7. Kết cấu đề tài
3.2.4.Hệ thống thông tin và trao đổi thông tin
- Quy định về việc cập nhật đầy đủ thông tin, thông báo từ Ban Nhân sự, các thông báo khác của công ty, cấp trên qua các phương tiện trao đổi mà công ty sử dụng như Outlook, Viber. Nếu nhân viên không có ý thức cập nhật thông tin đầy đủ sẽ phải tự chịu trách nhiệm nếu không thực hiện như những thông báo bị bỏ sót mà gây ảnh hưởng đến công việc chung của công ty. Ví dụ như các thông báo quan trọng về việc kê khai y tế trong mùa dịch Covid-19 mà nhân viên phải kê khai đúng thời hạn để ban quản lý công ty có thể nắm bắt kịp thời tình hình di chuyển của nhân viên.
- Bộ phận IT phải thường xuyên cập nhật các phiên bản mới cho các phần mềm kế toán, phần mềm hệ thống được sử dụng tại công ty đồng thời định kỳ rà soát, kiểm tra để phát hiện ra các lỗi phần mềm và có sự sửa chữa kịp thời tránh làm gián đoạn công việc của các bộ phận khác.
- Ngoài phần mềm, các thông tư chuẩn mực được cập nhật thường xuyên đòi hỏi nhân viên (đặc biệt nhân viên phòng kế toán) cần có những buổi tập huấn về được phổ biến về những thông tin mới, đối với nhân viên phòng kế toán là thông tư, chuẩn mực hiện hành mới cũng như cách sử dụng các phần mềm và các quy định xử lý nghiệp vụ tại công ty giúp công việc được diễn ra thuận lợi.
- Công ty phải thiết lập những quy định cụ thể (thời gian, địa điểm lưu trữ, người có trách nhiệm lưu trữ) về việc lưu giữ và bảo quản chứng từ đặc biệt là các chứng quan trọng trong quy trình bán hàng thu tiền như hóa đơn, phiếu thu tiền, phiếu nộp tiền,... Quy định rõ bộ phận chịu trách nhiệm và hình phạt nếu để thất lạc, hỏng hóc sổ sách, chứng từ. Ví dụ: hóa đơn chứng từ liên quan đến quy trình bán hàng thu tiền cần được cất giữ sau mỗi ngày vào trong tủ khóa bảo mật tại phòng kế toán, trưởng phòng kế toán giữ chìa khóa chính và lưu trữ trong một thời gian nhất định.
- Phải bố trí nhân viên trực tổng đài, chia ca nhân viên để trực đường dây nóng đầy đủ để có thể tiếp nhận cuộc gọi của khách hàng nhanh chóng và kịp thời. Có những khóa tập huấn nghiệp vụ cho nhân viên trực tổng đài để họ có thể chăm sóc khách hàng một cách tốt nhất.
- Ngoài đường dây nóng công ty nên thiết kế một kênh nhận thông tin phản hồi từ cả bên ngoài đơn vị (khách hàng) và nội bộ đơn vị (nhân viên công ty) để có thể có cái nhìn khách quan về chất lượng dịch vụ công ty từ các chia sẻ, đánh giá, góp ý của khách hàng cũng như sự hài lòng của nhân viên về chính sách nhân sự, môi trường làm việc. Từ đó công ty sẽ dễ đưa ra những chỉnh sửa thay đổi trong cách làm việc của mình hơn.