7. Kết cấu đề tài
2.2.1.Giới thiệu khái quát về chu trình bán hàng-thu tiền tại côngty
LOẠI VÉ ECONOMY PREMIUM BUSINESS
Vé thương mại thông
thường EconomyS averMax(EM)
EconomySaver (EO) PremiumStart (PS) BusinessSmart
(BS)
EconomySmart (ES) PremiumFlex (PF) BusinessFlex (BF)
EconomyFlex (EF)
trên giá thành của các doanh nghiệp đối thủ cũng như thời điểm bán sản phẩm để cân đối. (ví dụ: vào giai đoạn cao điểm như kỳ nghỉ lễ, nghỉ hè,.. giá vé máy bay sẽ cao hơn mức bình thường).
Bên cạnh đó, trong quá trình bán hàng và thu tiền tại đây sẽ không có quy trình giao hàng hóa cho khách hàng như đối với trong quy trình bán hàng hóa sản phẩm thông thường.
Một số sản phẩm mà Bamboo Airways cung cấp như sau:
a, Các dịch vụ về hạng vé, loại vé máy bay và chính sách tương ứng
Hiện nay Bamboo Airways đang cung cấp 7 loại vé máy bay tương ứng với 3 hạng vé, đối với mỗi hạng vé sẽ có những chính sách ưu đãi khác nhau về hành lý, dịch vụ bổ trợ,...
Ba hạng vé chính là Eco, Premium, Business với mức phí tăng dần tương ứng với những dịch vụ được cung cấp kèm theo.
Bảng 2.2. Hạng vé và loại vé
Vé trả thưởng Bamboo Club, vé tặng thưởng Sponsorship
EconomySP (EI) BusinessSP (BI)
Charter EconomyCharacter
(ER) PreiumCharter (PR)
BusinessCharter (BR)
Hình 2.4. Giá vé máy bay
(Nguồn: Website Bamboo Airways)
b, Các sản phẩm liên kết
+ Thẻ Bamboo Club: Thẻ Bamboo Club là chương trình khách hàng thân thiết của Bamboo. Có 4 hạng thẻ với giá trị tăng dần là thẻ Ngọc lục bảo (Emerald), Vàng (Gold), Kim cương (Diamond) và Hạng Nhất (First). Đối với mỗi hạng thẻ sẽ có những ưu đãi khác nhau về các dịch vụ bổ trợ như: hành lý ký gửi tặng kèm, lối đi ưu tiên trên máy bay, ưu tiên chọn chỗ ngồi,...
+ Combo vé máy bay + khách sạn: BAS cung cấp các combo kết hợp của hãng với các hệ thống khách sạn như Vinpearl Nha Trang, Vinpearl Đà Nang, VinOasis Phú Quốc,... Khi mua các combo này khách hàng sẽ được hưởng các ưu đãi về giá vé máy bay và ưu đãi các dịch vụ khách sạn nghỉ dưỡng.
c, Dịch vụ bổ trợ
- Phiếu quà tặng (Gift Voucher)
- Nâng hạng vé
- Chọn chỗ ngồi yêu thích
- Mua thêm hành lý
- Phòng chờ thương gia
- Dịch vụ ưu tiên làm thủ tục
- Các phương thức bán vé của công ty
- Qua website, qua ứng dụng đặt chỗ của công ty
Khách hàng có thể đặt vé trực tiếp qua phương thức online bằng cách truy cập vào website https://www.bambooairways.com/vn-vi/ hoặc qua ứng dụng đặt chỗ Bambooairways (dùng cho điện thoại) của Bamboo để mua vé máy bay hoặc thực hiện các dịch vụ khác mà Bamboo cung cấp. Khách hàng sẽ thanh toán tiền trực tiếp bằng các phương thức thanh toán online mà công ty đưa ra.
Hình 2.5. Giao diện website Bamboo Airways
Hình 2.6. Giao diện ứng dụng Bamboo Airways
(Nguồn: Ứng dụng Bamboo Airways)
- Qua các đại lý
Đại lý là những cửa hàng bán vé máy bay hoặc các dịch vụ thông qua sự ủy quyền của các công ty hàng không. Thông qua các đại lý, khách hàng chỉ cần chọn chặng bay, thời gian chuyến bay và loại vé như nhu cầu và thanh toán tiền vé với đại lý. Đại lý có nhiệm vụ là cầu nối giữa khách hàng và hãng trong mọi trường hợp cần trao đổi
- Qua các ứng dụng ví điện tử, kênh trung gian
Ngày nay, một số ứng dụng ví điện tử như Momo, Airpay, Zalopay,... hay các nền tảng du lịch trung gian như Traveloka, Abay, ... cũng hỗ trợ người dùng mua vé máy bay. Khi mua qua các ứng dụng này khách hàng cũng tiến hành chọn chuyến bay như đối với khi mua qua ứng dụng Bambooaiways nhưng khi thanh toán sẽ thanh toán bằng tiền nạp vào các ví điện tử đó hoặc qua cách thanh toán mà nền tảng đó cung cấp. Sau đó thông tin về vé máy bay sẽ được các cổng thanh toán trung gian gửi qua email, số điện thoại mà khách đã đăng ký.
Hình 2.7. Giao diện khi mua vé trên website Traveloka
(Nguồn: Website Traveloka)
2.2.1.2. Các phương thức thu tiền a, Thu tiền mặt trực tiếp
Khách hàng có thể thanh toán bằng tiền mặt khi mua vé tại các phòng vé của hãng hoặc khi mua qua đại lý, nhân viên phòng vé hoặc nhân viên đại lý sẽ thu tiền mặt trực tiếp của khách.
Khách hàng có thể lựa chọn thanh toán trực tiếp trên website bằng thẻ tín dụng của các ngân hàng Nội địa của Việt Nam qua cổng thanh toán Napas hoặc các thẻ thanh toán quốc tế như VISA, Master Card, American Express, JCB. Tiền khách thanh toán sẽ được chuyển thẳng đến tài khoản ngân hàng dùng cho việc thu tiền hàng của công ty. Kế toán sẽ dựa vào sao kê ngân hàng và các chứng từ có liên quan khác như hóa đơn, phiếu thu tiền để ghi nhận doanh thu.
d, Thanh toán vé máy bay trả sau qua Internet banking/Mobile banking hoặc quầy giao dịch
Trong trường hợp khách hàng lựa chọn “Thanh toán trả sau”, màn hình sẽ hiển thị mã đặt chỗ và xác nhận “Thanh toán trả sau” (vé vẫn chưa được thanh toán). Khách hàng lưu lại mã đặt chỗ trên chuyến bay trong vòng 24 giờ và tiến hành các phương thức thanh toán với Bamboo Airways theo đúng thời hạn đặt chỗ quy định. Nếu sau thời hạn đặt chỗ mà khách hàng chưa thanh toán, đặt chỗ của khách hàng sẽ tự động hủy.
2.2.1.3. Quy trình bán hàng-thu tiền tại Bamboo Airways 2.2.1.4.1. Quy trình thực hiện tại phòng vé
Bảng 2.3. Lưu đồ quy trình tiếp nhận khách hàng tại phòng vé
(Nguồn: Tờ trình “Quy trình phục vụ tại phòng vé Bamboo Airways”)
Diễn giải lưu đồ:
- Bước 1: Khách hàng đến và yêu cầu mua vé, thay đổi hoặc tư vấn dịch vụ. Nhân
viên chào hỏi khách tìm hiểu thông tin và nhu cầu của khách, tiếp nhận và xử lý thông tin.
- Bước 3: Nhân viên báo khách về điều kiện giá vé, tổng giá vé. Neu khách hàng từ chối, nhân viên chuyển bước 1 hỏi lại sự thay đổi hoặc chuyển bước 6 chào khách. Neu khách hàng đồng ý với yêu cầu về sự đáp ứng của BAS, nhân viên xác nhận về yêu cầu lấy hóa đơn thuế GTGT của khách và chuyển tiếp bước 4.
- Bước 4: Nhân viên xác nhận lại thông tin với khách hàng về thông tin vé, sau khi khách xác nhận, nhân viên thu tiền, kiểm tra số lượng, chất lượng tiền sau khi đủ tiền nhân viên thao tác thanh toán trên hệ thống.
- Bước 5: Nhân viên chuyển phiếu thu tiền cho khách kiểm tra, xác nhận lần cuối, chuyển hóa đơn bán lẻ cho khách hàng.
- Bước 6: Chào và cảm ơn khách hàng. b, Quy trình báo cáo trên hệ thống IflyRes
- Cuối ca làm việc nhân viên tải file trên phần mềm hệ thống Ifly để lấy các thông tin về số lượng vé bán ra được trong ngày (bao gồm thông tin về doanh thu, khách hàng, loại vé, hành trình của vé được bán ra).
- Tại file ở máy tính văn phòng nhân viên tạo file báo cáo hàng ngày cho cá nhân, chọn file lưu trữ.
- In ra và kẹp vào tiền bán hàng ngày. (Mẫu báo cáo dựa trên mẫu báo cáo của hệ thống).
- Ngoài ra cần có báo cáo thanh toán tiền theo từng user. c, Quy trình bàn giao
- Sau mỗi ca làm việc, nhân viên phải bàn giao hết công việc lại cho người ca sau tiếp nhận, phải ghi rõ vào sổ giao ca có kí của người bàn giao và người nhận bàn giao.
- Đầu ca làm việc trưởng ca phải mở sổ giao ca, kiểm tra công việc trước, có việc gì còn tồn phân bổ việc cho nhân viên trong ca.
d, Quy trình thu tiền mặt
Bảng 2.4. Lưu đồ quy trình thu tiền mặt tại phòng vé
(Nguồn: Tờ trình “Quy trình phục vụ tại phòng vé Bamboo Airways”)
Diễn giải lưu đồ:
- Bước 1: Cuối ca làm việc, nhân viên nộp báo cáo cho trưởng ca. Đồng thời ghi vào sổ quỹ tiền mặt số tiền bán trong ca làm việc vào mục người nộp tiền.
hàng, ký xác nhận đã vào sổ quỹ tiền mặt số tiền khớp với giấy xác nhận thu tiền của ngân hàng.
- Bước 4: Cuối kỳ báo cáo, trưởng ca đối soát với TCKT tổng hợp báo cáo số tiền trong kỳ.
e, Quy trình nạp tiền và ghi nhận doanh thu phòng vé
- Cuối ngày, nhân viên phòng vé gửi báo cáo doanh số hàng ngày + giấy nộp tiền + các chứng từ hỗ trợ về cho kế toán phòng vé qua email.
- Hàng ngày, trưởng phòng kế toán doanh thu chịu trách nhiệm xuất và nhập kho dữ liệu (gồm báo cáo bán hàng của phòng vé nội bộ và phòng vé giờ chót trên IFlyRes; email báo cáo doanh số hàng ngày của phòng vé).
- Dựa trên dữ liệu nhập vào phần mềm đối soát doanh thu sẽ tự động phát sinh ra báo cáo đối soát doanh thu cho trưởng phòng kế toán doanh thu để rà soát, điều chỉnh, theo dõi.
- Khi có chênh lệch trong đối soát doanh thu, kế toán phòng vé cùng trưởng phòng kế toán doanh thu sẽ thu thập tài liệu của các bên liên quan để giải quyết chênh lệch.
- Đối với các trường hợp không có chênh lệch trong đối soát doanh thu, trưởng phòng kế toán doanh thu sẽ chuẩn bị file excel hạch toán doanh thu vào phần mềm SAP.
2.2.1.4.2. Quy trình bán vé qua website, ứng dụng đặt chỗ của công ty hoặc qua cổng thanh toán trung gian
- Khách truy cập vào trang web của hãng là bambooairways.com hoặc ứng dụng đặt chỗ Bambooairways để chọn hành trình bay như nhu cầu.
- Khi đến bước thanh toán khách hàng có thể thanh toán trực tiếp trên website hoặc ứng dụng bằng các cách thanh toán như ở mục hình thức thanh toán.
- Khi thu nhận tiền, nếu khách thanh toán trực tiếp bằng thẻ ghi nợ qua website thì kế toán sẽ dựa vào sao kê ngân hàng/sổ phụ và báo cáo doanh thu do phòng Quản trị giá và Doanh thu cung cấp để ghi nhận doanh thu bán hàng.
- Đối với khách mua qua các loại thẻ, ứng dụng, cổng thanh toán trung gian (ví dụ như: ví điện tử Airpay, ứng dụng Traveloka,...) kế toán sẽ căn cứ vào đối soát cuối tháng với các bên trung gian và báo cáo doanh thu do phòng Quản trị giá và Doanh thu cung cấp để ghi nhận doanh thu bán hàng.
- Các chứng từ được sử dụng ở đây là sao kê, sổ phụ, đối soát, vé, báo cáo doanh thu.
- Tài khoản sử dụng: 112 (tiền gửi ngân hàng), 131 (phải thu đại lý), 641 (hoa hồng đại lý), 1331 (chi phí hỗ trợ đại lý), 136 (phải thu phòng vé), 3387 (doanh thu chưa
thực hiện), 511 (doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ). 2.2.1.4.3. Quy trình thu tiền bán hàng từ đại lý
Mỗi đại lý khi đăng ký làm đại lý bán vé của hãng sẽ được tạo tài khoản đại lý trên hệ thống IflyRes. Đại lý nộp tiền ứng trước theo hợp đồng ký kết giữa hãng và đại lý vào tài khoản ngân hàng của BAS. Sau khi đại lý nạp tiền và đã được kế toán đại lý kiểm tra và xác nhận nạp tiền thành công thì đại lý có thể vào tài khoản của mình để đặt vé theo số lượng giới hạn khoản tiền đã nộp.
Diễn giải quy trình:
- Đại lý bán vé chuyển khoản vào tài khoản ngân hàng của BAS để yêu cầu được nạp vào tài khoản ngân hàng trên IflyRes (Ngoại trừ trường hợp đại lý mang tiền mặt tới hội sở Công ty để yêu cầu được nạp vào tài khoản bán vé).
- Sau đó đại lý liên hệ với kế toán đại lý để thông báo về khoản ứng trước.
- Khi nhận được thông báo của đại lý, kế toán đại lý sẽ kiểm tra trên web E-banking của ngân hàng để xem tiền mà đại lý nộp đã được chuyển vào tài khoản của BAS hay chưa.
- Nếu kế toán phát hiện có sai lệch trong quá trình chuyển khoản của đại lý, kế toán đại lý sẽ làm việc với các bên liên quan (đại lý và ngân hàng) để giải quyết sai lệch. Nếu không có sai lệch thì nhân viên phòng doanh thu thực hiện nạp tiền vào tài khoản bán hàng của đại lý trên IflyRes.
- Hàng ngày, Trưởng phòng Kế toán Doanh thu thực hiện xuất dữ liệu giao dịch nạp tiền vào tài khoản từ IflyRes và chi tiết giao dịch chuyển khoản nạp tiền của đại lý trên E-banking, sau đó nhập vào phần mềm đối soát doanh thu.
- Dựa vào phần mềm đối soát doanh thu, phần mềm sẽ tự động xử lý và phát sinh ra báo cáo các khoản chênh lệch động cho kế toán đại lý và trưởng phòng kế toán doanh thu và công nợ theo dõi và xử lý.
- Đối với mỗi trường hợp chênh lệch, kế toán đại lý hoặc trưởng phòng kế toán doanh thu chịu trách nhiệm thu thập tài liệu và xử lý.
- Đối với những trường hợp không có chênh lệch trong quá trình đối soát, trưởng phòng kế toán doanh thu chuẩn bị file excel hạch toán và hạch toán vào phần mềm SAP.