Biến kiểm soát: Độ tuổi, Giới tính, Thu nhập
3.1.3.2 Chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban
a) Hội đồng thành viên:
Có quyền quyết định việc bổ nhiệm, bãi miễn, cách chức ký và chấm dứt hợp đồng với các chức vụ quản lý công ty như giám đốc điều hành, chủ tịch hội đồng thành viên, kế toán trưởng … dựa theo điều lệ của công ty. Quyết định giải thể hoặc yêu cầu phá sản công ty. Sửa đổi, bổ sung điều lệ công ty.
- Chủ tịch Hội đồng thành viên kiêm Giám đốc điều hành Đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý điều hành công ty và đưa ra những quyết định chủ chốt của doanh Hình 3. 1 Cơ cấu tổ chức Công ty TNHH Sản xuất và Thương Mại Phúc Tất Đạt
nghiệp. Giám đốc là người chịu trách nhiệm trước nhà nước, trước hội đồng thành viên về mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, tổ chức đời sống mọi hoạt động của xí nghiệp theo luật doanh nghiệp Nhà nước đã ban hành.
Giám đốc còn phụ trách điều hành doanh nghiệp theo mục tiêu, tầm nhìn, sứ mệnh và giá trị cốt lõi vốn có của doanh nghiệp. CEO còn là người tổng hợp dữ liệu và đưa ra các quyết định chiến lược cho công việc kinh doanh ngắn hạn, dài hạn của công ty và chịu trách nhiệm cho kết quả này.
b) Phòng hành chính – nhân sự
Hiện nay tại công ty đang để trống phòng ban này vì đang trong quá trình tái cơ cấu nhân viên công ty. Mọi quyết định tuyển dụng sẽ được giám đốc trực tiếp phỏng vấn và ra quyết định. Tuy nhiên công ty cũng đã có kế hoạch tuyển dụng cho các vị trí tại Phòng hành chính – nhân sự. Công việc cũng được phân chia rất rõ ràng, theo kế hoạch và đúng yêu cầu, tính chất công việc để tránh lãng phí thời gian của công ty và ứng viên.
Nhiệm vụ đầu tiên là tham mưu cho giám đốc về thực hiện chế độ quản lí tài sản chung của toàn công ty bao gồm đất đai, trụ sở làm việc, văn phòng, nhà xưởng sản xuất, máy móc thiết bị và cuối cùng là công tác điều hành.
Tiếp theo, quản lý công tác nhân sự của doanh nghiệp về việc sắp xếp, bố trí, tuyển dụng nhân sự và đánh giá kết quả công việc, năng lực nhân viên. Xây dựng quy chế tiền lương, nội quy lao động, các quy chế làm việc và quy trình, quy chế trong công tác tuyển dụng, đào tạo, bổ nhiệm, miễn nhiệm, cách chức, khen thưởng, kỷ luật, đánh giá đối với nhân viên trong doanh nghiệp. Tổ chức và tiến hành các hoạt động nhân sự theo đúng quy định: tuyển dụng, đánh giá nhân sự, đánh giá kết quả công việc, đào tạo, thanh toán lương, chế độ phúc lợi… Quản lý hồ sơ, thông tin nhân sự theo quy định hiện hành. Thêm vào đó, Hàng năm tiến hành xây dựng kế hoạch nhân sự và chiến lược phát triển nguồn nhân lực cho doanh nghiệp, tính toán ngân sách liên quan đến chi phí lao động (quỹ lương, chi phí đào tạo, BHXH, BHYT, chi phí đồng phục,…).
Cuối cùng là quản lý các công tác hành chính và các vấn đề về pháp lý. Phòng hành chính sẽ xây dựng quy chế và thực hiện công tác văn thư, lưu trữ,
quản lý hồ sơ pháp lý của doanh nghiệp. Chịu trách nhiệm lựa chọn và thuê đơn vị tư vấn các vấn đề liên quan đến hoạt động của công ty.
Đây là một phòng ban quan trọng mà công ty đang gấp rút tuyển dụng và dự kiến sẽ tuyển được đầy đủ vào tháng 4 sắp tới.
c) Phòng tài chính kế toán.
Tham mưu và giúp Giám đốc về công tác tài chính, kế toán, quản lý và sử dụng vốn, tài sản của Phúc Tất Đạt, đảm bảo cân đối nguồn vốn cho các hoạt động sản xuất kinh doanh, đầu tư phát triển cho hoạt động của Phúc Tất Đạt
Nhiệm vụ đầu tiên của phòng kế toán là thanh toán và cấp phát vốn cho các đơn vị sản xuất, thi công công trình trực thuộc Công ty Phúc Tất Đạt – theo dõi, đánh giá kết quả sản xuất kinh doanh của các đơn vị này và đề xuất giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động tài chính.
Tiếp theo, Phòng kế toán phải lập dự toán thu – thi hàng quí, hàng năm. Thực hiện giải trình số liệu tài chính kế toán của Phúc Tất Đạt với các cơ quan chức năng của nhà nước (thanh tra, kiểm toán, cơ quan thuế...), đáp ứng các yêu cầu kiểm tra và xây dựng mối quan hệ tốt đẹp, đảm bảo lợi ích cho doanh nghiệp.
Cuối cùng là thực hiện thanh toán tiền lương, tiền thưởng cho người lao động. Theo dõi tiền lương, thu nhập và thuế thu nhập cá nhân của người lao động.
d) Phòng kinh doanh – marketing
Phòng kinh doanh có chức năng tham mưu, đưa ra ý kiến, đề xuất cho Ban Giám đốc của công ty về các vấn đề liên quan đến hoạt động phân phối sản phẩm, dịch vụ của công ty ra thị trường sao cho hiệu quả và nhanh chóng nhất. Đây cũng là phòng ban trực tiếp làm việc với khách hàng. Có nhiệm vụ phát triển nguồn khách hàng tiềm năng cho doanh nghiệp, đồng thời duy trì và phát triển mối quan hệ với khách hàng hiện có. Điều này giúp ích nhiều cho việc thúc đẩy quá trình tiêu thụ sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ của công ty như là thanh toán, huy động vốn, liên doanh với các doanh nghiệp khác.
Phòng kinh doanh cần phải có kế hoạch và thực hiện các hoạt động kinh doanh như tính toán và báo cáo kết quả định kỳ. Phòng kinh doanh có thể
thực hiện các lệnh sản xuất, để đảm bảo lượng sản phẩm cần thiết cho nhu cầu thị trường.
Bộ phận marketing có nhiệm vụ xây dựng các chiến lược về việc giới thiệu sản phẩm và mở rộng thị trường nhằm thu hút sự quan tâm của khách hàng. Đưa ra các giải pháp để nâng cao hiệu quả hoạt động theo từng giai đoạn cụ thể. Bộ phận Marketing còn phải phối hợp với các phòng ban khác để nghiên cứu và xây dựng chính sách bán hàng bao gồm các gói dịch vụ khuyến mãi, chính sách giá bán lẻ, chiết khấu cho kênh phân phối. Quang trọng nhất vẫn là hoạt động quảng bá, tiếp thị sản phẩm nhằm tìm kiếm, kết nối mạng lưới khách hàng mục tiêu cho công ty.
Phòng kinh doanh còn chịu trách nhiệm chăm sóc khách hàng trước, trong và sau khi mua theo đúng chính sách công ty đặt ra.
e) Phòng kỹ thuật – công nghệ
Phòng kỹ thuật có chức năng quản lý, thực hiện và kiểm tra công tác kỹ thuật, thi công nhằm đảm bảo tiến độ, an toàn, chất lượng, khối lượng và hiệu quả kinh tế trong toàn Công ty; Quản lý sử dụng, sửa chữa, mua sắm thiết bị, máy móc phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh trong toàn Công ty.
Xây dựng phương án thi công, phương án kỹ thuật cho các dự án, các loại phương tiện, thiết bị thi công, các sản phẩm khác để tổ chức thực hiện trong toàn Công ty. Thêm vào đó, kiểm tra, xác định khối lượng, chất lượng, quy cách vật tư, mức hao phí lao động trên cơ sở định mức kinh tế kỹ thuật được duyệt; Xây dựng phương án thi công, phương án an toàn lao động và vệ sinh môi trường đối với các công trình lớn
Ngoài ra, Phòng kỹ thuật còn phải phối hợp cùng với phòng Quản lý dự án và tài chính kế toán lập hồ sơ dự thầu các công trình Công ty tham gia đấu thầu. Đồng thời xác định lượng vật liệu cần mua cho các dự án. Giám sát và kiểm tra các đơn vị trực thuộc trong quá trình sản xuất về mặt kỹ thuật, chất lượng, tiến độ, an toàn lao động, máy móc thiết bị và vệ sinh môi trường.
Quản lý, bảo quản, sửa chữa, điều động toàn bộ thiết bị thi công của Công ty. Lập kế hoạch sửa chữa, mua sắm thiết bị máy móc hàng quý, năm. Nghiên cứu xây
dựng kế hoạch, phương án đổi mới công nghệ, trang thiết bị đáp ứng yêu cầu sản xuất kinh doanh của Công ty. Ứng dụng các tiến bộ khoa học kỹ thuật, các sáng kiến, sáng chế vào sản xuất kinh doanh của Công ty.
Trực tiếp tổ chức thi công công trình do Giám đốc Công ty quyết định.
Cuối cùng, Phối hợp với Phòng hành chính nhân sự xây dựng kế hoạch kiểm tra tay nghề, đào tạo, đào tạo lại, tổ chức thực hiện kế hoạch đào tạo nguồn nhân lực của Công ty trong trường hợp cần thiết.
f) Phòng quản lý dự án
Phòng Quản lý dự án có chức năng xúc tiến và quản lý đầu tư, phát triển cơ sở vật chất trong lĩnh vực Chống thấm của công ty. Đồng thời tham mưu, tư vấn cho Ban giám đốc công ty về các vấn đề liên quan đến việc quản lý quá trình thực hiện dự án. Nghiên cứu, tìm ra phương án hiệu quả để phát triển các dự án nhằm đáp ứng tốt nhất các yêu cầu của thị trường. Từ đó doanh nghiệp có thể hoàn thành các chiến lược kinh doanh và đạt được sự tăng trưởng kinh tế mong muốn. Khi dự án hoàn thành có trách nhiệm tổ chức nghiệm thu và bàn giao dự án theo đúng quy định. Phối hợp với bộ phận sản xuất và các bộ phận có liên quan thực hiện các thủ tục cần thiết để tiến hành thanh lý hợp đồng. Phòng dự án sẽ tiến hành đánh giá kết quả hoàn thành dự án, cũng như tiến hành đo lường mức độ hài lòng của khách hàng đối với dự án. Đồng thời tiến hành thống kê, phân tích, đánh giá khách hàng để có chế độ chăm sóc khách hàng phù hợp. Toàn bộ hồ sơ dự án cần được thu thập, tổng hợp và bàn giao cho bộ phận có trách nhiệm lưu trữ, bảo quản. Ngoài ra, phòng ban quản lý dự án của công ty còn có nhiệm vụ quản lý kho và cấp phát vật tư cho các đội thi công tại công trình