5. Bố cục bài thực hành nghề nghiệp
1.5. CC PHƯƠNG PHP TỔ CHỨC BỘ MY
1.5.1. Phương pháp xây dựng cơ cấu tổ chức tương tự
Phương pháp này kế thừa những bài học thành công và loại bỏ những yếu tố bất hợp lk trong các cơ cấu tổ chức hình mnu đã tỏ ra hiệu quả. Phương pháp được áp dụng trong điều kiện giữa doanh nghiệp cần xây dựng cơ cấu tổ chức với doanh nghiệp được lấy làm khuôn mnu có những đặc điểm tương đồng. Cụ thể xem xét trên các tiêu chí về ngành nghề, mục tiêu, các chức năng quản lk cần thực hiện, kết cấu hạ tầng, môi trường,…
Đây là phương pháp xây dựng cơ cấu tổ chức được áp dụng khá phổ biến, nhờ các ưu điểm nổi bật: dễ thực hiện, kế thừa được nhiều kinh nghiệm quk báu đã được kiểm nghiệm thực tế trong quá trình xây dựng cơ cấu tổ chức, tiết kiệm thời gian, nhân sự, chi phí thiết kế,…
Tuy vậy, các doanh nghiệp vnn cần phải t€nh táo, linh hoạt khi vận dụng phương pháp này, tránh sao chép dập khuôn, máy móc, phân tích kỹ lư}ng và cân nhắc cẩn trọng đến những chi tiết không hoàn toàn giống nhau.
1.5.2. Phương pháp phân tích theo yếu tố
Phương pháp xây dựng cơ cấu tổ chức khoa học này được được áp dụng rộng rãi cho mọi cấp tổ chức và đối tượng quản lk. Thường được tiến hành theo 3 giai đoạn:
Giai đoạn 1
Dựa vào những quy định pháp lk, người xây dựng s• thiết kế sơ đồ cơ cấu tổng quát. Công việc này nhằm xác định rõ các tính chất định tính cơ bản nhất của công tác xây dựng cơ cấu tổ chức (mục tiêu, nguyên tắc hoạt động, phân hệ chức năng, phân cấp trách nhiệm và quyền hạn, nhu cầu nhân sự,…)
Giai đoạn 2
Phân cấp thành phần cơ cấu của tổ chức và xác lập mối quan hệ cơ bản giữa các bộ phận. Nội dung cơ bản của bước này được thể hiện ở việc xây dựng phân hệ trực tuyến và phân hệ chức năng. Xây dựng dựa trên cơ sở chuyên môn hóa, và cần đặc biệt ch| k phân tích các yếu tố ảnh hưởng đến cơ cấu tổ chức quản lk.
Giai đoạn 3
Phân phối và cụ thể hoá các chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và quyết định số lượng nhân sự cho từng bộ phận trong cơ cấu tổ chức. Trên cơ sở đó, quy định điều lệ, quy chế, nguyên tắc hoạt động, nhằm đảm bảo tổ chức vận hành trôi chảy, hiệu quả.
Để xây dựng cơ cấu tổ chức quản lk ph{ hợp và hiệu quả, các doanh nghiệp không ch€ cần thường xuyên chủ động tự đánh giá, không ngừng đổi mới, mà còn nên lắng nghe những lời khuyên quk giá từ các chuyên gia tư vấn quản lk, chiến lược. Kết hợp cả nội lực và ngoại lực, doanh nghiệp s• nhanh chóng xây dựng được một bộ máy quản lk hiệu quả – nền tảng th|c đẩy cho mọi sự phát triển và nhảy vọt.
1.6. TIN TRÌNH TỔ CHỨC BỘ MY
1.6.1. Bước 1: Nhận thức rõ mục tiêu của tổ chức
- Xem xét mục tiêu hoạt động của tổ chức: công tác tổ chức nhằm đạt được mục tiêu. Vì vậy, công tác tổ chức triển khai luôn gắn với mục tiêu.
- Phân tích và xác định các mối liên hệ giữa các mục tiêu, là tiêu đề để phân chia và nhóm gộp các hoạt động thành các đơn vị, bộ phận.
- Định hướng các nhiệm vụ thực hiện mục tiêu.
1.6.2. Bước 2: Xác định những hoạt động cần thực hiện
- Liệt kê những hoạt động cần thiết. - Mô tả những nhiệm vụ liên quan. - Phân loại và phân chia các hoạt động.
- Xác định tính quan trọng của từng loại hoạt động.
1.6.3. Bước 3: Phân chia các hoạt động theo phương pháp cụ thể.
- Phân tích các hoạt động quan trọng thành những nhiệm vụ chủ yếu.
- Hệ thống hóa nhiệm vụ: t{y theo ngành nghề hoạt động của tổ chức, quy mô và chiến lược mà s• nhóm các công việc theo tiêu thức (chức năng, khách hàng, sản phẩm, địa lk, …)
1.6.4. Bước 4: Thiết lập phòng ban, bộ phận
- Dựa trên năng lực nội tại của tổ chức. - Xác định yêu cầu thực hiện nhiệm vụ.
- Xây dựng mô hình tổ chức theo tiêu thức đã chọn ở trên.
- Thiết lập khung (Sơ đồ bộ máy tổ chức) với các đơn vị, bộ phận, phòng ban chức năng cụ thể .
1.6.5. Bước 5: Xây dựng quy chế hoạt động
- Phân định nhiệm vụ theo từng đơn vị, bộ phận, phòng ban chức năng
- Quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, trách nhiệm của từng phòng ban và bộ phận
- Ch€ rõ mối quan hệ phối hợp thực hiện nhiệm vụ: thể hiện đường truyền ch€ đạo công việc xây dựng cơ cấu quản trị
- Thiết lập văn bản qui chế hoạt động cho bộ máy tổ chức
1.6.6. Bước 6: Xây dựng chính sách sử dụng nhân sự
- Dựa vào hoàn cảnh thực tiễn của tổ chức và pháp luật lao động
- Xây dựng các tiêu chuẩn sử dụng nhân sự với mối quan hệ giữa quyền và ngh~a vụ.
- Quy định các chế độ đãi ngộ, thưởng phạt.
1.6.7. Bước 7: Định biên
- Sử dụng bảng mô tả nhiệm vụ.
- Xác định nhu cầu nhiệm vụ của từng phòng ban, bộ phận. - Xem xét tính chất của từng loại nhiệm vụ.
- Đánh giá khả năng nhân sự.
- Xác định tầm hạn quản trị: Xác định số lượng nhân sự cần thiết cho từng phòng ban, bộ phận.
1.6.8. Bước 8: Thẩm định và tái tổ chức
- Xây dựng tiêu chuẩn đánh giá.
- Đo lường kết quả hoạt động của từng phòng ban, bộ phận với tiêu chuẩn. - Đánh giá hiệu quả hoạt động của bộ máy tổ chức.
- Xác định mức độ hoàn thành nhiệm vụ. - Xác định nguyên nhân.
- Xác định biện pháp điều ch€nh bộ máy tổ chức. -
Tóm tắt chương 1
Công tác tổ chức bộ máy là tổng hợp các bộ phận, các khâu khác nhau được chuyên môn hóa và có những trách nhiệm, quyền hạn nhất định, được bố trí theo những cấp nhằm đảm bảo chức năng phục vụ mục tiêu chung đã xác định. Cơ cấu bộ máy ngày càng hoàn thiện có ảnh hưởng rất lớn đến hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp. Phát triển và hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy gi|p cho tổ chức phản ứng nhanh trước mọi biến động xảy ra trong sản xuất kinh doanh, tạo điều kiện nâng cao hiệu quả sử dụng nguồn lực của tổ chức. Để công tác tổ chức bộ máy của tổ chức được khoa học, hiệu quả nhà quản trị phải căn cứ vào mục tiêu, phương pháp và nội dung bao gồm nguyên tắc và các yếu tố ảnh hưởng đến công tác tổ chức bộ máy.
CHƯƠNG 2: GIỚI THIỆU TỔNG QUAN V CÔNG TY TNHH SẢN XUẤT THƯƠNG MẠI XUẤT NHẬP KHẨU THI LINH
2.1 GIỚI THIỆU V CÔNG TY2.1.1. Lịch sử hình thành 2.1.1. Lịch sử hình thành
Công ty TNHH Sản xuất thương mại Xuất nhập khẩu Thái Linh là công ty tư nhân được cấp giấy phép kinh doanh vào ngày 15/03/2010 và chính thức hoạt động vào ngày 12/03/2010, giấy chứng nhận đăng kk số 0309849046. Công ty hoạt động trong l~nh vực mua, bán các mặt hàng thiết bị, máy móc, phụ t{ng công nghiệp trong và ngoài nước.
Tên công ty : Công ty TNHH Sản xuất thương mại Xuất nhập khẩu Thái Linh. Tên giao dịch : THAI LINH IMPORT EXPORT TRADING PRODUCE
COMPANY LIMITED.
Tên viết tắt : CÔNG TY TNHH SX-TM-XNK THÁI LINH Lĩnh vực hoạt động :
- Xây dựng nhà các loại: công trình kỹ thuật, dân dụng, công trình công ích. - Thi công các công trình đường bộ.
- Thi công san lấp mặt bằng. - Kinh doanh vật liệu dây dựng.
Trụ sở : 159/40/13 Đường TX14, Phường Thạnh Xuân, Quận 12, Thành phố Hồ
Chí Minh, Việt Nam.
Số điện thoại : (08) 22165782
Đại diện pháp luật: Nguyễn Thanh Đoài
Vốn điều lệ : 70.000.000.000 đồng ( Bày mươi tỷ đồng chẵn ). Mã số thuế : 0309849046
2.1.2. Quá trình phát triển của công ty
Nhận thấy nhu cầu về thi công xây dựng công trình dân dụng và công nghiệp, hạ tầng kỹ thuật, giao thông (cầu; đường bộ), nông nghiệp và phát triển thủy lợi rất cao ở thời điểm bấy giờ tại địa bàn thành phố Hồ Chí Minh và các v{ng lân cận, Công ty TNHH Sản xuất thương mại Xuất nhập khẩu Thái Linh đã được thành lập dựa trên những điều kiện thuận lợi trên. Cho tới thời điểm hiện nay thì công ty đã hoạt động trong l~nh vực xây dựng đã hơn 11 năm. Từ những ngày đầu thành lập thành lập, công ty hướng tới ngành kinh doanh thi công xây dựng các dự án nhỏ như lắp đặt cửa nhựa lõi thép của các công trình chung cư cao tầng,… Thời điểm đầu gặp rất nhiều khó khăn trong tìm kiếm nguồn lực, tư liệu sản xuất, các mối quan hệ và các dự án đầu tư. Bên cạnh đó, với tuổi đời còn non trẻ, vừa mới bước chân vào thị trường, việc tìm chỗ đứng là cực kì khó khăn khi có rất nhiều đối thủ cạnh tranh sở hữu nhiều điều kiện thuận lợi. Sau thời gian dài nỗ lực ổn định các nguồn lực, và hoạt động vận hành c{ng với bộ máy tổ chức làm việc hiệu quả, các dự án thành công, công ty đã từng bước khẳng định vị thế của mình trong thị trường thi công xây dựng. Và c{ng với sự phát triển của công ty, trình độ, kinh nghiệm của đội ngh~ nhân viên cũng từ đó mà tăng, đồng thời uy tín của công ty cũng theo đó mà được cải thiện, tìm được chỗ đứng trong thị trường và sự tín nhiệm của các chủ đầu tư. Vào thời điểm thuận lợi, công ty quyết định lấn sân sang thi công thủy lợi và hệ thống chiếu sáng của các dự án lớn hơn.
Đồng hành với sự phát triển của công ty cho tới hôm nay, không thể không kể tới đội ngũ nhân viên giàu kinh nghiệm, có trách nhiệm, đoàn kết, nhiệt tình và k€ luật, công ty đã và đang thực hiện tái cấu tr|c nhằm đáp ứng một cách tốt nhất nhu cầu của khách hàng đồng thời góp phần cải thiện thu nhập cho cán bộ công nhân viên. Trải qua nhiều năm hoạt động, công ty cũng đã gặt hái được một số thành tựu nhất định, nhưng đồng thời cũng phải trải qua nhiều biến động của thị trường, điển hình là đại dịch Covid-19 vừa qua ảnh hưởng rất nhiều tới hoạt động kinh doanh của công ty. D{ khó khăn nhưng công ty luôn có những hoạt động đào tạo, tập huấn cho các cán bộ công nhân viên thích ứng với các biến động của thị trường, có những chính sách hợp lk, đa
dạng. Bên cạnh đó luôn tạo điều kiện cho nhân viên có môi trường làm việc tốt nhất, hiệu quả nhất. Từ đó sự trung thành và gắn bó của nhân viên với công ty ngày một gia tăng, để hướng tới mục tiêu chung của công ty đã đề ra, gia tăng sức cạnh tranh với các doanh nghiệp, công ty khác trên thị trường.
Sắp tới là nửa cuối năm 2021 và đầu năm 2022, với những gì mà công ty đã đạt được trong thời gian qua và những thách thức trong thời gian tới, đòi hỏi Giám đốc, các phòng ban s• có sự nỗ lực hơn và không ngừng cải tiến “bộ máy” nhân sự và tổ chức nhằm đạt được các mục tiêu đã đề ra và hoàn thành các dự án sắp tới.
2.1.3. Tầm nhìn, sứ mệnh của công ty
Ngay từ những ngày đầu thành lập, công ty đã xác định rõ mô hình và nhiệm vụ kinh doanh là cần phải luôn gắn liền với cơ cấu tổ chức. Hướng tới trở thành công ty cung cấp dịch vụ về xây dựng có uy tín, sứ mệnh của công ty là lấy chất lượng làm nền tảng phát triển, cam kết mang lại cho khách hàng các công trình, sản phẩm đạt tiêu chuẩn cao, góp phần làm đẹp lên diện mạo xã hội qua những công trình.
Thị trường luôn biến đổi, môi trường kinh doanh cũng vậy, s• kéo theo sự thay đổi của nhiệm vụ, mục tiêu kinh doanh và cơ cấu tổ chức của công ty. Sự thay đổi cần phải được xem xét cực kì k~ lư}ng để tối ưu hóa, ph{ hợp nhất với nhu cầu của thị trường và năng lực của công ty, hướng tới nhu cầu hoàn thành mục tiêu chung của tổ chức.
2.1.4. Cơ sở vật chất và máy móc thiết bị
Công ty hiê ln tại tọa lạc tại 159/40/13 Đường TX14, Phường Thạnh Xuân, Quận 12, Thành phố Hồ Chí Minh, Việt Nam.
Bảng 2. 1: Danh mục máy móc thiết bị tính đến 2020 STT Loại máy móc thiết bị Đơn vị Số lượng Tình trạng
1 Máy thủy bình Cái 3 Tốt
2 Máy kinh v~ Cái 1 Tốt
3 Máy cắt uốn thép Cái 2 Tốt
4 Máy trộn bê tông Cái 5 Tốt
5 Máy bơm nước Cái 3 Tốt
6 Máy đầm cóc Cái 2 Tốt
7 Máy đầm d{i Cái 8 Tốt
8 Máy hàn 15KW Cái 6 Tốt
9 Máy lu rung Chiếc 1 Hoạt độngtốt
10 Máy đào bánh xích 0.5 m3 Chiếc 1 Hoạt độngtốt
11 Máy đào 1,6m3 Chiếc 1 Hoạt độngtốt
12 B|a đục bê tông theo xe 07 m3 Chiếc 1 Hoạt độngtốt
13 Máy ủi D50 Chiếc 1 Hoạt độngtốt
14 Máy lu t~nh 8-10 tấn Chiếc 1 Hoạt độngtốt
15 Cừ Larsen 8-12m Cây 500 Tốt
16 Ván khuôn dầm bê tông các loại m2 5000 Tốt
Nguồn: Hồ sơ năng lực Công ty Thái Linh
Qua bảng thống kê trên, cho thấy công ty trang bị đầu tư tương đối tốt các công nghê l hiê ln đại cung cấp đầy đủ về mặt thiết bị cho hoạt động kinh doanh, nhưng bên cạnh đó vnn còn mô lt số thiết bị chưa được sử dụng hiệu quả vào công viê lc và hoạt đô lng của công ty.
2.1.5. Nguồn vốn
Vốn điều lệ được thông qua ghi vào điều lệ khi điều ch€nh được xác định là 70.000.000.000 đồng (bảy mươi tỷ đồng). Vốn điều lệ của công ty có thể thay đổi theo từng thời điểm để ph{ hợp với yêu cầu sản xuất kinh doanh và đảm bảo quyền lợi của công ty. Mọi trường hợp tăng giảm vốn điều lệ đều tiến hành theo quy định của pháp luật. Bên cạnh đó, công ty chủ động về mặt tài chính, có trách nhiệm cân bằng giữa doanh thu và chi phí. Ngoài ra còn có các vốn khác như vốn huy động, vốn đi vay, vốn tích lũy.
2.1.6. Thị trường
Như đã nêu, Công ty TNHH Sản xuất thương mại Xuất nhập khẩu Thái Linh được thành lập dựa trên nền tảng kinh doanh về thi công các dự án xây dựng. Hơn nữa, công ty còn mở rộng ngành sang thi công các hệ thống phụ trong các công trình xây dựng, kinh doanh vật liệu xây dựng, vì vậy thị trường công ty hướng đến là:
Các dự án thi công, công trình trên địa bàn và các khu vực lân cận.
Các công ty, văn phòng, trường học.
Các các gói thầu công trình nhà ở, công ty, xí nghiệp.
Các dự án công trình thủy lợi công cộng ở các địa bàn.
Các công trình cần thi công hệ thống chiếu sáng, nước.
2.1.7. Đối thủ cạnh tranh
Vì thị trường hoạt động của công ty khá rộng và đã có nhiều doanh nghiệp cạnh tranh trong ngành nên đối thủ cạnh tranh có nhiều đặc điểm tính chất khác nhau. Đối với ngành xây dựng, sau nhiều năm hoạt động công ty đã có chỗ đứng nhất định trong địa bàn hoạt động, đánh bại nhiều đối thủ cạnh tranh nhưng luôn tồn tại các đối thủ tiềm ẩn lấn sân vào ngành. Đối với ngành thi công các hệ thống tiện ích và kinh doanh vật liệu xây dựng, công ty có phần yếu thế hơn vì số lượng dự án còn chưa được nhiều, kinh nghiệm và uy tín còn chưa bằng các đối thủ c{ng ngành trong địa bàn. Bên cạnh
đó, cũng là lợi thế của công ty khi công ty có thể tích hợp các ngành để trở thành dịch vụ mới cung cấp từ nguyên vật liệu, thi công công trình cho tới cả các hệ thống tiện ích kèm theo. Điều này gia tăng sức cạnh tranh cho công ty khi có thể đáp ứng được các