÉT ĐNH GI V CÔNG TC TỔ CHỨC BỘ MY TẠI CÔNG TY SẢN XUẤT THƯƠNG MẠI XUẤT NHẬP KHẨU THI LINH
Qua quá trình đánh giá phân tích thì ta có thể nhận thấy được một số điểm trong công tác tổ chức bộ máy tại công ty như sau:
Ưu điểm:
- Công ty đã xác định được rõ ràng mục tiêu của mình, có định hướng, chiến lược đ|ng đắn trong hoạt động sản xuất kinh doanh.
- Khả năng hoạch định hiệu quả các chiến lược và vận hành tốt bộ máy tổ chức. Sự nỗ lực và cố gắng của đội ngũ công nhân viên của công ty.
- Công ty đã thực hiện phân tích mục tiêu chiến lược được hoạch định đồng thời kết hợp với các yếu tố về hoàn cảnh thực tiễn môi trường kinh doanh trong công việc gi|p cho công việc diễn ra thuận lợi, từ đó tạo nên tiền đề, cơ sở để xây dựng bộ máy tổ chức.
- Các phòng ban được phân công ph{ hợp với năng lực và khả năng của từng thành viên. Có các nhiệm vụ rõ ràng thích hợp với tính chuyên môn hóa của nhân viên. - Ban Giám đốc nêu ra những điểm mạnh cũng như những điểm yếu của công ty trong thời gian hoạt đô lng và quyết định đưa ra công tác đánh giá và tái tổ chức lại công ty khi cần thiết.
Hạn chế:
- Còn chưa ch| trọng nhiều vào công tác quan hệ khách hàng, chăm sóc khách hàng và tri ân khách hàng.
- Số lượng nhân viên hiện tại trong công ty còn hạn chế so với tốc độ phát triển, quy mô và uy tín tăng dần của công ty.
- Bên cạnh việc giao nhiệm vụ cho nhân viên thì chưa thực sự có động lực để các nhân viên thực hiện nhiệm vụ một cách tốt hơn và nâng cao tinh thần trách nhiệm.
- Quy mô hoạt động của công ty càng ngày càng được mở rộng, sự phối hợp giữa các phòng ban chưa thực sự được thể hiện rõ ràng và cần có sự nâng cao.
3.2. Đ XUẤT MỘT SỐ GIẢI PHP NÂNG CAO HIỆU QUẢ HOẠT ĐỘNG TỔ CHỨC CỦA CÔNG TY
3.2.1. Thành lập phòng quan hệ khách hàng
Để đáp ứng tốt hơn nhu cầu của khách hàng và chăm sóc khách hàng một cách tốt nhất. vì đáp ứng tốt nhu cầu của khách hàng thì hiệu quả hoạt động bán hàng s• được gia tăng. Hoạt động thiết lập Phòng quan hệ khách hàng có ưu điểm làm cho hoạt động của công ty có chuyên môn hóa tốt hơn. Cụ thể là những hoạt động như:
- Tiếp nhận các thông tin phản ánh của khách hàng về các vấn đề liên quan đến sản phẩm và dịch vụ của công ty.
- Phối hợp c{ng với các phòng ban, bộ phận khác và các đội thi công để xử lk và giải quyết kịp thời các vấn đề được phản hồi trong thời gian ngắn nhất.
- Đề ra các chiến lược để hài lòng nhất tập khách hàng hiện tại nhằm giữ chân các khách hàng cũ đồng thời mở rộng, thu h|t khách hàng tiềm năng. Với tập khách hàng của công ty là các mối quan hệ cực kì quan trọng, cần có đội ngũ chăm sóc ân cần, chu đáo và đội tư vấn hỗ trợ nhiệt tình.
3.2.2. Tuyển dụng thêm các nhân viên phòng ban
Sau thời gian 11 năm hoạt động và phát triển, quy mô và chất lượng của công ty