7. Kết cấu đề tài
1.2.1. Đặc điểm, bản chất, chức năng chu trình bán hàng-thu tiền
+ Đặc điểm chu trình bán hàng - thu tiền nói chung: Bán hàng và thu tiền là quá trình
chuyển nhượng quyền sở hữu hàng hóa cho khách hàng qua trao đổi hàng - tiền giữa doanh nghiệp với khách hàng hoặc sở hữu quyền sử dụng dịch vụ. Đối với loại hình cung ứng dịch vụ chu trình này bao gồm các khâu: xử lý đơn đặt dịch vụ của khách hàng, xét duyệt cung ứng dịch vụ, lập hóa đơn, cuối cùng là theo dõi nợ phải thu và thu tiền, chấp nhận cung ứng dịch vụ.
+ Bản chất của chu trình bán hàng - thu tiền: thực chất của việc bán hàng và thu tiền là việc doanh nghiệp tiến hành chuyển giao giá trị hàng hóa hay thực hiện giá trị dịch
vụ và được khách hàng chấp nhận thanh toán. Vì vậy nói chung, quá trình thường được bắt đầu bằng một đơn hàng (hoặc yêu cầu mua hàng) của khách hàng và chấm dứt bằng sự chuyển đổi hàng hóa, dịch vụ thành các nghiệp vụ phải thu và thu tiền. + Chức năng của chu trình bán hàng - thu tiền:
- Việc xử lý đơn đặt hàng có thể do bộ phận kinh doanh hoặc tạ các điểm cung cấp dịch thực hiện. Khi có yêu cầu mua hàng/ dịch vụ của khách hàng thì bộ phận này có nhiệm vụ xem xét về số lượng, loại dịch vụ và khả năng cung cấp dịch vụ của doanh nghiệp, từ đó quyết định có chấp nhận đơn đặt hàng hay không.
- Gửi hóa đơn tính tiền cho người mua và ghi rõ nghiệp vụ bán hàng: Công việc này thuộc về trách nhiệm của bộ phận kế toán. Ke toán căn cứ số lượng dịch vụ cung cấp và giá bán đã được cấp có thẩm quyền phê chuẩn để lập hóa đơn rồi gửi cho khách hàng.
- Ghi sổ: Ghi sổ doanh thu vào Nhật ký bán hàng, sổ cái, sổ chi tiết các tài khoản doanh thu, phải thu khách hàng, tiền.
- Xử lý và ghi sổ các khoản thu tiền: Bộ phận kế toán sẽ đảm nhận việc xử lý và ghi sổ các khoản tiền nhằm ngăn chặn khả năng mất cắp, biển thủ. Đối với kế toán tiền mặt, kế toán ghi đầy đủ vào sổ nhật ký thu tiền, nhật ký kiêm báo cáo quỹ và các sổ chi tiết tiền mặt. Đối với tiền gửi ngân hàng, việc gửi tiền và thu tiền phải đúng với số lượng phát sinh.
- Dự phòng nợ khó đòi: Trước khi khóa sổ kế toán và lập BCTC, doanh nghiệp phải tiến hành đánh giá các khoản phải thu có khả năng không thu hồi được, lập dự phòng các khoản này và tính vào chi phí hoạt động của doanh nghiệp. Việc lập dự phòng này được kế toán căn cứ vào chính sách của doanh nghiệp, của Nhà nước cũng như phân tích thực tiễn về khả năng thanh toán cho khách hàng nhằm đề phòng tổn thất khi có rủi ro xảy ra, hạn chế những đột biến về kết quả kinh doanh của một kỳ kế toán.
- Thẩm định và xóa sổ các khoản phải thu không thu hồi được. Trong niên độ, những khách hàng đã thực sự mất khả năng thanh toán, doanh nghiệp phải lập bảng kê hoặc báo cáo đề xuất xóa bỏ các khoản nợ phải thu để trình cấp có thẩm quyền phê duyệt. Bộ phận kế toán căn cứ vào đó hạch toán nợ phải thu khó đòi.