2.1. Chuẩn bị kiểm toán
2.2.1. Thực hiện thử nghiệm kiểm soát
Đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ ở mức độ thiết kế và vận hành
Căn cứ trên kế hoạch công việc được giao, trưởng nhóm kiểm toán phân công cho người thực hiện các phần hành chi tiết tìm hiểu về các chu trình kinh doanh có liên quan. Việc đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ ở mức độ thiết kế và vận hành thường
được thực hiện trong giai đoạn kiểm toán sơ bộ hoặc ở những bước đầu của giai đoạn thực hiện kiểm toán và bao gồm 6 chu trình chính:
- Chu trình doanh thu
- Chu trình chi phí
- Chu trình hàng tồn kho
- Chu trình tài sản cố định
- Chu trình vốn quỹ
- Chu trình tiền lương
Tùy vào bản chất hoạt động, quy mô và tính phức tạp của từng chu trình hoạt động, một cuộc kiểm toán có thể thực hiện tìm hiểu tất cả các chu trình hoặc tập trung ở một số chu trình kinh doanh chính, các chu trình có ảnh hưởng trọng yếu tới kết quả tài chính của đơn vị được kiểm toán.
Các chu trình kinh doanh thông thường được đánh giá ở mức thiết kế và vận hành qua việc tìm hiểu và mô tả sự hiểu biết của chúng ta ở các điểm chủ yếu sau:
- Hiểu biết về các khía cạnh kinh doanh chủ yếu liên quan tới chu trình;
- Hiểu biết về các chính sách kế toán liên quan tới chu trình;
- Các giai đoạn chính mà đơn vị được kiểm toán thiết kế để đạt được mục tiêu kiểm soát của chu trình;
- Mô tả về việc phân công phân nhiệm để đảm bảo các nguyên tắc kiểm soát nội bộ.
Vì giới hạn của đề tài là “Kiểm toán chu trình Hàng tồn kho” nên em chỉ giới thiệu về việc tìm hiểu chu trình này.
Chu trình Hàng tồn kho
Chu trình hàng tồn kho liên quan tới 2 tài khoản chính bao gồm hàng tồn kho và giá vốn.
- Hiểu biết về các khía cạnh kinh doanh chủ yếu liên quan tới chu trình: chúng ta cần tìm hiểu và mô tả về các nội dung như: Thông tin về hàng tồn kho, các loại hàng tồn kho quan trọng phân theo nguyên vật liệu, dở dang, thành phẩm, công cụ dụng cụ; Phương pháp kiểm soát lượng hàng tồn kho; Các thông tin liên quan đến kho chứa hàng, tình trạng hiện tại của hàng tồn kho; Tính chất mùa vụ của
hàng tồn kho; Thị trường cho hàng tồn kho bị mất cắp, các biện pháp an ninh với hàng tồn kho giá trị cao dễ mất cắp; Các thông tin về sản xuất, năng lực sản xuất của doanh nghiệp, các nhân tố ảnh hưởng tới khả năng mở rộng và duy trì sản xuất; Quy mô và tần suất đơn hàng, thời gian từ khi đặt hàng đến xuất hàng, số sản phẩm và bán thành phẩm; Ảnh hưởng của lao động tới sản xuất (lao động kỹ thuật cao, đào tạo …..); Phương pháp sản xuất, các thủ tục kiểm soát chất lượng….
- Hiểu biết về các chính sách kế toán liên quan tới chu trình: chúng ta cần tìm hiểu và mô tả về các nội dung như: Phương pháp kế toán và tính giá hàng tồn kho; Các ước tính kế toán sử dụng và xét đoán như tỷ lệ hoàn thành, ước tính dự phòng giảm giá hàng tồn kho, ước tính SPDD; Phương pháp đối chiếu doanh thu bán hàng và giá vốn hàng bán; Các thủ tục chia cắt niên độ cho hàng tồn kho; Phương pháp tính giá thành, phương pháp phân bổ chi phí nhân công và chi phí quản lý chung, các ghi chép phục vụ quá trình tính giá thành; So sánh chính sách kế toán áp dụng có phù hợp với quy định của chuẩn mực, chế độ kế toán; Chính sách kế toán có được áp dụng nhất quán, các thay đổi chính sách kế toán và ước tính kế toán có được trình bày phù hợp;…
- Quản lý hàng tồn kho: Công ty có xây dựng được hệ thống để bảo vệ tài sản như hệ thống cháy nổ, hệ thống khóa… Ai là người bảo vệ hàng tồn kho. Có những loại báo cáo gì. Các báo cáo này được tạo ra như thế nào. Được báo cáo cho ai. Chúng có được phê duyệt không và nếu có thì có được ký duyệt không. Báo cáo được giữ trong bao lâu.
- Công tác Kiểm kê hàng tồn kho (Một số thông tin dưới đây có thế được bao trùm trong bản kiểm kê ): Công tác kiểm kê có được thực hiện không, và thủ tục kiểm kê như thế nảo. Ai là người tiến hành kiểm kê. Kiểm kê được thực hiện bao lâu? Những thủ tục nào được làm. Họ có điều tra những nguyên nhân của những điều chỉnh và những tài liệu đó. Sản phẩm dở dang được kiểm kê và tính giá trị như thế nào Sắp xếp hàng tồn kho như thế nào - hàng tồn kho lỗi thời có được giữ tách biệt. Xử lý tính đúng kỳ như thế nào trong suốt quá trình kiêm kê, ví dụ: biên bản giao hàng trong quá trình kiêm kê. Công ty có hàng gửi bán không. Việc quản lý hàng gửi bán như thế nào. Việc tiến hành kiểm kê cuối kỳ như thế nào.
- Quản lý hàng tồn kho kém phẩm chất: Hàng tồn kho lỗi thời được quản lý như thế nào/những báo cáo nào đang sử dụng, ví dụ những báo cáo luân chuyển, báo cáo vận tải. Ai xác định hàng kém phẩm chất. Xác định hàng tồn kho kém phẩm chất có phải là một phần của kiểm kê hàng tồn kho. Những chính sách đối với xử lý hàng tồn kho kém phẩm chất. Ai là người quyết định cuối cùng về hàng kém chất lượng. Hàng tồn kho kém phẩm chất có được dán nhãn để phân biệt không.
- Tiếp nhận và lưu giữ hàng tồn kho: Nguyên vật liệu được tiếp nhận như thế nào. Có phòng tiếp nhận riêng biệt hay không. Việc luân chuyển tới các phòng ban khác như thế nào. Việc ghi sổ hàng tồn kho vào hệ thống như thế nào. Ai là người nhận nguyên vật liệu. Thủ tục trong khi nhận: Chữ ký ngày tháng khi nhận; Có kiểm tra đơn đặt hàng không. Có đếm lại không; Nguyên vật liệu hỏng có được kiểm tra không? Điều gì sẽ xảy ra nếu nguyên vật liệu thiếu hụt hoặc có nguyên vật liệu hỏng. Ai là người nhập thông tin vào trong hệ thống. Thông tin được ghi chép chính xác không; Nguyên vật liêu tồn kho được theo dõi như thế nào. Ví dụ: thẻ, tự động. Nguyên vật liệu trả lại nhà cung cấp như thế nào. Tính đúng kỳ, chúng có được đảm bảo ghi chép đúng thời gian và trong kỳ thích hợp.
- Quy trình sản xuất và tính giá thành: Chi phí nhân công và chi phí chung được phân bổ vào sản phẩm dở dang như thế nào. Nhân công được theo dõi như thế nào, ví dụ: sổ chấm công. Xác định tiêu thức phân bổ, việc phân bổ có được soát xét và phê chuẩn không và bởi ai? Nhân công và chi phí chung được tính khi nào? Định mức chi phí, những định mức có thể được điều chỉnh trong năm không và bởi ai. Phương pháp tính giá nào được sử dụng ví dụ nhập trước, xuất trước; nhập sau, xuất trước. Việc xử lý phế liệu như thế nào về mặt hiện vật và ghi sổ kế toán.
Kết chuyển sản phẩm hoàn thành: Bút toán ghi sổ là gì. Công việc được thực hiện tự động hay thủ công. Cơ sở để ghi chép, ví dụ theo lô. Quy trình thực hiện nhập kho thành phẩm, ghi sổ kế toán như thế nào. Quản lý tính đúng kỳ ai là người quyết định nhập kho.
Tại công ty khách hàng A:
Các tài khoản có liên quan tới chu trình này
Hàng tồn kho Giá vốn hàng bán
Hiểu biết về các khía cạnh kinh doanh chủ yếu liên quan tới chu trình này
• Hàng tồn kho của công ty bao gồm: - Nguyên liệu, vật liệu:
- Công cụ dụng cụ
- Thành phẩm: Bánh kem xốp, Bánh Miniwaf, Bánh Hi-pie,Kẹo cứng,Kẹo que, Kẹo xốp, Kẹo Chew,…
• Các thông tin liên quan đến kho chứa hàng, tình trạng hiện tại của hàng tồn kho: thành phẩm được đóng gói, đóng thùng và lưu vào kho của văn phòng (tầng 2 khu sản xuất là kho của văn phòng).
Hiện nay Công ty đang sở hữu những dây chuyền sản xuất bánh kẹo tương đối hiện đại tại Việt Nam, trong đó có một số dây chuyền thuộc loại hiện đại nhất khu vực châu Á - Thái Bình Dương.
Toàn bộ máy móc thiết bị của Công ty được trang bị mới 100%, mỗi dây chuyền sản xuất từng dòng sản phẩm có sự phối hợp tối ưu các loại máy móc hiện đại có xuất xứ từ nhiều nước khác nhau.
Các dây chuyền sản xuất chính gồm:
- Hai dây chuyền đồng bộ sản xuất Kẹo chew của Cộng hòa Liên bang Đức
trị giá trên 2 triệu Euro, công suất 20 tấn/ngày, đưa vào sản xuất năm 2002 và 2004;
- Dây chuyền sản xuất Kẹo mềm nguyên giá 1 triệu USD của CHLB Đức,
công suất 10 tấn/ngày, đưa vào sản xuất từ năm 1996;
- Một dây chuyền sản xuất Bánh quy, cookie của Đan Mạch nguyên giá 1
triệu USD, công suất 6 tấn/ngày đưa vào sản xuất năm 1992;
- Một dây chuyền sản xuất Bánh cracker của Italia nguyên giá 1 triệu USD,
công suất 7 tấn/ngày, đưa vào sản xuất năm 1996;
- Một dây chuyền sản xuất kẹo Jelly của Australia, nguyên giá 0,6 triệu USD,
công suất 4 tấn/ngày, đưa vào sản xuất năm 1997;
- Dây chuyền sản xuất kẹo Jelly cốc của Malaysia, nguyên giá 100.000 USD
công suất 2 tấn/ngày, đưa vào sản xuất năm 1997;
- Dây chuyền sản xuất Bánh kem xốp của Malaysia công suất 6 tấn/ngày trị
giá 500.000 USD đưa vào sản xuất năm 2000 và nâng công suất năm 2006;
- Một dây chuyền sản xuất Bánh xốp cuộn của Malaysia công suất 3 tấn/ngày
trị giá 150.000 USD đưa vào sản xuất từ cuối năm 2006 ;
- Dây chuyền sản xuất Kẹo cứng nhân của Trung Quốc, Ba Lan, Đức công
suất 10 tấn/ngày, trị giá 0,5 triệu USD;
- Một dây chuyền sản xuất Kẹo cây trị giá 0,4 triệu USD do Đài Loan sản
xuất, công suất 1 tấn/ngày đưa vào sử dụng năm 2004;
- Một dây chuyền sản xuất bánh snack trị giá 100.000 USD do Trung Quốc
sản xuất, công suất thiết kế 1 tấn/ngày đưa vào sử dụng từ tháng 06/2007.
Công ty hiện đang áp dụng các hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2000 và hệ thống HACCP theo tiêu chuẩn TCVN 5603: 1998 và HACCP CODE: 2003 do Trung tâm chứng nhận phù hợp tiêu chuẩn Quacert cấp dấu chứng nhận tháng 10/2005.
Công ty tuân thủ nghiêm ngặt theo Hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2000. Từ năm 2005 đến nay, Công ty đã được Quacert tiến hành tái đánh giá hệ thống 2 lần với kết quả tốt.
Chính sách chất lượng của Công ty là: “Chúng tôi cam kết không ngừng đổi mới công nghệ và đa dạng hóa sản phẩm thông qua việc cải tiến hệ thống quản lý chất lượng nhằm đáp ứng và thỏa mãn nhu cầu của khách hàng với dịch vụ tốt nhất và giá cả phù hợp”.
Việc kiểm tra chất lượng sản phẩm được thực hiện bởi phòng Kiểm tra chất lượng sản phẩm, Ban ISO và Đội HACCP, Bộ phận nghiên cứu phát triển sản phẩm mới.
Công ty hết sức chú trọng đến vấn đề vệ sinh an toàn thực phẩm, xem đây là một trong những yếu tố tạo nên sức cạnh tranh của sản phẩm HAIHACO. Việc đảm bảo vệ sinh an toàn thực phẩm được thực hiện và có sự giám sát chặt chẽ qua tất cả các công đoạn của quá trình sản xuất cho đến khâu bán hàng.
Hiểu biết về chính sách kế toán
• Hàng tồn kho được xác định trên cơ sở giá thấp hơn giữa giá gốc và giá trị thuần có thể thực hiện được. Giá gốc hàng tồn kho bao gồm chi phí mua, chi phí chế biến và các chi phí liên quan trực tiếp khác phát sinh để có được hàng tồn kho ở địa điểm và trạng thái hiện tại. Giá gốc của hàng tồn kho được xác định theo phương pháp bình quân gia quyền. Giá trị thuần có thể thực hiện được được xác định bằng giá bán ước tính của hàng tồn kho trong kỳ sản xuất kinh doanh bình thường trừ chi phí ước tính để hoàn thành sản phẩm và chi phí ước tính cần thiết cho việc tiêu thụ chúng.
• Hàng tồn kho được hạch toán theo phương pháp kê khai thường xuyên.
• Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang bao gồm chi phí cho các hoạt động sản xuất kinh doanh nhưng chưa hoàn thành tại thời điểm kết thúc năm tài chính.
• Dự phòng giảm giá hàng tồn kho của Công ty được trích lập theo các quy định kế toán hiện hành. Theo đó, Công ty được phép trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho lỗi thời, hỏng, kém phẩm chất trong trường hợp giá trị thực tế của hàng tồn kho cao hơn giá trị thuần có thể thực hiện được tại thời điểm kết thúc niên độ kế toán. Tại thời điểm 31/12/2010, Công ty chưa thực hiện xác định giá trị thuần có thể thực hiện được của hàng tồn kho và chưa trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho theo quy định.
• Chính sách kế toán được áp dụng nhất quán, các thay đổi chính sách kế toán và ước tính kế toán có được trình bày phù hợp;…
Quản lý hàng tồn kho
Hàng tồn kho kém phẩm chất
Tất cả các phản hồi từ khía khách hàng được nhân viên của Phòng khách hàng ghi lại sau đó chuyển về cho Phòng kiểm soát chất lượng sản phẩm. Sau khi nhận được phản hồi, Phòng kiểm soát chất lượng sản phẩm sẽ tập hợp và lập báo cáo về phản hồi của khách hàng và gửi tới QMR, các bộ phận liên quan và yêu cầu phải ký nhận. Các bộ phận liên quan sau khi nhận được báo cáo chuẩn bị trước các nội dung theo phạm vi trách nhiệm của mình để tham gia ý kiến cho cuộc hợp chất lượng.
Biên bản họp chất lượng phải được lưu bản gốc ở Phòng kiểm soát chất lượng sản phẩm và chuyển tới các bộ phận liên quan.
Xử lý các sản phẩm do khách hàng trả lại:
-Tất cả các sản phẩm trả về công ty từ khách hàng được nhân viên Phòng khách hàng ghi lại các thông tin đầy đủ trong biên bản hàng trả về sau đó chuyển Phòng kiểm soát chất lượng sản phẩm.
-Sau khi nhận được biên bản hàng trả về, Phòng kiểm soát chất lượng sản phẩm sẽ tiến hành kiểm tra chất lượng tại kho để phân loại và đưa ra biện pháp xử lý. Kết quả kiểm tra được ghi tiếp vào biên bản hàng trả về.
-Căn cứ vào biên bản Phòng khách hàng có trách nhiệm ra thông báo xử lý hàng trả về gửi cho các XNTV để tiếp nhận và xử lý hàng trả lại.
Mua, tiếp nhận và lưu giữ hàng tồn kho
Bước 1: Phòng kế hoạch lên kế hoạch sản xuất của Công ty và chuyển bản kế hoạch sản xuất cho phòng vật tư. Phòng Vật tư lên kế hoạch mua nguyên vật liệu và cùng với kế hoạch sản xuất trình Tổng giám đốc phê duyệt.
Bước 2: Lựa chọn nhà cung cấp:
- Nếu là nhà cung cấp đã trong danh sách phê duyệt thì phải lấy báo giá từ các nhà cung cấp.
- Nếu là nhà cung cấp mới thì phải tiến hành các bước sau:
+ Thu thập thông tin về nhà cung cấp: về quy mô, uy tín, thị phần, dịch vụ, giá cả, hỗ trợ kỹ thuật,…thông qua các bản chào giá, catalogue, giới thiệu sản phẩm,…
+ Đánh giá nhà cung cấp: đánh giá về mặt chất lượng, về uy tín nhà cung cấp, giao hàng, giá cả, khả năng cung cấp, kỹ thuật.
Thông qua các thông tin trên tiến hành lựa chọn nhà cung cấp. Đảm bảo được các tiêu chí: về chất lượng: mức độ khá trở lên; giao hàng: đảm bảo đúng tiến độ theo yêu